Qu'est-ce que le rapprochement des factures : définition et bonnes pratiques
Votre argent parle. Êtes-vous à l'écoute ? Chaque facture qui passe votre porte a quelque chose à dire - sur vos dépenses, vos relations avec les fournisseurs et la santé de votre trésorerie. Mais sans un rapprochement régulier, ces messages peuvent se perdre, vous laissant vous demander où est passé votre argent et pourquoi vos comptes ne s'additionnent pas. Le rapprochement des factures est l'art d'écouter vos finances, de décoder le message de chaque facture et de reconstituer une image financière claire et fiable. Prêt à vous écouter et à remettre votre comptabilité sur les rails avec Enty ?
Définition du rapprochement des factures
Les principes fondamentaux de la gestion financière commencent par l'apprentissage des processus essentiels, et les processus de rapprochement des factures constituent l'élément vital d'une comptabilité précise. Ce concept constitue donc l'épine dorsale d'une gestion financière saine et permet de s'assurer que toutes les transactions correspondent parfaitement à vos registres.
Le processus de rapprochement des factures aide les entreprises à vérifier et à faire correspondre leurs factures avec les documents financiers qui garantissent l'exactitude des transactions. Afin que les comptes restent propres et que les enregistrements soient exacts, la procédure établit un modèle entre les factures à payer et à recevoir et les reçus d'achat, les relevés bancaires et d'autres documents. Il s'agit donc d'un outil permettant de maintenir l'exactitude de vos finances. L'utilisation de montants facturés qui correspondent exactement aux montants livrés et payés est assurée par les contrôles de santé financière.
Le processus implique le recoupement de plusieurs documents pour confirmer plusieurs points clés :
les montants facturés correspondent aux prix convenus
Les quantités livrées correspondent aux commandes passées
Les entreprises appliquent correctement les conditions de paiement
Les registres font apparaître les remises et les ajustements appropriés.
Types de processus de rapprochement des factures
Les entreprises utilisent plusieurs méthodes de rapprochement des factures, en fonction de leurs besoins et du volume des transactions. Voici les principales méthodes que vous devez connaître :
Rapprochement bilatéral : simple comparaison entre les factures et les bons de commande.
Rapprochement à trois voies : vérification des bons de commande, des factures et des rapports de réception.
Comparaisonà quatre : ajoute une inspection de la qualité au processus de comparaison à trois.
Rapprochementdes relevés des fournisseurs : comparaison de plusieurs factures avec les relevés des fournisseurs.
Rapprochementdes cartes de crédit : fait correspondre les relevés de cartes de crédit avec les reçus.
Rapprochement automatisé : utilise des systèmes logiciels pour faire correspondre les transactions à haut volume.
Rapprochement manuel : fonctionne mieux pour les entreprises dont les volumes de transactions sont plus faibles.
En fonction de leur taille et de leurs besoins, les entreprises peuvent procéder au rapprochement des factures manuellement ou à l'aide de logiciels spécialisés. Le processus vise à assurer l'exactitude, la cohérence et la documentation des documents financiers, quelle que soit la méthode choisie.
Objectif et importance du rapprochement des factures
Le processus de rapprochement des factures ne se limite pas aux activités comptables. La recherche biométrique soutient que le travailleur américain moyen commet 118 erreurs par an, 61% des retards de paiement des clients sont dus à des erreurs liées à la facturation. De telles divergences entraînent presque toujours des problèmes de trésorerie et la perte d'affaires précieuses, d'où la nécessité de mettre en place des processus de rapprochement des factures appropriés au sein de votre entreprise.
Voici quelques-uns des avantages d'un rapprochement régulier et cohérent des factures :
Amélioration de la précision financière : vous disposerez d'informations et d'états financiers précis qui vous aideront à prendre des décisions et à établir des rapports.
Prévention de la fraude : étant donné que 51 % des organisations ont signalé des cas de fraude au cours des dernières années, les processus de rapprochement des factures constituent une ligne de défense.
Amélioration des relations avec les fournisseurs : des paiements ponctuels et exacts contribuent à instaurer la confiance, ce qui débouchera très probablement sur des conditions et des prix favorables.
Amélioration de la gestion des flux de trésorerie : vous serez en mesure d'identifier facilement les paiements excédentaires, de gérer les paiements futurs et d'économiser les ressources de manière judicieuse.
Conformité réglementaire : les documents seront suffisants pour répondre aux exigences de l'audit, ce qui évitera tout risque de pénalités.
Principaux éléments du processus de réconciliation
Il existe un certain nombre d'éléments de base qui constituent la signification de l'ensemble des factures de commutation et qui se complètent directement ou indirectement pour assurer l'exactitude et l'exhaustivité des données. Le début de la procédure de rapprochement s'explique dans une certaine mesure par la collecte de la documentation de manière ordonnée : toutes les factures, les bons de commande correspondants et les transactions de paiement sont collectés en même temps.
En outre, le rapprochement des transactions a lieu lorsque les relevés externes sont comparés aux relevés internes. Cette étape est très importante pour évaluer les différences qui peuvent indiquer des erreurs ou même des fraudes. Par exemple, lorsque le montant d'un paiement ne correspond pas au montant facturé, il faut vérifier en détail s'il y a eu des réductions ou si quelque chose s'est mal passé et doit être corrigé. Certaines pratiques de gestion doivent être suivies en cas de déséquilibre entre la facturation et le paiement.
Un processus de réconciliation complet comprend
des calendriers d'examen cohérents
des enregistrements clairs des ajustements
des procédures de résolution des erreurs étape par étape
une documentation détaillée de la piste d'audit.
En réalité, ces éléments font partie d'un système de contrôle d'un relevé bancaire financier qui protège votre entreprise et favorise ainsi son développement. L'ensemble du domaine du rapprochement des factures va au-delà de la simple concordance des chiffres et contribue à la bonne gestion des finances qui, à son tour, assure le succès des entreprises.
Étapes du processus de rapprochement des factures
Explorons le processus de rapprochement des factures, étape par étape, qui vous aidera à tenir des registres financiers exacts et à assurer le bon fonctionnement de votre entreprise. Il est important de comprendre ces étapes du processus de rapprochement des factures pour mettre en place un système de rapprochement efficace dans votre organisation.
Collecte et organisation des factures et des documents financiers
Pour réussir le processus de rapprochement des factures, il faut d'abord collecter et organiser correctement les documents. Créez un système centralisé qui rassemble tous vos documents importants. Les documents essentiels doivent être les suivants
les factures (envoyées et reçues)
Bons de commande et récépissés de livraison
les relevés bancaires et les relevés de paiement
les transactions du grand livre général.
Mettez en place un système d'archivage numérique pour classer vos documents par date, numéro de facture, fournisseur et montant. Cette approche organisée vous donnera une vue d'ensemble claire et facilitera les prochaines étapes.
Enty simplifie et accélère l'organisation des documents et de la facturation. Enty offre une plateforme centralisée pour gérer tous les documents administratifs tels que les contrats, les factures, les bons de commande, etc... Enty s'assure que tous vos documents se trouvent là où vous en avez besoin, accessibles en quelques instants. Cela permet de réduire le temps de recherche et le risque d'oublier des détails lors de la facturation, afin que vous puissiez vous concentrer sur l'exactitude et la mise à jour de vos documents financiers.
Identifier et enquêter sur les divergences
Au cours de la phase de rapprochement des factures, des erreurs sont également susceptibles de se produire et celles-ci nécessitent généralement un examen plus approfondi. Il se peut que le nombre d'articles expédiés ou leur prix soit erroné ou que certains documents soient tout simplement absents. Voici ce qu'il faut faire lorsque quelque chose ne concorde pas.
Reprenez les calculs et voyez si l'écart concerne le prix ou la quantité, ou si le paiement a été intégré quelques mois trop tard. Consignez toujours chaque désaccord en y ajoutant des commentaires utiles qui précisent l'objet du désaccord et le numéro de la facture qui s'y rapporte. De tels documents sont susceptibles de régler les événements actuels et seront très utiles pour l'avenir.
Ces divergences ne sont souvent pas le fruit du hasard et peuvent indiquer un problème sous-jacent dans les processus de passation de marchés ou de paiement. Il est important que votre équipe s'attaque à ces problèmes de base.
Correspondance entre les factures, les bons de commande et les paiements
L'ensemble de la procédure de collecte des documents est rapidement suivi par l'étape suivante du processus de rapprochement des factures : le rapprochement. Le seul aspect difficile de cette étape de la facturation est qu'elle exige le rapprochement de plusieurs documents pour s'assurer que tous les détails sont en ordre. Une approche systématique de l'appariement comprend en outre les éléments suivants
comparer les détails de la facture avec les bons de commande
Recouper les reçus de livraison avec les factures
Faire correspondre l'enregistrement du paiement avec les relevés bancaires
Vérifier les conditions de paiement et les remises appliquées
Confirmer les dates et les montants des transactions
Conseil de pro : créez une liste de contrôle standardisée pour le rapprochement afin de garantir la cohérence et la précision de votre processus de rapprochement des factures.
Résolution des problèmes et mise à jour des dossiers
La dernière étape de ce processus de rapprochement des factures est la vérification finale des défauts et l'assurance que les aspects financiers sont réalisés de manière correcte. Il est conseillé de classer les disparités par ordre d'impact et de complexité. Pour chaque problème, voici ce qu'il faut faire :
Contacter les parties concernées (fournisseurs, services internes) pour obtenir des éclaircissements.
Obtenir des documents corrigés si nécessaire
Effectuer les ajustements nécessaires dans vos registres et systèmes comptables
Documenter tous les changements et toutes les résolutions
Mettez à jour votre grand livre.
Important : conservez une piste d'audit claire de tous les ajustements et résolutions. Ces documents seront essentiels pour les références futures et les audits - vous pouvez les obtenir auprès d'Enty.
Les factures dans l'automatisation de la comptabilité permettent de transférer de nombreuses routines de réconciliation des factures qui réduisent les possibilités d'erreurs parmi le personnel et les pertes de temps. La règle d'or est, dans la mesure du possible, d'utiliser la technologie pour faciliter l'ensemble de l'étape. Toutefois, il faut garder à l'esprit que le risque d'erreur dû à des facteurs humains est élevé, d'où la nécessité de surveiller de près les schémas inhabituels.
S'il est effectué correctement, le rapprochement des comptes permettra non seulement de prévenir les menaces qui pèsent sur la valeur de votre entreprise, non seulement en ce qui concerne les processus de gouvernance mais aussi les structures fondamentales, mais aussi de s'assurer que des comptes de gestion fiables et exacts seront reçus. Les systèmes et processus de l'organisation doivent être constamment contrôlés et analysés afin d'élaborer des stratégies efficaces. Une efficacité raisonnable doit également être recherchée.
Défis courants en matière de rapprochement des factures
Chaque fois que vous vous asseyez pour réconcilier vos factures, quelle que soit la qualité de votre comptabilité, vous aurez toujours plusieurs obstacles à franchir. Une fois reconnus, ces défis vous permettront d'élaborer des solutions efficaces aux problèmes que vous rencontrez lors du rapprochement des comptes.
Erreurs de saisie manuelle des données
Les personnes continuent d'être une pierre d'achoppement dans le processus de rapprochement des factures, puisque 88 % des erreurs de saisie de données sont imputables à l'homme. Les erreurs humaines ont tendance à être coûteuses et, à titre d'exemple, plusieurs plaintes relatives à la saisie de données ont mis en évidence la nécessité d'y remédier. Voici quelques-unes de ces erreurs de saisie
numéros et montants de factures mal saisis
Dates d'échéance ou de dépôt incorrectes
Relevés bancaires ou attributions de comptes erronés
Entrées incorrectes dans le grand livre
Volume des factures
L'augmentation de la charge de travail de l'entreprise peut être alarmante. Selon certaines études, le temps moyen de traitement d'une facture est de 10 jours, et dans une situation où des centaines ou des milliers de factures de fournisseurs sont reçues au cours d'un seul mois, la charge de travail tend à être excessive. La situation est d'autant plus complexe que 86 % des PME utilisent encore le traitement manuel des documents et des systèmes, ce qui constitue une contrainte sérieuse pour l'avancement des affaires.
Formats de facture incohérents
Les entreprises utilisent différents moyens pour envoyer leurs factures, ce qui rend le rapprochement fastidieux. Pourtant, près de cinquante pour cent des factures sont envoyées par courrier postal, tandis que le reste passe par des courriels, des PDF ou des systèmes électroniques. Votre équipe consacre un temps précieux au reclassement et à la restructuration de ces documents avant le début du traitement proprement dit.
Information tardive de la part des services
Le manque de communication de la part des autres départements peut entraîner des difficultés non seulement dans la réconciliation des comptes, mais aussi dans l'ensemble du processus. L'information ne circule pas librement entre les achats, l'obtention des marchandises et la comptabilité, d'où la lenteur de la finalisation des documents. Ce problème devient évident lorsqu'il faut trouver un bon de commande dans les rapports de réception et les factures, ce qui est peu fréquent. Si un service ne fournit pas les informations à temps ou ne les fournit pas du tout, l'ensemble de la procédure est paralysée.
Ces défis ont un impact sur les opérations - le coût moyen du traitement manuel d'une facture est de 15 dollars, et si l'on considère que 39 % des factures manuelles sont incorrectes, ce coût se multiplie en un instant. Il est important de comprendre ces défis afin de proposer des solutions efficaces visant à améliorer votre réconciliation en éliminant les erreurs et le temps nécessaire à leur traitement.
L'impact du rapprochement des factures sur la précision financière
Dire que le rapprochement des factures est important serait un euphémisme, car les implications opérationnelles d'un tel processus vont bien au-delà de l'administration courante des documents comptables. Des pratiques solides en matière de rapprochement des factures devraient constituer le fondement même de votre système d'information financière.
Votre entreprise ne bénéficie pas seulement d'un avantage concurrentiel accru sur un marché donné, mais aussi d'une plus grande précision financière. Ce résultat est obtenu grâce à un rapprochement cohérent et détaillé des factures. Les chiffres figurant dans vos documents d'information financière cessent d'être de simples chiffres et deviennent des outils de gestion utiles, car vous serez en mesure de faire des prévisions et des plans en toute confiance. Le rapprochement des factures fait le lien entre toutes les finances de votre entreprise, vous protège contre les rapports financiers incorrects et garantit la fiabilité de chaque élément d'information.
Des pratiques de rapprochement approfondies démontrent leur importance de plusieurs manières :
Amélioration de la confiance des parties prenantes : les chiffres que vous avez communiqués deviennent plus crédibles pour les investisseurs et les autres partenaires.
Une meilleure protection contre la fraude : vous êtes en mesure de prévenir plus rapidement les transactions non autorisées.
Meilleure planification stratégique : de meilleures informations commerciales permettent de prendre de meilleures décisions.
Conformité réglementaire : les efforts en matière de conformité sont facilités par des pistes d'audit efficaces.
Visibilité des flux de trésorerie : vous disposez ainsi d'une vision plus claire de votre situation financière.
Selon les normes de conformité, des registres de réconciliation méticuleux ne sont pas seulement une coche dans la boîte, ils renforcent fondamentalement la santé financière de l'entreprise. La précision de vos livres vous permet de comprendre, de prévoir les tendances et de faire des choix pertinents pour l'avenir de votre entreprise.
Lorsqu'il est effectué fréquemment, le rapprochement régulier des factures contribue de manière significative à la création d'une piste d'audit précise qui sera utile lors des examens financiers ultérieurs. De tels documents permettent d'avoir des attentes réalistes en ce qui concerne les tâches financières liées à la collecte de fonds ou aux processus de diligence raisonnable.
Il ne fait aucun doute que l'exactitude de vos finances détermine l'efficacité opérationnelle de l'organisation. Si les chiffres sont exacts, l'entreprise dispose de suffisamment de temps pour traiter les questions stratégiques, car la confiance et la certitude dans les chiffres signifient qu'il n'est pas nécessaire de perdre du temps à effectuer des deuxième et troisième vérifications. Cette précision permet également à l'entreprise de mieux gérer les paiements aux fournisseurs, en veillant à ce qu'ils soient corrects et effectués à temps, ce qui ouvre la voie à des conditions et à des prix plus avantageux.
N'oublions pas que l'exactitude financière ne consiste pas seulement à obtenir des chiffres corrects, mais qu'elle contribue également à l'élaboration d'un cadre financier fiable qui alimente les opérations de base de l'entreprise en vue de la croissance et de la durabilité. Le rapprochement régulier des factures accroît l'efficacité et la durabilité des activités de l'entreprise.
Outils et logiciels pour le rapprochement des factures
La technologie a modifié la façon dont les entreprises se traitaient et traitaient le rapprochement des factures dans le passé et même aujourd'hui. Les processus automatisés ont rendu le traitement des factures rapide et exempt de paperasserie inutile. Les outils modernes peuvent améliorer l'efficacité de votre flux de travail en matière de rapprochement.
Les systèmes automatisés de rapprochement marquent le début des objectifs des stratégies d'efficacité de nos clients. Ces systèmes réduisent le temps nécessaire à l'exécution des processus manuels parce qu'ils se concentrent sur l'amélioration des niveaux de précision globaux jusqu'à 80 %. Ces systèmes modernes veillent également à ce que les divergences soient signalées automatiquement, ce qui rend inutile toute communication sur le paiement des factures. La saisie et la comparaison manuelles des données ne sont plus nécessaires grâce à l'automatisation.
En outre, l'IA et l'apprentissage automatique ne façonnent pas seulement l'avenir, mais l'avenir du rapprochement des factures a déjà pris des formes avancées. Les technologies intelligentes qui utilisent la reconnaissance optique de caractères (OCR) et le traitement du langage naturel pour catégoriser les factures avec une grande fidélité permettent d'atteindre cet objectif. Au fur et à mesure que le système apprend à partir de modèles et de corrections antérieures, le processus de rapprochement devient de plus en plus intelligent et les erreurs diminuent au fil du temps.
Meilleures pratiques pour un rapprochement efficace des factures
Un processus de rapprochement des factures clairement défini et concis permet de s'assurer que ce processus fonctionnel n'est pas un travail fastidieux. Si elles sont suivies comme indiqué, certaines bonnes pratiques vous feront gagner du temps, réduiront de manière convaincante les erreurs et amélioreront vos contrôles organisationnels.
Mise en œuvre d'une procédure de réconciliation standardisée
Une approche standardisée du rapprochement des factures conduit à l'excellence opérationnelle. La première tâche consiste à documenter l'ensemble de votre processus, de la réception au rapprochement. Votre procédure normalisée doit comprendre les éléments suivants
des exigences claires en matière de documentation
des flux de travail d'approbation spécifiques
des critères de rapprochement définis
des protocoles de résolution des erreurs
des directives sur la conservation des dossiers.
Des directives uniformes pour la soumission et l'examen des factures créent une cohérence tout au long du processus. Votre équipe comprendra les étapes exactes à suivre, ce qui évitera les goulets d'étranglement et réduira la confusion lors de la réconciliation.
Exploiter les outils d'automatisation et les logiciels
L'époque où le rapprochement manuel des factures était une pratique courante qui pouvait prendre des heures, voire des jours, est révolue. En fait, le recours à l'automatisation peut réduire le temps de traitement de plus de 80 % et améliorer la précision dans une large mesure. L'automatisation doit permettre un traitement en direct qui s'intègre parfaitement dans le contexte de vos systèmes actuels. Les outils d'automatisation d'aujourd'hui peuvent modifier l'ensemble du paysage de votre réconciliation et avoir un impact significatif sur les points suivants :
Une meilleure précision avec moins d'erreurs humaines
Un gain de temps annuel pouvant aller jusqu'à 60 heures
Meilleure gestion des flux de trésorerie
Visibilité financière en temps réel
Rapprochement automatisé des factures et des relevés bancaires
Pistes d'audit claires
Lors de la sélection d'un logiciel de rapprochement, l'accent doit être mis sur ceux qui offrent une intégration transparente aux plates-formes comptables actuelles et une automatisation complète du flux de travail. Le logiciel doit également prendre en charge des règles de correspondance configurables, des tableaux de bord en temps réel et une solide gouvernance de l'information.
Si vous souhaitez disposer d'un allié efficace pour la gestion et le rapprochement des factures, pensez à Enty. Grâce à ses services d'automatisation intelligents conçus pour rationaliser les processus de back-office, le rapprochement des factures devient lui aussi presque sans effort. Imaginez que vous puissiez réduire jusqu'à 80% de vos tâches routinières grâce à l'automatisation qui non seulement vous fait gagner du temps mais améliore aussi la précision. Laissez Enty s'occuper des tâches les plus lourdes, pour que vous puissiez vous concentrer sur l'essentiel.
Calendriers de réconciliation réguliers
L'exactitude des documents financiers dépend de décisions importantes en matière de calendrier. Le volume et la complexité de votre activité doivent déterminer le calendrier de rapprochement que vous établirez. Les rapprochements hebdomadaires s'avèrent efficaces pour certaines organisations, tandis que les examens mensuels répondent aux besoins d'autres entreprises. Cependant, ce qui importe le plus, c'est la cohérence - quel que soit le calendrier que vous établissez, il doit être suivi à la lettre afin que les problèmes puissent être identifiés et rectifiés rapidement et qu'on ne les laisse pas s'accumuler.
Formation du personnel et clarté des responsabilités
Les membres de votre équipe déterminent le succès global de la réconciliation. Voici comment former correctement votre personnel :
Donner une formation complète sur les procédures et les outils
Organiser régulièrement des sessions de remise à niveau
Rédiger une documentation détaillée sur les processus
Mettre en place des canaux d'assistance clairs
Créer des procédures d'escalade
Répartir les fonctions entre les membres de l'équipe de manière à garantir un contrôle interne maximal. L'agent qui approuve le paiement ne doit pas être celui qui rapproche les factures. Cette séparation permet de détecter les erreurs, de réduire les cas de fraude et de responsabiliser tout le monde.
Il est essentiel de conserver des pistes d'audit détaillées des activités de rapprochement. Documentez chaque anomalie constatée, la manière dont vous l'avez résolue et les modifications que vous avez apportées au système. Ces enregistrements sont un excellent moyen d'obtenir des informations d'audit et de repérer des schémas qui pourraient nécessiter des corrections dans vos procédures.
Saviez-vous qu'Enty peut également fournir des pistes d'audit pour garantir la sécurité et la légitimité de vos documents ?
Ces bonnes pratiques amélioreront la précision et créeront une base solide pour la santé financière de votre entreprise. Les besoins de votre organisation ne cesseront d'évoluer, c'est pourquoi il convient de surveiller et d'adapter ces pratiques pour qu'elles fonctionnent mieux au fil du temps.
Dernières réflexions
En fin de compte, les processus de rapprochement des factures agissent comme un filet de sécurité financier. Chaque fois que vous rapprochez vos factures, vous renforcez un filet de sécurité qui détecte les divergences, les erreurs et les factures manquantes avant qu'elles ne se transforment en problèmes plus graves. Chaque transaction équilibrée est une étape vers un système financier plus résilient et plus fiable qui soutient la croissance et les ambitions de votre entreprise. Grâce à des processus diligents de rapprochement des factures, vous ne vous contentez pas de garantir l'exactitude des données, mais vous mettez en place un cadre financier qui renforce votre entreprise à tous les niveaux. Prenez donc le temps d'examiner, d'aligner et de protéger votre entreprise - votre réussite future en dépend.
