Comment traiter les salaires avec Enty : Guide complet
Votre entreprise s'est développée au point que vous avez embauché quelqu'un et commencé à verser des salaires. Tout devrait aller pour le mieux : votre entreprise a reçu des services et a payé des employés en échange, c'est tout, n'est-ce pas ? Eh bien, non. La gestion des salaires pour votre entreprise est un processus complexe qui doit être traité avec prudence ; heureusement, Enty peut vous aider à faciliter ce processus. Voyons comment vous pouvez gérer vos salaires avec nous.
Qu'est-ce que la paie ?
La paie est le processus de calcul, de formalisation et de paiement des salaires des employés. Elle commence par le suivi des heures de travail et le calcul du salaire net et se termine par la déclaration d'impôts.
La réalisation d'une paie de qualité est une tâche complexe. De nombreuses entreprises éprouvent des difficultés à assurer une fonction de paie cohérente (au moins à un moment donné). Selon l'American Payroll Association, le taux d'erreur dans la paie se situe entre 1 et 8 % dans les entreprises qui gèrent la paie de manière traditionnelle. Cela signifie qu'en effectuant la paie manuellement, votre entreprise va perdre des milliers d'euros par an, même en considérant un taux d'erreur minime.
Les fiches de paie sont compilées pour toutes les personnes qui reçoivent des paiements, que ce soit dans le cadre d'un contrat de travail ou d'un accord avec un membre du conseil d'administration. Toutefois, si vous dirigez une entreprise individuelle et que vous ne recevez que des dividendes, vous n'avez pas à vous en préoccuper.
Pourquoi la paie est-elle importante ?
L'importance de la gestion des salaires est principalement due à diverses règles et réglementations. Chaque entreprise, quelle que soit sa situation géographique et sa taille, emploie du personnel et est donc tenue par la loi de gérer les salaires.
La paie est au cœur des processus de RH, de comptabilité et de gestion du back-office de l'entreprise. Afin de rester en conformité avec la réglementation et d'éviter les erreurs, l'entreprise doit accorder une attention particulière à la gestion des salaires.
Voyons maintenant le processus de gestion des salaires avec Enty.
Comment gérer les salaires sur Enty
Étape 1. Compléter les informations relatives à l'employé/au membre du conseil d'administration
La première étape consiste à ajouter vos employés à Enty.
Si vous venez d'embaucher quelqu'un, vous pourrez créer un contrat avec votre nouvel employé directement sur la plateforme.
Vous devez d'abord vous rendre dans la section "Travailleurs" et remplir les informations relatives à votre employé.
Ensuite, vous devrez fournir des informations sur les conditions d'emploi. Veillez à vérifier que vous avez fourni les informations correctes, car elles seront utilisées pour l'accord avec votre employé.
Là encore, si vous recrutez simplement un employé, vous pouvez générer automatiquement un contrat sur la base des informations que vous avez fournies. Le contrat doit ensuite être envoyé à votre contrepartie. Vous pouvez le faire directement à partir de la plateforme ou le télécharger.
L'employé devra signer le contrat et vous le renvoyer. Dans un futur proche, nous ajouterons la possibilité de signer les contrats directement sur Enty.
Si vous ajoutez un employé existant, il vous suffira de télécharger le contrat de travail sur Enty.
Étape 2. Suivre les heures de travail des employés
Pour que la paie soit correcte, l'employeur doit suivre les heures travaillées par chaque salarié, y compris les heures normales et les heures supplémentaires, les vacances, les congés de maladie et tout autre congé payé.
Étape 3. Confirmer le salaire brut et les détails de la paie
Lorsque la période de paiement arrive, vous devez vous rendre dans la section RH et vérifier les détails concernant les paiements à vos employés.
Qu'est-ce qu'une période de paiement ?
Il s'agit d'une période au cours de laquelle l'employeur calcule le salaire brut de l'employé, les impôts et autres retenues, puis émet un paiement à l'intention de l'employé. Par exemple, si vous embauchez un salarié le 25 avril, il travaillera pendant un mois et s'attend à recevoir son salaire le 25 mai. La période de paiement de ce salaire s'ouvrira le 10 mai, et les déclarations de charges sociales seront soumises par les comptables aux autorités fiscales le 10 juin.
Enty calcule automatiquement le paiement sur base des informations que vous avez fournies lors de l'ajout d'un employé à l'étape 1.
Mais nous savons qu'il arrive souvent que le nombre réel d'heures travaillées ne corresponde pas aux informations indiquées dans le contrat, c'est pourquoi Enty peut identifier le nombre réel d'heures travaillées. Vous devrez également spécifier les congés médicaux, les vacances, les heures supplémentaires et les primes. Vous pouvez le faire facilement en appuyant sur le bouton "Modifier".
Vous pouvez également supprimer un employé de cette période de paiement, si nécessaire, en appuyant sur le bouton illustré dans l'image ci-dessous.
Dès que vous avez vérifié l'exactitude des informations de paiement, appuyez sur le bouton "Envoyer au comptable" en haut de l'écran. Après cela, vous pouvez vous calmer, le comptable s'occupera de la paie à partir de maintenant.
Étape 4. La magie du comptable
D'accord, le terme "travail" est peut-être plus approprié que celui de "magie", mais c'est certainement un miracle quand on ne doit pas tout faire soi-même.
Le comptable calcule les impôts et autres retenues qui doivent être prélevés sur le salaire de chaque employé et prend en considération toute information supplémentaire concernant les rémunérations supplémentaires afin d'émettre une fiche de paie (un document qui indique combien d'argent l'employé a gagné, combien a été déduit pour les impôts et autres retenues, et le montant que l'employé recevra comme salaire net) avec un salaire net précis (le montant qu'un employé reçoit réellement après toutes les retenues). Lorsque c'est fait, vous recevrez une notification dans votre compte Enty et dans votre email.
Étape 5. Payer vos employés
Maintenant que vous avez déterminé le montant à payer, vous pouvez procéder au paiement. Sur la base de la fiche de paie et de la rémunération nette calculée, transférez l'argent sur les comptes bancaires de vos employés et membres du conseil d'administration.
Pour plus de commodité, cliquez sur le bouton "Copier l'IBAN" dans la section Détails de la paie. Nous utiliserons l'IBAN que vous avez identifié lors de l'étape 1.
Ici, vous pouvez également envoyer à votre employé/membre du conseil d'administration la fiche de paie pour cette période de paiement par email directement depuis Enty.
Lorsque tous les paiements ont été effectués, cliquez sur le bouton "Confirmer le paiement" en haut de l'écran.
Étape 6. Télécharger le relevé bancaire mensuel
Au plus tard le 3 de chaque mois, vous devrez télécharger un relevé bancaire contenant toutes les transactions du mois écoulé. Le relevé bancaire doit être téléchargé tous les mois, même si vous avez un plan comptable annuel.
Pour faciliter ce processus, vous pouvez connecter votre compte bancaire à Enty et nous générerons les relevés bancaires automatiquement.
Étape 7. Le comptable déclare les impôts
Le10 du mois suivant, le comptable déclare et paie les impôts au nom de l'employeur. Cette opération est effectuée sur la base du rapport de paie et de l'extrait de compte que vous nous avez fournis.
Étape 8. Tenir à jour les registres de paie
Enty permet à l'employeur et au comptable de tenir des registres de paie précis, y compris les informations sur les employés, les heures travaillées, les taux de rémunération et toutes les transactions de paie dans un formulaire du service Archive in HR.
Ces dossiers sont très importants pour les impôts et doivent être conservés pendant une certaine période, comme l'exige la loi. Si vous n'avez pas effectué la paie pour une période de paiement donnée, vous pouvez toujours la compléter dans la section Archives et nous nous en occuperons après la date limite.
Voilà, patron ! Voilà comment vous pouvez gérer les salaires avec Enty. Nous allons encore améliorer le processus à l'avenir pour vous aider à vous concentrer sur votre activité et non sur la paperasse. Prenez soin de vous !
