Het papierloze voordeel: zaken omzetten naar digitaal formaat
Elk bedrijf dat streeft naar succes op de lange termijn is voortdurend op zoek naar manieren om zijn activiteiten te verbeteren en de concurrentie voor te blijven. Een van de belangrijkste digitale transformaties is de verschuiving naar een papierloos kantoor. Door processen te digitaliseren en de afhankelijkheid van fysieke documenten te verminderen, kunnen organisaties werkstromen stroomlijnen, de efficiëntie verbeteren en een reeks voordelen ontsluiten. In dit artikel gaan we dieper in op het concept van digitale transformatie, de verschillende soorten en de voordelen van papierloos werken.
Wat is digitale transformatie?
Digitale transformatie verwijst naar het proces van het inzetten van digitale technologieën om bedrijfsprocessen te verbeteren, klantervaringen te vergroten en innovatie te stimuleren. Het gaat om de integratie van digitale tools en strategieën in alle aspecten van een organisatie, wat leidt tot verbeterde efficiëntie, productiviteit en concurrentiekracht. Digitale transformatie is geen eenmalige gebeurtenis, maar een voortdurende reis die voortdurende aanpassing vereist.
De vier soorten digitale transformatie
Digitale transformatie kan zich op verschillende manieren manifesteren, afhankelijk van de specifieke doelen en behoeften van een organisatie. Er zijn vier hoofdtypen van digitale transformatie:
Proces transformatie: dit type richt zich op het inzetten van technologie om bestaande bedrijfsprocessen te optimaliseren, de efficiëntie te verbeteren en de kosten te verlagen. Het gaat om het automatiseren van repetitieve taken, het stroomlijnen van workflows en het minimaliseren van handmatige gegevensinvoer. Door procestransformatie te implementeren, kunnen organisaties knelpunten elimineren, de operationele wendbaarheid vergroten en de algehele productiviteit verbeteren.
Transformatie van bedrijfsmodellen: Transformatie van bedrijfsmodellen houdt in dat technologie wordt gebruikt om de manier waarop producten of diensten aan klanten worden geleverd fundamenteel te veranderen. Het kan gaan om het creëren van nieuwe inkomstenstromen, het verkennen van innovatieve distributiekanalen of het ontwikkelen van digitale producten en diensten. Door te kiezen voor business modeltransformatie kunnen organisaties zich aanpassen aan veranderende voorkeuren van klanten en markttrends, waardoor nieuwe groeikansen ontstaan.
Domeintransformatie: Domeintransformatie betekent uitbreiden naar nieuwe markten of industrieën door gebruik te maken van digitale tools en platforms. Het gaat om het gebruik van technologie om een breder klantenbestand te bereiken, nieuwe segmenten aan te boren of onontgonnen gebieden te betreden. Door domeintransformatie te omarmen, kunnen organisaties hun bereik vergroten, de betrokkenheid van klanten verbeteren en zakelijke expansie stimuleren.
Culturele/organisatorische transformatie: culturele of organisatorische transformatie richt zich op het gebruik van digitale hulpmiddelen om de manier waarop mensen werken en samenwerken binnen een organisatie te veranderen. Het gaat hierbij om het stimuleren van een digital-first cultuur, het bevorderen van mogelijkheden om op afstand te werken en het implementeren van samenwerkingsplatforms. Door culturele transformatie te omarmen, kunnen organisaties de tevredenheid van hun werknemers vergroten, de communicatie en samenwerking verbeteren en innovatie stimuleren.
Elk type digitale transformatie biedt unieke kansen voor bedrijven om hun activiteiten te verbeteren, te voldoen aan veranderende eisen van klanten en een concurrentievoordeel te behalen op de markt.
Voorbeelden van digitale transformatie
Tal van bekende merken hebben met succes belangrijke transformaties ondergaan door gebruik te maken van nieuwe technologieën:
Disney heeft een revolutie teweeggebracht in de klantervaring in zijn parken en resorts met zijn digitale polsbandjes MagicBand, waarmee gasten hun hotelkamers kunnen ontgrendelen, maaltijden kunnen betalen en tickets kunnen boeken.
Domino's Pizza heeft zich ontpopt als een toonaangevend voorbeeld van digitale transformatie met de introductie van digitaal bestellen via een mobiele app, spraakgestuurd bestellen en een pizzatracker.
Porsche richt zich op drie kerngebieden: producten en diensten, klanten en handel, en het bedrijf zelf. Ze ontwikkelen een Porsche ecosysteem dat alle digitale diensten integreert en verder gaat dan alleen autorijden. Ze richten zich ook op digitalisering in de verkoop en streven naar ultramoderne werkplekken en efficiënte processen.
The Austin Company, een bedrijf dat diensten aanbiedt op het gebied van architectuur, engineering, design-build en bouwbeheer, vertrouwde vroeger sterk op papieren formulieren voor hun inspecties. Dit maakte het proces langer en creëerde ruimte voor menselijke fouten, waardoor documentbeheer moeilijk werd. Ze implementeerden de procestransformatie en maakten gebruik van technologie om hun bestaande bedrijfsproces (inspecties) te optimaliseren, waardoor de efficiëntie verbeterde en de kosten daalden. De overstap naar een papierloos systeem hielp bij het automatiseren van de gegevensinvoer, stroomlijnde de workflow en minimaliseerde handmatige fouten, allemaal belangrijke aspecten van procestransformatie.
Papierloos werken: best practices
Zoals we in het bovenstaande voorbeeld van Austin Company kunnen zien, is papierloos werken een belangrijk aspect in de transformatie van processen. We zullen het later in het artikel hebben over de voordelen hiervan, maar voor nu - laten we onderzoeken hoe een bedrijf dit kan worden.
Om met succes over te stappen op een papierloos kantoor, moet een bedrijf een gestructureerde aanpak volgen en de volgende best practices overwegen.
Huidige processen beoordelen
Voer een grondige beoordeling uit van bestaande papieren processen en identificeer gebieden die gedigitaliseerd of gestroomlijnd kunnen worden. Dit omvat het analyseren van documentstromen, opslagvereisten en bijbehorende kosten.
Investeren in documentbeheersystemen
Implementeer robuuste documentbeheersystemen of software waarmee digitale documenten veilig kunnen worden opgeslagen, opgevraagd en samengewerkt. Kies een systeem dat aansluit bij je bedrijfsbehoeften, geavanceerde zoekmogelijkheden biedt en gegevensbeveiliging garandeert - bijvoorbeeld Enty. Het kan je helpen bij het beheren van belangrijke backofficeprocessen met betrekking tot document- en contractbeheer, maar ook bij het afhandelen van financiën en het aannemen van personeel.
Bestaande papieren documenten digitaliseren
Fysieke documenten scannen en converteren naar digitale formaten met behulp van documentscanners of outsourcingdiensten. Zorg ervoor dat de gescande documenten goed geïndexeerd, gelabeld en georganiseerd zijn, zodat ze gemakkelijk terug te vinden zijn.
Digitale workflows implementeren
Digitaliseer workflows en automatiseer processen om handmatige interventie te verminderen en de efficiëntie te verbeteren. Gebruik workflow automatiseringstools om goedkeuringsprocessen te stroomlijnen, knelpunten te verminderen en de productiviteit te verhogen.
Medewerkers opleiden
Bied werknemers uitgebreide training over digitale hulpmiddelen, documentbeheersystemen en best practices voor het werken met digitale documenten. Stimuleer adoptie en ga in op eventuele zorgen of weerstand tegen verandering.
Beleid opstellen voor het bewaren van documenten
Beleid ontwikkelen en handhaven voor het bewaren van documenten om naleving van wet- en regelgeving te garanderen. Bepaal de bewaartermijnen van documenten, stel protocollen op voor het verwijderen van documenten en evalueer en actualiseer het beleid regelmatig als dat nodig is.
Gegevensbeveiliging garanderen
Implementeer robuuste beveiligingsmaatregelen om digitale documenten te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang of inbreuken op gegevens. Dit omvat versleuteling, toegangscontroles, veilige back-ups en regelmatige beveiligingsaudits.
Een papierloze cultuur bevorderen
Stimuleer een cultuur van digitalisering en duurzaamheid binnen de organisatie. Moedig werknemers aan om digitale hulpmiddelen te omarmen, ontmoedig het afdrukken van onnodige documenten en stimuleer milieuvriendelijke praktijken.
Door deze best practices te volgen, kunnen bedrijven met succes overstappen op een papierloos kantoor en het volledige potentieel van digitale transformatie benutten.
De voordelen van papierloos werken
Het is nu tijd om enkele van de belangrijkste voordelen van een papierloze aanpak te bespreken.
Verbeterde efficiëntie en productiviteit
Door processen te digitaliseren en minder gebruik te maken van papieren documenten, kunnen organisaties workflows stroomlijnen en de algehele efficiëntie verbeteren. Digitale documenten kunnen eenvoudig worden geraadpleegd, doorzocht en gedeeld, waardoor tijd wordt bespaard die wordt besteed aan het handmatig verwerken en terugvinden van documenten. Met de contractbeheerservice van Enty kun je bijvoorbeeld elk ondertekend document op elk moment openen en delen, en ze direct in het controlepaneel ondertekenen. Hierdoor kunnen medewerkers zich richten op taken die waarde toevoegen, wat leidt tot een hogere productiviteit en operationele effectiviteit.
Kostenbesparingen
Papierloos werken kan bedrijven aanzienlijke kostenbesparingen opleveren. Doordat er geen fysieke opslagruimte meer nodig is, kunnen bedrijven de kosten voor archiefkasten, opslagfaciliteiten en documentbeheersystemen verlagen. Daarnaast worden de kosten van papier, inkt, afdrukapparatuur en onderhoud geëlimineerd of aanzienlijk verminderd. Na verloop van tijd kunnen deze kostenbesparingen worden gebruikt voor andere strategische initiatieven of worden geïnvesteerd in de groei van het bedrijf.
Verbeterde gegevensbeveiliging en compliance
Digitale documenten bieden een betere gegevensbeveiliging en compliance in vergelijking met hun fysieke tegenhangers. Met de juiste versleuteling, toegangscontrole en back-upmaatregelen kunnen organisaties gevoelige informatie beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies of beschadiging. Digitale documenten maken het ook gemakkelijker om te voldoen aan regelgeving voor gegevensbescherming, zoals de General Data Protection Regulation (GDPR), door veilige opslag, toegangscontroles en audit trails mogelijk te maken.
Gestroomlijnde samenwerking en communicatie
Digitale documenten en samenwerkingstools maken naadloze communicatie en samenwerking tussen teamleden mogelijk, ongeacht hun fysieke locatie. Met cloud-gebaseerde opslag- en samenwerkingsplatforms kunnen meerdere gebruikers tegelijkertijd documenten openen, bewerken en becommentariëren, waardoor samenwerking in realtime wordt bevorderd en de productiviteit toeneemt. Hierdoor hoeven documenten niet meer fysiek te worden overgedragen, is er minder vertraging in de communicatie en wordt het algehele teamwork verbeterd.
Duurzaamheid van het milieu
Natuurlijk draagt papierloos werken bij aan een duurzaam milieu door het papierverbruik te verminderen en de bijbehorende CO2-voetafdruk te verkleinen. Door digitale documenten te omarmen, kunnen bedrijven ontbossing, waterverbruik en energieverbruik verminderen en zo hun impact op het milieu minimaliseren. Dit sluit aan bij de doelstellingen van maatschappelijk verantwoord ondernemen en versterkt de reputatie van het merk als milieubewuste organisatie.
Verbeterde disaster recovery en bedrijfscontinuïteit
Fysieke documenten zijn kwetsbaar voor verschillende risico's, zoals brand, overstromingen of diefstal. Door documenten te digitaliseren en op te slaan op platforms zoals Enty, kunnen bedrijven zorgen voor gegevensveerkracht en verbeterde mogelijkheden voor noodherstel. In het geval van een fysieke ramp of gegevensverlies kunnen digitale documenten eenvoudig worden hersteld, waardoor de uitvaltijd tot een minimum wordt beperkt en de bedrijfscontinuïteit wordt gewaarborgd.
Schaalbaarheid en flexibiliteit
Digitale documenten bieden schaalbaarheid en flexibiliteit voor groeiende bedrijven. Naarmate organisaties uitbreiden, kan de behoefte aan extra fysieke opslagruimte en middelen komen te vervallen - steeds meer organisaties kiezen voor digitale kantoren in plaats van fysieke. Digitale documenten kunnen eenvoudig worden geschaald om toenemende datavolumes aan te kunnen zonder dat er upgrades van de fysieke infrastructuur nodig zijn. Bovendien zijn documenten overal toegankelijk, waardoor werken op afstand mogelijk wordt en flexibele werkafspraken mogelijk worden.
Conclusie
Digitale transformatie verandert het bedrijfslandschap en papierloos werken is een cruciaal aspect van deze transformatie. Door digitale tools en virtuele kantoren te omarmen, kunnen organisaties een scala aan voordelen ontsluiten: efficiëntie, kostenbesparingen, duurzaamheid voor het milieu en nog veel meer. Met een zorgvuldige planning en investering in de juiste technologieën kunt u met succes overstappen op een papierloos kantoor. In de tussentijd zal Enty er altijd zijn om uw reis te ondersteunen en u te helpen op weg naar een digitale toekomst.
