S'y retrouver dans les exigences relatives aux factures de TVA en Allemagne : un guide complet
Lorsque l'on exerce une activité en Allemagne, il est essentiel de comprendre les exigences du pays en matière de facturation de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) pour assurer la fluidité des transactions et le respect des règles. La facturation de la TVA joue un rôle essentiel en tant que document juridique facilitant le calcul de la taxe, enregistrant les ventes de biens ou de services et garantissant une déclaration correcte. Étant donné que 33 % des transactions entre entreprises et consommateurs impliquent une facturation, il est essentiel de maîtriser les réglementations relatives aux factures de TVA.
Ce guide complet vous guidera à travers les subtilités de la facturation de la TVA en Allemagne. Nous explorerons les circonstances nécessitant une facture, le contenu obligatoire des factures, les options de facturation simplifiée, les délais d'émission, les périodes de conservation, et les moyens de rationaliser vos processus de facturation - souvent, Enty peut vous aider avec beaucoup d'étapes ennuyeuses dans la facturation d'entreprise et offrir des factures électroniques.
Quand facturer ?
En Allemagne, les factures de TVA sont obligatoires pour diverses transactions portant sur des biens et des services. Voici les principales circonstances qui requièrent l'émission d'une facture TVA :
1. Transactions entre entreprises (B2B)
Les entreprises basées en Allemagne doivent émettre des factures lorsqu'elles fournissent des biens ou des services à d'autres entreprises, quelle que soit leur localisation (en Allemagne, dans d'autres pays de l'UE ou en dehors de l'UE). Cela leur permet de se conformer aux réglementations obligatoires en matière de facturation électronique dans le cadre des transactions interentreprises. Cette exigence s'applique à toutes les entités et personnes morales imposables, y compris les exportations et les transactions intracommunautaires - si vous émettez des factures électroniques B2B obligatoires, gardez cela à l'esprit.
2. Livraisons de biens ou prestations de services soumises à la TVA allemande
Une facture TVA est nécessaire pour toute livraison de biens ou prestation de services soumise à la TVA allemande, même si le destinataire est une entité non assujettie ou un consommateur individuel.
3. Petites entreprises ("Kleinunternehmer")
Les petites entreprises allemandes, appelées "Kleinunternehmer", sont également tenues d'émettre des factures ou des factures électroniques pour leurs livraisons, bien qu'elles soient exonérées de la TVA. Toutefois, ces factures ne doivent pas afficher ou inclure les montants de la TVA.
4. Ventes d'entreprise à consommateur (B2C) dans l'UE
Pour les ventes de biens à des particuliers dans d'autres pays de l'UE, les entreprises allemandes doivent émettre des factures ou des factures électroniques si elles n'utilisent pas le système de guichet unique de l'Union (OSS).
5. Services exonérés
Bien que certains services puissent être exonérés de TVA, les entreprises allemandes sont tenues d'émettre des factures lorsqu'elles fournissent ces services à d'autres entreprises, à quelques exceptions près. Enty peut vous aider à créer et à gérer facilement un processus de facturation électronique obligatoire, garantissant la conformité avec les exigences allemandes en matière de TVA et de facturation dans divers scénarios commerciaux. Ce qui est encore plus cool, c'est que vous n'avez pas à vous soucier de la TVA vous-même - il vous suffit de créer une facture, d'entrer le numéro d'entreprise et la TVA sera appliquée automatiquement.
Contenu de la facture
En ce qui concerne le contenu des factures, la réglementation allemande sur la TVA prévoit des exigences spécifiques en matière de facturation afin de garantir la clarté et la conformité. Que vous émettiez des factures papier standard ou une facture simplifiée pour les petits montants, il est essentiel d'inclure les éléments décrits ci-dessous pour la partie qui est censée recevoir les factures.
Lors de l'émission de factures TVA en Allemagne, les entreprises ont la possibilité d'utiliser n'importe quelle devise. Il n'est pas obligatoire de mentionner un taux de change ou de fournir un montant équivalent en euros. Toutefois, la meilleure pratique consiste à émettre les factures dans la langue du client pour une meilleure compréhension et une plus grande clarté.
Informations obligatoires
Les factures de TVA allemandes doivent contenir les informations essentielles suivantes :
la date d'émission
un numéro de facture unique et séquentiel
le numéro d'identification TVA du fournisseur
L'adresse complète du fournisseur et du client
une description détaillée des biens ou des services fournis
les quantités de biens fournis, le cas échéant
la date de la livraison, si elle diffère de la date de la facture
la valeur nette imposable de la livraison
le(s) taux de TVA applicable(s) et le(s) montant(s) de TVA correspondant(s)
les détails justifiant une livraison à taux zéro, une exportation, une autoliquidation ou une livraison intracommunautaire, le cas échéant
La valeur totale brute de la facture
La TVA doit apparaître clairement sur les factures, avec le montant net, le(s) taux de TVA appliqué(s), le(s) montant(s) de la TVA et le montant brut total, TVA comprise.
Factures simplifiées
Pour les factures inférieures à 150 euros, la réglementation allemande en matière de TVA autorise l'émission d'une "facture simplifiée pour les petits montants". Ces factures simplifiées requièrent moins de détails, ce qui simplifie le processus de facturation pour les transactions de faible valeur.
Si les factures simplifiées comportent moins de champs obligatoires, elles doivent néanmoins contenir les informations essentielles suivantes :
la date d'émission
Numéro d'identification TVA du fournisseur
le type de biens ou de services fournis
le montant de la TVA à payer ou les informations nécessaires pour le calculer
une référence claire et directe à la facture originale et aux données modifiées (sur une note de crédit, une note de débit ou tout autre document considéré comme une facture).
L'Allemagne s'est également engagée dans la voie de la facturation électronique à tous les niveaux. Les entreprises sont désormais tenues de recevoir des factures électroniques et de les traiter efficacement. Si vous avez déjà reçu une facture électronique, vous savez à quel point il est important d'avoir des systèmes en place pour les traiter de manière transparente.
Factures pour petites entreprises
Les petites entreprises allemandes, appelées "Kleinunternehmer", peuvent également bénéficier d'une facturation simplifiée. Bien qu'elles soient exonérées de la TVA, elles doivent néanmoins émettre des factures pour leurs livraisons. Ces factures doivent comporter les éléments suivants
le nom et l'adresse de l'entreprise
le numéro d'identification de la taxe/de la TVA
la date et le numéro de la facture
une description des biens ou des services fournis
le montant total dû (hors TVA).
Il est essentiel que les petites entreprises fassent référence à l'exemption de la TVA au titre de l'article 19 sur leurs factures afin de clarifier leur statut d'exemption de la TVA. La TVA doit apparaître clairement sur toutes les factures électroniques. Il s'agit notamment d'indiquer les montants nets, les taux de TVA et les montants bruts totaux. Les entreprises peuvent demander des déductions de la taxe en amont en fonction de l'exactitude des données de la facture électronique. Garantir la conformité est plus simple avec Enty, qui calcule automatiquement la TVA lorsque vous créez une facture. Cette plateforme de facturation conviviale peut aider les propriétaires de petites entreprises à créer et à gérer des factures conformes aux exigences allemandes en matière de facturation de la TVA - assurez-vous que l'autre partie recevra des factures électroniques qui fonctionnent.
Corriger les erreurs
Si la TVA est incluse par erreur sur la facture d'une petite entreprise, une facture corrigée ou une facture inversée peut être émise pour rectifier l'erreur. Corriger les erreurs dans les factures déjà émises est une tâche lourde et parfois longue, qui demande beaucoup d'efforts. Avec Enty, cela n'a jamais été aussi simple : il suffit d'effacer les informations que vous ne voulez pas et d'introduire les données correctes.
Calendrier d'émission des factures
L'émission de factures en temps voulu est cruciale pour les entreprises opérant en Allemagne afin de rester en conformité avec les réglementations en matière de TVA. Voici les principaux délais à respecter :
Transactions interentreprises (B2B) : les factures doivent être émises dans les 6 mois suivant la livraison de biens ou la prestation de services à une autre entreprise.
Transactions interentreprises intra-UE : pour les livraisons de biens ou de services à des entreprises au sein de l'Union européenne, les factures doivent être émises dans les 15 jours suivant la fin du mois au cours duquel la livraison a eu lieu.
Il est important de noter que si le délai d'émission est un aspect essentiel, les entreprises doivent également s'assurer que leurs factures respectent toutes les autres exigences obligatoires, telles que l'inclusion des informations correctes et le respect du format approprié.
Le non-respect de ces délais peut entraîner des pénalités et des conséquences juridiques potentielles. Pour rationaliser votre processus de facturation et garantir l'émission des factures dans les délais, pensez à utiliser le logiciel de facturation Enty, qui vous aide à créer et à gérer vos factures en toute simplicité.
Période de conservation des factures
Les entreprises opérant en Allemagne sont tenues de conserver leurs factures pendant une période prolongée afin de se conformer à la réglementation en matière de TVA. La loi prévoit actuellement que les factures de vente et d'achat doivent être conservées pendant 10 ans. Cette obligation s'applique aux factures sur papier ou sous forme électronique, ce qui garantit une bonne tenue des dossiers et facilite les éventuels contrôles fiscaux.
Lieu de stockage
Factures papier : les factures papier doivent être stockées physiquement en Allemagne pour satisfaire aux exigences de conservation.
Factures électroniques : les factures électroniques peuvent être stockées en dehors de l'Allemagne, à condition qu'elles puissent être consultées et téléchargées rapidement en cas de contrôle fiscal. Toutefois, le stockage des factures électroniques en dehors du pays doit faire l'objet d'une autorisation spécifique de l'administration fiscale.
L'avenir de la facturation en Allemagne
Bien qu'il ait été question de réduire la période de conservation des factures de TVA allemandes de 10 ans à 8 ou 7 ans, l'obligation légale actuelle reste inchangée. Les entreprises doivent se tenir informées de toute modification future de la période de conservation afin d'être en conformité avec la loi.
L'Allemagne, comme tous les États membres de l'UE, autorise désormais l'utilisation de factures électroniques sous certaines conditions. Cette évolution vers la numérisation vise à rationaliser les processus de facturation électronique et à promouvoir l'efficacité. Il s'agit d'un grand pas et tout le monde ne peut pas l'adopter immédiatement, mais c'est là qu'Enty intervient. Les services de facturation d'Enty peuvent vous aider à créer et à gérer des factures électroniques tout en respectant les exigences de conservation.
Il est essentiel que les entreprises conservent et stockent leurs factures avec diligence pendant la période prescrite, faute de quoi elles s'exposent à des pénalités et à des conséquences juridiques potentielles. En respectant les exigences en matière de conservation des factures, les entreprises peuvent s'assurer qu'elles disposent de la documentation nécessaire pour les contrôles fiscaux et rester en conformité avec les réglementations allemandes en matière de TVA.
Dernières réflexions
Naviguer dans le paysage de la facturation de la TVA en Allemagne requiert une attention particulière aux détails et le respect de réglementations spécifiques. Que vous soyez propriétaire d'une petite entreprise ou que vous traitiez des transactions B2B, il est crucial de comprendre quand et comment émettre des factures correctement. Les services de facturation d'Enty peuvent simplifier ce processus, en garantissant que vos factures sont conformes aux normes allemandes en matière de TVA, tout en rationalisant vos opérations commerciales.
