Retos en la gestión de contratos y cómo superarlos
La gestión de contratos es un aspecto esencial de las operaciones empresariales, pero también puede ser un proceso complejo y difícil. Desde mantener la visibilidad de los contratos hasta hacer frente a las disputas con los proveedores, las organizaciones se enfrentan a diversos obstáculos que pueden afectar a su eficiencia y rentabilidad. En este artículo, exploraremos los principales retos de la gestión de contratos y, lo que es aún más importante, ofreceremos soluciones prácticas para superarlos y agilizar la experiencia global.
Gestión de contratos: ¿qué puede fallar?
Gestionar documentos esenciales conocidos como contratos puede ser a menudo una tarea desalentadora, que conlleva numerosos retos como:
Visibilidad de los contratos
Redacción de contratos
Cumplimiento de contratos
Seguimiento de los contratos
Falta de normalización
Procesos de traspaso s
Ausencia de planes de contingencia
Desviación de los costes y del alcance
Falta de información sobre el rendimiento de los proveedores
Se pierde entre el 10 y el 15% del valor del contrato
Veamos cada uno de estos puntos con más detalle.
Visibilidad de los contratos
La visibilidad de los contratos se refiere a la facilidad con la que las empresas pueden encontrar, revisar, seguir y extraer información crucial de sus contratos. Sin embargo, muchas empresas tienen dificultades con este aspecto, lo que se traduce en una gestión ineficaz de los contratos.
La capacidad de acceder y comprender fácilmente la información contractual es esencial para una gestión eficaz de los contratos. Permite a las empresas estar al tanto de los requisitos de cumplimiento, supervisar las obligaciones contractuales y gestionar eficazmente el ciclo de vida de los contratos.
Por ejemplo, tener una visibilidad clara del ciclo de vida de un contrato ayuda a las empresas a identificar posibles cuellos de botella y a abordar estos problemas con prontitud. Además, la visibilidad de los contratos puede proporcionar información valiosa sobre su rendimiento, lo que ayuda a las empresas a tomar decisiones con conocimiento de causa.
Mejorar la visibilidad de los contratos con un software de gestión de contratos
Una forma eficaz de mejorar la visibilidad de los contratos es utilizar un software de gestión de contratos. Plataformas como Enty consolidan todos los contratos en un panel central, facilitando a las empresas el acceso a ellos y su gestión. Además, este software cuenta con funciones de búsqueda avanzada, lo que facilita a los usuarios la localización de contratos específicos. Además, con estas plataformas se pueden establecer recordatorios automáticos para las renovaciones o vencimientos de los contratos, lo que mejora aún más la visibilidad de los mismos.
Redacción de contratos
La redacción de contratos es otro reto común al que se enfrentan las empresas. Este proceso implica la creación de un documento legal que describa los derechos y responsabilidades de todas las partes implicadas.
La redacción de contratos puede ser un proceso complejo, que a menudo da lugar a varios problemas potenciales:
La falta de coherencia en el lenguaje y las cláusulas puede causar confusión y dar lugar a posibles disputas legales.
Los documentos pueden extraviarse fácilmente o utilizarse versiones obsoletas, lo que puede dar lugar a problemas de cumplimiento.
La redacción de contratos a través de múltiples herramientas puede provocar la pérdida de datos, lo que dificulta el seguimiento de los cambios y las revisiones.
Una solución eficaz a estos retos es el uso de plantillas de contrato estandarizadas. Estas plantillas proporcionan una estructura coherente para los contratos y otros tipos de documentos, y ayudan a garantizar que se incluyan todas las cláusulas y términos necesarios. Además, pueden ahorrar tiempo al eliminar la necesidad de redactar cada contrato desde cero.
Cumplimiento de los contratos
El cumplimiento es un aspecto crucial de la gestión de contratos: garantiza que se cumplan todas las obligaciones contractuales y que las empresas se adhieran a las leyes y normativas pertinentes.
El incumplimiento de las obligaciones contractuales puede dar lugar a litigios, sanciones económicas y daños a la reputación de la empresa. Por tanto, es esencial que las empresas cuenten con procedimientos que garanticen el cumplimiento de los contratos.
La elección de una herramienta de este tipo suele recaer en la implantación de software de gestión de contratos como Enty. Estos pueden automatizar las comprobaciones de cumplimiento, señalando cualquier problema potencial para su revisión. Además, puede proporcionar auditorías y revisiones de contratos mediante IA, lo que facilita a las empresas demostrar el cumplimiento durante las auditorías o los procedimientos legales.
Seguimiento de contratos
El seguimiento de los contratos implica controlar su estado a lo largo de todo su ciclo de vida. Sin embargo, un seguimiento deficiente de los contratos puede dar lugar a diversos problemas, como retrasos en la ejecución de los contratos (o la falta de ejecución) y un aumento del riesgo.
Sin un seguimiento eficaz de los contratos, las empresas pueden tener dificultades para:
Supervisar el rendimiento del contrato y asegurarse de que todas las partes cumplen con sus obligaciones.
Identificar y abordar posibles problemas antes de que se agraven.
Cumplir los plazos de los contratos, como renovaciones o rescisiones.
Con Enty, puede agilizar los procesos de gestión de contratos, empezando por determinar el tipo de contrato que le conviene -mediante un rápido cuestionario- y terminando con su firma, todo ello en un único lugar con un cómodo sistema de gestión. Esto no sólo mejora la eficiencia, sino que también ayuda a las empresas a mitigar los riesgos y garantizar el cumplimiento de los contratos.
Falta de normalización de los contratos
La normalización de los contratos puede agilizar considerablemente los procesos de gestión de contratos, reduciendo el tiempo dedicado a su negociación y ejecución. Sin embargo, muchas empresas tienen dificultades con este aspecto de la gestión de contratos.
La normalización de los contratos puede ofrecer varias ventajas, entre ellas
Reducción del tiempo de negociación: Mediante el uso de términos contractuales estandarizados, las empresas pueden minimizar el tiempo dedicado a las negociaciones.
Mayor eficacia: Los contratos estandarizados pueden simplificar los procesos de creación y ejecución de contratos, mejorando la eficiencia.
Menor riesgo: Los contratos estandarizados pueden ayudar a garantizar el cumplimiento y reducir el riesgo de disputas legales.
Lograr la normalización de los contratos
El servicio de gestión de contratos que ofrece Enty es una forma cómoda de lograr la estandarización, ya que proporciona a las empresas plantillas de contratos personalizables. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también ayuda a garantizar que todos los contratos se adhieran a un formato coherente e incluyan todos los términos y cláusulas necesarios.
Procesos de traspaso s
El traspaso fluido entre las distintas fases del ciclo de vida de un contrato es crucial para una gestión eficaz del mismo. Sin embargo, muchas organizaciones se enfrentan a procesos de traspaso s. Esto provoca falta de comunicación, retrasos y confusión sobre las responsabilidades.
Para superar este reto, las organizaciones deben establecer procesos de traspaso claros que definan las funciones y responsabilidades de cada parte interesada durante la transición entre las fases del contrato. Esto incluye definir claramente los puntos de traspaso, los requisitos de documentación y los canales de comunicación. Al asegurarse de que todas las partes implicadas comprenden sus funciones y responsabilidades durante cada fase del ciclo de vida del contrato, las organizaciones pueden facilitar transiciones fluidas, minimizar las interrupciones y mantener altos niveles de rendimiento del contrato.
Faltan planes de contingencia
La gestión de contratos debe incluir planes de contingencia y mitigación de riesgos para hacer frente a imprevistos o riesgos potenciales. Sin embargo, muchos propietarios no incorporan estos planes a sus procesos de gestión de contratos, lo que les hace vulnerables a interrupciones y pérdidas financieras.
Para superar este reto, las organizaciones deben identificar proactivamente los riesgos potenciales y desarrollar planes de contingencia durante la fase de negociación y redacción del contrato. Al considerar varios escenarios y esbozar estrategias de mitigación, las organizaciones pueden minimizar el impacto de los imprevistos en la ejecución del contrato. Estos planes deben documentarse claramente en el contrato y revisarse y actualizarse periódicamente según sea necesario. Contar con sólidos planes de contingencia y mitigación de riesgos permite a las empresas gestionar eficazmente la incertidumbre y proteger sus intereses.
Reducción de costes y alcance
El aumento de los costes y del alcance puede plantear importantes retos a la gestión de contratos. El primero se refiere al aumento gradual de los costes por encima del presupuesto inicialmente acordado, mientras que el segundo implica la ampliación del alcance del proyecto sin los correspondientes ajustes en las condiciones y precios del contrato.
Para superar este reto, las organizaciones deben implantar procesos eficaces de control de cambios que exijan la aprobación formal de cualquier modificación del alcance o el presupuesto del contrato. Esto incluye documentar las solicitudes de cambio, evaluar su impacto en el contrato y obtener las aprobaciones necesarias antes de aplicar cualquier cambio. Si gestionan los cambios de cerca y se aseguran de que se ajustan a las condiciones del contrato, las empresas evitan que los costes y el alcance se desplacen, mantienen el control del presupuesto y evitan disputas con los proveedores.
Falta de información sobre el rendimiento de los proveedores
Otro reto habitual en la gestión de contratos es la falta de información sobre el rendimiento de los proveedores. Sin datos precisos y actualizados sobre el rendimiento de los proveedores, las organizaciones pueden tener dificultades para evaluar y gestionar eficazmente a sus proveedores. Esto puede dar lugar a un rendimiento inferior, al incumplimiento de las obligaciones contractuales y a un aumento de los riesgos.
Para superar este reto, las organizaciones deben implantar un sólido sistema de gestión del rendimiento de los proveedores. Este sistema debe incluir indicadores clave de rendimiento (KPI) y acuerdos de nivel de servicio (SLA) que estén estrechamente alineados con los requisitos contractuales. Al supervisar y evaluar periódicamente el rendimiento de los proveedores con respecto a estos parámetros, se pueden identificar áreas de mejora, abordar cualquier problema con prontitud y garantizar que los proveedores cumplan sus obligaciones. Además, el uso de herramientas de análisis y elaboración de informes puede proporcionar información valiosa sobre las tendencias de rendimiento de los proveedores y ayudarle a tomar decisiones basadas en datos.
Pérdida de valor del contrato: 10-15%.
Por último, pero no por ello menos importante, el reto de la gestión de contratos es la pérdida de valor de los mismos. Los estudios han demostrado que las organizaciones pueden perder entre un 10 y un 15% del valor del contrato debido a diversos factores, como la pérdida de oportunidades de ahorro, el incumplimiento y la ineficacia en la administración de los contratos.
Para superar este reto, las organizaciones deben adoptar una solución automatizada de gestión de contratos que agilice los procesos contractuales y mejore la visibilidad. El software de gestión de contratos permite optimizar el rendimiento de los contratos, identificar posibles oportunidades de ahorro y garantizar el cumplimiento de las condiciones y obligaciones contractuales. Este enfoque proactivo permite a las organizaciones minimizar la pérdida de valor de los contratos, maximizar el ahorro de costes y mejorar la eficiencia operativa general.
Cómo tomar el control de la gestión de contratos
Para asumir el control de la gestión de contratos, las organizaciones deben aplicar un enfoque global que aborde las áreas clave de la administración y el rendimiento de los contratos. He aquí algunos pasos prácticos para establecer una gestión eficaz de los contratos:
Establecer una función de supervisión coherente
Una función de supervisión coherente es esencial para hacer un seguimiento del rendimiento del contrato. Esto incluye la supervisión de los indicadores clave de rendimiento, los acuerdos de nivel de servicio, los riesgos y el cumplimiento general del contrato. Mediante el establecimiento de un sólido sistema de supervisión, las empresas pueden identificar desviaciones, abordar los problemas con prontitud y garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
Implantar funciones de gestión de cambios y litigios
La gestión de cambios y la resolución de litigios son componentes críticos de una gestión eficaz de los contratos. Estas funciones ayudan a mantener los contratos actualizados, gestionar los cambios con eficacia y resolver los litigios en el momento oportuno. Al implantar procesos específicos de gestión de cambios y disputas, las organizaciones pueden mantener la integridad de los contratos y minimizar las interrupciones.
Clasificar los contratos por valor y complejidad
Clasificar los contratos en función de su valor y complejidad permite a las organizaciones asignar recursos de forma eficaz. Los contratos de alto valor pueden requerir recursos específicos y una supervisión más estrecha, mientras que los contratos de menor valor pueden beneficiarse de la automatización y los procesos estandarizados. Al clasificar los contratos, las organizaciones pueden priorizar sus esfuerzos y asignar recursos en consecuencia.
Implantar herramientas informáticas para la gestión de contratos
La implantación de herramientas informáticas específicas para la gestión de contratos (y el resto de su back-office) puede agilizar los procesos y mejorar la eficiencia. Estas herramientas pueden incluir repositorios de contratos, sistemas de gestión de documentos y sistemas de notificación automática. Al aprovechar los servicios de Enty, las organizaciones pueden centralizar la información relacionada con los contratos, automatizar las tareas rutinarias y mejorar la colaboración entre las partes interesadas.
Adoptar la mejora continua
La mejora continua es un principio fundamental de la gestión eficaz de los contratos. Al adoptar una cultura de mejora continua, las organizaciones fomentan la innovación, impulsan la eficiencia y mejoran el rendimiento de los contratos. Esto implica buscar opiniones, analizar los datos de rendimiento y aplicar mejoras en los procesos para optimizar continuamente las prácticas de gestión de contratos.
Últimas reflexiones
En conclusión, la gestión de contratos plantea varios retos a las organizaciones, pero con estrategias proactivas y las herramientas adecuadas, estos retos pueden superarse. Mediante la implantación de servicios automatizados de gestión de contratos como Enty, el establecimiento de procesos claros y el aprovechamiento de la tecnología, las organizaciones pueden maximizar el valor derivado de sus contratos. Además, Enty ofrece funciones innovadoras como la revisión de contratos mediante IA, así como herramientas avanzadas para agilizar el resto de los procesos administrativos.
