J'ai ouvert une entreprise ; que faire maintenant ? L'ultime aide-mémoire
Votre parcours d'entrepreneur a officiellement commencé avec la création de votre nouvelle entreprise. Au milieu de l'exaltation, il est essentiel de donner la priorité à des tâches spécifiques qui renforceront les fondations de votre entreprise et vous conduiront vers un succès durable. Ce guide complet vous éclairera sur la voie à suivre et vous fournira des informations précieuses qui vous permettront de naviguer sans encombre dans le paysage complexe de la gestion d'entreprise.
1. Vérifier que vous avez le droit d'opérer
Avant de vous lancer dans votre odyssée commerciale, il est impératif de vérifier si les activités que vous envisagez sont autorisées sur le marché cible. Certaines industries ou certains secteurs peuvent nécessiter des licences, des brevets ou des permis pour opérer légalement. Consultez les lois et réglementations locales pertinentes pour identifier toute exigence spécifique applicable à votre domaine d'activité.
L'Union européenne compte 27 pays membres, chacun régi par son propre ensemble de réglementations nationales concernant l'établissement des entreprises. Il est essentiel de comprendre le cadre juridique spécifique applicable à votre entreprise dans le pays d'enregistrement et dans toutes les autres juridictions où vous exercez vos activités. En fonction de votre lieu de résidence, vous découvrirez peut-être que l'enregistrement et l'exploitation de votre entreprise dans un autre État membre peuvent offrir des perspectives financières plus favorables - par exemple, de nombreux entrepreneurs obtiennent une e-résidence estonienne auprès d'Enty.
Si vos activités nécessitent l'obtention d'une licence, vous pouvez consacrer des ressources à l'acquisition des qualifications nécessaires, modifier votre modèle d'entreprise ou explorer d'autres marchés. Cette approche proactive permettra d'atténuer les problèmes juridiques potentiels et d'assurer une trajectoire sans heurts.
2. Ouvrir un compte bancaire pour l'entreprise
Après avoir enregistré votre société, l'étape suivante consiste à ouvrir un compte bancaire dédié à la société pour gérer les transactions financières. Comme vous vous en souvenez peut-être, il faut toujours disposer d'un compte bancaire séparé - il n'est pas judicieux d'utiliser son compte personnel à des fins professionnelles.
Pour entamer la procédure, assurez-vous d'avoir tous les documents nécessaires à portée de main (ils varient en fonction du pays). En général, vous aurez également besoin des coordonnées de tous les administrateurs, secrétaire et membres de la société, ainsi que de la date de leur nomination.
Si vous ne savez pas quelle banque choisir, vous pouvez toujours nous contacter ou ouvrir un compte bancaire Revolut en utilisant le lien de parrainage Enty. Vous trouverez ici plus d'informations sur les services de paiement dont vous pourriez avoir besoin (et plus encore).
3. Rationaliser la gestion financière
L'ouverture d'un compte bancaire professionnel dédié est une étape essentielle pour séparer vos finances personnelles et professionnelles. Étudiez différentes options, en tenant compte de facteurs tels que les frais de compte, les services d'aide aux entreprises et les commodités bancaires.
Il est impératif de tenir une comptabilité précise, non seulement pour suivre les progrès financiers, mais aussi pour faciliter la conformité fiscale et les demandes de remboursement de frais. Selon le volume de vos transactions, vous pouvez utiliser un logiciel de comptabilité basé sur le cloud ou tenir une comptabilité manuelle méticuleuse. Vous pouvez également profiter du service Finances d'Enty pour obtenir une visualisation claire des comptes bancaires de votre entreprise, sélectionner certaines périodes et rechercher des transactions spécifiques.
4. S'occuper des aspects juridiques
Une fois la légitimité de votre entreprise affirmée, il est temps de consolider votre cadre juridique. Passez méticuleusement en revue vos conditions de service, vos conditions d'utilisation et vos politiques pour vous assurer qu'elles sont conformes à la réglementation du marché cible et aux meilleures pratiques du secteur. Incorporez les éléments essentiels suivants :
stipuler clairement que l'accès à vos services et leur utilisation impliquent l'acceptation des conditions générales.
Indiquez explicitement que vos services fonctionnent "en l'état" et "selon les disponibilités", à moins que des solutions sur mesure ne soient proposées.
Lorsque vous intégrez des services de tiers, précisez que vous n'avez aucun contrôle sur leur fonctionnement.
Accordez aux utilisateurs une licence limitée, non exclusive, révocable et non transférable pour accéder à vos services et les utiliser à des fins non commerciales.
Affirmez que vous détenez les droits de propriété intellectuelle, y compris les marques, les droits d'auteur et la prévention de l'ingénierie inverse.
En outre, évaluez la conformité de vos offres avec les lois régionales et prévoyez des révisions périodiques pour vous adapter à l'évolution des réglementations. Par exemple, le règlement sur la promotion de l'équité et de la transparence pour les utilisateurs professionnels des services d'intermédiation en ligne impose aux fournisseurs d'informer les utilisateurs de toute modification des conditions générales ou de documents similaires dans un délai d'au moins 15 jours.
Veillez à ce que vos conditions, politiques et communications aux utilisateurs soient concises, transparentes, intelligibles et facilement accessibles, rédigées en langage clair. Accordez une attention particulière aux informations destinées aux mineurs ou aux groupes démographiques vulnérables.
5. Sécurisez votre propriété intellectuelle
Avant de vous aventurer sur les marchés étrangers, examinez méticuleusement les contrats, les licences, les accords de droits d'auteur, les autorisations de modèles et les autres documents relatifs à la propriété intellectuelle de votre entreprise. Si votre produit intègre des éléments de propriété intellectuelle, vérifiez la chaîne de possession depuis le créateur jusqu'à votre entreprise.
Examinez minutieusement vos accords avec les sous-traitants afin de garantir le transfert des droits de propriété intellectuelle. Évaluez l'étendue des droits, le moment du transfert et la question de savoir si l'auteur a conservé des moyens de monétisation. Si le transfert des droits de propriété intellectuelle n'est pas effectué correctement, vous risquez de ne pas pouvoir vendre ou distribuer votre logiciel ou d'autres actifs propriétaires.
En outre, donnez la priorité à la protection des droits d'auteur, car les droits d'auteur enregistrés facilitent considérablement la preuve des violations des droits de propriété intellectuelle en cas de litige. La réalisation d'un audit de propriété intellectuelle peut simplifier les audits d'exportation lorsque vous traitez avec des clients internationaux, et les droits d'auteur enregistrés peuvent être une condition préalable à la protection devant certains tribunaux étrangers.
6. Préserver l'identité de votre marque
L'enregistrement de votre marque (TM) est une étape cruciale dans la protection de l'identité de votre marque, en particulier lorsque vous vous développez sur le marché mondial. Bien qu'il soit permis d'utiliser une marque sans l'enregistrer, vous vous exposez au risque que d'autres créent des marques similaires, les enregistrent et tirent profit de votre réputation.
Pire encore, des concurrents pourraient éventuellement s'emparer de votre entreprise en recourant à des tactiques telles que le cybersquattage (interception de noms de domaine) ou l'arbitrage de domaines. L'enregistrement de votre marque offre une protection solide contre de tels empiétements et constitue un outil inestimable pour la sécurité de votre entreprise.
La protection juridique des marques est accordée pays par pays. Vous pouvez opter pour une marque européenne unique ou tirer parti de procédures internationales telles que le protocole de Madrid. N'oubliez pas que le territoire dans lequel votre marque reçoit une protection juridique est limité aux régions spécifiées dans le certificat d'enregistrement, et que la procédure d'enregistrement et les taxes associées varient en conséquence.
7. Trouver un outil d'automatisation fiable
La découverte d'une solution pratique et fiable est fondamentale pour rationaliser les opérations de back-office et améliorer l'efficacité globale. Enty offre une suite d'outils robustes conçus pour automatiser diverses tâches administratives, y compris l'émission de factures personnalisées, la génération de contrats adaptés à vos besoins et la facilitation du processus d'embauche. Enty permet d'optimiser les transactions financières en personnalisant les factures pour qu'elles reflètent l'identité de votre marque et vos préférences de manière transparente. En outre, Enty simplifie la création de contrats grâce à des modèles personnalisables qui garantissent la conformité et l'efficacité. Que vous gériez les finances, la documentation juridique ou les ressources humaines, Enty vous permet d'automatiser les processus clés, d'économiser du temps et des ressources tout en maximisant la productivité et la précision.
8. Assurer le respect de la protection des données
Pour pénétrer le marché européen, il est nécessaire d'aligner vos processus commerciaux sur le règlement général sur la protection des données (RGPD). Si votre entreprise est enregistrée dans l'UE, mène des activités dans la région ou traite des données personnelles de citoyens de l'UE, les exigences du GDPR s'appliqueront.
La conformité ne se limite pas à l'affichage de documents standard tels que les politiques en matière de cookies et de protection de la vie privée ; elle exige une approche globale. Élaborer et mettre en œuvre des politiques internes, telles qu'une politique de sécurité de l'information, et former le personnel aux pratiques de protection des données.
Tenez des registres essentiels, tels que le registre des violations de données à caractère personnel et le registre des activités de traitement, et répondez rapidement aux demandes des personnes concernées. Examinez et mettez à jour régulièrement votre documentation pour garantir la conformité au GDPR, en reflétant les normes les plus récentes et les meilleures pratiques.
Accordez une attention particulière au traitement des données sensibles, car il justifie des garanties organisationnelles et techniques supplémentaires. En outre, tenez compte des normes et exigences en matière de protection des données inscrites dans la législation nationale de certains États membres de l'UE, car elles peuvent aller au-delà des dispositions du GDPR.
L'engagement d'un délégué à la protection des données (DPD) peut faciliter les audits de l'entreprise, l'élaboration de documents et d'autres actions nécessaires à la mise en conformité avec le GDPR. Un DPD est un professionnel désigné ou un contractant qui aide les organisations à introduire et à maintenir le respect de la loi sur la protection des données dans l'Union européenne et l'Espace économique européen.
9. Respecter les règles en matière de publicité
La publicité fait partie intégrante des activités des entreprises, mais il est essentiel de s'y retrouver dans l'écheveau complexe des réglementations européennes et nationales en matière de publicité afin d'éviter les violations involontaires et les complications juridiques.
Dans l'UE, les pratiques publicitaires sont régies par plusieurs lois, dont la directive sur les pratiques commerciales déloyales. Cette directive interdit les pratiques commerciales déloyales qui sont contraires à la diligence professionnelle ou qui faussent sensiblement le comportement économique du consommateur moyen.
Les pratiques trompeuses ou agressives, le ciblage de la publicité dans les médias sociaux et le respect des exigences en matière de consentement des personnes concernées pour les activités de marketing direct sont autant de sujets de préoccupation spécifiques. En outre, les listes de diffusion et les mécanismes d'exclusion doivent respecter les lignes directrices du GDPR, en accordant aux individus le droit de se retirer du traitement de marketing direct à tout moment.
10. Respecter les obligations fiscales
En tant qu'entité commerciale enregistrée, vous serez soumis à diverses exigences et échéances fiscales. Familiarisez-vous avec les points suivants :
La déclaration annuelle à l'organisme de réglementation compétent (par exemple, la Companies House au Royaume-Uni) est une obligation légale, et le fait de ne pas la soumettre peut entraîner la radiation de l'entreprise.
Les déclarations de taxe sur la valeur ajoutée (TVA), reflétant la TVA facturée, doivent être soumises aux autorités fiscales sur une base mensuelle ou bimensuelle.
Les déclarations d'impôt sur le revenu ou les déclarations provisoires doivent être déposées chaque année, généralement un an après la fin de l'exercice financier.
Consultez des professionnels de la fiscalité ou des comptables pour vous assurer que vous respectez toutes les réglementations fiscales applicables et les délais de dépôt.
11. Établir une présence en ligne
À l'ère du numérique, il est primordial d'établir une présence en ligne pour assurer la réussite d'une entreprise. Heureusement, la création d'un site web professionnel n'est plus une entreprise fastidieuse ou coûteuse. Suivez les étapes suivantes pour lancer votre plateforme en ligne :
Enregistrez un nom de domaine : choisissez un nom de site Web idéal qui soit en accord avec votre marque et qui permette aux clients de trouver et d'identifier facilement votre entreprise en ligne.
Hébergement sécurisé du site web : les services d'hébergement de sites web stockent les données de votre site en toute sécurité sur un serveur, garantissant une disponibilité et une accessibilité 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
Création de votre site web : utilisez des outils de création de sites web conviviaux ou faites appel aux services d'un développeur web professionnel pour créer un site web visuellement attrayant et fonctionnel qui s'aligne sur l'identité de votre marque.
12. Maintenir la conformité avec les exigences annuelles
Après la constitution de la société, il est essentiel de comprendre et de respecter les obligations de dépôt annuel imposées par les organismes de réglementation tels que la Companies House au Royaume-Uni. Le fait de ne pas soumettre les documents nécessaires dans les délais impartis constitue une infraction et peut conduire à considérer que votre société n'est plus opérationnelle, ce qui peut entraîner sa radiation du registre des sociétés.
Les principales exigences en matière de conformité sont les suivantes
Déclaration de confirmation : un aperçu annuel des informations relatives à votre société, y compris le nom, le numéro, l'adresse et les coordonnées des actionnaires, doit être soumis à un organisme responsable.
Comptes annuels : Ces rapports financiers détaillent les performances et les activités de votre entreprise au cours de l'année fiscale et sont exigés dès le début des opérations commerciales.
En outre, toute modification des informations existantes sur votre entreprise doit être signalée rapidement aux organismes compétents au moyen de la documentation appropriée.
Si vous êtes assujetti à la TVA, n'oubliez pas de soumettre des déclarations de TVA à l'autorité fiscale compétente au moins une fois par trimestre. En outre, si vous avez des employés, vous devrez verser des cotisations mensuelles au titre du Pay As You Earn (PAYE) et de l'assurance nationale (NI).
14. Favoriser la collaboration avec Enty
En tant qu'entreprise nouvellement constituée, naviguer dans le paysage complexe des exigences légales et opérationnelles peut être décourageant. Enty, partenaire de confiance, offre des solutions complètes pour simplifier votre parcours. Notre expertise couvre un large éventail de services, notamment
Assistance à l'incorporation : Les professionnels compétents d'Enty peuvent vous guider tout au long du processus de création d'entreprise, en veillant au respect de toutes les réglementations pertinentes.
Dépôt de documents et rapports : restez au fait de vos obligations annuelles en matière de dépôt de documents grâce à l'assistance efficace d'Enty dans la préparation et la soumission des documents requis aux organismes de réglementation.
Ouverture de comptes bancaires : Profitez des partenariats d'Enty avec des institutions financières de premier plan pour ouvrir un compte bancaire dédié aux entreprises en toute transparence.
En collaborant avec Enty, vous pouvez vous concentrer sur vos activités principales tout en confiant les détails complexes de la gestion du back-office à des professionnels expérimentés.
15. Adopter l'apprentissage et l'adaptation continus
À mesure que votre entreprise évolue, il est essentiel de rester vigilant et de s'adapter à la dynamique changeante du marché, aux changements réglementaires et aux meilleures pratiques émergentes. Examinez et mettez régulièrement à jour vos politiques, procédures et stratégies opérationnelles afin de les aligner sur les normes du secteur et les exigences légales.
Favorisez une culture d'apprentissage continu au sein de votre organisation, en encourageant le développement professionnel et en vous tenant au courant des dernières tendances et innovations dans votre domaine. Adoptez un état d'esprit de croissance et n'hésitez pas à demander conseil à des experts en la matière, à des mentors ou à des associations sectorielles lorsque vous vous trouvez en terrain inconnu.
Dernières réflexions
Félicitations pour avoir fait le premier pas vers la création de l'entreprise de vos rêves ! À mesure que vous avancez, n'oubliez pas que le succès ne se limite pas à la constitution en société. Maintenant que votre entreprise est officiellement enregistrée, il est temps de vous concentrer sur la suite. En donnant la priorité à des tâches telles que la conformité juridique, la gestion financière et la protection de la marque, vous vous donnerez les moyens de réussir dans le paysage commercial concurrentiel. Restez adaptable, continuez à apprendre et restez attaché à votre vision - le chemin à parcourir peut être difficile, mais avec de la détermination et le soutien d'Enty, vous pouvez atteindre vos objectifs entrepreneuriaux.