Routines de santé comptable pour les PME : vous avez besoin de 5 minutes par mois pour cela
En démarrant votre entreprise, vous devrez faire face aux tâches comptables et aux responsabilités qui vont de pair avec la possession d'une société. Bien que la comptabilité ne soit pas une activité très excitante, il est essentiel de mettre en place un système qui soutiendra "l'arrière" de votre entreprise.
En créant une petite entreprise, on n'engage généralement pas un comptable pour déléguer ces tâches en une seule fois. Le plus souvent, votre petite entreprise n'est tenue de déposer qu'un rapport annuel, c'est-à-dire une fois par an.
Ce guide vous aidera à tenir correctement votre comptabilité et à vous présenter à cette date sans problèmes de papier et sans délais trop serrés. 5 minutes par mois, c'est tout !
Liste de contrôle de routine pour la comptabilité
Étape 1. Enregistrer toutes les activités financières
Chacun de vos revenus et de vos dépenses doit être enregistré. Lorsque vous recevez ou envoyez de l'argent, vous devez disposer d'un document contenant des informations financières sur la transaction.
Le type de document le plus courant pour enregistrer une transaction entre une entreprise et un client est la facture. Face à d'autres possibilités telles que les chèques, les reçus et les factures, la facture est présentée partout dans la loi, ce qui est optimal.
La gestion des factures peut être facilement organisée par un générateur de factures. Veillez simplement à vérifier que le formulaire contient toutes les informations nécessaires. Accordez une attention particulière aux numéros (qui doivent être consécutifs) et aux dates d'une facture. C'est essentiel pour le suivi des paiements et la gestion des factures en souffrance.
Étape 2. Conserver tous les documents
Il doit évidemment être conservé jusqu'à la prochaine période de déclaration. Mais aussi, dans la plupart des pays, une entreprise doit conserver tous les documents pendant 7 ans.
Lorsque vous utilisez un service de gestion de la facturation, la tâche de stockage est plus facile, car les documents générés sont généralement stockés dans votre profil (si seulement vous n'utilisez pas la version d'essai gratuite). Si vous disposez d'un générateur d'essai gratuit ou si vous établissez vos factures manuellement, vous devez créer un dossier pour les conserver.
Il en va de même pour les factures entrantes. Comme elles sont généralement envoyées par courrier électronique, vous pouvez créer une boîte aux lettres spéciale pour recevoir les factures de vos fournisseurs et prestataires en un seul endroit. Il est également utile de sauvegarder des copies des documents dans un dossier de stockage sur le cloud. Vous pouvez configurer le déploiement automatique des fichiers de la boîte aux lettres vers Google Drive via cette application.
Étape 3. Analyser les transactions financières
Le processus comptable commence par l'analyse des transactions financières. Il suffit de saisir le profil de votre compte bancaire et de vérifier si vos factures correspondent à vos encaissements et décaissements.
Chaque transaction doit trouver un document source qui servira de base à l'enregistrement. Si certains documents sont manquants, vous contactez votre contrepartie si nécessaire pour combler les lacunes sans rompre l'ordre chronologique.
Étape 4. Approche du rapport annuel
Les transactions commerciales sont ensuite enregistrées dans des journaux, tels que les journaux des ventes, etc. Vous obtenez le bilan, vous vérifiez si le total des débits est égal au total des crédits, vous préparez un état financier de l'entreprise - c'est ce qu'on appelle un travail de comptabilité.
Vous pouvez utiliser un logiciel de comptabilité ou faire appel aux services ponctuels d'un comptable professionnel. Quoi qu'il en soit, ce sera un jeu d'enfant de préparer un rapport annuel à partir de factures organisées qui correspondent à toutes les transactions.
La santé comptable est semblable à n'importe quelle autre routine de santé que vous faites. Imaginez que vous alliez chez le dentiste et que ce soit un contrôle régulier. Il n'y a pas de frais supplémentaires pour les traitements, ni d'heures passées à chercher et à résoudre des problèmes de longue date.
Comment réduire le temps consacré à l'hygiène comptable
L'hygiène en général consiste à intégrer les routines nécessaires dans votre vie.
Vous avez fourni un service ? - Etablissez une facture
Vous avez une facture ? - Sauvegardez-la dans un dossier particulier
Vous avez reçu de l'argent ? - Vérifier les chiffres
Ce n'est pas difficile à gérer, du moins tant que vous n'avez pas un flux de facturation intense (plus de 10 factures par mois). Pourtant, de nombreux hommes d'affaires négligent l'hygiène comptable, car il faut du temps pour se connecter à votre générateur de factures, puis à votre compte bancaire mobile, pour télécharger les documents entrants, etc.
Le panneau de contrôle Enty est une solution pour économiser votre temps et votre énergie. Utilisez un service de facturation intégré, connectez votre compte bancaire au panneau de contrôle et téléchargez ici tous les documents externes qui seront automatiquement envoyés à un expert-comptable qui déposera un rapport annuel en votre nom.
0 facture en retard, 0 document perdu, 0 amende, 5 minutes de votre temps par mois, et +500 à votre taux de capacité de gestion avec un seul abonnement !
