Lorsque vous concluez un contrat d'entreprise : 7 conseils
La conclusion d'un contrat d'entreprise ne se limite pas à la préparation d'un document formel pour l'apparence. Dans ce processus, il y a aussi des points de pré-signature comme les négociations ; en outre, vous devez vous occuper du suivi et du renouvellement.
Les entreprises qui gèrent plus de 40 000 contrats à la fois engagent des gestionnaires de contrats qui sont responsables des relations contractuelles avec leurs partenaires et fournisseurs.
Les propriétaires de PME sont eux-mêmes responsables de la durabilité de l'accord commercial. Si vous dirigez une petite entreprise, suivez les conseils sur la gestion efficace des contrats dans notre nouvel article.
Pourquoi la gestion des contrats est-elle importante ?
Un contrat écrit remplit des fonctions de base. Il consigne les droits et les responsabilités des deux parties, c'est-à-dire qu'il clarifie l'accord et atténue les risques commerciaux.
Les risques sont atténués, en particulier, par l'application légale du contrat. Si quelque chose ne va pas et qu'une autre partie ne respecte pas les conditions convenues, vous engagerez normalement une action en justice. Si cela entraîne des pertes ou si vous n'êtes pas payé, vous obtiendrez en dernier recours une indemnisation auprès d'un tribunal.
Entre les deux extrêmes que sont la rédaction d'un document "minimum nécessaire" pour faire confiance aux autres parties et le recours au tribunal, il y a toutefois d'autres aspects de la vie des affaires. Comment la conclusion du contrat affectera-t-elle vos relations avec cette contrepartie/ces futurs clients ? Comment le contrat sera-t-il exécuté ?
La gestion des contrats permet de répondre à ces questions. En fait, vous investissez dans la relation commerciale autour de la signature du document - phases préalables et postérieures à l'attribution du contrat - et vous obtenez une meilleure performance du contrat et de votre entreprise.
Que faire pendant la phase préalable à l'attribution de la subvention ?
La phase préalable à l'attribution d'un marché découle de la décision initiale de coopérer avec une autre entreprise ou une personne et se termine par la signature du document. Cette phase, qui précède la mise sur la table d'une version finale, repose sur la rédaction et la négociation. Voici quelques conseils :
Étape 1. Lancer un contrat
Lorsqu'une nouvelle relation d'affaires débute, l'une des parties initie un contrat afin d'en établir les garde-fous. La création d'un contrat à partir de zéro semble être une tâche longue et fastidieuse. Cependant, vous pouvez utiliser un service de gestion des contrats en ligne pour gagner du temps.
Il existe des systèmes automatisés qui vous permettent de choisir un modèle et de répondre aux questions du formulaire. Ce projet sera normalement édité plusieurs fois, mais vous aurez plus de contrôle sur lui.
Étape 2. Connaître sa contrepartie
Si vous êtes bloqué à un moment donné dans la rédaction d'un contrat ou si l'on vous a proposé de signer le projet établi par l'autre partie, vérifiez vos antécédents. Vous pouvez utiliser des services en ligne pour vérifier l'enregistrement légal de l'entreprise dans l'UE ou des sites d'évaluation.
Il existe des bourses et des bases de données spécifiques. Enfin, vous pouvez demander directement à votre partenaire des informations sur ses engagements existants et des documents connexes afin d'évaluer sa capacité à respecter un nouvel accord.
Troisième étape. Se préparer aux négociations
Même si un accord commercial semble sans ambiguïté, il peut y avoir des goulets d'étranglement. Apprenez à connaître la personne qui a le pouvoir de prendre des décisions sur le contrat et qui peut répondre à des questions spécifiques, par exemple si vous concluez un accord de niveau de service (SLA), chez votre contrepartie.
Définissez vos positions et n'hésitez pas à négocier les termes du contrat afin d'augmenter la valeur de votre service ou d'augmenter vos ventes.
Modifiez le projet de contrat après les négociations et essayez de rendre les changements visibles et faciles à comparer. Un service de gestion des contrats peut s'avérer utile pour conserver la structure du document en l'éditant.
Étape 4. Démarrer le cycle de vie du contrat
Le concept de cycle de vie d'un contrat permet aux entreprises d'évoluer à partir de la conclusion de tout nouveau contrat. En fait, vous enregistrez ce que vous avez appris au cours de cette phase de la gestion des contacts pour la prochaine fois.
Par exemple, les informations que vous devez demander à une contrepartie pour prendre contact avec elle ou la manière de modifier le premier projet que vous envoyez. Vous décrivez la pratique et conservez les enregistrements dans votre bibliothèque de dossiers pour les clients. Cela vous aide à organiser le processus de manière plus efficace et plus rapide la prochaine fois.
Gestion des contacts après l'attribution de la subvention
Une fois les formalités administratives accomplies et la version finale signée, le processus entre dans la phase de post-attribution. La phase post-attribution est une phase continue qui s'étend sur toute la durée du contrat. Cette phase concerne le suivi et la maintenance de votre contrat, tandis que la maintenance consiste en des règles de renouvellement et de modification.
Étape 5. Suivre et auditer le contrat
Bien que cela ne soit pas très courant dans les petites entreprises, le suivi de l'exécution du contrat accroît votre efficacité. Définissez quelques points à reprendre dans le document et procédez à un audit régulier.
L'objectif principal est de vérifier si vous obtenez le maximum de bénéfices et si vous êtes intéressé par la poursuite du partenariat. Si c'est le cas, vous pouvez envisager les étapes suivantes comme, encore une fois, augmenter votre valeur ou faire de la vente incitative.
La barre basse consiste à vérifier si le contrat souffre de retards ou de petites violations et à alerter votre contrepartie des conséquences avant que cela n'entraîne des coûts supplémentaires pour votre entreprise.
Étape 6. Se mettre d'accord sur les révisions
Il va sans dire que le contrat doit contenir des clauses de révision. Vous ne pouvez pas prévoir tous les changements possibles, que ce soit en interne ou en externe, mais vous pouvez prévoir du temps pour l'examen, la discussion et les modifications.
N'oubliez pas que les révisions peuvent avoir une incidence sur les calendriers et les délais ultérieurs. En outre, il doit exister un système permettant de modifier le contrat en dehors des périodes de révision, car certaines "clauses ouvertes" ou certains points oubliés peuvent être détectés à tout moment.
Septième étape. Envisager un renouvellement anticipé
Pour en revenir au conseil n° 4, clôturez le cycle de vie d'un contrat en enregistrant les performances générales de ce contact ainsi qu'un bref résumé. Vous pourrez alors choisir de renouveler ou de résilier le document.
Cela arrive souvent lorsque vous travaillez en partenariat avec de grandes entreprises en particulier. Elles ont automatisé leur flux de travail et ne prêtent pas attention à l'expiration de l'un des milliers de contrats. Les petites entreprises manquent alors des opportunités de renouvellement et perdent des revenus potentiels.
Solution de gestion des contacts pour les PME
Les petites entreprises sont souvent confrontées à la nécessité d'optimiser la gestion des contrats lorsqu'elles coopèrent avec de grandes entreprises ou des entreprises publiques, ou lorsqu'elles gèrent plusieurs contrats avec des travailleurs indépendants. Comme un logiciel de gestion des contrats à part entière n'est pas envisageable, elles combinent un service de gestion des contrats automatisé avec un suivi manuel.
Sur Enty, vous pouvez utiliser la gestion automatisée des contrats avec plus de 7 services de back-office essentiels. Ne perdez pas de temps à créer un modèle approprié à partir de zéro. Grâce au formulaire prêt à l'emploi, vous pourrez générer le premier projet en quelques minutes.
Libérez un certain nombre d'heures de travail sur la paperasserie et investissez-les dans ce qui apporte une nouvelle valeur à votre entreprise.
