Audyty finansowe: przyjaciel czy wróg małej firmy?
Słowo "audyt" może sprawić, że poczujesz się, jakbyś chciał wczołgać się pod biurko, ale poczekaj jeszcze chwilę. Uwaga spoiler: jest w nich coś więcej, niż mogłoby się wydawać. Tak, to nie żart: audyty naprawdę mogą stać się twoimi "najlepszymi przyjaciółmi!". Nadszedł czas, aby pozbyć się starych obaw, ponieważ te zanurzenia w finansach mogą odkryć ukryte potencjały, wyeliminować niepotrzebne przepływy pracy i obniżyć koszty. Jeśli masz strażnika finansowego, to nie jest on tylko po to, aby wyeliminować ryzyko, ale także aby podkreślić lepsze strony, które mogą znaleźć sposoby na ulepszenia. Czy jesteś zainteresowany? Cóż, pozwól nam uchylić rąbka tajemnicy na temat tego, w jaki sposób audyt może osiągnąć niemożliwy wyczyn, stając się niedocenionym zbawcą twojego biznesowego dramatu.
Zrozumienie audytów finansowych
Mówiąc najprościej, audyt finansowy polega na szczegółowym zbadaniu dokumentacji finansowej firmy i różnych przeprowadzonych w niej transakcji. Tak więc, uwaga skupia się na kompilacji, przeglądzie lub ocenie tych zapisów. Główny cel? Wydanie opinii na temat tego, czy wszystkie sprawozdania finansowe sporządzone zgodnie z tymi księgami rzeczywiście i prawidłowo odzwierciedlają stan spraw w firmie.
Potraktuj to jako kontrolę ksiąg rachunkowych firmy. Niezależny audytor przejrzy księgi, rejestry, zestawienia przychodów/wydatków i systemy kontroli wewnętrznej. Potwierdzi również niektóre transakcje w celu potwierdzenia dokładności danych liczbowych przedstawionych w sprawozdaniach finansowych. Takie procedury są wykonywane zgodnie z ogólnie przyjętymi standardami audytu, które określają, co należy zrobić podczas audytu.
Rodzaje audytów finansowych
Warto zapoznać się z trzema głównymi rodzajami audytów finansowych:
Audyty wewnętrzne: obejmują badanie wewnętrznych procesów organizacji w zakresie zarządzania kontrolą wewnętrzną, ładem korporacyjnym, zarządzaniem ryzykiem i finansami. Pomagają one zapewnić zgodność z przepisami prawa i regulacjami oraz mogą ujawnić obszary, w których może dochodzić do marnotrawienia zasobów.
Audyty zewnętrzne: są one prawdopodobnie przeprowadzane, jeśli strona trzecia zamierza ocenić wiarygodność i dokładność dokumentów finansowych. Chociaż zwykle nie jest to wymagane od małych firm, niektórzy przedsiębiorcy decydują się na dobrowolne przeprowadzanie takich audytów w celu zwiększenia zaufania publicznego lub w celu dostosowania się do warunków umów lub pożyczek.
Audyty IRS: tego typu audyty określają, czy rachunki, księgi i rejestry organizacji oraz inne interesy są dokładnie określone do celów podatkowych. Nie martw się, jeśli zostałeś zacytowany. Nie oznacza to, że istnieje problem.
Wymogi prawne
Konieczność przeprowadzenia audytu prawnego z przyczyn finansowych może zależeć od różnych czynników, w tym między innymi od charakteru działalności gospodarczej i wielkości spółki. Na przykład spółki o rocznych obrotach poniżej 10,2 mln GBP, zatrudniające mniej niż 50 pracowników i posiadające aktywa o wartości poniżej 5,1 mln GBP są zazwyczaj zwolnione z badania sprawozdań finansowych. Istnieją jednak wyjątki. Audyt musi zostać przeprowadzony, jeśli 10% akcjonariuszy zażąda tego na miesiąc przed zamknięciem roku podatkowego, który ma zostać poddany audytowi.
Czy audyt finansowy jest odpowiedni dla Ciebie?
Zastanawiasz się, dlaczego potrzebujesz audytu finansowego dla swojej małej firmy? Oto jak podjąć decyzję: weź pod uwagę swoje cele biznesowe, swoje finanse - jak bardzo są skomplikowane i istnienie pewnych zewnętrznych potrzeb, takich jak pożyczki, relacje inwestorskie itp. Nadal jesteś niezdecydowany? Enty może pomóc Ci skorzystać z pomocy profesjonalisty, aby podjąć decyzję, przedstawiając zalety i wady każdej opcji. Ponadto Enty może sprawić, że sam audyt będzie łatwiejszy w zarządzaniu, niezależnie od tego, czy chodzi o określenie, jakie informacje są wymagane na początku, czy też o syntezę dokumentacji w małe kawałki papieru. Niezależnie od tego, czy jest to pierwszy audyt, czy tylko ostatni, Enty sprawia, że jest on łatwiejszy i bardziej wydajny.
Przygotowanie małej firmy do audytu finansowego
Gotowy na audyt finansowy? Zajmijmy się uporządkowaniem Twojej małej firmy! Przede wszystkim należy uporządkować dokumenty finansowe. To nie tylko upychanie papierów w pudełku, aby przechowywać je w wygodnym miejscu - to dobrze zorganizowany plan, który wzbudzi podziw audytora.
Organizowanie dokumentacji finansowej
Zacznij od stworzenia systemu segregowania, z którego Marie Kondo byłaby dumna. Po pierwsze, weź domowy organizer na dokumenty (lub zestaw kilku szafek na dokumenty) i umieść je starannie. Zeskanuj wszystkie paragony, faktury, które zużyli i inne tego typu dokumenty, ze szczególnym naciskiem na ich oczy. Uwierz nam na słowo. Jeśli tego nie zrobisz, twoja przyszła jaźń będzie cię przeklinać za zmuszanie jej do biegania w poszukiwaniu tego jednego najważniejszego dokumentu. I daj spokój, dlaczego nie skorzystać z usług dostawcy usług prowadzenia dokumentacji? Zabiorą twoją papierkową robotę, a zamiast tego będziesz miał wolne miejsce w biurze na stół do ping ponga.
Wdrażanie kontroli wewnętrznych
Teraz możemy omówić kontrolę wewnętrzną. To są twoje finansowe czapki superbohatera - pomogą ci w zapobieganiu oszustwom, prawidłowej sprawozdawczości i uogólnieniu operacji Twojej firmy. Podziel pracę między pracowników, opracuj zasady i wykorzystaj IT do standaryzacji procesów. Istnieją różne narzędzia, które można wykorzystać do osiągnięcia tego celu. Na koniec dnia będziesz dobrze przechowywać dokumenty i zaoszczędzisz czas na ich szukanie podczas audytu. Odurz się, ponieważ niezależnie od tego, jak bardzo jesteś zestresowany mnóstwem transakcji i dokumentów, jesteś w stanie uporządkować to, czego potrzebujesz w mgnieniu oka.
Pamiętaj, że kultura zgodności nie jest tylko dla dużych - to twoja tajna broń do osiągnięcia sukcesu.
Współpraca z audytorami
Pracując z audytorami, należy to sobie wyobrazić i traktować jak taniec. Ty zaczynasz od organizacji, a oni zadają pytania. Musisz być gotowy do przedstawienia wszystkich niezbędnych dokumentów i natychmiast odpowiedzieć na ich pytania. Nie należy również pomijać spotkania "po audycie"; to tutaj dowiadujesz się, jak dobrze poszło i nad czym musisz popracować. Zamiast tego pomyśl o tym jako o okazji do nauki i potwierdzenia wszystkich dobrych rzeczy, które osiągnąłeś. Po tych kilku przygotowaniach prawdopodobnie przejdziesz audyt finansowy z opanowaniem i być może z odrobiną swawoli.
Korzyści z audytów finansowych dla małych firm
Nie można zaprzeczyć, że regularne audyty finansowe mogą okazać się ważnym punktem zwrotnym dla małej firmy. Nie chodzi w nich tylko o analizowanie liczb, ale przede wszystkim o wzmocnienie pozycji firmy na rynku. Przygotujmy się na audyty finansowe, ponieważ przyniosą one wiele korzyści.
Zwiększona dokładność finansowa
Znasz to uczucie, gdy znajdujesz 20-dolarowy banknot w prawie nieużywanej parze dżinsów? Tak właśnie się czujesz, ale tym razem mówisz o finansach swojej firmy. Rutynowe przeglądy tych raportów pomagają zapewnić dokładność sprawozdań finansowych. Oznacza to, że będziesz mieć status finansowy firmy bez niejasnych obszarów. Koniec z nadzieją i trzymaniem kciuków przed podjęciem jakiejkolwiek decyzji. Precyzyjne dane liczbowe są pod ręką, a zatem w zarządzaniu firmą unika się pochopnych decyzji, które mogą być kosztowne.
Lepsze podejmowanie decyzji
Czy kiedykolwiek próbowałeś przejść przez labirynt z zawiązanymi oczami? Dokładnie tak działa firma bez regularnych audytów finansowych. Audyty te dostarczają informacji na temat stanu finansowego firmy, identyfikując w ten sposób słabe i mocne strony, które wymagają poprawy. Będziesz w stanie zidentyfikować słabe punkty operacji i ograniczyć marnotrawstwo, które nie jest wykorzystywane, podejmując produktywne kroki w celu rozwoju biznesu. To tak, jakbyś miał nad głową GPS, który pomoże ci wygrać. Jeśli myślałeś, że będziesz wykonywał ruchy z takim poziomem rozeznania i nadal będziesz zobowiązany wobec konkurencji, pomyśl jeszcze raz.
Zwiększona wiarygodność
Czy chcesz wzbudzać szacunek wśród ludzi biznesu? To proste, wystarczy zapewnić przeprowadzanie regularnych audytów finansowych. Wskazują one, że dana osoba ma zamiar i właściwie wykorzystuje uczciwość. Nie chodzi tylko o to, by twoja matka była z ciebie dumna, ale także o to, by zyskać uznanie partnerów biznesowych, inwestorów i firm pożyczkowych. Nienaganne raporty z audytów mogą pomóc w uzyskaniu lepszego finansowania i atrakcyjnych warunków kredytowych. Nie ma wsparcia IT w biznesie; jest to raczej bardzo miła uprzejmość prowadzenia działalności gospodarczej.
Potencjalne wady audytów finansowych
Chociaż audyty finansowe mogą być niezwykle korzystne, nie są one pozbawione wyzwań. Przyjrzyjmy się bliżej niektórym potencjalnym wadom, które mogą wystąpić podczas przeprowadzania audytu finansowego dla małej firmy.
Zaangażowanie czasu i zasobów
Jednym z kluczowych wyzwań jest to, że audyty finansowe mogą być dość czasochłonne. Będziesz musiał poświęcić znaczną część swojego harmonogramu na ten proces, którego ukończenie może zająć od dwóch do czterech tygodni. Nie chodzi tylko o przekazanie kilku dokumentów i zakończenie procesu. Kluczowi pracownicy, od dyrektora finansowego po zespół sprzedaży, będą musieli być dostępni do rozmów z audytorami. Oznacza to mniej czasu na regularne obowiązki, co może spowolnić codzienne operacje.
Koszty
Porozmawiajmy o pieniądzach. Audyty finansowe nie są tanie, zwłaszcza dla małych i średnich przedsiębiorstw. W zależności od wielkości i złożoności firmy, cena audytu waha się od 5 000 do 75 000 USD. To spora suma, którą można potencjalnie zainwestować w inne obszary działalności. Ponadto nie chodzi tylko o opłaty audytora. Należy również uwzględnić wewnętrzne koszty przygotowania do audytu, takie jak czas i zasoby pracowników.
Potencjał do odkrywania problemów
Tutaj sprawy mogą stać się nieco skomplikowane. Audyty mogą ujawnić kwestie księgowe, o których mogłeś nie wiedzieć. Chociaż może to być korzystne w dłuższej perspektywie, może to prowadzić do niewygodnych rozmów, a nawet konsekwencji regulacyjnych. Warto zauważyć, że audyty nie są niezawodne. Zapewniają one wystarczającą pewność, a nie absolutną pewność, co do dokładności sprawozdań finansowych. Tak więc, chociaż mogą wykryć nieprawidłowości, nie są przeznaczone przede wszystkim do wykrywania oszustw.
Końcowe przemyślenia
Audyty finansowe odgrywają kluczową rolę w kondycji i sukcesie małych firm. Mają one znaczący wpływ na dokładność finansową, wiarygodność i procesy decyzyjne. Chociaż audyty te mogą być czasochłonne i kosztowne, ich korzyści często przewyższają wady, dostarczając cennych spostrzeżeń w celu poprawy operacji i budowania zaufania wśród interesariuszy. Aby jak najlepiej wykorzystać audyt finansowy, należy skupić się na uporządkowaniu dokumentacji finansowej, wdrożeniu silnych kontroli wewnętrznych i narzędzi takich jak Enty. Zmień audyt finansowy ze zniechęcającego zadania w potężne narzędzie zwiększające sukces firmy!