Meer dan inkt: de wettigheid van elektronische handtekeningen waarborgen
Neem afscheid van de dagen van met inkt besmeurde documenten en papieren sporen. In een wereld vol technologie heersen elektronische handtekeningen - ze bieden een brug tussen het fysieke en digitale domein. Digitale verificatie stroomlijnt processen, maar de vragen over hun juridische kracht blijven bestaan. Daarom beginnen we vandaag aan een missie om te bewijzen dat e-handtekeningen juridisch correct en geschikt voor de rechtbank zijn, en bespreken we oplossingen en technieken om hun wettigheid te garanderen.
Touchbase over elektronische handtekeningen
Voordat we in de details duiken van het selecteren en verifiëren van elektronische handtekeningen, moeten we eerst begrijpen wat elektronische handtekeningen zijn en hoe ze werken. Eenvoudig gezegd is een elektronische handtekening een manier om een document of record elektronisch te ondertekenen. Het is een digitale weergave van de intentie van een persoon om akkoord te gaan met de inhoud van een document.
Er zijn een aantal soorten elektronische handtekeningen, die grofweg kunnen worden onderverdeeld in twee categorieën: eenvoudige elektronische handtekeningen en gekwalificeerde elektronische handtekeningen (QES). Eenvoudige elektronische handtekeningen zijn in wezen elke vorm van elektronische handtekening die is gekoppeld aan of geassocieerd met andere elektronische gegevens en wordt gebruikt door de ondertekenaar om te ondertekenen.
Aan de andere kant zijn gekwalificeerde of geavanceerde elektronische handtekeningen (QES) elektronische handtekeningen die voldoen aan de EU-verordening nr. 910/2014 (eIDAS-verordening) voor elektronische transacties binnen de interne Europese markt. QES is ideaal voor complexe zaken zoals geneeskunde, intellectuele eigendom, enz., waarbij de wettigheid van de handtekening mogelijk moet worden bewezen voor de rechtbank.
Daarom wordt de gekwalificeerde elektronische handtekening vaak gebruikt in bedrijfssectoren met een hoger risico of die sterk gereguleerd zijn, vanwege het hoge niveau van zekerheid en juridische ondersteuning. Deze sectoren zijn onder andere
Vastgoed: de vastgoedsector heeft te maken met veel papierwerk, waaronder contracten en inventarisdocumenten. Het gebruik van QES garandeert de legaliteit van deze documenten en stroomlijnt het proces.
Gezondheidszorg: de gezondheidszorg behandelt gevoelige informatie en vereist een hoog beveiligingsniveau. QES wordt gebruikt om de integriteit en vertrouwelijkheid van medische dossiers en andere gerelateerde documenten te waarborgen.
Juridische sector: juridische documenten vereisen een hoge mate van zekerheid en onweerlegbaarheid. QES wordt gebruikt in de juridische sector om de wettigheid van deze documenten te garanderen.
Financiële sector: financiële transacties en overeenkomsten vereisen vaak een hoge mate van veiligheid en juridische ondersteuning. QES wordt gebruikt in de financiële sector om de wettigheid en veiligheid van deze transacties te garanderen.
Openbaar bestuur: QES wordt gebruikt voor het uitvoeren van overheidstaken zoals het wijzigen van e-Business registers, het aangeven van belastingen en het opvragen van informatie.
Het is belangrijk op te merken dat het gebruik van QES afhankelijk is van de regio of het land, omdat verschillende plaatsen verschillende regels hebben met betrekking tot elektronische handtekeningen. Zorg er altijd voor dat u de lokale wet- en regelgeving controleert voordat u QES gebruikt - een manier om vertrouwd te raken met de wetten van een specifiek land is door Enty's artikelen over eSigntuare wetten over de hele wereld te volgen.
Gekwalificeerde elektronische handtekeningen selecteren
Als je overweegt om QES te gebruiken, is het cruciaal om te beoordelen welke methode het beste aansluit bij je specifieke behoeften. Als je bijvoorbeeld een Non-Disclosure Agreement (NDA) opstelt die robuuste juridische geldigheid vereist, is het essentieel om ondersteunde methoden te onderzoeken. Wat betekent dit allemaal?
Eenvoudig gezegd ondersteunen verschillende methoden voor e-handtekeningen verschillende soorten digitale bestandsformaten. Sommige methoden ondersteunen bijvoorbeeld PDF-bestanden, andere XML- of xades-bestanden, enzovoort. De specifieke ondersteunde bestandsformaten kunnen afhangen van verschillende factoren: de technische specificaties van de e-handtekeningmethode, de vereisten van het wettelijke kader waarin de methode werkt of de behoeften van de gebruikers.
Enkele van de populairste methoden voor QES zijn:
Itsme
Itsme is een methode die visuele handtekeningen ondersteunt en is van toepassing in België, Luxemburg en Nederland. De ondersteunde bestandsformaten zijn PDF, ASiCE, CAdES en XAdES.
ZealID-app
De ZealID app is een andere methode die visuele handtekeningen ondersteunt. Het dekt een groot aantal landen, waaronder Oostenrijk, België, Bulgarije, Tsjechië, Duitsland, Denemarken, Estland, Spanje, Finland, Frankrijk, Verenigd Koninkrijk, Griekenland, Kroatië, Hongarije, Ierland, Italië, Letland, Litouwen, Nederland, Noorwegen, Polen, Portugal, Roemenië, Servië, Zweden, Slovenië, Slowakije. In dit geval zijn de toegestane bestandsformaten vergelijkbaar - PDF, ASiCE, CAdES, XAdES.
Estse identiteitskaart
De Estonian ID Card biedt een robuuste oplossing voor elektronische handtekeningen, vooral in Estland. Met ondersteuning voor visuele handtekeningen en compatibiliteit met verschillende containertypes, waaronder PDF, ASiCE, CAdES en XAdES, zorgt het voor flexibiliteit en legaliteit bij het ondertekenen van documenten.
Dit zijn slechts enkele voorbeelden van elektronische handtekeningmethoden die gekwalificeerde elektronische handtekeningen bieden. Afhankelijk van uw specifieke eisen en de landen waarin u actief bent, kunt u een methode kiezen die het beste bij uw behoeften past.
Hoe de wettigheid van een handtekening controleren
Zodra u een oplossing voor elektronische handtekeningen hebt geselecteerd die gekwalificeerde elektronische handtekeningen biedt, is de volgende stap het verifiëren van de handtekeningen om de rechtsgeldigheid ervan te garanderen. Het verifiëren van elektronische handtekeningen houdt in dat de integriteit van het ondertekende document wordt gecontroleerd, dat wordt bevestigd dat de handtekening geldig is en zal worden geaccepteerd in de rechtszaal. Je kunt dit op een paar manieren doen, maar de eenvoudigste manier is met Adobe Reader. Hier is een stap-voor-stap handleiding om dit te doen:
1) Open het document in een PDF-lezer die handtekeningvalidatie ondersteunt - in dit geval - Adobe Reader.
2) Navigeer naar het handtekeningenpaneel in de PDF-reader. In Adobe Acrobat Reader is dit meestal te vinden door op het tabblad "Handtekeningen" te klikken.
3) Zoek naar een lijst met elektronische handtekeningen die aan het document zijn gekoppeld. Deze lijst geeft informatie over wie het document heeft ondertekend en of de handtekening gekwalificeerd is of niet. Je kunt hier naartoe navigeren door op de handtekening te klikken, waarna het volgende venster verschijnt.
4) Controleer of de handtekening gekwalificeerd is door te controleren of het vertrouwen is opgehaald uit de juiste bron. In sommige gevallen kan ook lange termijn validatie (LTV) aangegeven worden, om de lange termijn integriteit van de handtekening te garanderen. U kunt dit doen door op de knop Handtekeningeigenschappen te klikken.
5) Let op eventuele aanvullende informatie, zoals de aanwezigheid van een tijdstempel of een bevestiging van de handtekening.
Door deze stappen te volgen, kunt u eenvoudig de rechtsgeldigheid van een elektronische handtekening controleren en ervoor zorgen dat deze wordt geaccepteerd in de rechtszaal als dat nodig is.
Eenvoudige handtekeningen - controlespoor
In situaties waarin een document is ondertekend met een eenvoudige elektronische handtekening, zoals e-mail of SMS, kan het nodig zijn om een controlespoor te bieden om de authenticiteit en integriteit van de handtekening vast te stellen. Een audit trail is een document waarin de chronologie van gebeurtenissen met betrekking tot het maken, wijzigen en opslaan van een elektronisch document wordt vastgelegd. Het biedt een uitgebreide registratie van de ondernomen acties en het bewijs ter ondersteuning van de geldigheid van de handtekening.
Als je een audit trail nodig hebt voor een document dat ondertekend is met een eenvoudige elektronische handtekening, dan kan Enty je daar gemakkelijk van voorzien. Met dit document kunt u alle benodigde informatie bekijken om de wettigheid van de handtekening te bewijzen en de integriteit ervan aan te tonen.
Hier is een voorbeeld van hoe de audit trail eruit zal zien:
Juridische herkomst en certificering
Bij het kiezen van een oplossing voor elektronische handtekeningen is het belangrijk om de juridische herkomst en certificering van de serviceprovider in overweging te nemen. Een manier om de betrouwbaarheid van een oplossing voor elektronische handtekeningen te garanderen, is te zoeken naar certificeringen die de veiligheid en betrouwbaarheid van de service valideren. Enty werkt bijvoorbeeld met partners die ISO/IEC 27001:2022 gecertificeerd zijn - een internationaal erkende standaard voor beheersystemen voor informatiebeveiliging. Deze certificering zorgt ervoor dat de serviceprovider best practices volgt op het gebied van gebruikersidentificatie en het aanmaken van elektronische handtekeningen.
Door Enty te kiezen, krijgt u vertrouwen in de geldigheid en wettelijke aanvaarding van de elektronische handtekeningen in de rechtszaal. Wij vergemakkelijken het ondertekenen van documenten met een gekwalificeerde elektronische handtekening. Of het nu gaat om documenten die binnen het Enty-platform zijn uitgegeven of om uw eigen uploads, u kunt ze met gemak veilig ondertekenen.
Nadat het document is uitgegeven of ondertekend, kunt u het moeiteloos delen met uw tegenpartijen, wat zorgt voor een soepele samenwerking en efficiënt documentbeheer.
Laatste gedachten
Het selecteren en verifiëren van elektronische handtekeningen is een cruciale stap in het waarborgen van de rechtsgeldigheid en integriteit van uw digitale documenten. Door de aard van gekwalificeerde elektronische handtekeningen te begrijpen, kunt u met vertrouwen een oplossing kiezen die aan uw behoeften voldoet. Kies altijd voor de betrouwbare aanbieders met de nodige certificeringen - Enty is daar een goed voorbeeld van. Vergeet daarnaast niet om elektronische handtekeningen te verifiëren met vertrouwde tools zoals Adobe Acrobat Reader en vraag indien nodig om audit trails voor eenvoudige elektronische handtekeningen. Met deze richtlijnen in gedachten kun je de efficiëntie en het gemak van wettelijk erkende e-handtekeningen omarmen, terwijl Enty er altijd zal zijn om je te ondersteunen.
