Cómo redactar un correo electrónico de factura vencida: plantillas y buenas prácticas
¿Por qué cruzó la factura la carretera? Para llegar al lado "pagado".
Puede que sea un chiste viejo, pero vale, lo entendemos: los pagos atrasados son algo sobre lo que nadie hace bromas. Pero hay formas de afrontarlos con algo de diversión y algo de estrategia. Escribir un correo electrónico sobre una factura vencida no tiene por qué ser como mirar cómo se seca la pintura o estar pendiente del chiste que nunca llega. En la situación adecuada, es posible recordar a los clientes que deben saldar sus deudas sin parecer demasiado apresurado. A continuación veremos cómo los correos electrónicos sobre facturas vencidas pueden redactarse de tal manera que tienten a los prestatarios a extender esos cheques buscando el lugar adecuado. Porque, oye, aunque la factura esté atascada en el lado equivocado de la carretera, la aventura aguarda y es hora de hacerla cruzar en tu cuenta bancaria en cuanto digas "pagar".
¿Por qué es importante el seguimiento de las facturas vencidas?
La morosidad puede tener un efecto significativo en la salud financiera de su empresa. Cuando los clientes no pagan a tiempo, esto repercute directamente en la tesorería, limita el crecimiento y dificulta hacer frente a los gastos operativos cotidianos. Es posible que tenga problemas para pagar a sus propios proveedores y vendedores, lo que puede acarrearle comisiones por demora y dañar las relaciones con quienes esperan que les pague puntualmente.
Además, esta escasez de capital circulante no permite a las empresas buscar otras oportunidades, como cambiar a nuevos proyectos y comprar nuevos equipos. En casos extremos, las empresas pueden recurrir al endeudamiento para financiar el déficit, añadiendo así más pasivos y creando reticencias de los inversores a participar. Además, el hecho de que el propietario de una empresa deje de pagar sus créditos en varias ocasiones tiende a erosionar su calificación financiera, lo que dificulta la obtención de fondos con facilidad en un futuro próximo.
El seguimiento puntual y los correos electrónicos de recordatorio de pago hacen saber a los clientes que valoran mucho su trabajo y que nadie lo hace gratis. Esto ayuda a crear un nivel de profesionalidad en todas sus relaciones comerciales, evitando así retrasos innecesarios. Y lo que es más importante, un seguimiento rápido ayuda a aclarar cualquier queja o problema y a que el pago se realice con mayor rapidez.
Elementos clave de un buen correo electrónico sobre facturas vencidas
A la hora de redactar un correo electrónico de factura vencida, es fundamental incluir elementos que lo hagan personal y eficaz. Un correo electrónico bien estructurado puede aumentar tus posibilidades de cobrar a tiempo y mantener una relación positiva con tus clientes. Exploremos los componentes esenciales que conforman un correo electrónico de factura vencida eficaz.
Mejores prácticas para las líneas de asunto
La línea de asunto es un factor determinante para que los destinatarios abran o ignoren sus correos electrónicos, ya que atrae al destinatario y aborda el contenido del correo electrónico. Por lo tanto, para preparar una línea de asunto para su correo electrónico de factura vencida, se deben tener en cuenta las siguientes mejores prácticas:
Sea directo: con un asunto de correo electrónico, se deben utilizar frases como "factura vencida", "vencida" o "factura pendiente" para tranquilizar al lector sobre el propósito en el correo electrónico de factura vencida.
Incluir el número de factura: con un recordatorio de pago, esto ayuda al destinatario, ya que le permite conocer rápidamente la factura exacta en cuestión.
Añada el nombre de su empresa: si escribe desde direcciones personales y no corporativas, el nombre de su empresa es un obstáculo para entender el contexto.
Utilice la palabra "recordatorio" o un equivalente: en el asunto de un correo electrónico, esto suaviza el tono sin dejar de transmitir urgencia.
Por ejemplo, un buen asunto podría ser: "Recordatorio: Factura nº 12345 pendiente de pago".
Estrategias de llamada a la acción
Aparte del asunto del correo electrónico, una llamada a la acción (CTA) bien redactada puede aumentar la probabilidad de pago sin más demora. Se han proporcionado CTA sólidas para el correo electrónico de facturas vencidas:
Sea específico: deje claro qué acción debe realizar el lector a continuación.
Cree urgencia: pida al lector que lo haga inmediatamente o defina lo que podría ocurrir si no se efectúa el pago.
Ofrezca opciones: proporcione múltiples formas para que el cliente responda o realice el pago.
Utilice señales visuales : incorpore un estilo de fuente para que la CTA esté en negrita o tenga un color diferente.
Algunas frases de CTA eficaces para los correos electrónicos de facturas vencidas son:
"Realice el pago antes de [fecha concreta]".
"Haga clic aquí para pagar su factura ahora
"Póngase en contacto con nosotros para discutir las opciones de pago"
"Pague su factura vencida por correo electrónico hoy para evitar cargos por retraso"
Tenga en cuenta que hay una necesidad de estimular la acción, sin embargo lo suficientemente educado para mantenerse profesional. Si sigue estas valiosas recomendaciones al enviar el correo electrónico de factura vencida, se verá recompensado con una mejora de las oraciones y la cooperación con los clientes.
Contenidos corporales imprescindibles
La mayoría de los prestatarios son reacios a pagar las facturas vencidas y esto desanima a la mayoría de los suscriptores. La preocupación en este caso no se refiere únicamente al pago de la factura vencida, sino a todo el ámbito de la hipoteca. En cualquier caso, en la mayoría de los casos, el cuerpo de este correo electrónico de factura vencida debe ser breve, preciso y conciso para que se tomen todas las medidas pertinentes y necesarias para resolver el problema en cuestión. Estos son los componentes que uno debería incluir
Saludo: diríjase al cliente en la primera línea con un saludo que contenga su nombre.
Detalles de la factura: el número de factura, el importe pendiente, la fecha real de pago prevista y el número real de días de retraso.
Opciones de pago: indique qué medidas puede tomar el cliente para abonar el importe adeudado. Incluya información sobre la aceptación de pagos a través de sitios web, cheques o transferencias bancarias u otras opciones de pago, para que el cliente no tenga restricciones al realizar el pago.
Tasa de demora: si hay alguna tasa de demora ya impuesta o que vaya a entrar en vigor si el pago no se realiza en la fecha de vencimiento o antes, menciónela aquí.
Siguientes pasos: especifique qué ocurrirá si no se paga, por ejemplo el bloqueo de la cuenta o el envío del asunto a una agencia de cobro de deudas.
Información de contacto: comparta sus datos de contacto para que el cliente pueda ponerse en contacto con usted en caso de que tenga alguna duda o quiera discutir los métodos de pago.
Equilibrio entre firmeza y cortesía
Encontrar el tono adecuado es importante a la hora de enviar un correo electrónico para reclamar facturas impagadas. Hay que ser lo suficientemente expresivo pero no agresivo con el cliente. Empiece con un saludo amistoso dirigiéndose al cliente por su nombre para que sea personal. A continuación, hazle saber por qué le llamas indicándole el número de factura, el importe adeudado y el plazo.
Por ejemplo: "Hola [nombre del cliente], espero que todo vaya bien. Me dirijo a usted en relación con la factura nº 12345, por importe de 500 USD, cuyo plazo de liquidación ha vencido el [Fecha de vencimiento]."
A medida que avances en tu secuencia de correos electrónicos de facturas vencidas, empieza a hacer que tus correos sean más urgentes pero sin dejar de ser profesionales. En el correo electrónico inicial de recordatorio de pago, exprese un tono emocional. En la comunicación posterior sobre la adopción del pago, utiliza una expresión lógica y ve directo al grano sin sonar grosero.
Mejores prácticas para la redacción de facturas por correo electrónico
Es fundamental ser específico a la hora de redactar un correo electrónico para una factura vencida, de modo que su cliente mantenga la confianza en su empresa y, al mismo tiempo, se le recuerde de tal manera que el pago se efectuará igualmente. Si alguna vez se ve en la necesidad de dirigirse a su cliente de forma delicada, estas buenas prácticas le permitirán cobrar sin sacrificar las relaciones laborales que ha desarrollado.
Dar el tono adecuado a los recordatorios de pago
En lo que respecta a las plantillas de correo electrónico para facturas vencidas, el peligro de ser demasiado asertivo con la solicitud de recordatorio de pago frente al peligro de una solicitud demasiado cordial que pueda desanimar al cliente exige una evaluación de la comunicación. Lo ideal es no ser grosero ni parecer profesional en las primeras llamadas. Sea educado y cordial con los clientes mientras les explica el problema. A medida que pase el tiempo y las cuotas sigan sin saldarse, se recomienda persistir en las comunicaciones, pero la corrección política es esencial.
No olvide ningún detalle que deba mencionarse en el correo electrónico de recordatorio de pago, como el número de factura, el importe adeudado y la fecha de vencimiento de la factura. Las condiciones de pago y las opciones de pago deben indicarse muy claramente para incluir el importe debido y las penalizaciones que pueden imponerse después de la fecha dada. Hacer estos esfuerzos adicionales también puede permitir a los clientes liquidar su saldo pendiente lo antes posible.
Establecer un calendario de seguimiento coherente
El problema de las facturas vencidas sólo puede gestionarse adecuadamente diseñando una estructura de cuentas por cobrar adecuada. Sin embargo, a la hora de hacer un seguimiento de los pagos de facturas atrasadas, es muy importante que haya coherencia. Una vez enviado el primer recordatorio, hay que dejar que se desarrolle un ritmo de seguimiento regular hasta que se reciba el pago. Como mínimo, debe realizarse una acción semanal, de modo que se cumpla la orden y se confirme la confianza del cliente en que dicho proceso se ha realizado correctamente.
Aprovechar los múltiples canales de comunicación
Es mejor no depender de la comunicación por correo electrónico para emitir recordatorios. Para mejorar sus perspectivas de cobro y evitar el envío de un último aviso, intente ser más proactivo que el mero envío de correos electrónicos con recordatorios. Supongamos que ha enviado el recordatorio por correo electrónico sin recibir el pago, haga una llamada telefónica. Tras la conversación telefónica, envíe un breve correo electrónico de seguimiento sobre lo hablado. En caso de que no recibas ninguna respuesta utilizando estas opciones, puedes enviar un correo electrónico de factura vencida en papel. Los miembros del equipo financiero suelen entender este tipo de cartas; no tienen más remedio que abrirlas y leerlas.
Incentivos al pago anticipado
Ofrecer descuentos por pronto pago puede motivar a los clientes a liquidar sus facturas lo antes posible. Considere la posibilidad de ofrecer un descuento estático, como un 2% de descuento si se paga en un plazo de 10 días en lugar de los 30 días habituales. Otra posibilidad es ofrecer un descuento escalonado que se ajuste en función de cuándo se pague la factura. Los incentivos por pronto pago pueden agilizar los pagos, mejorar la tesorería y aumentar la fidelidad de los clientes.
Personalización del enfoque en función del historial del cliente
Tome nota de cómo cada correo electrónico de factura con pago retrasado que envíe diferirá de otro en función del cliente, ya sea el asunto del correo electrónico o el contenido. Estos detalles incluyen la probabilidad de que los clientes paguen, la frecuencia o rareza de los clientes y, lo que es más importante, la proximidad a ellos.
En el caso de clientes que llevan mucho tiempo pagando correctamente, una simple comunicación puede ser suficiente. En cuanto a los clientes que tienen un historial de retrasos en el pago de la factura, puede resultar útil un tono arrogante apoyado con los detalles necesarios de imposición de penalizaciones por demora u otras consecuencias de no efectuar el pago.
El personal debe comunicar claramente cómo debe efectuarse el pago y ofrecer diversas opciones de pago o una opción de plan de pago para que los clientes puedan liquidar su saldo. Incluya una url de pago o los datos de la transferencia bancaria para que los clientes puedan enviar sus pagos a través del banco sin retrasos.
No olvide incluir una solicitud específica, por ejemplo "Haga clic aquí para realizar el pago", y ofrezca un número de teléfono o una dirección de correo electrónico para reclamaciones, consultas o cualquier otra cosa relacionada. Esta estrategia hace evidente que no estás en absoluto poco dispuesto a complacer al cliente para solucionar el problema en relación con la factura vencida por correo electrónico.
Cuándo emprender acciones legales
Aunque la acción legal debe ser el último recurso, puede haber situaciones en las que sea necesaria. Antes de seguir esta vía, sopese cuidadosamente los costes y los posibles resultados. En general, es aconsejable evitar los procedimientos judiciales por importes inferiores a 250.000 dólares, ya que los gastos y el estrés que conllevan pueden ser mayores que los beneficios. En su lugar, opte por la negociación, la mediación u otros métodos alternativos de resolución de conflictos para resolver los problemas relacionados con el pago de la factura sin recurrir al litigio.
Secuencia de correo electrónico para las distintas etapas
Para poder gestionar el efectivo de forma eficaz, sigue siendo muy importante crear una buena secuencia de correos electrónicos de facturas impagadas. Los distintos clientes responden de forma diferente en función de cuánto se haya retrasado una factura, y cada grupo necesita sus propias plantillas de correo electrónico de facturación.
Plantilla de 30 días de retraso
Cuando una factura permanece impagada durante treinta días, es probable que la mejor práctica sea enviar correos electrónicos amistosos pero firmes sobre facturas impagadas. En este caso, el correo electrónico debe ser cortés y directo con respecto al problema en cuestión. Aquí tienes una plantilla de correo electrónico que puedes tener en cuenta:
Asunto: Recordatorio: La factura #[Número] lleva 30 días de retraso
Estimado [nombre del cliente],
Este es un amistoso correo electrónico de recordatorio de pago para informarle de que el pago de su factura nº [Número], que asciende a [Importe], ha vencido hace 30 días. Valoramos su negocio y apreciaríamos su pronta atención a este asunto.
Para liquidar su cuenta, utilice una de las siguientes opciones de pago: [Enumere los métodos de pago].
Si tiene alguna pregunta o necesita hablar sobre su cuenta, póngase en contacto con nosotros en [Sus datos de contacto].
Gracias por su atención inmediata a este asunto.
Reciba un cordial saludo,
[Su nombre]
Plantilla de 60 días de retraso
Ha llegado el día en que las facturas llevan 60 días de retraso y tienes que tratar con el cliente desde otra perspectiva. El mensaje de correo electrónico debe transmitir una sensación de urgencia que recuerde al cliente la necesidad de seguir su política. Utilice este formato:
Asunto: Urgente: La factura #[Número] lleva 60 días de retraso.
Estimado [nombre del cliente],
Nos ponemos en contacto con usted en relación con la factura #[Número] por [Importe], que lleva 60 días de retraso. Este asunto requiere su atención inmediata.
De acuerdo con nuestros términos y condiciones, es posible que tengamos que aplicar cargos adicionales por demora si el pago no se recibe puntualmente. Para evitarlo, le rogamos que nos remita el pago utilizando una de estas opciones: [Lista de métodos de pago]
Si tiene dificultades, estamos abiertos a discutir un plan de pago. Póngase en contacto con nosotros para estudiar esta opción.
Esperamos resolver este asunto rápidamente.
Atentamente,
[Su nombre]
Plantilla de 90 días de retraso
Es práctica habitual que, una vez transcurridos 90 días desde el vencimiento de las facturas, haya que tomar las medidas de gestión oportunas. Por lo general, el correo electrónico debe recordar al cliente cuántas veces se ha intentado cobrar la deuda y también destacar lo que ocurrirá si no se paga. He aquí una posible plantilla:
Asunto: Aviso final: Factura #[Número] con 90 días de retraso
Estimado [nombre del cliente],
Este es nuestro último aviso en relación con la factura nº [Número] por [Importe], que lleva 90 días de retraso. A pesar de nuestros intentos anteriores de ponernos en contacto con usted, no hemos recibido el pago.
Para resolver este asunto, le rogamos que nos remita el pago lo antes posible utilizando uno de estos métodos: [Enumerar los métodos de pago].
Si no recibimos el pago en [número de días], es posible que tengamos que tomar otras medidas, como remitir su cuenta a una agencia de cobros.
Valoramos nuestra relación comercial y esperamos resolver este asunto con prontitud. Póngase en contacto con nosotros inmediatamente para tratar este asunto o establecer un plan de pago.
Atentamente,
[Su nombre]
Cómo automatizar los correos electrónicos de facturas vencidas
Se ha comprobado que el envío automático y puntual de correos electrónicos con las facturas vencidas facilita el cobro de las cuentas por cobrar y reduce el tiempo necesario para liquidar las facturas de las cuentas vencidas. Cabe destacar que el uso de la mayoría de los programas de facturación tiene muchas ventajas, como la rapidez de ejecución, la reducción de errores y la mejora de la transparencia. Enty le ofrece grandes ventajas: su solución para automatizar la creación y gestión de facturas, que le ayuda a agilizar todo, desde los diseños personalizables y la compatibilidad con varias divisas hasta la aplicación automática del IVA y las facturas periódicas. Tanto si necesita enviar la factura o el correo electrónico de factura vencida a las contrapartes, realizar un seguimiento de los pagos o marcarlas como completadas, Enty hace que el proceso sea fluido y sin errores. La automatización de este tipo de tareas no sólo te ayuda a evitar errores humanos, sino que también reduce drásticamente el tiempo que se tarda en gestionar las facturas, lo cual es crucial cuando se trata de correos electrónicos de facturas vencidas. Además, con otros servicios como Finanzas y gestión de contratos, Enty se asegura de que su empresa se mantiene en el buen camino, incluso cuando se trata de facturas vencidas. Al simplificar la gestión de facturas y ofrecer un conjunto de herramientas adicionales, Enty le ayuda a mantener la transparencia, la eficiencia y a centrarse en cómo cobrar rápidamente.
Errores comunes que deben evitarse en los correos electrónicos sobre facturas vencidas
En los correos electrónicos sobre facturas vencidas, hay varios fallos que la gente comete y que son contraproducentes para el esfuerzo de enviar los correos. Un error que la gente suele cometer es esperar demasiado para hacer un seguimiento de la factura inicial. Las posibilidades de recaudar fondos de un cliente son extremadamente altas cuando se envían correos electrónicos de recordatorio de factura vencida inmediatamente después de que haya transcurrido la fecha de vencimiento designada.
Tratar con clientes que no responden
Si después de enviar correos electrónicos y hacer llamadas, los clientes siguen sin responder, es hora de ser un poco contundente. Ofrezca un plazo en el que se interrumpirá el servicio para ejercer presión, o envíe un último aviso. Solicite amablemente el pago en un plazo determinado y siga recordándoselo al cliente hasta que pague, o incluso introduzca un recargo por demora. Asegúrese de no parecer agresivo, sino de ser persistente.
Gestión de litigios y desacuerdos
Cuando haya que enviar una factura por correo electrónico, presta atención a la voz del cliente e intenta comprender su punto de vista. Recopila diversos materiales de apoyo, como contratos o correspondencia electrónica, para aclarar cualquier ambigüedad. No dudes en discutir abiertamente y ofrecer otras alternativas, como cambiar la estrategia de pago y conceder un plazo más largo para liquidar el saldo, a fin de reducir el problema.
Diferencias culturales en las transacciones internacionales
Es muy difícil cobrar deudas de clientes extranjeros por la barrera del idioma y las diferencias culturales. Para superar estos obstáculos, trabaje con socios locales que conozcan las normas y prácticas culturales de los países con los que trata. Adapte sus estrategias de cobro en función de las características de la cultura, ya que algunos pueden preferir emplear un enfoque más táctico y otros uno más directo.
Como todos ustedes saben, hay casos en los que los clientes son reacios a pagar las facturas vencidas o en los que hay muchas horas de comunicación en relación con las facturas vencidas. Por favor, no dejen de dirigirse al cliente con profesionalidad, explicándole claramente lo que debe hacer y ofreciéndole diferentes formas de pago para facilitarle esta gestión.
Reflexiones finales
Por supuesto, cobrar es el objetivo final, pero redactar un correo electrónico de factura vencida eficaz es mucho más que eso. Se trata de mantener la integridad de tus relaciones con los clientes, demostrar que valoras la profesionalidad y garantizar que tu negocio funcione como una máquina bien engrasada. Con los consejos y estrategias de esta guía, dispondrás de las herramientas necesarias para enviar correos electrónicos que no se limiten al pago, sino que fomenten la confianza y el respeto a largo plazo. Recuerde que cada interacción es una oportunidad para reforzar los valores de su empresa. Así que, aunque los pagos atrasados son una molestia, tu forma de gestionarlos puede convertir una situación incómoda en una oportunidad de crecimiento, tanto financiero como relacional.
