Qué es un número de pedido en una factura: definición, significado y finalidad
En el mundo de los negocios, a menudo nos encontramos con cadenas de letras y números que parecen más códigos secretos que herramientas prácticas. Los números de pedido son uno de esos misterios. Probablemente los haya visto salpicados en facturas o formularios de pedido, y se haya preguntado: "¿Para qué los necesitamos?". Pero lo cierto es que detrás de cada factura y número de pedido hay una pieza crucial del rompecabezas: llevan la cuenta de cada compra en un sistema sencillo y organizado, lo que permite a las empresas controlar el gasto, gestionar el inventario y mantener informados a todos los departamentos. ¿Listo para ver cómo los pedidos con facturas evitan que sus operaciones se salgan de control?
¿Qué es un número de pedido?
Un número de pedido es simplemente una abreviatura de número de serie de pedido de compra que se refiere a los dígitos adjuntos a los pedidos que se realizan en una empresa determinada. Estos sistemas de fechas de pedidos masivos son bastante esenciales, ya que proporcionan una mayor eficiencia durante una transacción comercial, ya que los compradores y vendedores encuentran rápidamente lo que compraron o vendieron, y viceversa. Suele tratarse de un número de serie alfanumérico que se utiliza fácilmente para localizar pedidos de empresas y facturas pendientes.
Los pedidos y las facturas son cruciales para el buen funcionamiento de las actividades empresariales. Entre ellas se incluyen la supervisión de los niveles de pedidos, la prevención de cumplimientos indebidos, la garantía de un archivo correcto de los cargos a proveedores, etc. Cada transacción tiene su propia referencia única en forma de este identificador único, lo que facilita la búsqueda de facturas de pedidos en su sistema de contabilidad de compras, así como la correspondencia entre pedidos y facturas.
¿Dónde encontrar el número de pedido en una factura?
Normalmente, siempre que se recibe una factura, se espera ver el número de pedido en letras grandes. En la mayoría de los casos, se encuentra en la parte superior de la factura de venta, debajo o al lado del número de factura. Para evitar confusiones, se marca como número de pedido.
De este modo, no le resultará difícil buscar la transacción exacta cuando surja la necesidad. Cuando el número de pedido aparece en la portada, resulta más fácil cotejar los pedidos con las facturas y, por lo tanto, se acelera la tramitación de los pagos y se reducen al mínimo las posibilidades de error.
Formato de un número de pedido típico
El sistema de numeración de facturas de pedido viene determinado por las necesidades de su organización. Sin embargo, cabe señalar que la mayoría de las organizaciones siguen unos pasos sencillos para establecer un sistema de numeración determinado para las facturas de pedido. Lo más probable es que, al principio, se acoja un sistema estándar que empiece por el número uno, según el cual el número uno sería el primer pedido y los siguientes serían el dos y el tres, respectivamente.
Para que los pedidos y las facturas sean más comprensibles, se pueden utilizar letras delante de los números o mezclarlas con otros caracteres. Por ejemplo, ¿qué le parece empezar con "PO", de modo que el número vaya precedido de estas letras? PO0001, PO0002 y así sucesivamente. Otras empresas combinan dos elementos para los PO y las facturas y adjuntan otra información que va por encima de los números.
Por ejemplo, si diriges una empresa que se dedica a distintos tipos de productos o servicios, podrías utilizar un formato de OC y factura como este:
H0001, H0002 para artículos para el hogar
OD0001, OD0002 para artículos de exterior
De este modo, podrá minimizar el tiempo y los esfuerzos de búsqueda de la factura y el pedido, ya que estos códigos contienen los detalles necesarios sobre la asignación.
También puede utilizar la fecha de la interfaz en el número de pedido. Un número de orden de compra como PO121221-0001 podría ser lo que encontrará al realizar un pedido el 12 de diciembre de 2021. Esto es interesante porque, con sólo echar un vistazo al número de pedido, se puede saber cuándo se realizó el pedido.
Tenga en cuenta que no existe un método maestro para crear números de pedido. El objetivo es llegar a una estructura que sea razonable para la empresa y ayude en el proceso de gestión de compras. La claridad y coherencia en la numeración de las facturas de los pedidos facilitará el seguimiento de los pedidos, la gestión del inventario y la contabilidad de la empresa.
Finalidad de un número de pedido en una factura
Para facilitar el pago, los detalles del número de pedido en una factura actúan como enlace entre los procesos de compra y contabilidad y, en última instancia, mejoran la eficacia de todo el sistema. Este número es crucial en diversas empresas, ya que es útil para el seguimiento de las compras y también para la ejecución de registros financieros adecuados.
Seguimiento y organización de las compras
Cuando utiliza un número de pedido en una factura, está creando una herramienta eficaz que le ayudará en el seguimiento y la organización de sus actividades de compra. Esto es crucial para saber qué se ha pedido y qué queda por pedir. Si se utilizan, las facturas basadas en pedidos ayudarán a mejorar el control de las existencias y la gestión del gasto.
El sistema de numeración de pedidos ayuda a los solicitantes y aprobadores de su organización a gestionar los pedidos de forma eficaz. Esto implica que todos los pedidos y facturas que necesita para la aprobación y revisión de gastos anteriores están fácilmente disponibles. Con este tipo de información, podrá aprovechar las oportunidades de recortar gastos y cerrar contratos razonables con los proveedores clave.
Facilitar el cotejo y la aprobación de facturas
Una de las mayores ventajas de la implantación del uso de números de pedido en las facturas es la confirmación y aprobación del procedimiento de cotejo de facturas. Este vínculo permite aplicar un proceso muy esencial conocido como "cotejo a tres bandas": la factura, la orden de compra y el recibo se comparan después de una compra pero antes del pago.
Este procedimiento de cotejo permite verificar la correspondencia entre los artículos, las cantidades y los precios de todos los documentos. Ayuda a evitar el pago de una factura que ha sido alterada o cortada a solicitudes de pago parciales. El número de pedido proporciona una conexión con estos documentos, lo que facilita la detección de errores y acelera el ritmo de búsqueda de documentos conectados por parte de los empleados.
Mejora de los registros financieros
Como ha demostrado la experiencia, los números PO tienen un impacto significativo en la mejora de su registro financiero. Una vez adoptada esta práctica de incorporar a su sistema contable facturas basadas en pedidos, cada transacción financiera que realice quedará registrada. Por lo tanto, este registro puede tener una doble importancia: una, a la hora de resolver disputas con los proveedores con respecto a las condiciones o características del acuerdo; y dos, durante las auditorías financieras de las cuentas y libros de la empresa.
Además, los números de pedido permiten avisar al equipo financiero de los costes operativos casi al instante. Esto permite una mejor gestión del flujo de caja, así como de las circunstancias históricas de gasto para posibles economías de escala. Además, la visión de conjunto que proporcionan los registros ordenados de pedidos de compra es crucial para el control financiero, ya que permiten realizar un seguimiento preciso de los gastos para no gastar más de la cuenta ni gestionar mal los recursos.
De este modo, la factura de pedido sirve para reforzar el marco en el que se gestionan los flujos de tesorería, de modo que exista una previsión de futuros cambios en los factores del entorno. Esta integración constriñe la estructura de gestión de fondos de tal manera que no quedará ni un céntimo sin contabilizar en su libro mayor.
Con Enty, el seguimiento de las compras y la organización de las facturas no pueden ser más sencillos. Tanto si gestiona pedidos como facturas, las funciones de Enty le ayudan a estar al tanto de los registros financieros, ahorrándole tiempo en el seguimiento y la conciliación, y permitiéndole centrarse en el panorama general de su empresa.
Cómo funcionan los números de pedido en las transacciones comerciales
En las empresas, los números de pedido son indispensables para simplificar las transacciones y facilitar el flujo de comunicación entre compradores y vendedores. El proceso de compra suele comenzar con la creación de una orden de compra cuando se realiza una adquisición. En él se especifican los detalles de la compra, incluido el producto o servicio que se va a adquirir, las cantidades, los precios y las fechas de entrega.
El comprador asigna a este documento un número de pedido específico. Como punto de referencia, este código alfanumérico se refiere a toda la transacción. Normalmente se entiende dónde figurará este número, ya que siempre está escrito en la orden de compra.
Este código numérico, junto con la orden de compra, se envía al vendedor para que actúe. La orden de compra firmada por el vendedor es un acuerdo vinculante entre las dos partes. Este acuerdo permite que el pedido se ejecute según lo solicitado.
El número de pedido sigue desempeñando un papel vital a lo largo de toda la transacción del pedido. En el caso de que un vendedor haya despachado mercancías o prestado servicios, su factura llevará este código. En este punto, existe una progresión lógica desde el pedido inicial hasta su facturación.
Como comprador, este es el número al que tendrá que referirse para que coincida con la factura que vendrá junto con el pedido correspondiente. Aquí se utiliza la expresión "correspondencia a tres bandas", ya que implica la comparación y alineación de la factura y el pedido, así como de la nota de bienes y servicios recibidos. De este modo, se garantiza que los artículos, su número y sus precios son correctos, lo que significa que se puede proceder al pago.
Este sistema también actúa como protección contra errores, mitiga el riesgo de fraude en los pagos y mejora la eficacia de los mismos. Además, también mejora el control de pedidos e inventarios, así como la precisión de los informes.
Lo anterior también resulta muy eficaz cuando se utilizan los números de pedido con fines presupuestarios y de gestión de tesorería. Proporcionan al departamento financiero una visión en tiempo real de los costes no disponibles y, por tanto, una previsión eficaz. Utilizando estas cifras podrá recuperar fácilmente los pedidos de compra y las facturas, así como revisar los gastos anteriores en busca de oportunidades de ahorro.
Para cualquier discusión con el proveedor, el número de pedido es el primer punto de referencia. Usted y el vendedor utilizarán el mismo número para encontrar el acuerdo original y cualquier problema que pueda existir podrá solucionarse al instante.
El número de pedido puede tener algunas diferencias de presentación según la empresa, pero la gran mayoría muestra un enfoque sistemático en el que los números van consecutivos. Por ejemplo, PO0001 serviría como punto de partida. Algunas empresas pueden especificar qué números incluyen el número de pedido, la fecha de creación del pedido o el código de departamento para mayor precisión a la hora de comprender el pedido completo.
Disponer de un sistema claro de numeración de pedidos para cualquier factura sitúa a su organización en la senda de la fluidez de las actividades rutinarias de pedidos y facturas, un mejor control de los niveles de existencias y una mejor gestión de las entradas y salidas de efectivo. Un mecanismo tan simple puede alterar la forma en que su organización hace negocios y la cantidad de ingresos que obtiene de una manera excesivamente profunda.
Número de pedido frente a número de factura
Como parte de los documentos comerciales fundamentales, el número de factura Número de pedido son números únicos para cada transacción comercial, con sus propias diferencias y aplicaciones. El comprador lo utiliza para solicitar a un proveedor la entrega de bienes o servicios. A la inversa, una factura contiene un número de factura que el vendedor asigna a los bienes o servicios enviados solicitando el pago de los mismos.
Los plazos para su nacimiento también varían. Un número de pedido se genera en el momento en que se solicita el suministro de bienes o la prestación de servicios, lo que, sin embargo, difiere de una factura de pago, que se genera después de que el vendedor haya suministrado y solicitado el pago. Esta diferenciación es importante para comprender cómo se producen las transacciones comerciales.
Otra mención notable es donde surgen más diferencias en sus puntos de referencia siendo. Las órdenes de compra (PO) a lo largo de sus números también conocidos como números de seguimiento o de recepción y se utilizan para identificar la factura correspondiente a una orden de compra. Sin embargo, los números de factura desempeñan un papel importante durante el pago de la mercancía, la conciliación de cuentas y otras transacciones relativas, comprometiéndose con los registros financieros.
Cuando se crea cada uno
La orden de compra integrada, a la que también se asigna un número de pedido, se emite en la fase primaria de una transacción. Es el deseo explícito del comprador de adquirir bienes o servicios del vendedor. Este documento expone la intención que subyace a la compra solicitada y muestra la cantidad de compra, el precio, los plazos y las condiciones de entrega.
Por el contrario, la emisión de un número de factura se produce en la fase de cierre de la transacción. Las facturas de venta se emiten después de que se haya alcanzado cada hito importante en la provisión de bienes o servicios, y todas llevan un número de orden de compra. Esto ocurre después de que los bienes o servicios se hayan entregado de acuerdo con las condiciones de las órdenes de compra.
Cómo colaboran en el proceso de contratación
Los números de pedido y de factura van de la mano para agilizar el proceso de aprovisionamiento. Cuando se envía una orden de compra con su número de pedido único a un proveedor, se convierte en un contrato legalmente vinculante. A continuación, se hace referencia a este número a lo largo de toda la transacción, desde las llamadas telefónicas al cliente hasta los formularios de envío.
Cuando el vendedor emite una factura, incluye tanto el número de factura como el número de pedido correspondiente. Esta práctica garantiza que la factura corresponde al pedido correcto, creando un vínculo claro entre el pedido original y la facturación posterior.
Este sistema permite un cotejo eficaz a tres bandas, en el que la factura se compara con el pedido y la factura correspondientes antes de efectuar el pago. Ayuda a evitar errores, reducir el riesgo de fraude y agilizar el proceso de pago.
Ambos números contribuyen a una gestión eficaz del presupuesto y la tesorería. Los números de pedido ayudan a planificar y gestionar los procesos de aprovisionamiento, mientras que los números de factura ayudan en los procesos de cuentas a pagar, la conciliación de pagos y la elaboración de informes financieros. Juntos, crean un sistema integral para el seguimiento de los pedidos, la gestión del inventario y el mantenimiento de registros financieros precisos.
Importancia de los números de pedido para el seguimiento y la contabilidad
Los números de pedido son vitales para organizar sin problemas las actividades de compra, inventario y contabilidad de la empresa. Cabe señalar que estos números son únicos en la identificación de cada transacción de compra y por lo tanto asegurarse de que el ciclo de vida de la orden es más eficiente. Veamos cómo los números de pedido facilitan diferentes actividades en el transcurso de las operaciones empresariales, desde la realización de los pedidos y las facturas hasta la contabilización final en las cuentas.
Para las empresas que buscan integrar los sistemas de PO con la contabilidad, las completas herramientas financieras de Enty ofrecen una solución que va más allá del seguimiento básico. Enty hace posible vincular los pedidos, las facturas y los recordatorios de pago en un proceso sin fisuras, mejorando la transparencia y el control financiero. Con las plantillas personalizables y las funciones de seguimiento de Enty, obtendrá una visión clara y fiable de cada transacción, desde la creación inicial del pedido hasta el pago final, lo que le ayudará a realizar una facturación y una gestión de contratos eficaces y sin errores.
Iniciar una compra
El número de pedido es importante en las compras porque ahorra tiempo a la hora de hacer y tramitar los pedidos. Cada pedido se identifica fácilmente, lo que resulta útil para el seguimiento de pedidos y facturas. Como cada pedido se identifica con un número de pedido único, no hay confusión entre los representantes del comprador y del vendedor.
Este número se convierte en uno de los factores más básicos y esenciales del proceso de pedido de compra, ya que permite realizar búsquedas de pedidos ya realizados con facilidad. Esto resulta muy útil cuando hay varios proveedores o durante los periodos punta de compras. El número de pedido garantiza que todas las transacciones queden registradas y contabilizadas desde el momento en que se realiza el pedido.
Facilitar la conciliación de facturas
Conviene subrayar que los números de pedido influyen positivamente en la simplificación del proceso de conciliación de facturas. Establecen una conexión evidente entre la orden de compra inicial y una factura emitida posteriormente, lo que permite al cliente confirmar que se le está cobrando justo por lo que se ha solicitado y recibido.
Esta relación hace posible un proceso muy importante denominado cotejo a tres bandas, por el que la factura que se va a pagar se compara primero con el pedido de compra y una factura que guardan una relación justa. Este método es útil para evitar el fraude y la duplicación de facturas y establecer la exactitud de las transacciones financieras con su empresa.
Seguimiento de los pedidos
En el proceso de compra de una empresa, es fundamental utilizar el número de pedido para hacer un seguimiento del mismo. Esto es muy importante, ya que permite ver todo el proceso de pedido, desde el momento en que el vendedor acusa recibo de los pedidos y las facturas hasta el momento en que los bienes o servicios se entregan al destinatario. Este conocimiento le permite planificar la tesorería y el inventario de forma eficaz.
Podrá obtener rápidamente el estado de cualquier pedido pendiente, el plazo previsto de cumplimiento e incluso la "amenaza" de su retraso con la ayuda de un sólido sistema de numeración de pedidos. Esta información puede resultar beneficiosa para controlar el flujo de operaciones en torno a su empresa y garantizar que dispone de los suministros adecuados en el momento oportuno.
Contabilidad
En el ámbito de la contabilidad, es fundamental utilizar los números de pedido para consolidar los registros financieros de forma eficaz. Esto también facilita el proceso de seguimiento de gastos, la gestión de las asignaciones presupuestarias y la preparación para las auditorías financieras.
Las empresas deberían utilizar los números de pedido en su software de contabilidad para crear un sistema que les permita comprender mejor sus hábitos de gasto y dónde podrían ahorrar costes. La gestión de un detalle tan meticuloso en el mantenimiento de sus registros financieros resultaría bastante útil en las áreas de elaboración de presupuestos y previsiones y en los procesos de toma de decisiones empresariales.
Además, el uso de los números de pedido ayudaría a mejorar las relaciones entre el departamento de compras y el de finanzas de la organización. El uso de los pedidos y las facturas permite a los dos departamentos entablar discusiones sobre las compras y las discrepancias en las compras que deben resolverse gracias a una gestión eficaz de la tesorería.
Errores comunes al utilizar números de pedido
El uso eficaz de los números de pedido exige prestar atención a los detalles y conocer los errores más comunes. Errores como números de pedido incorrectos o inexistentes, el procesamiento de facturas que no son de pedido o la falta de integración de sistemas pueden interrumpir su flujo de trabajo. A continuación, analizaremos estos problemas comunes y discutiremos estrategias para garantizar que su proceso de pedidos sea lo más preciso y eficiente posible.
Números de pedido inexistentes o incorrectos
La falta de información o la información incorrecta es otro error común al escribir los números de pedido, y es perjudicial para el proceso de compra. Esta negligencia provoca confusión en los proveedores, entrega mercancías no solicitadas y causa descontento con los proveedores. Para evitarlo, cada número de pedido debe corresponderse explícitamente con las descripciones de los artículos para incluir aspectos como las especificaciones, el modelo y la cantidad. Hay que asegurarse de que los números detallados de los pedidos se confirman siempre antes de enviarlos a los proveedores.
La estandarización de los pedidos de compra incluyendo todos los campos requeridos ayuda a manejar este problema. También puede recurrir a las revisiones por pares, en las que dos miembros del mismo equipo verifican la información antes de remitirla para su aprobación final. También conviene recordar que las plantillas deben revisarse periódicamente para adaptarlas a los nuevos campos de información que vayan siendo necesarios con el paso del tiempo.
Tramitación de facturas sin contra reembolso
Integración de sistemas de pedidos con programas de contabilidad
Existen costes de entrada considerables, como el tiempo y otros recursos dedicados a duplicar procesos en los sistemas de gestión financiera, si no se consigue unir el sistema de pedidos de compra con el software de contabilidad. La razón es que en un sistema integrado todos los datos financieros se actualizarán periódicamente y habrá un único punto para las distintas áreas funcionales, incluidos los pedidos, el flujo de caja, el coste de la mano de obra y otros.
Para esta integración, le sugerimos que considere un sistema de automatización de AP basado en la nube. Permite a las empresas acelerar el proceso de aprobación de facturas y reducir las posibilidades de error, con el consiguiente ahorro de tiempo y dinero. Un sistema de este tipo puede realizar una correspondencia tripartita de las facturas de los pedidos para mejorar la transparencia y la precisión.
Además, un sistema integrado también puede generar informes de estado que permiten conocer las facturas que aún están en proceso y las que se han generado pero necesitan aprobación. Esto facilita a los altos ejecutivos la adopción de las medidas necesarias y el control del flujo de caja. Con el uso de sistemas integrados, podrá gestionar el inventario, reducir los gastos y mejorar la satisfacción del cliente, lo que se traducirá en éxito en un mercado altamente competitivo.
Números de pedido en diferentes sectores
Los números de pedido en una factura se utilizan ampliamente para agilizar las operaciones y hacer un seguimiento de los pedidos en diversos sectores, cada uno de los cuales los adapta a sus necesidades y flujos de trabajo únicos. He aquí cómo funcionan en los distintos sectores:y
Fabricación y producción: en la fabricación, el número de pedido en una factura es esencial para gestionar cadenas de suministro complejas y programas de producción. Permiten hacer un seguimiento de las materias primas, los componentes y los productos o servicios acabados a lo largo de cada fase de producción, lo que ayuda a equilibrar el inventario y evitar el exceso de existencias. Estos identificadores mejoran la comunicación interdepartamental, garantizando que el equipo de compras y la planta de producción estén sincronizados para la asignación de recursos y la programación.
Minoristas y comercio electrónico: para los minoristas y las empresas de comercio electrónico, los números de pedido actúan como huellas digitales de las transacciones, reduciendo los errores de facturación y mejorando el seguimiento de los pedidos. La automatización suele generar números de pedido, lo que simplifica la gestión de grandes volúmenes de transacciones. Este sistema también facilita la planificación del inventario, ayudando a evitar situaciones de falta de existencias o de exceso de existencias de artículos populares.
Empresas de servicios: los sectores de servicios, como la consultoría o la informática, utilizan los números de pedido para realizar un seguimiento de las horas facturables, los hitos del proyecto y los entregables. Proporcionan una referencia coherente para la facturación y la gestión de proyectos, esencial para gestionar contratos a largo plazo o servicios recurrentes. En este contexto, los números de pedido también ayudan en la resolución de conflictos, ya que ambas partes pueden consultar fácilmente el acuerdo original.
En todos los sectores, los números de pedido tienen un valor incalculable para el mantenimiento de registros financieros, las auditorías y la gestión del flujo de caja. Al implantar un sistema de numeración de pedidos estructurado y agilizar la creación de facturas, las empresas mejoran la eficiencia operativa, fomentan relaciones sólidas con los proveedores y mantienen el cumplimiento de las normas del sector.
Reflexiones finales
Lejos de ser arbitrarios, los números de pedido son los héroes anónimos que hacen que las transacciones sean eficientes, rastreables y precisas. Le ayudan a crear un rastro en papel, gestionar las relaciones con los proveedores y garantizar que cada pedido siga un proceso exacto. Con cada número de pedido, su empresa gana en control, mejora la comunicación y evita confusiones. Así pues, reconozca el mérito del humilde número de pedido: ¡trabaja duro para que su empresa funcione sin problemas!
