So erfassen Sie Ihre Geschäftsausgaben wie ein Profi
Was haben Superhelden und clevere Geschäftsleute gemeinsam? Beide brauchen eine Geheimwaffe, um ihre Herausforderungen zu meistern!
Für Unternehmer besteht das Geheimnis darin, wie sie ihre Ausgaben geschickt erfassen können. Dies hilft, die Fallstricke der Finanzverwaltung zu vermeiden, da man nun mit dem nötigen Wissen ausgestattet ist. Jeder andere Geschäftsinhaber wäre bereit, seinen Umhang anzuziehen und mit der Verwaltung seines Budgets zu beginnen. Dieser Leitfaden wird Ihnen dabei helfen, Ihre Ausgaben wie ein Profi zu verfolgen und Sie zu dem finanziellen Superhelden zu machen, der Ihr Unternehmen sein möchte. Sie werden herausfinden, wie Sie Ihre Geldbewegungen von Grund auf richtig verwalten, den Papierkram optimieren und nahezu jedes Papier in einen lohnenden Vermögenswert umwandeln können. Vermitteln Sie sich das Wissen um eine gute Geschichte bis hin zur Grauzone, das Gefühl, ein Individuum zu sein, gehört Ihnen.
Die Grundlagen der Geschäftskostenerfassung
Die Dokumentation der Geschäftsausgaben des Unternehmens und seiner Eigentümer ist von großer Bedeutung, um sicherzustellen, dass Rechenschaft darüber abgelegt werden kann, welche Mittel wofür verwendet wurden, und um den Eigentümer in die Lage zu versetzen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Schauen wir uns zunächst die einfachen Dinge an, die Sie wissen müssen, wenn Sie die Finanzen eines Kleinunternehmens so verwalten wollen, wie Sie es meinen.
Geschäftsausgaben sind die Kosten, die bei der normalen Führung des Unternehmens anfallen. Dazu gehören z. B. die Anschaffung von Büromaterialien oder auch Rechtsberatung. Zu wissen, was als Geschäftskosten gilt und wie man sie richtig einsetzt, ist für die Verwaltung der Finanzen unerlässlich. Im Allgemeinen kann man sagen, dass alles, was für den durchschnittlichen Geschäftsmann im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit üblich und obligatorisch ist, zu den Betriebsausgaben gehört.
Rechtliche und steuerliche Implikationen
Die Anwendung bestimmter Grundsätze der Verwaltung von Rechtskosten hat sowohl Folgen als auch Vorteile für die Rechnungslegung. Die aktive Anerkennung der Ausgaben ermöglicht es zum Beispiel, die steuerlichen Verpflichtungen auf ein Minimum zu reduzieren. Dennoch gibt es Ausgaben, die nicht als steuerlich absetzbar angesehen werden können und die für die Einhaltung der Vorschriften verstanden werden müssen; dazu gehören persönliche Ausgaben und illegale Ausgaben.
Häufig zu vermeidende Fallstricke
Anstatt alle ihre Geschäftsausgaben zu erfassen, tappen viele Kleinunternehmer in beliebte Fallen. Dazu gehören Aufschub, schlechte Kategorisierung und die Vermischung von Geschäftsausgaben mit privaten Ausgaben. Um diese Probleme zu vermeiden, sollten Sie ein System für die sofortige Aufzeichnung der Ausgaben einrichten, sie ordnungsgemäß kategorisieren und geschäftliche und private Ausgaben nicht vermischen.
Aus diesem Grund ist die Verfolgung der Ausgaben ein wirksames Mittel zur Vorbereitung der Haushaltsplanung, zur Verwaltung des Cashflows und zur Erstellung fundierter Finanzprognosen. Sie ermöglicht es, das Ausgabenverhalten zu analysieren, zu verstehen, wo unnötige Kosten eingespart werden können, und fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen. Eine systematische Verfolgung der Ausgaben verringert auch den Aufwand, der am Ende des Jahres für die Erstellung der Steuererklärungen erforderlich ist, was von Vorteil sein kann, wenn Sie eine Finanzierung durch Kreditgeber oder Investoren anstreben.
Schaffung einer soliden Grundlage für die Kostenverfolgung
Um mit der Verfolgung von Geschäftsausgaben zu beginnen, müssen Sie einen soliden Anfang legen. Das bedeutet, die richtigen Instrumente zu wählen und die Prozesse so zu organisieren, dass Sie später Zeit und Nerven sparen. Schauen wir uns die wichtigsten Aspekte an, wie man richtig mit diesem Prozess beginnt, damit Sie keine unnötigen Fehler machen.
Auswahl der Buchhaltungssoftware
Es ist wichtig, die richtige Buchhaltungssoftware auszuwählen, die die Verfolgung aller Ausgaben erleichtert. Die Antwort liegt darin, eine Lösung zu finden, die sich mit anderen in Ihrem Unternehmen vorhandenen Tools kombinieren lässt und über Funktionen verfügt, die für Ihr Unternehmen wichtig sind. Eines dieser Tools ist Enty und sein Finanzdienst, der Ihnen hilft, alles an einem Ort zu haben, von der Ausgabenberichterstattung bis zur Verwaltung der Belege, was die Buchhaltung schnell und mit weniger Fehlern macht. Aber was ist noch besser? Alles, was Sie tun müssen, ist, uns einen Link zu Ihrer Website zu schicken, und wir bauen Ihr Dashboard in kürzester Zeit auf.
Aber das ist noch nicht alles - Enty ermöglicht auch elektronische Signaturen, um den Genehmigungsprozess von Dokumenten zu beschleunigen, Rechnungen, die individuell und zeitnah für die Besonderheiten des Unternehmens erstellt werden, und bietet sogar einen persönlichen Buchhalter. Als effiziente Lösung kümmert sich Enty nicht nur um Ihre Geschäftsausgaben, sondern auch um alle Back-Office-Prozesse, damit Sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich wichtig ist: das Wachstum Ihres Unternehmens. Verpassen Sie nicht die Lösung, die Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht!
Eröffnung eines Geschäftskontos
Die Grundvoraussetzung für die Organisation der Finanzen eines Unternehmens ist die Einrichtung eines eigenen Geschäftskontos. Diese Abgrenzung zwischen privaten und geschäftlichen Ausgaben ist sowohl für eine ordnungsgemäße Buchführung als auch für das Steuersystem erforderlich. Ein Geschäftskonto trägt auch zu einem solideren Bild der betreffenden Aktivitäten bei, d. h. zu Bargeldbewegungen und damit zu Finanzberichten. Außerdem bietet es einen zusätzlichen Formalitätsfaktor bei der Interaktion mit Kunden und Verkäufern.
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Einrichten von Ausgabenkategorien
Die Erstellung spezifischer Ausgabenkategorien ist sehr wichtig, um den Geldabfluss zu verfolgen. Jedes Unternehmen hat einige grundlegende Arten von Ausgaben wie Gehälter, Bürokosten, Marketingkosten und Reisekosten, und diese sollten zuerst aufgelistet werden. Danach legen Sie diese Kategorien in Ihrem Buchhaltungssystem an. Der Vorteil dieser Reihenfolge ist, dass Sie Ihr Budget genauer planen, ungewöhnliche Ausgabenmuster verfolgen und rationale Entscheidungen über bestimmte finanzielle Fragen treffen können. Vergessen Sie nicht, dass solche gut strukturierten Kategorien auch in der Steuersaison von großem Nutzen sind!
Verbesserung des Cashflow-Managements durch Kostenerfassung
Bei der Dokumentation von Geschäftsausgaben geht es nicht nur um Kassenbelege, sondern um eine ausgefeiltere Methode, um den Cashflow Ihres Unternehmens zu verbessern und zu kontrollieren und intelligente Entscheidungen zu treffen. Die Erstellung von Finanzberichten kann Ihnen helfen, die finanziellen Aspekte Ihres Unternehmens zu verstehen. Sie können auch sehen, dass diese Berichte die Art und Weise verändern, wie Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben positionieren, und es ermöglichen, Veränderungen und Variationen zu erkennen, um Raum für Wachstum zu schaffen.
Erstellung von Finanzberichten
Solange die richtige Buchhaltungssoftware im Einsatz ist, wird sie genaue und attraktive Finanzberichte erstellen können. In diesen Berichten werden die wichtigsten Zahlen hervorgehoben, so dass die richtigen Entscheidungen in Bezug auf die Finanzen des Kleinunternehmens getroffen werden können. Es ist immer am besten, diese Berichte regelmäßig zu überprüfen, um den Kassenbestand zu verwalten und die richtigen Maßnahmen zu ergreifen, wenn sich etwas ändert.
Vorhersage künftiger Ausgaben
Die Vorhersage Ihrer künftigen Finanzlage ist entscheidend für die Kontrolle des Cashflows Ihrer Ressourcen. Es gibt eine Reihe von Instrumenten, die Ihnen helfen können, Ausgaben auf der Grundlage von Ereignissen in der Vergangenheit zu prognostizieren, und das hilft, Cashflow-Probleme zu vermeiden. Diese Art von Voraussicht hilft dabei, angemessene und rechtzeitige Entscheidungen darüber zu treffen, wie das Geld ausgegeben und budgetiert werden soll, und so bleibt das Unternehmen aktiv.
Identifizierung von Möglichkeiten zur Kosteneinsparung
Sie müssen sich Ihre Ausgabenmuster ansehen und sicherstellen, dass Sie daraus Faktoren ableiten können, die die Effizienz bestimmen und unnötige, wahllose Ausgaben einschränken. Hier können Sie die Ausgaben senken, indem Sie die Kaufkraft der Mitarbeiter bündeln und von den Lieferanten Mengenrabatte erhalten oder indem Sie die Mitarbeiter auf Lieferanten zurückgreifen lassen, die günstige Einkaufsverträge abgeschlossen haben.
Rationalisierung der Kostenerfassung
Sie haben die Grundlagen geschaffen, jetzt ist es an der Zeit, die Erfassung von Geschäftsausgaben zu einem Kinderspiel zu machen! Lassen Sie uns also ohne Umschweife einige coole Lösungen vorstellen, mit denen Sie sicherstellen können, dass die Ausgaben nicht so viel Ihrer Zeit und Energie in Anspruch nehmen, wie sie eigentlich geplant sind.
Digitalisierung von Belegen und Rechnungen
Bewahren Sie immer noch zerknitterte Quittungen in Ihren Geldbörsen auf? Sehr veraltet! Mit der heutigen Technologie kann man zum Beispiel mit dem Handy Fotos von seinen Rechnungen machen. Kein mühsames Scannen von Dokumenten nach wichtigen Zeichen mehr - das übernimmt die intelligente OCR-Technologie! Jetzt reicht es aus, zu fotografieren und zu scannen, und das war's dann auch schon.
Automatisierung von Ausgabenimporten
Die Dateneingabe ist immer noch ein Alptraum für die Nutzer, da jede Ausgabe einzeln erfasst werden muss. Jetzt kommt der gute Teil. Mehrere Anwendungen für das Ausgabenmanagement ermöglichen es dem Benutzer, seine Karten und Bankkonten zu verknüpfen, so dass er die Daten elektronisch von seinen Konten abrufen kann. Das ist nicht nur bequem, sondern auch eine geschäftliche Notwendigkeit ersten Ranges. Noch bessere Nachrichten? Enty ist eines dieser Tools, für das Sie nur einen Link in Ihre Website einfügen müssen, und alle anderen wichtigen Finanzinformationen werden auf unverschämt einfache Weise hochgeladen. Magie? Magisch!
Integration von Bankeinspeisungen und Kreditkarten
Weiter so! Wie wäre es mit einer automatischen Integration Ihrer Bankdaten mit Ihrem Buchhaltungspaket? Dadurch werden manuelle Buchungen überflüssig, und Sie haben sofortigen Zugriff auf Ihre Cashflow-Position. Darüber hinaus wird die Abstimmung der Bankposten viel einfacher als zuvor. Das erspart Ihnen jeden Monat eine Menge Kopfschmerzen! Wow! Das nennt man Fakten.
Mobile Apps für die Verfolgung unterwegs
Mobile Apps sind kein Luxus oder gar eine Neuheit mehr. Diese Anwendungen ermöglichen es Ihnen, Ihre Ausgaben zu verfolgen, Ihre Belege zu fotografieren und sogar einen Bericht direkt von Ihrem mobilen Gerät aus zu erstellen. Es gibt keine Ausreden mehr, warum Sie das Mittagessen bei der Besprechung oder die Taxifahrten nicht aufgezeichnet haben.
Kostendaten in verwertbare Erkenntnisse umwandeln
Sie haben alle Einzelheiten Ihrer Ausgaben zusammengetragen, was nun? Es ist höchste Zeit, diese Zahlen zu analysieren und sie zu nutzen, um die finanzielle Lebensfähigkeit Ihres Kleinunternehmens zu verbessern. Kommen wir nun zu den konstruktiven Möglichkeiten, wie Sie einen solchen Berg von Informationen in Gewinne verwandeln und auf der Überholspur bleiben können.
Wichtige zu überwachende Finanzkennzahlen
Um ein umfassendes Bild Ihrer finanziellen Stabilität zu erhalten, ist es unerlässlich, diese wichtigen Kennzahlen zu überwachen:
Liquiditätskennzahlen: Sie zeigen, wie gut Sie kurzfristige Schulden tilgen können. Das kurzfristige Verhältnis (Umlaufvermögen / kurzfristige Verbindlichkeiten) ist ein guter Ausgangspunkt.
Verschuldungsgrad: Dieser misst, wie viele Schulden Sie machen. Der Verschuldungsgrad (Gesamtverbindlichkeiten/Eigenkapital) ist ein wichtiger Indikator.
Effizienzkennzahlen: Sie geben Aufschluss darüber, wie gut Sie Ihre Ressourcen nutzen. Achten Sie auf Kennzahlen wie Lagerumschlag oder Forderungsumschlag.
Rentabilitätskennzahlen: Diese zeigen, wie gut Sie Geld verdienen. Achten Sie auf Ihre Bruttogewinnspanne und Ihre Nettogewinnspanne.
Benchmarking mit Industriestandards
Betrachten Sie nicht nur Ihre eigenen Zahlen isoliert. Vergleichen Sie Ihre Finanzkennzahlen mit dem Branchendurchschnitt, um zu sehen, wo Sie stehen. Dieser Benchmarking-Prozess kann Ihnen helfen:
Bereiche zu identifizieren, in denen Sie besser abschneiden als die Konkurrenz
Schwachstellen zu erkennen, die verbessert werden müssen
realistische Ziele für Ihr Unternehmen zu setzen
Nutzung von Daten als Grundlage für Geschäftsentscheidungen
Nun, da Sie über Erkenntnisse verfügen, ist es an der Zeit, diese in die Tat umzusetzen:
Optimieren Sie Ihre Ausgaben: Nutzen Sie Ausgabenmuster, um Bereiche zu identifizieren, in denen Sie Kosten einsparen können, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.
Verbessern Sie den Cashflow: Analysieren Sie Ihre Liquiditätskennzahlen, um sicherzustellen, dass Sie immer genügend Bargeld zur Verfügung haben.
Planen Sie Ihr Wachstum: Nutzen Sie Rentabilitätstrends, um fundierte Entscheidungen über die Erweiterung Ihres Unternehmens zu treffen.
Denken Sie daran, dass es bei der Erfassung von Geschäftsausgaben nicht nur darum geht, Quittungen aufzubewahren - es geht darum, diese Daten zu nutzen, um intelligente Entscheidungen zu treffen, die Ihrem kleinen Unternehmen zum Erfolg verhelfen. Tauchen Sie also in diese Zahlen ein und beginnen Sie noch heute, Ihre Ausgabendaten in verwertbare Erkenntnisse umzuwandeln!
Abschließende Überlegungen
Herzlichen Glückwunsch! Sie sind nun in der Lage, diese alltäglichen Quittungen in leistungsstarke Werkzeuge für Ihren Erfolg zu verwandeln. Wenn Sie Ihre Geschäftsausgaben verfolgen, denken Sie daran: Jeder Einblick ist ein Schlüssel, um das wahre Potenzial Ihres Unternehmens zu erschließen. Nutzen Sie dieses Wissen, um strategische Entscheidungen zu treffen, die das Wachstum fördern, den Betrieb rationalisieren und den Gewinn maximieren. Tauchen Sie also mit Zuversicht in Ihre Finanzen ein, treffen Sie fundierte Entscheidungen, und beobachten Sie, wie Ihr Unternehmen wie nie zuvor floriert - denn das Beste kommt erst noch!
