Was ist eine Bestellnummer auf einer Rechnung: Definition, Bedeutung und Zweck
In der Geschäftswelt sieht man sich oft mit Buchstaben- und Zahlenfolgen konfrontiert, die eher wie Geheimcodes als wie praktische Werkzeuge wirken. Bestellnummern (PO) sind ein solches Rätsel. Wahrscheinlich haben Sie sie schon auf Rechnungen oder Bestellformularen gesehen und sich gefragt: "Wozu brauchen wir die überhaupt?" Die Wahrheit ist jedoch, dass hinter jeder Rechnung und jeder Bestellnummer ein entscheidendes Puzzlestück steckt - sie ermöglichen es Unternehmen, jeden Einkauf in einem einfachen, organisierten System zu verfolgen, die Ausgaben zu überwachen, den Bestand zu verwalten und alle Abteilungen zu informieren. Möchten Sie sehen, wie Bestellungen mit Rechnungen Ihren Betrieb vor dem Durcheinander bewahren?
Was ist eine Bestellnummer?
Eine Bestellnummer ist einfach eine Abkürzung für die Seriennummer einer Bestellung, die sich auf die Ziffern bezieht, mit denen die Bestellungen in einem bestimmten Unternehmen versehen sind. Solche Systeme zur Erfassung von Großbestellungen sind sehr wichtig, da sie für mehr Effizienz bei geschäftlichen Transaktionen sorgen, da Käufer und Verkäufer schnell finden, was sie gekauft oder verkauft haben, und umgekehrt. Es handelt sich in der Regel um eine alphanumerische Seriennummer, die leicht verwendet werden kann, um Unternehmensaufträge und ausstehende Rechnungen zu finden.
Bestellungen und Rechnungen sind für den reibungslosen Ablauf der Geschäftsaktivitäten von entscheidender Bedeutung. Dazu gehören die Überwachung des Auftragsbestands, die Verhinderung unsachgemäßer Befüllungen, die Sicherstellung der korrekten Ablage von Lieferantengebühren usw. Jede Transaktion hat ihre eigene eindeutige Referenz in Form dieses eindeutigen Identifikators, der es einfach macht, die PO-Rechnung in Ihrem Einkaufsbuchhaltungssystem zu finden und POs und Rechnungen abzugleichen.
Wo finde ich die Bestellnummer auf einer Rechnung?
Wenn man eine Rechnung erhält, erwartet man normalerweise die Bestellnummer in großen Buchstaben. In den meisten Fällen befindet sie sich im oberen Teil der Verkaufsrechnung, entweder unter oder neben der Rechnungsnummer. Um Verwechslungen zu vermeiden, wird sie als PO-Nummer bezeichnet.
Auf diese Weise wird es Ihnen nicht schwer fallen, im Bedarfsfall die genaue Transaktion zu finden. Die Angabe der Bestellnummer auf dem Deckblatt erleichtert die Zuordnung von Bestellungen und Rechnungen und beschleunigt so die Zahlungsabwicklung und minimiert das Risiko von Fehlern.
Format einer typischen Bestellnummer
Das Nummerierungssystem für Ihre Rechnungen richtet sich nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens. Es ist jedoch erwähnenswert, dass die meisten Unternehmen einfache Schritte befolgen, um ein bestimmtes Nummerierungssystem für die POs zu entwickeln. Am Anfang wird wahrscheinlich ein Standardsystem mit der Nummer eins begrüßt, wobei die Nummer eins die erste und die nachfolgenden Bestellungen die Nummer zwei bzw. drei wären.
Um Ihre Bestellungen und Rechnungen verständlicher zu machen, können Sie den Zahlen Buchstaben voranstellen oder sie mit anderen Zeichen vermischen. Wie wäre es zum Beispiel, mit "PO" zu beginnen, so dass der Nummer diese Buchstaben vorangestellt werden: PO0001, PO0002 und so weiter. Andere Unternehmen kombinieren zwei Elemente für POs und Rechnungen und fügen weitere Informationen über den Zahlen hinzu.
Wenn Sie beispielsweise ein Unternehmen führen, das mit verschiedenen Arten von Produkten oder Dienstleistungen handelt, könnten Sie ein solches Bestell- und Rechnungsformat verwenden:
H0001, H0002 für Haushaltswaren
OD0001, OD0002 für Outdoor-Waren
Auf diese Weise können Sie den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Suche nach der Rechnung und dem Bestellschein minimieren, da diese Codes die erforderlichen Angaben zur Zuordnung enthalten.
Sie können auch das Datum der Schnittstelle in der Bestellnummer verwenden. Eine Bestellnummer wie PO121221-0001 könnte das sein, was Sie bei einer Bestellung am 12. Dezember 2021 finden werden. Dies ist interessant, weil man durch einen Blick auf die Bestellnummer feststellen kann, wann die Bestellung aufgegeben wurde.
Beachten Sie, dass es keine einheitliche Methode zur Erstellung von Bestellnummern gibt. Ziel ist es, eine Struktur zu finden, die für das Unternehmen sinnvoll ist und den Prozess der Einkaufsverwaltung unterstützt. Eine klare und einheitliche Rechnungsnummerierung erleichtert die Auftragsverfolgung, die Bestandsverwaltung und die Buchführung eines Unternehmens.
Zweck einer Bestellnummer auf einer Rechnung
Um die Zahlung zu erleichtern, dienen die Angaben zur Bestellnummer in einer Rechnung als Bindeglied zwischen Einkauf und Buchhaltung und verbessern letztlich die Effizienz des gesamten Systems. Diese Nummer ist in verschiedenen Geschäftsbereichen von entscheidender Bedeutung, da sie bei der Nachverfolgung von Einkäufen und auch bei der Erstellung ordnungsgemäßer Finanzunterlagen nützlich ist.
Verfolgen und Organisieren von Einkäufen
Wenn Sie eine Bestellnummer auf einer Rechnung verwenden, schaffen Sie ein wirksames Instrument, das Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Einkaufsaktivitäten hilft. Dies ist wichtig, damit Sie wissen, was bestellt wurde und was noch bestellt werden muss. Die Verwendung von Rechnungen auf der Grundlage von Bestellungen trägt zur Verbesserung der Bestandskontrolle und der Verwaltung der Ausgaben bei.
Das Bestellnummernsystem hilft Anforderern und Genehmigern in Ihrem Unternehmen, die Bestellungen effizient zu verwalten. Dies bedeutet, dass alle Bestellungen und Rechnungen, die Sie für die Genehmigung und Überprüfung früherer Ausgaben benötigen, leicht verfügbar sind. Mit dieser Art von Informationen sind Sie in der Lage, Möglichkeiten zur Kostensenkung zu nutzen und vernünftige Verträge mit wichtigen Lieferanten abzuschließen.
Erleichterung des Abgleichs und der Genehmigung von Rechnungen
Einer der größten Vorteile bei der Verwendung von Bestellnummern auf Rechnungen ist die Bestätigung und Genehmigung des Rechnungsabgleichs. Diese Verbindung ermöglicht die Durchführung eines sehr wichtigen Prozesses, der als "Drei-Wege-Abgleich" bekannt ist: Rechnung, Bestellung und Quittung werden nach einem Kauf, aber vor der Zahlung verglichen.
Dieser Abgleich ermöglicht es, die Übereinstimmung von Artikeln, Mengen und Preisen aller Dokumente zu überprüfen. Es hilft zu verhindern, dass Zahlungen für eine Rechnung geleistet werden, die geändert oder auf Teilzahlungsanträge gekürzt wurde. Die Bestellnummer stellt eine Verbindung zu diesen Dokumenten her, wodurch die Wahrscheinlichkeit, Fehler zu finden, verringert und die Suche der Mitarbeiter nach verbundenen Dokumenten beschleunigt wird.
Verbesserung der Finanzbuchhaltung
Wie die Erfahrung gezeigt hat, haben die Bestellnummern einen erheblichen Einfluss auf die Verbesserung Ihrer Finanzbuchhaltung. Wenn Sie einmal die Praxis eingeführt haben, Rechnungen auf der Grundlage von Bestellungen in Ihr Buchhaltungssystem zu integrieren, wird jede finanzielle Transaktion, die Sie durchführen, aufgezeichnet. Diese Aufzeichnungen können daher in zweierlei Hinsicht von Bedeutung sein: zum einen bei der Beilegung von Streitigkeiten mit Lieferanten über die Bedingungen oder Vertragsmerkmale und zum anderen bei der Prüfung der Konten und Bücher des Unternehmens.
Außerdem können Sie mit Hilfe von Bestellnummern Ihr Finanzteam fast sofort über die Betriebskosten informieren. Dies ermöglicht ein besseres Cash-Flow-Management sowie historische Ausgabenumstände für mögliche Größenvorteile. Darüber hinaus ist der Überblick, den ordnungsgemäße Bestellprotokolle bieten, für die Finanzkontrolle von entscheidender Bedeutung, da sie eine genaue Überwachung der Ausgaben ermöglichen, damit es nicht zu Mehrausgaben oder einer Fehlverwaltung von Ressourcen kommt.
Auf diese Weise stärkt die Bestellungsrechnung den Rahmen, innerhalb dessen die Zahlungsströme verwaltet werden, so dass künftige Änderungen der Umweltfaktoren vorweggenommen werden können. Diese Integration verengt die Struktur der Mittelverwaltung in einer Weise, dass kein einziger Cent in Ihrem Hauptbuch unberücksichtigt bleibt.
Mit Enty könnte die Verfolgung von Einkäufen und die Organisation von Rechnungen nicht einfacher sein. Ob Sie nun Bestellungen oder Rechnungen verwalten, die Funktionen von Enty helfen Ihnen, den Überblick über Ihre Finanzdaten zu behalten, Zeit bei der Nachverfolgung und Abstimmung zu sparen und sich auf das Wesentliche in Ihrem Unternehmen zu konzentrieren.
Wie PO-Nummern im Geschäftsverkehr funktionieren
In Unternehmen sind Bestellnummern unverzichtbar, um Transaktionen zu vereinfachen und den Kommunikationsfluss zwischen Käufern und Verkäufern zu erleichtern. Der Einkaufsprozess beginnt in der Regel mit der Erstellung einer Bestellung, wenn ein Kauf getätigt wird. Darin werden die Einzelheiten des Kaufs festgelegt, einschließlich des zu erwerbenden Produkts oder der Dienstleistung, der Mengen, der Preise und der Liefertermine.
Dieses Dokument erhält vom Einkäufer eine spezifische Bestellnummer. Dieser alphanumerische Code bezieht sich auf die gesamte Transaktion. Es ist in der Regel klar, wo diese Nummer steht, da sie immer auf der Bestellung vermerkt ist.
Dieser Zahlencode wird zusammen mit der Bestellung an den Verkäufer weitergeleitet, damit dieser tätig werden kann. Die vom Verkäufer unterzeichnete Bestellung stellt eine verbindliche Vereinbarung zwischen den beiden Parteien dar. Mit dieser Vereinbarung kann die Bestellung wie gewünscht ausgeführt werden.
Die Bestellnummer spielt während des gesamten Bestellvorgangs weiterhin eine wichtige Rolle. Wenn ein Verkäufer Waren versendet oder Dienstleistungen erbracht hat, trägt seine Rechnung diesen Code. An diesem Punkt gibt es eine logische Abfolge von der ursprünglichen Anfrage bis zur Rechnungsstellung.
Als Käufer müssen Sie sich auf diese Nummer beziehen, um die Rechnung, die mit der betreffenden Bestellung einhergeht, abzugleichen. Der Begriff "Dreifachabgleich" wird hier verwendet, da er den Vergleich und den Abgleich von Rechnung und Bestellung sowie des Waren- und Leistungsscheins beinhaltet. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass die Artikel, ihre Anzahl und die Preise korrekt sind, so dass eine Zahlung erfolgen kann.
Dieses System schützt auch vor Fehlern, mindert das Betrugsrisiko bei Zahlungen und erhöht die Effizienz bei der Zahlung. Darüber hinaus verbessert es auch die Auftrags- und Bestandskontrolle sowie die Genauigkeit der Berichterstattung.
Dies erweist sich auch als sehr effektiv, wenn die Bestellnummern für die Budgetierung und das Cashflow-Management verwendet werden. Sie bieten der Finanzabteilung einen Echtzeitüberblick über nicht verfügbare Kosten und somit eine effektive Prognose. Durch die Verwendung dieser Zahlen können Sie Bestellungen und Rechnungen leicht abrufen und vergangene Ausgaben auf der Suche nach Einsparmöglichkeiten überprüfen.
Bei jeder Auseinandersetzung mit dem Lieferanten ist die Bestellnummer der erste Bezugspunkt. Sie und der Verkäufer werden dieselbe Nummer verwenden, um die ursprüngliche Vereinbarung zu finden, und eventuelle Probleme können sofort geklärt werden.
Die Bestellnummer kann je nach Unternehmen unterschiedlich gestaltet sein, aber die meisten Unternehmen verfolgen einen systematischen Ansatz, bei dem die Nummern fortlaufend vergeben werden. PO0001 wäre zum Beispiel ein guter Ausgangspunkt. Einige Unternehmen geben an, welche Nummern die Auftragsnummer, das Datum der Auftragserstellung oder den Abteilungscode enthalten, um den gesamten Auftrag genau zu verstehen.
Ein klares Bestellnummernsystem für jede Rechnung bringt Ihr Unternehmen auf den Weg zu einer nahtlosen Bestell- und Rechnungsroutine, zu einer besseren Kontrolle der Lagerbestände und zu einer besseren Verwaltung der Mittelzu- und -abflüsse. Ein solch einfacher Mechanismus kann die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen Geschäfte tätigt, und die Höhe der Einnahmen, die es erzielt, auf unangemessen tiefgreifende Weise verändern.
Bestellnummer vs. Rechnungsnummer
Als Teil der kritischen Geschäftsdokumente sind die Rechnungsnummer und die Bestellnummer eindeutige Nummern für jeden Geschäftsvorgang, mit eigenen Unterschieden und Anwendungen. Der Käufer verwendet sie, um einen Lieferanten zur Lieferung von Waren oder Dienstleistungen aufzufordern. Umgekehrt enthält eine Rechnung eine Rechnungsnummer, die der Verkäufer den gesendeten Waren oder Dienstleistungen zuweist, um die Zahlung dafür zu verlangen.
Auch die Fristen für ihre Entstehung sind unterschiedlich. Eine Bestellnummer wird zum Zeitpunkt der Anforderung von Waren oder Dienstleistungen generiert, was sich jedoch von einer Zahlungsrechnung unterscheidet, die generiert wird, nachdem der Verkäufer geliefert und zur Zahlung aufgefordert hat. Diese Unterscheidung ist wichtig, um zu verstehen, wie Geschäftsvorgänge ablaufen.
Ein weiterer bemerkenswerter Punkt ist die Tatsache, dass es weitere Unterschiede in den Bezugspunkten gibt. Bestellungen (PO's) sind mit Nummern versehen, die auch als Tracking- oder Eingangsnummern bezeichnet werden und zur Identifizierung der entsprechenden Rechnung zu einer Bestellung dienen. Rechnungsnummern spielen jedoch eine wichtige Rolle bei der Bezahlung der Ware, der Kontenabstimmung und anderen Transaktionen, die mit den Finanzunterlagen zu tun haben.
Wenn jeder erstellt wird
Die integrierte Bestellung, der auch eine Bestellnummer zugeordnet ist, wird in der ersten Phase einer Transaktion ausgestellt. Sie ist der ausdrückliche Wunsch des Käufers, eine Ware oder Dienstleistung vom Verkäufer zu erwerben. Aus diesem Dokument geht die Absicht hervor, die hinter dem gewünschten Kauf steht, und es enthält die Kaufmenge, den Preis sowie die Lieferbedingungen.
Die Erteilung einer Rechnungsnummer erfolgt dagegen in der Abschlussphase des Geschäfts. Die Verkaufsrechnungen werden nach Erreichen jedes wichtigen Meilensteins bei der Bereitstellung von Waren oder Dienstleistungen ausgestellt und sind alle mit einer Bestellnummer versehen. Dies geschieht, nachdem die Waren oder Dienstleistungen gemäß den Bedingungen der Bestellungen geliefert worden sind.
Wie sie im Beschaffungsprozess zusammenarbeiten
Bestell- und Rechnungsnummern arbeiten Hand in Hand, um den Beschaffungsprozess zu rationalisieren. Wenn Sie eine Bestellung mit einer eindeutigen Bestellnummer an einen Lieferanten senden, wird diese zu einem rechtsverbindlichen Vertrag. Auf diese Nummer wird dann während der gesamten Transaktion Bezug genommen, vom Telefonat mit dem Kunden bis zum Versandformular.
Wenn der Verkäufer eine Rechnung ausstellt, gibt er sowohl die Rechnungsnummer als auch die dazugehörige Bestellnummer an. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Rechnung der richtigen Bestellung entspricht und eine eindeutige Verbindung zwischen der ursprünglichen Bestellung und der späteren Rechnungsstellung hergestellt wird.
Dieses System ermöglicht einen effizienten Drei-Wege-Abgleich, bei dem die Rechnung mit der zugehörigen Bestellung und Rechnung verglichen wird, bevor die Zahlung erfolgt. So lassen sich Fehler vermeiden, das Betrugsrisiko verringern und der Zahlungsprozess rationalisieren.
Beide Nummern tragen zu einer effektiven Budgetierung und Cashflow-Verwaltung bei. Bestellnummern helfen bei der Planung und Verwaltung von Beschaffungsprozessen, während Rechnungsnummern bei der Kreditorenbuchhaltung, dem Zahlungsabgleich und der Finanzberichterstattung hilfreich sind. Zusammen bilden sie ein umfassendes System für die Verfolgung von Bestellungen, die Verwaltung von Beständen und die Führung genauer Finanzunterlagen.
Bedeutung von Bestellnummern für die Nachverfolgung und Buchhaltung
Bestellnummern sind von entscheidender Bedeutung für die reibungslose Organisation des Einkaufs, der Bestandsaufnahme und der buchhalterischen Abläufe in einem Unternehmen. Es sollte beachtet werden, dass diese Nummern jede Einkaufstransaktion eindeutig identifizieren und somit sicherstellen, dass der Lebenszyklus der Bestellung effizienter ist. Sehen wir uns an, wie die Bestellnummern die verschiedenen Aktivitäten im Geschäftsablauf von der Bestellung über die Rechnungsstellung bis hin zur Verbuchung in der Buchhaltung erleichtern.
Für Unternehmen, die PO-Systeme in die Buchhaltung integrieren möchten, bieten die umfassenden Finanzwerkzeuge von Enty eine Lösung, die über eine einfache Nachverfolgung hinausgeht. Enty macht es möglich, Bestellungen, Rechnungen und Zahlungserinnerungen in einem nahtlosen Prozess zu verknüpfen und so die Transparenz und finanzielle Kontrolle zu verbessern. Mit den anpassbaren Vorlagen und Nachverfolgungsfunktionen von Enty erhalten Sie einen klaren, zuverlässigen Überblick über jede Transaktion, von der Erstellung der Bestellung bis zur endgültigen Zahlung, und unterstützen Sie bei einer effizienten, fehlerfreien Rechnungsstellung und Vertragsverwaltung.
Einen Kauf initiieren
Die Bestellnummer ist beim Einkauf wichtig, weil sie bei der Auftragserteilung und -bearbeitung Zeit spart. Jede Bestellung ist leicht zu identifizieren, was bei der Verfolgung von Bestellungen und Rechnungen nützlich ist. Da jede Bestellung mit einer eindeutigen Bestellnummer gekennzeichnet ist, gibt es keine Verwechslungen zwischen den Vertretern des Käufers und des Verkäufers.
Diese Nummer wird zu einem der grundlegendsten und wichtigsten Faktoren des Bestellvorgangs, da sie eine einfache Suche nach bereits aufgegebenen Bestellungen ermöglicht. Dies ist besonders praktisch, wenn es mehrere Lieferanten gibt oder in Spitzenzeiten des Einkaufs. Die Bestellnummer stellt sicher, dass jeder Vorgang ab dem Zeitpunkt der Bestellung erfasst und verbucht wird.
Erleichterung des Rechnungsabgleichs
Es ist zu betonen, dass die Bestellnummern einen positiven Einfluss auf die Vereinfachung des Rechnungsabgleichs haben. Sie stellen eine offensichtliche Verbindung zwischen der ursprünglichen Bestellung und der später ausgestellten Rechnung her, so dass der Kunde bestätigen kann, dass ihm nur das in Rechnung gestellt wird, was er angefordert und erhalten hat.
Dieser Zusammenhang ermöglicht einen sehr wichtigen Prozess, den so genannten Drei-Wege-Abgleich, bei dem die zu zahlende Rechnung zunächst mit der entsprechenden Bestellung und einer Rechnung verglichen wird. Diese Methode ist nützlich, um Betrug und Rechnungsdoppelungen zu verhindern und die Richtigkeit der Finanztransaktionen in Ihrem Unternehmen festzustellen.
Verfolgung der Auftragsabwicklung
Bei der Abwicklung eines Geschäftskaufs ist es wichtig, die Bestellnummer zu verwenden, um die Bestellung zu verfolgen. Dies ist sehr wichtig, da man so den gesamten Bestellvorgang von der Auftragsbestätigung und Rechnung des Verkäufers bis zur Lieferung der Waren oder Dienstleistungen an den Empfänger verfolgen kann. Dieses Wissen ermöglicht Ihnen eine effiziente Planung von Cashflow und Lagerbestand.
Mit Hilfe eines leistungsfähigen Bestellnummernsystems können Sie sich schnell über den Status eines anstehenden Auftrags, den voraussichtlichen Zeitpunkt der Erfüllung und sogar die "Gefahr" einer Verzögerung informieren. Diese Informationen können sich als vorteilhaft erweisen, wenn es darum geht, den Betriebsablauf in Ihrem Unternehmen zu steuern und sicherzustellen, dass Sie die richtigen Lieferungen zur richtigen Zeit erhalten.
Buchhaltung
In der Buchhaltung ist es wichtig, die Bestellnummern zu verwenden, um die Finanzunterlagen effizient zu konsolidieren. Dies erleichtert auch die Nachverfolgung der Ausgaben, die Verwaltung der Haushaltszuweisungen und die Vorbereitung auf die Finanzprüfungen.
Unternehmen sollten Bestellnummern in ihrer Buchhaltungssoftware verwenden, um ein System aufzubauen, mit dem sie ihre Ausgabengewohnheiten besser verstehen und feststellen können, wo sie möglicherweise Kosten sparen können. Die Verwaltung solch akribischer Details in Ihrer Finanzbuchhaltung würde sich als sehr nützlich in den Bereichen Budgetierung und Prognosen sowie bei geschäftlichen Entscheidungsprozessen erweisen.
Außerdem würde die Verwendung der Bestellnummern zur Verbesserung der Beziehungen zwischen der Beschaffungs- und der Finanzabteilung des Unternehmens beitragen. Die Verwendung der Bestellnummern und Rechnungen ermöglicht es den beiden Abteilungen, Diskussionen über Einkäufe und Diskrepanzen bei Einkäufen zu führen, die aufgrund eines effektiven Cashflow-Managements gelöst werden müssen.
Häufige Fehler bei der Verwendung von Bestellnummern
Die effektive Verwendung von Bestellnummern erfordert Aufmerksamkeit für Details und ein Verständnis für häufige Fallstricke. Fehler wie falsche oder fehlende Bestellnummern, die Verarbeitung von Rechnungen, die keine Bestellnummern sind, oder die fehlende Integration von Systemen können Ihren Arbeitsablauf stören. Im Folgenden gehen wir auf diese häufigen Probleme ein und erörtern Strategien, die sicherstellen, dass Ihr Bestellprozess so genau und effizient wie möglich ist.
Fehlende oder falsche Bestellnummern
Fehlende oder falsche Angaben sind ein weiterer häufiger Fehler beim Verfassen von Bestellnummern, der sich nachteilig auf den Einkaufsprozess auswirkt. Diese Nachlässigkeit führt zu Verwirrung bei den Lieferanten, liefert nicht angeforderte Waren und führt zu Unzufriedenheit mit den Lieferanten. Um dies zu verhindern, muss jede Bestellnummer explizit mit der Artikelbeschreibung abgeglichen werden, um Dinge wie Spezifikationen, Modell und Menge zu erfassen. Sie müssen sicherstellen, dass die detaillierten Bestellnummern stets bestätigt werden, bevor sie an die Lieferanten weitergeleitet werden.
Die Standardisierung von Bestellungen mit allen erforderlichen Feldern hilft bei der Bewältigung dieses Problems. Sie können auch Peer-Reviews durchführen, bei denen zwei Mitglieder desselben Teams die Informationen überprüfen, bevor sie zur endgültigen Genehmigung weitergeleitet werden. Es lohnt sich auch, daran zu denken, dass die Vorlagen regelmäßig überarbeitet werden sollten, um alle neuen Informationsfelder zu berücksichtigen, die im Laufe der Zeit erforderlich werden.
Umgang mit Nicht-PO-Rechnungen
Integration von Bestellsystemen mit Buchhaltungssoftware
Wenn Sie Ihr Bestellsystem nicht mit Ihrer Buchhaltungssoftware verknüpfen, entstehen beträchtliche Kosten, z. B. für Zeit und andere Ressourcen, die für die Duplizierung von Prozessen in Finanzmanagementsystemen aufgewendet werden. Der Grund dafür ist, dass bei einem integrierten System alle Finanzdaten regelmäßig aktualisiert werden und ein einziger Punkt für verschiedene Funktionsbereiche wie Bestellungen, Cashflow, Arbeitskosten und andere zur Verfügung steht.
Für diese Integration empfehlen wir Ihnen ein Cloud-basiertes AP-Automatisierungssystem. Es ermöglicht Unternehmen, den Prozess der Rechnungsfreigabe zu beschleunigen und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern zu verringern, wodurch sie sowohl Zeit als auch Geld sparen. Ein solches System kann einen Drei-Wege-Abgleich für PO-Rechnungen durchführen, um die Transparenz und Genauigkeit zu erhöhen.
Darüber hinaus kann ein integriertes System auch Statusberichte erstellen, die einen Einblick in Rechnungen geben, die noch in Bearbeitung sind, und in solche, die bereits erstellt wurden, aber noch genehmigt werden müssen. Dies erleichtert es den Führungskräften, alle erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen und den Cashflow zu kontrollieren. Durch den Einsatz integrierter Systeme sind Sie in der Lage, Ihr Inventar zu verwalten, Ihre Ausgaben zu senken und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen, was sich in einem hart umkämpften Markt positiv auswirkt.
PO-Nummern in verschiedenen Branchen
Bestellnummern auf einer Rechnung werden in verschiedenen Branchen zur Rationalisierung von Abläufen und zur Nachverfolgung von Bestellungen verwendet, wobei jede Branche sie an ihre eigenen Bedürfnisse und Arbeitsabläufe anpasst. So funktionieren sie in verschiedenen Branchen:y
Fertigung und Produktion: In der Fertigung ist die Bestellnummer auf einer Rechnung für die Verwaltung komplexer Lieferketten und Produktionspläne unerlässlich. Sie ermöglichen die Verfolgung von Rohstoffen, Komponenten und Endprodukten oder Dienstleistungen über alle Produktionsstufen hinweg und helfen dabei, den Bestand auszugleichen und Überbestände zu vermeiden. Diese Identifikatoren verbessern die abteilungsübergreifende Kommunikation und stellen sicher, dass das Beschaffungsteam und die Produktion bei der Ressourcenzuweisung und -planung auf dem gleichen Stand bleiben.
Einzelhandel und E-Commerce: Für Einzelhändler und E-Commerce-Unternehmen dienen Bestellnummern als digitale Fingerabdrücke für Transaktionen, wodurch Rechnungsfehler reduziert und die Auftragsverfolgung verbessert werden. Häufig werden PO-Nummern durch Automatisierung generiert, was die Verwaltung großer Transaktionsvolumina vereinfacht. Dieses System unterstützt auch die Bestandsplanung und hilft, Engpässe oder Überbestände bei beliebten Artikeln zu vermeiden.
Dienstleistungsunternehmen: In Dienstleistungsbranchen wie der Beratungsbranche oder der IT-Branche werden Bestellnummern verwendet, um abrechenbare Stunden, Projektmeilensteine und erbrachte Leistungen zu verfolgen. Sie bieten eine einheitliche Referenz für die Rechnungsstellung und das Projektmanagement, was für die Verwaltung langfristiger Verträge oder wiederkehrender Dienstleistungen unerlässlich ist. Bestellnummern helfen in diesem Zusammenhang auch bei der Beilegung von Streitigkeiten, da beide Parteien leicht auf die ursprüngliche Vereinbarung verweisen können.
In allen Branchen sind Bestellnummern von unschätzbarem Wert für die Finanzbuchhaltung, die Rechnungsprüfung und das Cashflow-Management. Durch die Implementierung eines strukturierten Bestellnummernsystems und die Rationalisierung der Rechnungserstellung können Unternehmen ihre betriebliche Effizienz steigern, starke Lieferantenbeziehungen fördern und die Einhaltung von Branchenstandards gewährleisten.
Abschließende Überlegungen
Bestellnummern sind alles andere als willkürlich, sie sind die unbesungenen Helden, die Transaktionen effizient, nachvollziehbar und genau machen. Sie helfen Ihnen bei der Erstellung von Unterlagen, der Verwaltung von Lieferantenbeziehungen und der Sicherstellung, dass jede Bestellung einem genauen Prozess folgt. Mit jeder Bestellnummer gewinnt Ihr Unternehmen mehr Kontrolle, verbessert die Kommunikation und vermeidet Verwirrung. Seien Sie also dankbar für die bescheidene Bestellnummer; sie arbeitet hart, damit Ihr Unternehmen reibungslos läuft!
