La guía de las PYME para proteger la información financiera confidencial
Antes, perder la cartera podía suponer un par de horas en Tráfico y un poco de vergüenza. Si avanzamos hasta hoy, lo que está en juego es mucho, mucho más importante. Seamos sinceros: cuando se trata de mantener a toda prueba la información financiera de su PYME, no hay que andarse con rodeos. Hoy en día, cuando la pérdida de un solo número de cuenta bancaria o de un número de identificación fiscal puede hacer que su PYME se convierta en un torbellino, proteger su entorno se convierte en una necesidad. Pero no se preocupe en absoluto; en cualquier circunstancia, nos limitamos a evitar respuestas tácticas a los peligros inminentes, sino que nos mantenemos 10 pasos por delante de cada amenaza. Trate este informe como su escudo en el amplio espectro del ciberespacio para defender sus objetos de valor como un administrador de datos de alta tecnología.
Comprender la información financiera sensible
Los datos financieros incluyen detalles sensibles que no deben revelarse en gran medida al público porque, de hacerlo, estarían expuestos a riesgos o a un uso indebido. En el caso de las PYME, se trata de datos de cuentas bancarias, tarjetas de crédito, información fiscal, registros financieros, etc. Una vez adquiridos, estos datos angustian a las empresas porque evitan la pérdida de confianza de los clientes, evaden la ley y protegen la estabilidad financiera de la empresa.
Para las pequeñas empresas, proteger la información sensible es de suma importancia. Cuando dicha información se filtra, puede producirse una gran pérdida en las finanzas, la reputación e incluso acciones legales. En 2021, más de cuatro millones de dólares se perdieron una vez en una filtración de datos; estas cifras indican la importancia de la protección de datos para que las PYME se ahorren lo que podrían ser costes muy caros en el futuro.
Las infecciones de malware, los ataques de ransomware y el phishing son algunas de las amenazas a la seguridad a las que se enfrentan las PYME. Dado que el elemento humano siempre está presente en la gestión de datos, los errores cometidos por los empleados y las contraseñas débiles también deben considerarse violaciones de datos. Por lo tanto, es necesario estudiar los riesgos potenciales e idear formas de afrontarlos con eficacia.
La realización de auditorías de alta seguridad identifica las debilidades y vulnerabilidades de los sistemas y del proceso empleado. Al realizar auditorías o revisiones de seguridad, hay que evaluar la eficacia de las medidas de control existentes, señalar las insuficiencias y proponer medidas mejores. Realizar estas auditorías anual o bianualmente ayudará a prevenir cualquier amenaza que pueda aparecer en las citas y a salvaguardar la información financiera sensible.
Identificar los datos financieros sensibles de su PYME
Para proteger eficazmente los datos sensibles, hay que saber qué información requiere protección. En el caso de las PYME, esto implica reconocer varios tipos de datos financieros que podrían ser vulnerables a las amenazas. Al identificar estos datos cruciales, puede aplicar medidas de seguridad específicas para garantizar su confidencialidad e integridad.
He aquí un desglose de los principales tipos y ejemplos de datos financieros que necesitan protección.
Información bancaria: consiste en detalles de cuentas, como números de ruta, así como detalles de tarjetas de crédito/débito. Por ejemplo, una empresa tiene los datos de las cuentas bancarias de los consumidores para facilitar el pago por domiciliación bancaria.
Detalles de la transacción: estipula las diferentes cuentas en las que se ha producido una transacción financiera en lo que respecta al importe y la hora y al comerciante. Puede tratarse del historial de pagos de las tiendas en línea o cuando se utiliza una tarjeta de crédito en los comercios.
Registros de ingresos e impuestos: aquí se guarda toda la información salarial junto con las declaraciones de impuestos y los documentos financieros. Por ejemplo, los formularios de impuestos de los empleados que se guardan a efectos de nóminas.
Información sobre inversiones: incluye inversiones en acciones, jubilaciones y otros activos financieros. Puede tratarse de información sobre cuentas autogestionadas y otras gestionadas por asesores.
Información financiera del cliente
Los datos financieros de sus clientes son uno de los tipos de información más confidenciales que usted maneja. Se trata de datos bancarios de tarjetas de crédito, números de la seguridad social y números de cuenta. Para cumplir con estas obligaciones, es crucial garantizar la protección de la información sensible. Emplee tácticas de protección de datos por capas en forma de cifrado, tokenización y otras medidas para reducir el abuso de los datos de los clientes.
Registros financieros internos
Los datos financieros de su empresa, como los registros contables y los datos fiscales, también tienen el carácter de información sensible confidencial. Estos documentos revelan los beneficios, las pérdidas y la situación financiera general de su empresa. Restrinja el acceso a esos registros y aplique también medidas de seguridad de los datos para evitar filtraciones de esa información. Lleve a cabo medidas de corte sobre qué personal tiene acceso a esta información y modifique el acceso cuando sea necesario.
Datos de procesamiento de pagos
Los datos de pago y cualquier otra información o acción de este tipo deben tratarse de forma específica. Se trata de documentos como recibos de compra, información sobre el vendedor e información sobre el comprador que se capta durante ambos testigos de una transacción. Para proteger esta información sensible, instale empresas de procesamiento de pagos, aplique diversas estrategias PCI DSS y evalúe continuamente sus sistemas en busca de comportamientos anómalos. Tomando estas medidas, se minimizan las posibilidades de incidencia en delitos monetarios y pérdida de información.
Implantar medidas estrictas de seguridad de los datos
Empiece por sentar unas bases sólidas para su estrategia de seguridad con mecanismos de protección robustos. A continuación te explicamos cómo garantizar una protección integral de los datos.
Clasificación y tratamiento de datos
En primer lugar, clasifique todos sus datos en función de su sensibilidad y su riesgo. Esto ayuda a optimizar las medidas de seguridad que se toman y a personalizar las medidas en función de las distintas clases de información financiera y no financiera. Por ejemplo, los datos bancarios de los clientes, que son muy sensibles, deben regularse más que la información normal de trabajo.
Cifrado y controles de acceso
Aplique métodos seguros para salvaguardar los datos, tanto si están en espera como si se están trasladando. Asegurarse de que los datos confidenciales están encriptados ayuda a prevenir una situación en la que los acuerdos sistémicos puedan verse comprometidos Aún más, aplicar medidas de seguridad de la información a la provisión de acceso para ver, editar o borrar información sensible. Esto incluye, entre otras cosas, el uso de contraseñas complejas, permisos según las funciones del personal y el uso de la verificación en dos pasos.
Formación y sensibilización de los empleados
Es necesario institucionalizar la formación periódica de los empleados sobre las ciberamenazas existentes y la gestión segura de la información. Para ello, las organizaciones deben exponer a los empleados a ejercicios de phishing, impartir formación sobre el uso y abuso de contraseñas y educarlos en la notificación de incidentes de seguridad.
Autenticación multifactor (AMF)
Obliga a activar la autenticación multifactor para todas las cuentas de usuario. Obliga a uno o más factores de verificación adicionales, lo que dificultará que los usuarios tengan éxito en la toma de la cuenta incluso después de adquirir la contraseña correcta.
Redes seguras y cortafuegos
Proteja su red con un cortafuegos u otros mecanismos de control de acceso que puedan filtrar el tráfico de usuarios no autorizados. Procure parchear a tiempo los sistemas de cortafuegos y compruebe la red para detectar cualquier uso abusivo del tráfico. Los cortafuegos bien configurados son la primera herramienta que una persona puede utilizar en una serie de muchas para frustrar un ciberataque.
Todo está seguro con Enty: cuando se trata de salvaguardar sus datos financieros sensibles, Enty le tiene cubierto. Con la gestión segura de documentos, los flujos de trabajo de contratos automatizados y el cifrado de extremo a extremo, Enty garantiza que la información crítica de su empresa esté totalmente protegida en cada paso. La plataforma está diseñada para mantener sus datos bajo llave, dándole tranquilidad en un mundo de amenazas cambiantes. Sus documentos, contratos y registros financieros están a salvo, organizados y seguros, todo dentro de la bóveda digital de Enty.
Cumplimiento de la normativa sobre datos financieros
Para proteger estos datos, las PYME tienen que hacer frente a una serie de restricciones, incluidas las financieras. Las principales son la Ley Gramm-Leach-Bliley (GLB) para las finanzas, la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Médicos (HIPAA) para las industrias médicas, y la Ley Sarbanes Oxley (SOX) para las entidades empresariales. Los objetivos de este aislamiento normativo incluyen la confidencialidad de la información y la protección de la integridad financiera, la seguridad frente a la fuga de datos y la protección de la propiedad empresarial.
Medidas para garantizar el cumplimiento
Para cumplir la normativa, se espera que las PYME realicen evaluaciones de riesgos más a menudo, apliquen técnicas eficaces de cifrado de datos y utilicen la autenticación en dos pasos. Junto con una formación adecuada de los empleados, también es muy importante elaborar un plan de recuperación en caso de catástrofe y un plan de respuesta a incidentes bien documentados. Además, es necesario educar a los empleados sobre las ciberamenazas y el uso adecuado de los datos obtenidos. El empleo de técnicas como los registros de auditoría, el enmascaramiento de datos y la tokenización añadirán más protección a los datos sensibles.
Sanciones por incumplimiento
El incumplimiento también acarrea graves consecuencias. En el caso de las infracciones de la GLBA, las multas pueden ascender a 100.000 dólares por caso para las instituciones, mientras que a los ejecutivos se les impone una multa media de 10.000 dólares. Una empresa que infrinja la SOX puede ser multada con no más de 5.000.000 de dólares, y los ejecutivos se enfrentan a un máximo de 1.000.000 de dólares y posibles penas de prisión. Estas sanciones et al. ponen de relieve la necesidad de mantener a salvo dicha información y no considerar la aplicación de medidas ORPRECAUTORIAS para evitar la pérdida de información.
Crear una cultura de protección de datos
Para proteger eficazmente la información, es muy importante cultivar una cultura organizativa que apoye la salvaguarda de los datos. A continuación se indican los pasos que hay que dar para asegurarse de que las cuestiones de privacidad y seguridad están bien integradas en todas las operaciones de la empresa.
Compromiso de liderazgo
Empezar por la dirección. Los líderes son lo suficientemente influyentes como para cambiar la actitud de los empleados hacia la protección de datos en toda la organización. Si el equipo ejecutivo toma nota y valora la privacidad como práctica empresarial, predicará con el ejemplo a los empleados. Es importante que las partes interesadas, en este caso los líderes, ayuden a implantar y financiar un lenguaje de programas de privacidad que elimine la carga de la protección de datos de cualquier capa de la estructura organizativa.
Formación continua de los empleados
Todo el mundo en su empresa necesita recibir formación continua sobre ciberseguridad y prácticas en torno a los datos. Cree un programa interactivo que incorpore cuestiones de privacidad, normativas de protección de datos y otras amenazas específicas a la ciberseguridad, como el phishing u otros virus, incluso hasta sitios de descarga de picazón a los que le gustaría llamar ransomware. Utilice diversas modalidades para asegurarse de que se mantiene la concienciación, desde conferencias, programas educativos en Internet y carteles de exposición. Asegúrese de que la comprensión de las amenazas potenciales y las acciones previstas en la identificación de posibles amenazas a la seguridad de la información se entrena de manera efectiva y se buscan activamente mejoras a la formación.
Preparación y respuesta a las violaciones de datos
Ninguna organización es inmune a las violaciones de datos, pero estar preparado puede minimizar los daños. Poner en marcha un plan integral de respuesta a incidentes es clave para salvaguardar los datos sensibles y mantener la integridad de la empresa.
Planificación de la respuesta a incidentes
Prevea lo peor y elabore un plan detallado de respuesta a posibles incidentes. Proporcione al personal un conjunto de procedimientos a seguir para la detección y minimización de la dispersión de información no segura. Desarrolle procedimientos de respaldo y sistemas de comunicación que resulten útiles cuando los procedimientos ordinarios hayan quedado inutilizados y disponga de planes para la respuesta de su personal ante una violación real o un intento de violación. Implante procedimientos para la comprobación periódica del plan, así como su evaluación y modificaciones.
Obligaciones legales y reglamentarias
El cumplimiento de la normativa y las políticas es un requisito, y para cumplir este requisito, existen estatutos específicos, normas reglamentarias y políticas gubernamentales que deben entenderse y comprenderse. Es muy posible que algunas organizaciones no dispongan de formación automática sobre las normativas de protección de datos que pueden ser relevantes para sus negocios, como la GPDR o la legislación estatal individual. Dichas leyes suelen establecer parámetros temporales para notificar a las personas afectadas y a las autoridades porque sus servicios pueden verse comprometidos. Las multas potenciales pueden seguir siendo elevadas para quienes incumplan tales requisitos; por lo tanto, es imperativo saber exactamente lo que hay que hacer en esas circunstancias, y hacerlo.
Recuperar la confianza de los clientes tras una violación de datos
Una vez que se ha producido una violación de datos, recuperar la confianza de los clientes es uno de los retos más importantes a los que se enfrentará una empresa. Sea transparente sobre el suceso y envíe las notificaciones oportunas a las personas pertinentes en un plazo razonable. Ofrezca servicios adicionales, como la supervisión del crédito, para ayudar a reducir las posibilidades de que se produzcan nuevos daños. Demuestre, más que diga, su intención de proteger la información personal poniendo en marcha medidas de seguridad adecuadas e informando de las medidas en curso que complementan las acciones pasadas o evitan que se produzcan otras. Una información serena y correcta, junto con las medidas de seguridad oportunas, suele brindar la oportunidad de restablecer la fe en la empresa.
Reflexiones finales
Cuando se trata de los datos financieros de su PYME, nunca se es demasiado precavido. Por eso es necesario seguir adelante y dedicar recursos a una seguridad adecuada, reforzando el espíritu de concienciación. Por supuesto, hay ciertas restricciones para llevar a cabo esta tarea, como hay fronteras incluso para las organizaciones mejor preparadas. Claro, claro, hay que encriptar/seleccionar redes seguras y trabajar con tus empleados regularmente; cualquier otra cosa que hagas hoy podría cambiar el estado de los negocios como siempre o hemos sido hackeados. Por tanto, empiece a construir su barrera de seguridad ahora mismo, ya que no puede permitirse llegar demasiado tarde en materia de seguridad.