Werknemers in dienst nemen in NL: Loonbelasting en betalingsregels
Het in dienst nemen van uw eerste personeel is meestal een indicator van bedrijfsgroei, maar tegelijkertijd een lastenverzwaring. Om deze beslissing niet uit te stellen, stellen wij voor dit proces op te splitsen in hanteerbare stappen: naleving, belastingaftrek, loonlijst en belastingaangifte.
Dit artikel benadrukt de verantwoordelijkheid van de werkgever tegenover de Nederlandse belastingdienst. De genoemde regels en cijfers zullen nuttig voor u zijn, zelfs als u de salarisadministratie aan enkele professionals delegeert, omdat u dan weet wat de controlepunten zijn en hoeveel werk er moet worden gedaan. Laten we starten!
Het vaststellen van de Nederlandse werkgever en werknemer
Als u voor het eerst personeel in dienst neemt, moet u uw bedrijf als werkgever inschrijven bij de Belastingdienst en bij de Nederlandse Kamer van Koophandel (KVK). U vult een formulier in en stuurt dit naar de autoriteiten. Zij verwerken de gegevens en als gevolg daarvan krijgt u het volgende:
Een loonbelasting nummer
Een “aangiftebrief loonbelasting”
Een brief met vermelding van uw economische sector en het percentage voor het terugkeerfonds (Whk) dat afhankelijk is van de sector
NB! De Belastingdienst deelt u in bij een sector en stuurt u binnen 8 weken na uw inschrijving een beschikking met de code van de sector. Totdat u de beschikking ontvangt, moet u zelf de sectorindeling bepalen en het percentage daarop afstemmen.
Ga vervolgens een arbeidsovereenkomst aan. Zorg ervoor dat de volgende clausules erin staan:
het salaris van de werknemer
een aanduiding of een CAO van toepassing is
werk- en rusttijden
vakantiegeld
een markering of u een pensioenregeling voor werknemers regelt
een soort arbeidsovereenkomst (tijdelijk of vast).
Dan moet u een aantal wettelijke gegevens van uw toekomstige werknemer verzamelen. In principe is er een officieel formulier, toch kunt u de gegevens op een andere manier regelen, op papier of elektronisch.
De persoonsgegevens zijn vrij standaard: naam en voorletters van de werknemer, geboortedatum, burgerservicenummer (BSN), volledig adres met postcode, en een verzoek om loonheffing toe te passen. Het document moet worden gedateerd en ondertekend door de werknemer.
U moet de identiteit van uw werknemer controleren en een kopie van het identiteitsbewijs bewaren. Bewaar de kopie op verzoek van de Belastingdienst.
NB. Het is van groot belang om de gegevens van de werknemer vóór de eerste werkdag op te vragen. Anders geldt een anoniem tarief voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen. En dit is 52%!
Berekening van de werkgelegenheidskosten in Nederland
In Nederland zijn er twee algemene soorten belastingen in verband met arbeid-/loonbelasting en loon-/inkomstenbelasting. Laten we beginnen met de loonbelasting, dat zijn de sociale premies die u voor werknemers moet inhouden.
Sociale verzekeringen verzekeren een werknemer van een tijdelijk inkomen tijdens bijvoorbeeld werkloosheid, ziekte of arbeidsongeschiktheid. Sociale premies worden onderverdeeld in werknemersverzekeringen en volksverzekeringen.
De werknemersverzekering is verplicht voor iedere werknemer.
Werknemersverzekering in 2022
Nationale verzekeringen zijn verplicht voor werknemers die permanent in Nederland wonen of werken. Er zijn drie schijven voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen. Werknemers die in de twee hoogste schijven vallen, dat wil zeggen dat hun jaarloon meer dan € 35.472 bedraagt, betalen alleen loonbelasting.
Werknemers met een jaarloon van € 35.472 of lager betalen zowel loonbelasting als volksverzekeringen:
Nationale verzekering 2022
Werknemersbijdragen en premies volksverzekeringen die werkgevers namens hun werknemers aan de Belastingdienst betalen. Deze premies maken deel uit van de loonbelasting. Laten we nu overgaan tot de loonbelasting.
Simpel gezegd betaalt een Nederlands belastingplichtige 37,1% loonbelasting tot een jaarinkomen van € 68.507. Is zijn/haar belastbaar inkomen hoger dan € 68.507 per jaar, dan betaalt hij/zij 49,50% loonbelasting.
Loonlijst en loonaangifte doen
Als u voor het eerst na een dienstverband loon betaalt aan een werknemer, bent u verplicht een loonstrook uit te reiken. Er is geen officiële vorm, u kunt dit doen in elke vorm die u goed uitkomt - in digitale vorm bijvoorbeeld, als uw werknemer daarmee instemt. Zorg ervoor dat u in de loonstrook de volgende gegevens opneemt:
het brutoloon in geld
de samenstelling van het bruto- of nettoloon zoals het basisloon, prestatiebeloning, uitkeringen, enz.
de op het loon ingehouden bedragen, zoals loonbelasting/premie volksverzekeringen, enz.
de gewerkte uren
de loonperiode
het wettelijk minimumloon en de vakantietoeslag
uw naam en die van de werknemer
soort arbeidsovereenkomst
Gebruik deze gegevens om belastingen en premies te berekenen en een loonaangifte in te dienen. Aangezien het proces niet eenvoudig is, raden de Nederlandse autoriteiten aan boekhoudsoftware te gebruiken of een tussenpersoon zoals een accountantskantoor of een onafhankelijke fiscalist in te schakelen.
In Nederland wordt eenmaal per maand loon uitbetaald. Dat moet aan het eind van de maand, maar werkgevers doen het meestal in de twintigsten van de maand. De loonbelastingpremies zijn verschuldigd tegen het einde van de maand van de volgende loonbetaling. Ten slotte moet u in dezelfde periode aangifte loonbelasting doen.
Hoe kunt u de salarisadministratie vereenvoudigen
Boekhoudsoftware is, zoals gezegd, een optie om niet te bezwijken onder de stroom van cijfers en deadlines. Maar, hoewel moderne apps gebruiksvriendelijk en gespecialiseerd zijn, moet je toch een aantal basisvaardigheden in rekening brengen om ze te kunnen gebruiken. En je moet er tijd voor uittrekken, en ook de volledige verantwoordelijkheid nemen voor eventuele fouten.
Conventionele accountants kunnen deze verantwoordelijkheidslast wegnemen, maar toch kost de communicatie met hen veel tijd. Stel je voor, het proces is niet ingericht, je kunt niet inloggen op het boekhoudprogramma, en hij/zij is op vakantie... Verontrustend, nietwaar?
Het geautomatiseerde systeem van opslag/verwerking van documenten met menselijke professionele ondersteuning is de oplossing die wij met Enty creëren. Een enkel Control Panel stroomlijnt een papierstroom, terwijl een team van gecertificeerde accountants en advocaten de documenten controleert en tijdig, correct en volledig voorbereidt.