Przewaga bez papieru: przekształcanie biznesu w format cyfrowy
Każda firma, która dąży do długoterminowego sukcesu, nieustannie poszukuje sposobów na usprawnienie swojej działalności i wyprzedzenie konkurencji. Jedną z najbardziej znaczących transformacji cyfrowych jest przejście na biuro bez papieru. Cyfryzując procesy i zmniejszając zależność od fizycznych dokumentów, organizacje mogą usprawnić przepływy pracy, poprawić wydajność i odblokować szereg korzyści. W tym artykule omówimy koncepcję transformacji cyfrowej, jej różne rodzaje i zalety rezygnacji z papieru.
Czym jest cyfrowa transformacja?
Transformacja cyfrowa odnosi się do procesu wykorzystywania technologii cyfrowych w celu usprawnienia procesów biznesowych, poprawy doświadczeń klientów i napędzania innowacji. Obejmuje ona integrację narzędzi i strategii cyfrowych we wszystkich aspektach organizacji, prowadząc do poprawy wydajności, produktywności i konkurencyjności. Zamiast być jednorazowym wydarzeniem, transformacja cyfrowa jest ciągłą podróżą, która wymaga ciągłej adaptacji.
Cztery rodzaje transformacji cyfrowej
Transformacja cyfrowa może przejawiać się na różne sposoby, w zależności od konkretnych celów i potrzeb organizacji. Istnieją cztery podstawowe typy transformacji cyfrowej:
Transformacja procesów: ten typ koncentruje się na wykorzystaniu technologii do optymalizacji istniejących procesów biznesowych, poprawy wydajności i obniżenia kosztów. Obejmuje automatyzację powtarzalnych zadań, usprawnienie przepływów pracy i minimalizację ręcznego wprowadzania danych. Wdrażając transformację procesów, organizacje mogą wyeliminować wąskie gardła, zwiększyć sprawność operacyjną i poprawić ogólną produktywność.
Transformacja modelu biznesowego: transformacja modelu biznesowego polega na wykorzystaniu technologii do fundamentalnej zmiany sposobu dostarczania produktów lub usług klientom. Może to obejmować tworzenie nowych źródeł przychodów, badanie innowacyjnych kanałów dystrybucji lub opracowywanie cyfrowych produktów i usług. Dzięki transformacji modelu biznesowego organizacje mogą dostosować się do zmieniających się preferencji klientów i trendów rynkowych, otwierając nowe możliwości rozwoju.
Transformacja domeny: transformacja domeny wiąże się z ekspansją na nowe rynki lub branże poprzez wykorzystanie narzędzi i platform cyfrowych. Obejmuje ona wykorzystanie technologii w celu dotarcia do szerszej bazy klientów, dotarcia do nowych segmentów lub wejścia na wcześniej niewykorzystane terytoria. Dzięki transformacji domeny organizacje mogą rozszerzyć swój zasięg, zwiększyć zaangażowanie klientów i napędzać ekspansję biznesową.
Transformacjakulturowa/organizacyjna : transformacja kulturowa lub organizacyjna koncentruje się na wykorzystaniu narzędzi cyfrowych do zmiany sposobu pracy i współpracy ludzi w organizacji. Obejmuje ona wspieranie kultury cyfrowej, promowanie możliwości pracy zdalnej i wdrażanie platform współpracy. Przyjmując transformację kulturową, organizacje mogą zwiększyć zadowolenie pracowników, poprawić komunikację i współpracę oraz napędzać innowacje.
Każdy rodzaj transformacji cyfrowej oferuje firmom wyjątkowe możliwości usprawnienia ich działalności, sprostania zmieniającym się wymaganiom klientów i uzyskania przewagi konkurencyjnej na rynku.
Przykłady transformacji cyfrowej
Wiele znanych marek z powodzeniem przeszło znaczące transformacje, wykorzystując nowe technologie:
Disney zrewolucjonizował doświadczenia klientów w swoich parkach i kurortach dzięki cyfrowym opaskom MagicBand, umożliwiając gościom odblokowywanie pokoi hotelowych, płacenie za posiłki i rezerwowanie biletów.
Domino's Pizza stała się wiodącym przykładem cyfrowej transformacji, wprowadzając cyfrowe zamawianie za pośrednictwem aplikacji mobilnej, zamawianie głosowe i śledzenie pizzy.
Porsche koncentruje się na trzech głównych obszarach: produktach i usługach, klientach i handlu oraz samej firmie. Rozwijają ekosystem Porsche integrujący wszystkie usługi cyfrowe, wykraczając poza samą jazdę. Koncentrują się również na cyfryzacji sprzedaży i dążą do posiadania najnowocześniejszych miejsc pracy i wydajnych procesów.
The Austin Company, firma oferująca usługi architektoniczne, inżynieryjne, projektowe i zarządzania budową, polegała w dużej mierze na papierowych formularzach inspekcji. Wydłużyło to proces i stworzyło miejsce na błędy ludzkie, utrudniając zarządzanie dokumentami. Firma wdrożyła transformację procesu - wykorzystała technologię do optymalizacji istniejącego procesu biznesowego (inspekcji), poprawiając w ten sposób wydajność i obniżając koszty. Przejście na system bezpapierowy pomogło zautomatyzować zadanie wprowadzania danych, usprawniło przepływ pracy i zminimalizowało błędy ręczne, z których wszystkie są kluczowymi aspektami transformacji procesów.
Jak zrezygnować z papieru: najlepsze praktyki
Jak widać na powyższym przykładzie Austin Company, rezygnacja z papieru jest kluczowym aspektem transformacji procesów. W dalszej części artykułu omówimy zalety takiego rozwiązania, ale na razie przyjrzyjmy się, jak firma może się w nie przekształcić.
Aby pomyślnie przejść na biuro bez papieru, firma powinna stosować ustrukturyzowane podejście i rozważyć następujące najlepsze praktyki.
Ocena bieżących procesów
Przeprowadzenie dokładnej oceny istniejących procesów opartych na dokumentach papierowych i zidentyfikowanie obszarów, które można zdigitalizować lub usprawnić. Obejmuje to analizę przepływu dokumentów, wymagań dotyczących przechowywania i powiązanych kosztów.
Zainwestuj w systemy zarządzania dokumentami
Wdrożenie solidnych systemów zarządzania dokumentami lub oprogramowania, które umożliwiają bezpieczne przechowywanie, wyszukiwanie i współpracę dokumentów cyfrowych. Wybierz system, który odpowiada Twoim potrzebom biznesowym, oferuje zaawansowane możliwości wyszukiwania i zapewnia bezpieczeństwo danych - na przykład Enty. Może on pomóc w zarządzaniu kluczowymi procesami back-office związanymi z zarządzaniem dokumentami i umowami, a także finansami i zatrudnianiem pracowników.
Digitalizacja istniejących dokumentów papierowych
Skanowanie i konwertowanie fizycznych dokumentów do formatów cyfrowych przy użyciu skanerów dokumentów lub usług outsourcingowych. Upewnij się, że zeskanowane dokumenty są odpowiednio zindeksowane, oznaczone i uporządkowane w celu łatwego wyszukiwania.
Wdrażanie cyfrowych przepływów pracy
Digitalizacja przepływów pracy i automatyzacja procesów w celu ograniczenia ręcznej interwencji i poprawy wydajności. Wykorzystaj narzędzia do automatyzacji przepływu pracy, aby usprawnić procesy zatwierdzania, zredukować wąskie gardła i zwiększyć produktywność.
Szkolenie pracowników
Zapewnienie pracownikom kompleksowego szkolenia w zakresie narzędzi cyfrowych, systemów zarządzania dokumentami i najlepszych praktyk pracy z dokumentami cyfrowymi. Zachęcanie do adopcji i reagowanie na wszelkie obawy lub opór przed zmianami.
Ustanowienie zasad przechowywania dokumentów
Opracowywanie i egzekwowanie zasad przechowywania dokumentów w celu zapewnienia zgodności z wymogami prawnymi i regulacyjnymi. Określanie okresów przechowywania dokumentów, ustanawianie protokołów usuwania dokumentów oraz regularne przeglądanie i aktualizowanie polityk w razie potrzeby.
Zapewnienie bezpieczeństwa danych
Wdrożenie solidnych środków bezpieczeństwa w celu ochrony dokumentów cyfrowych przed nieautoryzowanym dostępem lub naruszeniem danych. Obejmuje to szyfrowanie, kontrolę dostępu, bezpieczne kopie zapasowe i regularne audyty bezpieczeństwa.
Promowanie kultury bez papieru
Wspieranie kultury cyfryzacji i zrównoważonego rozwoju w organizacji. Zachęcaj pracowników do korzystania z narzędzi cyfrowych, zniechęcaj do drukowania niepotrzebnych dokumentów i promuj praktyki przyjazne dla środowiska.
Postępując zgodnie z tymi najlepszymi praktykami, firmy mogą z powodzeniem przejść na biuro bez papieru i wykorzystać pełny potencjał transformacji cyfrowej.
Zalety rezygnacji z papieru
Nadszedł czas, aby omówić kilka kluczowych zalet podejścia bez papieru.
Zwiększona wydajność i produktywność
Dzięki cyfryzacji procesów i zmniejszeniu zależności od dokumentów papierowych, organizacje mogą usprawnić przepływ pracy i poprawić ogólną wydajność. Dokumenty cyfrowe mogą być łatwo dostępne, wyszukiwane i udostępniane, oszczędzając czas poświęcany na ręczną obsługę i wyszukiwanie dokumentów. Na przykład dzięki usłudze zarządzania umowami Enty można łatwo otwierać i udostępniać dowolne podpisane dokumenty w dowolnym momencie, a także podpisywać je bezpośrednio w panelu sterowania. Pozwala to pracownikom skupić się na zadaniach o wartości dodanej, prowadząc do zwiększenia produktywności i efektywności operacyjnej.
Oszczędność kosztów
Przejście na elektroniczny obieg dokumentów może przynieść firmom znaczne oszczędności. Eliminując potrzebę fizycznej przestrzeni magazynowej, firmy mogą zmniejszyć wydatki związane z szafkami na dokumenty, magazynami i systemami zarządzania dokumentami. Dodatkowo, koszty papieru, tuszu, sprzętu drukującego i konserwacji są eliminowane lub znacznie zmniejszane. Z biegiem czasu oszczędności te można przekierować na inne strategiczne inicjatywy lub zainwestować w rozwój firmy.
Zwiększone bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami
Dokumenty cyfrowe oferują lepsze bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami w porównaniu do ich fizycznych odpowiedników. Dzięki odpowiedniemu szyfrowaniu, kontroli dostępu i środkom tworzenia kopii zapasowych danych, organizacje mogą chronić poufne informacje przed nieautoryzowanym dostępem, utratą lub uszkodzeniem. Dokumenty cyfrowe ułatwiają również przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych, takich jak ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO), umożliwiając bezpieczne przechowywanie, kontrolę dostępu i ścieżki audytu.
Usprawniona współpraca i komunikacja
Dokumenty cyfrowe i narzędzia do współpracy umożliwiają płynną komunikację i współpracę między członkami zespołu, niezależnie od ich fizycznej lokalizacji. Dzięki opartym na chmurze platformom do przechowywania i współpracy, wielu użytkowników może jednocześnie uzyskiwać dostęp do dokumentów, edytować je i komentować, wspierając współpracę w czasie rzeczywistym i zwiększając produktywność. Eliminuje to potrzebę fizycznego przesyłania dokumentów, zmniejsza opóźnienia w komunikacji i usprawnia ogólną pracę zespołową.
Zrównoważony rozwój środowiska
Oczywiście rezygnacja z papieru przyczynia się do zrównoważonego rozwoju środowiska poprzez zmniejszenie zużycia papieru i zminimalizowanie związanego z tym śladu węglowego. Wdrażając dokumenty cyfrowe, firmy mogą ograniczyć wylesianie, zużycie wody i energii, minimalizując w ten sposób swój wpływ na środowisko. Jest to zgodne z celami społecznej odpowiedzialności biznesu i wzmacnia reputację marki jako organizacji świadomej ekologicznie.
Ulepszone odzyskiwanie danych po awarii i ciągłość biznesowa
Fizyczne dokumenty są podatne na różne zagrożenia, takie jak pożar, powódź lub kradzież. Digitalizując dokumenty i przechowując je na platformach takich jak Enty, firmy mogą zapewnić odporność danych i lepsze możliwości odzyskiwania danych po awarii. W przypadku fizycznej katastrofy lub utraty danych, dokumenty cyfrowe można łatwo przywrócić, minimalizując przestoje i zapewniając ciągłość działania.
Skalowalność i elastyczność
Dokumenty cyfrowe oferują skalowalność i elastyczność dla rozwijających się firm. W miarę rozwoju organizacji można wyeliminować potrzebę dodatkowej fizycznej przestrzeni dyskowej i zasobów - coraz więcej organizacji wybiera biura cyfrowe zamiast fizycznych. Dokumenty cyfrowe można łatwo skalować w celu dostosowania do rosnącej ilości danych bez konieczności modernizacji infrastruktury fizycznej. Ponadto dostęp do dokumentów można uzyskać z dowolnego miejsca, co umożliwia pracę zdalną i ułatwia elastyczną organizację pracy.
Wnioski
Transformacja cyfrowa zmienia krajobraz biznesowy, a rezygnacja z papieru jest kluczowym aspektem tej transformacji. Wykorzystując narzędzia cyfrowe i wirtualne biura, organizacje mogą odblokować szereg korzyści: wydajność, oszczędność kosztów, zrównoważenie środowiskowe i wiele innych. Dzięki starannemu planowaniu i inwestycjom w odpowiednie technologie można z powodzeniem przejść na biuro bez papieru. W międzyczasie Enty zawsze będzie tutaj, aby wspierać Twoją podróż i pomagać w dążeniu do cyfrowej przyszłości.
