Starter KYC und AML: Compliance-Check bei der Gründung in Estland
Als Dienstleister in Estland müssen wir einen Kunden unmittelbar vor der Gründung seines Unternehmens auf Einhaltung der Vorschriften überprüfen. Dieses Verfahren ist ein Muss, um die grundlegende Sicherheit unseres eigenen Unternehmens, unserer Kunden und ihrer Auftragnehmer zu gewährleisten.
Der Compliance-Check ist schnell und unsichtbar, aber dennoch haben neue Unternehmer in der Regel Ängste vor der Compliance-Überwachung als Ganzes. In diesem Artikel erfahren Sie daher mehr darüber, wie die Prüfung abläuft und wie Sie sie durchführen können.
Die Notwendigkeit einer Konformitätsprüfung
Die Idee einer estnischen e-Residency mag auf den ersten Blick unglaubwürdig erscheinen. Wie könnte jemand von außerhalb ein Unternehmen online gründen, ohne Estland auch nur einmal zu besuchen? Der Ausländer erhält eine digitale ID und Zugang zu staatlichen Websites und anderen elektronischen Diensten (optional). Dann kann er auch ein europäisches Bankkonto für das Unternehmen beantragen und so weiter.
Fernbeziehungen beruhen auf Kontrollen und Überwachung der Einhaltung der Vorschriften. Normalerweise überprüfen wir natürliche und juristische Personen, bevor wir die Arbeit mit ihnen aufnehmen. Durch die Überprüfung stellen wir das digitale Onboarding unserer Kunden sicher und verschaffen ihnen eine erste Glaubwürdigkeit in der neuen Umgebung.
Mit der Gründung des Unternehmens erhalten Sie einen Haftungsschutz. Da die angegebenen Informationen korrekt sind, riskieren Sie keine Gebühren, Bußgelder oder andere Strafen. Und das Wichtigste ist, dass das neue Unternehmen nicht vom Staat aufgelöst werden kann.
Der gesetzliche Rahmen geht hauptsächlich auf AML- und KYC-Verfahren zurück. Das Verfahren zur Bekämpfung der Geldwäsche (AML) schützt das Land vor potenzieller finanzieller Cyberkriminalität und hilft bei der Bekämpfung von ID-Diebstählen. Wenn Sie die AML-Prüfungen bestehen, gelangen Sie in eine Gerichtsbarkeit, von der aus Sie weiterhin zuverlässige Partner erreichen können.
Know Your Customer (KYC) ist ein weiteres Verfahren, das aus der Praxis der Finanzinstitute hervorgegangen ist. Bei KYC geht es um die Überwachung der Einhaltung von Vorschriften und um das Risikomanagement des Kundenkontos - was ist sein typisches wirtschaftliches Verhalten, was fällt auf, und wofür bekommt er von dem einen oder anderen Geldinstitut Vorteile usw.
Wie ist die Konformitätsprüfung aufgebaut?
Unabhängig davon, ob Sie von Behörden, Dienstleistern oder Banken überprüft werden oder ob Sie selbst eine potenzielle Gegenpartei überprüfen, gibt es gemeinsame Grundsätze für die Gestaltung einer Compliance-Prüfung. Sie muss sein:
umfassend sein, d. h. alle betroffenen Personen und die Risiken von Verstößen gegen die Verpflichtungen abdecken;
in einem angemessenen Verhältnis zur Größe, Komplexität und Art des Unternehmens stehen.
Wenn Sie z. B. einen Webentwickler überprüfen müssen, der ein Klein- oder Kleinstunternehmen wie einen Solopreneur betreibt, reicht es wahrscheinlich aus, die wichtigsten Informationen über die juristische Person und eine Person als Unterzeichner des Vertrags zu ermitteln. Dementsprechend erfordern größere und komplexere Auftragnehmer einen größeren Aufwand.
Wie man die Compliance vor der Eröffnung erfüllt
Vor der Gründung des Unternehmens gilt die Konformitätsprüfung nur für eine natürliche Person. Eine Prüfung vor der Unternehmensgründung ist einfach und wird von unserem Partner Sum&Substance durchgeführt, der qualifiziert ist, dieses Verfahren in einer völlig sicheren Weise durchzuführen. Es handelt sich um einen spezialisierten und zertifizierten Service, den wir unseren Endkunden anbieten wollen, und auch um eine Automatisierung.
Da es noch sehr früh ist, beinhaltet der Check zwei einfache Punkte. Beide sind durch die EU-Verordnungen vorgeschrieben:
Benutzerverifizierung
Im Wesentlichen wird das Gesicht mit dem Foto im Reisepass oder einem anderen Ausweisdokument verglichen.
PEP&Sanktionen-Listen
Wir überprüfen, ob die Person nicht auf bestimmten globalen und EU-Regierungslisten steht. Eine Schwarze Liste ist eine Datenbank, daher wird dieser Schritt wie eine Suche nach dem Namen in mehreren Listen durchgeführt, um sicherzustellen, dass der Kunde nicht zu denjenigen gehört, die den Terrorismus finanzieren, Geldwäsche betreiben, unter internationalen Sanktionen stehen oder politisch exponierte Personen (PEPs) sind.
Die Überprüfung ist automatisiert und dauert nur ein paar Minuten. Danach erhalten Sie grünes Licht für die Weiterleitung zum e-Business Register.
Zur Erinnerung: Die Gründung eines Unternehmens dauert bei Inhabern einer e-Residency Card 1 Arbeitstag und bei einem Notar 1-2 Wochen. Wie Sie eine e-Residency in Estland erhalten, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
Tools zur Überwachung der Einhaltung von Vorschriften
Software für die Überprüfung der Einhaltung von Vorschriften gilt als bessere Lösung im Vergleich zu manuellen Überprüfungen. Aber wenn Sie gerade Ihr eigenes Unternehmen gegründet haben, werden Sie weder Geld für eine Reihe von Abonnements noch für Compliance-Beauftragte ausgeben. Sie werden selbst einen Compliance-Check durchführen.
Lassen Sie uns die grundlegenden Tools zur Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften aus den Erfahrungen bei der Gründung eines Unternehmens mit Enty ableiten:
Identifizierung eines Auftragnehmers - einer juristischen Person (z. B. durch Auffinden des Namens, der Registrierungsnummer und der Einzelheiten der Geschäftstätigkeit im E-Business-Register);
einen Unterzeichner - eine natürliche Person - zu identifizieren (z.B. durch Suche in den schwarzen Listen);
die Beziehungen mit einer Gegenpartei gemäß KYC zu verfolgen.
Auf Enty können Sie Ihre Historie mit einem Geschäftspartner im Abschnitt Gegenparteien verfolgen. Firmen- und Personennamen werden in der Regel zu Ihren Rechnungen hinzugefügt, aber Sie können dort auch das Profil eines Geschäftspartners erstellen und alle Transaktionen im Laufe der Zeit einsehen.
