Mejorar el procesamiento de facturas: las mejores prácticas al descubierto
Hubo un tiempo en que las facturas eran sinónimo de papeleo interminable, retrasos y errores... pero ya no. Hoy en día, la automatización está reescribiendo la historia, convirtiendo lo que solía ser una carga que consumía mucho tiempo en un proceso fluido y racionalizado. Con las herramientas adecuadas, las empresas pueden ahora procesar las facturas con notable rapidez y precisión, lo que se traduce en una mejora del flujo de caja y unas relaciones más sólidas con los proveedores. Si está listo para actualizar sus métodos de facturación, abróchese el cinturón: este artículo le mostrará cómo aprovechar la tecnología para lograr el éxito financiero.
De la facturación en papel a la digital
La gestión de facturas ha experimentado una importante transformación a lo largo de los años. En el pasado, la gestión de facturas solía ser un sistema manual basado en papel. Este método consumía mucho tiempo y era propenso a errores, lo que dejaba a las empresas expuestas al extravío de documentos y a los consiguientes retrasos. La naturaleza física de la facturación tradicional suponía grandes riesgos y complicaciones para las empresas.
Sin embargo, para su beneficio, la gestión de facturas ha experimentado una revolución digital. Este cambio ha aprovechado el poder de la automatización y las soluciones de software para agilizar y evitar errores en todo el proceso. La gestión digital de facturas ha cambiado las reglas del juego y ofrece varias ventajas a las empresas que buscan crecer.
El auge de la automatización y la IA en el procesamiento
El auge de la automatización y la inteligencia artificial en el procesamiento de facturas ha traído consigo una nueva era de eficiencia y precisión. Los sistemas modernos de gestión de facturas aumentan la eficiencia de varias maneras:
Las herramientas de automatización reducen significativamente el riesgo de error humano, garantizando una entrada de datos y unos cálculos rápidos y precisos.
El software automatizado puede capturar y extraer datos relevantes de las facturas, eliminando la necesidad del procesamiento manual.
Con las aprobaciones de facturas establecidas dentro de los flujos de trabajo, sus datos pueden utilizarse para aprobar facturas, reduciendo los tiempos de espera y agilizando su negocio.
El impacto de la automatización en los tiempos de procesamiento es notable. Por término medio, se tarda 10,1 días en procesar una factura manualmente, pero sólo 3,9 días con un sistema automatizado. Esta eficiencia permite que su empresa crezca sin necesidad de aumentar la plantilla ni el volumen de facturas.
Ventajas de la gestión moderna de facturas
La adopción de soluciones modernas de gestión de facturas como Enty ofrece numerosas ventajas para su empresa:
Mayor precisión: la automatización minimiza el riesgo de error humano, facilitando la precisión financiera.
Ahorro de tiempo: los sistemas digitales eliminan gran parte del trabajo preliminar de los métodos de facturación tradicionales, agilizando toda la operación.
Mejora del flujo de caja: la entrega puntual de las facturas y la información precisa sobre la facturación contribuyen a mejorar el flujo de caja y a reducir los retrasos en los pagos.
Mejor colaboración: el software de facturación facilita una colaboración fluida entre departamentos, permitiendo a los equipos de ventas, contabilidad y atención al cliente acceder a la información de las facturas y compartirla.
Capacidad de integración: las soluciones modernas suelen integrarse con los sistemas de contabilidad y de planificación de recursos empresariales (ERP), lo que garantiza una transferencia fluida de los datos de las facturas al software de contabilidad de la empresa.
Análisis y generación de informes: los sistemas avanzados suelen incluir herramientas de análisis y generación de informes, que proporcionan información clave sobre los KPI de facturación, como los índices de aprobación y los tiempos de procesamiento.
Al aprovechar el poder de la automatización, puede aprovechar estas ventajas de la gestión moderna de facturas, estableciendo una sólida plataforma financiera para el éxito y el crecimiento de su empresa.
¿Qué ocurre con el ciclo de vida de la tramitación de facturas?
El procesamiento de facturas es una función crucial que realiza su departamento de cuentas por pagar. Consiste en gestionar las facturas de los proveedores desde la recepción hasta el pago, registrando finalmente la transacción en el libro mayor. Esta función empresarial proporciona una visión clara de cuánto debe su empresa por los bienes y servicios adquiridos. Aplicando un enfoque sistemático al procesamiento de facturas, puede diferenciar el rendimiento de su empresa y sentar las bases para el éxito.
El ciclo de vida de la tramitación de facturas suele constar de varios pasos clave
Si todo va bien y se ha procesado el pago de la factura, la transacción se registrará en el sistema contable de su empresa y se archivará a efectos de auditoría. Sin embargo, hay muchas cosas que deben completarse antes de que eso ocurra, y ahí es donde la automatización resulta útil.
Importancia de un tratamiento eficaz
Un procesamiento eficiente de las facturas tiene un impacto significativo en las operaciones de su empresa:
Mejorade la gestión del flujo de caja: al realizar un seguimiento de las deudas pendientes y los pagos vencidos, puede gestionar mejor el flujo de caja de su empresa.
Mejora de las relaciones con los proveedores: los pagos coherentes, correctos y puntuales crean relaciones favorables con sus proveedores, garantizando un flujo ininterrumpido de bienes y servicios.
Ahorro de costes: un procesamiento eficaz le permite beneficiarse de descuentos por pronto pago y evitar recargos por demora.
Reducción de errores: un proceso racionalizado con directrices claras y automatización reduce la posibilidad de errores humanos, evitando pagos excesivos, pagos insuficientes o pagos no autorizados.
Ahorro de tiempo: la automatización puede ayudar a su departamento de AP a recuperar innumerables horas, lo que permite al personal centrarse en tareas más estratégicas.
Mejor toma de decisiones: los informes en tiempo real proporcionan información sobre los pagos pendientes, los productos pedidos y las comparaciones de precios, lo que le permite tomar decisiones presupuestarias con conocimiento de causa.
Al optimizar el procesamiento de sus facturas, no sólo mejora la eficiencia interna, sino que también contribuye a una cadena de suministro más saludable. Los pagos puntuales y precisos garantizan que sus proveedores dispongan de liquidez suficiente para pagar a sus propios proveedores, lo que crea un efecto dominó positivo en todo el ecosistema empresarial.
Retos de la tramitación tradicional de facturas
Al mismo tiempo, los métodos tradicionales de procesamiento de facturas presentan numerosos obstáculos que pueden dificultar la eficacia y la salud financiera de su empresa. Descubrirá que estos retos pueden tener un impacto significativo en sus operaciones, relaciones con los proveedores y productividad general.
Errores en la introducción manual de datos
Uno de los problemas más acuciantes a los que se enfrenta con el procesamiento tradicional de facturas es el alto riesgo de errores en la introducción manual de datos. Los estudios demuestran que un asombroso 80% de las empresas siguen confiando en la introducción manual de datos, y que el 27,5% de todos los errores relacionados con las facturas se deben a la manipulación humana. Este proceso tan laborioso no sólo requiere mucho tiempo, sino que también es propenso a errores. De hecho, la media del sector muestra que, de media, un empleado sólo puede procesar cinco facturas manuales por hora, lo que supone un coste de entre 2,07 y 10 dólares por factura.
Entre los errores más comunes se incluyen
Eliminación accidental de fórmulas de Excel
Errores que coinciden, lo que conduce a aprobaciones de cifras incorrectas
Errores de introducción de datos
Compras no autorizadas
Pagar antes de recibir los bienes o servicios
Pagos dobles
Estos errores pueden provocar importantes pérdidas financieras y dañar sus relaciones con los proveedores. Además, si utiliza Excel o programas similares para la contabilidad, los estudios han demostrado que el 90% de las hojas de cálculo contienen errores que afectan a sus resultados y a su cuenta de resultados.
Retrasos en las aprobaciones y los pagos
Los procesos tradicionales de aprobación de facturas suelen dar lugar a retrasos significativos, que pueden tener un efecto cascada en las operaciones de su empresa. Las aprobaciones manuales llevan un tiempo considerable, ya que su equipo de AP tiene que confirmar los detalles de la factura con el personal necesario, a menudo a través de métodos ineficientes como el correo o los documentos impresos.
Los retos a los que se enfrentará incluyen
Procesos de aprobación complejos y largos que ralentizan el procesamiento de las facturas.
Mayor riesgo de retrasos en los pagos y posibles recargos por demora.
Dificultad para hacer un seguimiento del estado de las facturas a lo largo del proceso de aprobación y pago.
Seguimiento lento mediante correos electrónicos y llamadas para garantizar la aprobación.
Estos retrasos pueden tensar sus relaciones con los proveedores, lo que puede provocar interrupciones en su cadena de suministro y obstaculizar su productividad general.
Falta de visibilidad y control
Los métodos tradicionales de procesamiento de facturas a menudo le dejan en la oscuridad en lo que respecta a las actualizaciones en tiempo real y el control de sus procesos financieros. Esta falta de visibilidad puede dar lugar a varios problemas:
Dificultad para gestionar el flujo de caja, el tiempo, las operaciones y los riesgos sin actualizaciones periódicas.
Mayor vulnerabilidad a actividades fraudulentas, como la presentación de facturas falsas.
Mayor riesgo de pagos duplicados debido a la ineficiencia en la introducción de datos y a errores de enrutamiento.
Dificultades para acceder a información crítica debido a la fragmentación de los sistemas.
Incapacidad de proporcionar a los proveedores actualizaciones puntuales sobre el estado de las facturas.
Esta falta de transparencia no sólo afecta a sus operaciones internas, sino también a sus relaciones con los proveedores, que pueden sentirse inseguros sobre los plazos de pago y el estado de las facturas.
Buenas prácticas para optimizar el procesamiento de facturas
Para mejorar la eficacia de su procesamiento de facturas, necesita implantar un conjunto de buenas prácticas que agilicen las operaciones y reduzcan los errores. Adoptando estas estrategias, mejorará el flujo de caja, reforzará las relaciones con los proveedores y minimizará el riesgo de fraude.
Aprovechar la tecnología para mejorar el procesamiento de facturas
En los últimos años, la tecnología ha revolucionado el procesamiento de facturas, ofreciendo a las empresas una mayor eficiencia y precisión en la gestión de sus flujos de trabajo financieros. Soluciones como Enty proporcionan una completa herramienta de automatización de back-office que ayuda a las empresas a agilizar sus procesos de facturación, lo que en última instancia conduce a pagos más rápidos y una mejor gestión del flujo de caja.
A la hora de elegir una herramienta de automatización de facturas, considere opciones que permitan la personalización y la facilidad de uso. Soluciones como Enty ofrecen
Facturas personalizables con el logotipo y la imagen de su marca
Múltiples configuraciones de divisas para transacciones internacionales
Opciones de pago en línea sencillas para los clientes
Cálculo automático del IVA, garantizando el cumplimiento
Una interfaz fácil de usar: emita facturas con sólo unos clics
Estas características no sólo mejoran su flujo de caja, sino que también hacen que el proceso de facturación sea fluido y eficiente, ayudando a la salud financiera general de su negocio.
Normalizar los formatos de las facturas
Establecer un formato de factura estandarizado es crucial para una tramitación eficaz. Sus facturas deben incluir elementos esenciales como el logotipo de su empresa, la información de contacto del remitente, los datos del cliente, el número de factura, la fecha y un desglose pormenorizado de los servicios. Esta estandarización no sólo proyecta profesionalidad, sino que también facilita una tramitación más rápida y reduce la probabilidad de errores.
Implantar jerarquías de aprobación
Establecer una jerarquía de aprobación clara es vital para procesar las facturas sin problemas. Cree una jerarquía de asignación que determine los responsables de la aprobación en función de criterios específicos, como orden de compra, proyecto o empleado. Este sistema garantiza que las facturas se envíen a los responsables adecuados, acelerando el proceso de aprobación y manteniendo la responsabilidad.
Aproveche los descuentos por pronto pago
Validación y correspondencia
Implemente un sólido proceso de cotejo a tres bandas para verificar la exactitud de las facturas. Esto implica comparar la orden de compra, los documentos justificativos (como los albaranes) y la factura del artículo. La automatización de este proceso puede reducir significativamente los errores y acelerar la validación, garantizando que solo se pagan los bienes y servicios realmente recibidos.
Procesamiento de pagos
Agilice el procesamiento de pagos ofreciendo múltiples opciones de pago y aprovechando la automatización. Utilice el software de contabilidad para crear condiciones específicas para cada cliente y aplicar fácilmente descuentos cuando los pagos se reciban antes de tiempo. Este enfoque no solo mejora la eficiencia, sino que también aumenta la satisfacción del cliente al ofrecer flexibilidad de pago.
Medidas de prevención del fraude
Para salvaguardar su proceso de cuentas por pagar, implante controles internos sólidos y aproveche la tecnología. Separe las funciones dentro del departamento de cuentas a pagar, realice auditorías periódicas y utilice sistemas automatizados para detectar transacciones sospechosas. Establezca un proceso claro de aprobación de proveedores y procedimientos meticulosos de aprobación de facturas para minimizar el riesgo de fraude.
Aplicando estas buenas prácticas, optimizará el procesamiento de sus facturas, lo que redundará en una mejor gestión financiera y unas relaciones comerciales más sólidas.
Integración del procesamiento de facturas con los sistemas financieros
Cuando integra Enty en su empresa, todo -desde la gestión financiera hasta la optimización del flujo de caja- funciona en armonía. Enty también simplifica la gestión de contratos, ayudando a agilizar sus operaciones. Para un control financiero total, conecte su cuenta bancaria y el sistema extraerá automáticamente la información necesaria sobre transacciones, entradas y salidas, y le ofrecerá un cuadro de mandos personalizado. Esto elimina la introducción manual de datos y reduce el riesgo de errores.
Estas son sólo algunas de las cosas que puede hacer con Enty. Con esta solución todo en uno, las empresas pueden optimizar su facturación al tiempo que mejoran la precisión, la transparencia y el rendimiento financiero general.
Reflexiones finales
Al final, la eficiencia es la clave, y optimizar el procesamiento de sus facturas es una de las decisiones más inteligentes que puede tomar para su negocio. Al adoptar las mejores prácticas y aprovechar una tecnología como Enty, se crea un flujo de trabajo racionalizado y automatizado que minimiza los errores humanos, acelera los tiempos de aprobación y mejora el flujo de caja. Pero esto no es todo: sus proveedores apreciarán los pagos puntuales y precisos, lo que fomentará la confianza y fortalecerá esas relaciones cruciales. Además, con un mejor control y visibilidad financieros, dispondrá de la información necesaria para tomar decisiones más estratégicas y fundamentadas, lo que posicionará a su empresa para el éxito a largo plazo.
