He abierto una empresa, ¿y ahora qué? La hoja de trucos definitiva
Su viaje empresarial ha comenzado oficialmente con la incorporación de su nueva empresa. En medio de la euforia, es crucial priorizar las tareas específicas que fortalecerán los cimientos de su negocio y le conducirán hacia el éxito sostenido. Esta completa guía le iluminará el camino a seguir y le proporcionará valiosos conocimientos para navegar sin tropiezos por el intrincado panorama de la gestión empresarial.
1. Compruebe si cumple los requisitos para operar
Antes de embarcarse en su odisea comercial, es imprescindible averiguar si las actividades que pretende realizar están permitidas en el mercado de destino. Ciertas industrias o sectores pueden necesitar licencias, patentes o permisos para operar legalmente. Consulte las leyes y normativas locales pertinentes para identificar cualquier requisito específico aplicable a su ámbito empresarial.
La Unión Europea está formada por 27 países miembros, cada uno de los cuales se rige por su propia normativa nacional relativa al establecimiento de empresas. Es fundamental conocer el marco jurídico específico aplicable a su empresa en el país de registro y en cualquier otra jurisdicción en la que realice operaciones. Dependiendo de su residencia, puede descubrir que registrar y explotar su empresa en un Estado miembro diferente puede ofrecerle perspectivas financieras más favorables; por ejemplo, muchos empresarios consiguen una e-residencia estonia con Enty.
Si sus operaciones exigen la obtención de una licencia, puede asignar recursos a la adquisición de las credenciales necesarias, modificar su modelo de negocio o explorar mercados alternativos. Este enfoque proactivo mitigará los posibles enredos legales y garantizará una trayectoria fluida.
2. Abrir una cuenta bancaria de empresa
Después de registrar con éxito su empresa, el siguiente paso es crear una cuenta bancaria dedicada a la empresa para gestionar las transacciones financieras. Como recordará, siempre se debe tener una cuenta bancaria separada: es una mala idea utilizar su cuenta personal para fines empresariales.
Para iniciar el proceso, asegúrese de tener preparados todos los documentos necesarios (variarán en función del país). En general, también necesitará los datos de todos los administradores, el secretario y los socios de la empresa, junto con sus fechas de nombramiento.
Si no está seguro de qué banco elegir, siempre puede ponerse en contacto con nosotros o abrir una cuenta bancaria Revolut utilizando el enlace de recomendación de Enty. Además, eche un vistazo a nuestros paquetes de inicio para empresas - encontrará más información sobre qué servicios de pago (y más) puede necesitar aquí.
3. Racionalizar la gestión financiera
Establecer una cuenta bancaria dedicada a la empresa es un paso fundamental para separar las finanzas personales de las profesionales. Explore varias opciones, teniendo en cuenta factores como las comisiones de la cuenta, los servicios de apoyo a la empresa y las comodidades bancarias.
Llevar una contabilidad precisa es imprescindible no solo para controlar el progreso financiero, sino también para facilitar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y las reclamaciones de gastos. Implemente una solución de software de contabilidad basada en la nube o mantenga registros meticulosos de forma manual, en función de su volumen de transacciones. Alternativamente, benefíciese del servicio Finanzas de Enty para obtener una visualización clara de las cuentas bancarias de su empresa, seleccionar determinados periodos y buscar transacciones específicas.
4. Ocuparse de los aspectos legales
Una vez afirmada la legitimidad de su empresa, es hora de consolidar su marco jurídico. Revise meticulosamente sus condiciones de servicio, términos de uso y políticas para asegurarse de que se ajustan a la normativa del mercado de destino y a las mejores prácticas del sector. Incorpore los siguientes elementos esenciales:
Estipular claramente que el acceso y la utilización de sus servicios suponen la aceptación de los términos y condiciones.
Indique explícitamente que sus servicios funcionan "tal cual" y "según disponibilidad", a menos que se ofrezcan soluciones a medida.
Cuando integre servicios de terceros, aclare que no ejerce ningún control sobre su funcionamiento.
Conceda a los usuarios una licencia limitada, no exclusiva, revocable e intransferible para acceder y utilizar sus servicios con fines no comerciales.
Haga valer su titularidad sobre los derechos de propiedad intelectual, incluidas las marcas registradas, los derechos de autor y la prevención de la ingeniería inversa.
Además, evalúe sus ofertas para comprobar si cumplen la legislación regional y programe revisiones periódicas para adaptarse a la evolución de la normativa. Por ejemplo, el Reglamento sobre la promoción de la equidad y la transparencia para los usuarios comerciales de servicios de intermediación en línea obliga a los proveedores a notificar a los usuarios cualquier cambio en los términos y condiciones o documentos similares en un plazo mínimo de 15 días.
Asegúrese de que sus condiciones, políticas y comunicaciones a los usuarios sean concisas, transparentes, inteligibles y fácilmente accesibles, redactadas en un lenguaje sencillo. Preste especial atención a la información destinada a menores o grupos demográficos vulnerables.
5. Proteja su propiedad intelectual
Antes de aventurarse en mercados extranjeros, examine meticulosamente los contratos, licencias, acuerdos de derechos de autor, liberaciones de modelo y demás documentación sobre propiedad intelectual (PI) de su empresa. Si su producto incorpora PI, verifique la cadena de custodia desde su creador hasta su empresa.
Examine sus acuerdos con contratistas para garantizar la transferencia de los derechos de PI. Evalúe el alcance de los derechos, el momento de la transferencia y si el autor conservó algún medio de monetización. Sin una transferencia adecuada de la PI, es posible que no pueda vender o distribuir su software u otros activos patentados.
Además, dé prioridad a la protección de los derechos de autor, ya que los derechos de autor registrados facilitan considerablemente la prueba de violaciones de los derechos de PI en litigios legales. La realización de una auditoría de PI puede agilizar las auditorías de exportación al tratar con clientes internacionales, y los derechos de autor registrados pueden ser un requisito previo para la protección en determinados tribunales extranjeros.
6. Proteja su identidad de marca
Registrar su marca es un paso crucial para salvaguardar la identidad de su marca, especialmente cuando se expande al mercado mundial. Aunque está permitido utilizar una marca sin registrarla, hacerlo le expone al riesgo de que otros creen marcas similares, las registren y se aprovechen de su reputación.
Peor aún, los competidores podrían secuestrar su negocio mediante tácticas como la ciberocupación (interceptación de nombres de dominio) o el arbitraje de dominios. El registro de su marca le proporciona una sólida protección contra tales usurpaciones y constituye una herramienta inestimable para la seguridad de su negocio.
La protección jurídica de las marcas se concede país por país. Puede optar por una marca única de la UE o aprovechar procedimientos internacionales como el Protocolo de Madrid. Recuerde que el territorio en el que su marca recibe protección jurídica se limita a las regiones especificadas en el certificado de registro, y que el proceso de registro y las tasas asociadas varían en consecuencia.
7. Encontrar una herramienta de automatización fiable
Encontrar una solución cómoda y fiable es fundamental para agilizar las operaciones administrativas y mejorar la eficiencia general. Enty ofrece un sólido conjunto de herramientas diseñadas para automatizar diversas tareas administrativas, como la emisión de facturas personalizables, la generación de contratos adaptados a sus necesidades y la facilitación del proceso de contratación. Con Enty, puede optimizar las transacciones financieras personalizando las facturas para que reflejen perfectamente su identidad de marca y sus preferencias. Además, Enty simplifica la creación de contratos con plantillas personalizables que garantizan el cumplimiento y la eficiencia. Tanto si gestiona las finanzas, la documentación legal o los recursos humanos, Enty le permite automatizar los procesos clave, ahorrando tiempo y recursos a la vez que maximiza la productividad y la precisión.
8. Garantizar el cumplimiento de la protección de datos
Entrar en el mercado europeo exige adaptar sus procesos empresariales al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Si su empresa está registrada en la UE, realiza actividades en la región o procesa datos personales de ciudadanos de la UE, se aplicarán los requisitos del GDPR.
El cumplimiento va más allá de la mera exhibición de documentos estándar como políticas de cookies y políticas de privacidad; exige un enfoque integral. Desarrolle y aplique políticas internas, como una Política de Seguridad de la Información, e imparta formación al personal sobre prácticas de protección de datos.
Mantenga registros esenciales, como un Registro de violaciones de datos personales y un Registro de actividades de tratamiento, y responda con prontitud a las solicitudes de los interesados. Revise y actualice periódicamente su documentación para garantizar el cumplimiento del RGPD, reflejando las últimas normas y mejores prácticas.
Preste especial atención al tratamiento de datos sensibles, ya que justifica salvaguardias organizativas y técnicas adicionales. Además, tenga en cuenta las normas y requisitos de protección de datos consagrados en la legislación nacional de determinados Estados miembros de la UE, ya que pueden ir más allá de las disposiciones del RGPD.
La contratación de un responsable de protección de datos (RPD) puede facilitar las auditorías de la empresa, la elaboración de documentos y otras acciones necesarias para el cumplimiento del RGPD. Un RPD es un profesional o contratista designado que ayuda a las organizaciones a introducir y mantener el cumplimiento de la legislación sobre protección de datos en toda la Unión Europea y el Espacio Económico Europeo.
9. Cumplir la normativa sobre publicidad
La publicidad es un componente integral de las operaciones empresariales, pero es crucial navegar por la intrincada red de normativas europeas y nacionales sobre publicidad para evitar infracciones involuntarias y complicaciones legales.
En la UE, las prácticas publicitarias se rigen por varias leyes, entre ellas la Directiva sobre prácticas comerciales desleales. Esta directiva prohíbe las prácticas comerciales desleales que sean contrarias a la diligencia profesional o distorsionen de manera sustancial el comportamiento económico del consumidor medio.
Entre las áreas específicas de preocupación se incluyen las prácticas engañosas o agresivas, la segmentación de la publicidad en redes sociales y el cumplimiento de los requisitos de consentimiento de los interesados para las actividades de marketing directo. Además, las listas de correo y los mecanismos de exclusión voluntaria deben cumplir las directrices del RGPD, concediendo a las personas el derecho a retirarse del tratamiento de marketing directo en cualquier momento.
10. Cumplir con las obligaciones fiscales
Como entidad comercial registrada, estará sujeta a diversos requisitos fiscales y plazos. Familiarícese con lo siguiente:
La declaración anual ante el organismo regulador pertinente (por ejemplo, Companies House en el Reino Unido) es un requisito legal, y su incumplimiento puede dar lugar a la baja de la empresa en el registro.
Las declaraciones del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), que reflejan el IVA repercutido, deben presentarse a las autoridades fiscales con periodicidad mensual o bimensual.
Las declaraciones de la renta o provisionales deben presentarse anualmente, normalmente un año después del cierre del ejercicio.
Consulte con profesionales fiscales o contables para garantizar el cumplimiento de toda la normativa fiscal aplicable y los plazos de presentación.
11. Establecer una presencia en línea
En la era digital actual, establecer una presencia en línea es primordial para el éxito empresarial. Afortunadamente, crear un sitio web profesional ya no es una tarea tediosa ni costosa. Siga estos pasos para lanzar su plataforma en línea:
Registre un nombre de dominio: elija un nombre de sitio web ideal que resuene con su marca y facilite a los clientes encontrar e identificar su negocio en Internet.
Alojamiento seguro del sitio web: los servicios de alojamiento de sitios web almacenan los datos de su sitio web de forma segura en un servidor, garantizando la disponibilidad y accesibilidad 24 horas al día, 7 días a la semana.
Cree su sitio web: utilice creadores de sitios web fáciles de usar o contrate los servicios de un desarrollador web profesional para crear un sitio web visualmente atractivo y funcional que se ajuste a la identidad de su marca.
12. Mantener el cumplimiento de los requisitos anuales
Tras la constitución de la sociedad, es fundamental comprender y cumplir los requisitos de presentación anual exigidos por los organismos reguladores, como el Registro Mercantil del Reino Unido. No presentar los documentos necesarios a tiempo constituye una infracción y puede dar lugar a la suposición de que su empresa ya no está operativa, lo que podría resultar en su eliminación del registro de empresas.
Los principales requisitos de cumplimiento son
Declaración de confirmación: debe presentarse a un organismo responsable una instantánea anual de la información de su empresa, incluidos el nombre, el número, la dirección y los datos de los accionistas.
Cuentas anuales: Estos informes financieros detallan el rendimiento y las actividades de su empresa durante el ejercicio fiscal y son obligatorios al iniciar las operaciones comerciales.
Además, cualquier cambio en la información existente de su empresa debe comunicarse rápidamente a los organismos pertinentes mediante la documentación adecuada.
Si está registrado a efectos del IVA, recuerde que debe presentar las declaraciones del IVA a la autoridad fiscal pertinente al menos trimestralmente. Por otra parte, si tiene empleados, tendrá que cotizar mensualmente por el régimen de cotización a la Seguridad Social (PAYE) y la Seguridad Social (NI).
14. Fomentar la colaboración con Enty
Como empresa recién constituida, navegar por el intrincado panorama de los requisitos legales y operativos puede resultar desalentador. Enty, un socio de confianza, ofrece soluciones integrales para agilizar su viaje. Nuestra experiencia abarca una amplia gama de servicios, entre los que se incluyen
Asistencia en la constitución: Los expertos profesionales de Enty pueden guiarle a través del proceso de constitución de la empresa, garantizando el cumplimiento de todas las normativas pertinentes.
Registro y presentación de informes: manténgase al día de sus obligaciones anuales de registro con el apoyo eficaz de Enty en la preparación y presentación de los documentos requeridos a los organismos reguladores.
Configuración de cuentas bancarias: Aproveche las asociaciones de Enty con las principales instituciones financieras para establecer una cuenta bancaria empresarial dedicada sin problemas.
Al colaborar con Enty, puede centrarse en dirigir las operaciones principales de su empresa mientras confía los intrincados detalles de la gestión administrativa a profesionales experimentados.
15. Adoptar el aprendizaje y la adaptación continuos
A medida que su empresa evoluciona, es esencial mantenerse alerta y adaptarse a la cambiante dinámica del mercado, a los cambios normativos y a las nuevas mejores prácticas. Revise y actualice periódicamente sus políticas, procedimientos y estrategias operativas para garantizar la conformidad con las normas del sector y los requisitos legales.
Fomente una cultura de aprendizaje continuo dentro de su organización, promoviendo el desarrollo profesional y manteniéndose al día de las últimas tendencias e innovaciones en su campo. Adopte una mentalidad de crecimiento y no dude en pedir consejo a expertos en la materia, mentores o asociaciones del sector cuando se adentre en territorios desconocidos.
Últimas reflexiones
Enhorabuena por haber dado el primer paso para crear la empresa de sus sueños. A medida que avanza, recuerde que el éxito requiere algo más que la constitución. Ahora que su empresa está oficialmente registrada, es hora de centrarse en lo que viene después. Si da prioridad a tareas como el cumplimiento de la legislación, la gestión financiera y la protección de la marca, se preparará para triunfar en el competitivo panorama empresarial. Manténgase adaptable, siga aprendiendo y siga comprometido con su visión: el camino que tiene por delante puede ser difícil, pero con determinación y el apoyo de Enty podrá alcanzar sus objetivos empresariales.
