Wie Sie mit Enty Ihre Gehaltsabrechnung bearbeiten: Umfassender Leitfaden
Ihr Unternehmen ist also so weit gewachsen, dass Sie jemanden eingestellt und Gehälter gezahlt haben. Eigentlich sollte alles ganz einfach sein: Ihr Unternehmen erhielt eine Dienstleistung und bezahlte die Mitarbeiter im Gegenzug, das war's, oder? Nun, nein. Die Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung für Ihr Unternehmen ist ein komplexer Prozess, der mit Vorsicht zu genießen ist; zum Glück kann Enty Ihnen dabei helfen, diesen Prozess zu erleichtern. Lassen Sie uns besprechen, wie Sie Ihre Gehaltsabrechnung mit uns verwalten können.
Was ist Gehaltsabrechnung?
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist der Prozess der Berechnung, Formalisierung und Auszahlung der Gehälter der Mitarbeiter. Er beginnt mit der Erfassung der Arbeitsstunden und der Zählung des Nettogehalts und endet mit der Steuererklärung.
Eine qualitativ hochwertige Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erstellen, ist eine komplexe Aufgabe. Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten, eine konsistente Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erstellen (zumindest zu einem bestimmten Zeitpunkt). Nach Angaben der American Payroll Association liegt die Fehlerquote bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Unternehmen, die die Lohn- und Gehaltsabrechnung traditionell durchführen, zwischen 1-8 %. Das bedeutet, dass Ihrem Unternehmen durch die manuelle Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung jährlich Tausende von Euro verloren gehen, selbst wenn man von einer minimalen Fehlerquote ausgeht.
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird für jeden erstellt, der Zahlungen erhält: sowohl im Rahmen eines Arbeitsvertrags als auch im Rahmen einer Vereinbarung mit einem Vorstandsmitglied. Wenn Sie jedoch ein Einzelunternehmen führen und nur Dividenden erhalten, müssen Sie sich darüber keine Gedanken machen.
Warum die Gehaltsabrechnung wichtig ist
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist vor allem aufgrund verschiedener Vorschriften und Regelungen wichtig. Jedes Unternehmen, unabhängig von Standort und Größe, hat Personal und ist daher gesetzlich verpflichtet, die Lohn- und Gehaltsabrechnung durchzuführen.
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist das Herzstück der Personalabteilung, der Buchhaltung und des Back-Office-Managements eines Unternehmens. Um die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten und Fehler zu vermeiden, muss ein Unternehmen die Lohn- und Gehaltsabrechnung genau im Auge behalten.
Lassen Sie uns nun den Prozess der Gehaltsabrechnung mit Enty durchgehen.
Gehaltsabrechnung auf Enty verwalten
Schritt 1. Füllen Sie die Informationen zum Mitarbeiter/Vorstandsmitglied aus
Als ersten Schritt müssen Sie Ihre Mitarbeiter zu Enty hinzufügen.
Wenn Sie gerade jemanden neu einstellen, können Sie direkt auf der Plattform eine Vereinbarung mit Ihrem neuen Mitarbeiter erstellen.
Zuerst müssen Sie zum Abschnitt "Arbeitnehmer" gehen und Informationen über Ihren Mitarbeiter ausfüllen.
Danach müssen Sie Angaben zu den Beschäftigungsbedingungen machen. Vergewissern Sie sich, dass Sie die richtigen Angaben gemacht haben, denn diese werden für die Vereinbarung mit Ihrem Arbeitnehmer verwendet.
Auch hier gilt: Wenn Sie nur einen Mitarbeiter einstellen, können Sie automatisch einen Vertrag auf der Grundlage der von Ihnen bereitgestellten Informationen erstellen. Der Vertrag muss dann an Ihre Gegenpartei geschickt werden. Sie können dies entweder direkt über die Plattform tun oder ihn herunterladen.
Der Mitarbeiter muss den Vertrag unterschreiben und an Sie zurückschicken. In naher Zukunft werden wir die Möglichkeit hinzufügen, Verträge direkt auf Enty zu unterzeichnen.
Wenn Sie einen bestehenden Mitarbeiter hinzufügen, müssen Sie nur den Arbeitsvertrag auf Enty hochladen.
Schritt 2. Mitarbeiterstunden verfolgen
Um eine korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erstellen, muss der Arbeitgeber die von jedem Arbeitnehmer geleisteten Arbeitsstunden erfassen, einschließlich der regulären und der Überstunden, der Urlaubstage, der Krankheitstage und aller anderen bezahlten Freistellungen.
Schritt 3. Bruttolohn und Abrechnungsdetails bestätigen
Wenn der Auszahlungszeitraum gekommen ist, müssen Sie in die Personalabteilung gehen und die Einzelheiten der Auszahlungen an Ihre Mitarbeiter überprüfen.
Was ist ein Zahlungszeitraum?
Ein Zahlungszeitraum ist ein Zeitraum, in dem der Arbeitgeber den Bruttolohn des Arbeitnehmers, die Steuern und andere Einbehaltungen berechnet und dann eine Zahlung an den Arbeitnehmer vornimmt. Wenn Sie beispielsweise einen Mitarbeiter am 25. April einstellen, arbeitet er einen Monat lang und erwartet sein Gehalt am 25. Mai. Der Zahlungszeitraum für dieses Gehalt beginnt am 10. Mai, und die Lohnsteuererklärungen werden von den Buchhaltern am 10. Juni bei den Steuerbehörden eingereicht.
Enty berechnet die Zahlung automatisch auf der Grundlage der Informationen, die Sie beim Hinzufügen eines Mitarbeiters in Schritt 1 angegeben haben.
Wir wissen jedoch, dass die tatsächliche Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden oft nicht mit den Angaben im Vertrag übereinstimmt, so dass wir die tatsächliche Anzahl der geleisteten Stunden ermitteln können. Außerdem müssen Sie Angaben zu Krankheitsurlaub, Urlaub, Überstunden und Prämien machen. Dies können Sie ganz einfach durch Drücken der Schaltfläche "Bearbeiten" tun.
Bei Bedarf können Sie auch einen Mitarbeiter aus diesem Zahlungszeitraum löschen, indem Sie auf die Schaltfläche in der Abbildung unten klicken.
Sobald Sie die Richtigkeit der Auszahlungsinformationen überprüft haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "An den Buchhalter senden" am oberen Rand des Bildschirms. Danach können Sie sich entspannt zurücklehnen, der Buchhalter wird sich von nun an um die Lohnabrechnung kümmern.
Schritt 4. Die Magie des Buchhalters
Ok, vielleicht ist harte Arbeit ein besserer Begriff als Magie, aber es ist sicherlich ein Wunder, wenn man nicht alles selbst machen muss.
Der Buchhalter berechnet die Steuern und sonstigen Abzüge, die vom Gehalt jedes Mitarbeiters einbehalten werden müssen, und berücksichtigt alle zusätzlichen Informationen über Sonderzahlungen, um eine Gehaltsabrechnung (ein Dokument, aus dem hervorgeht, wie viel Geld der Mitarbeiter verdient hat, wie viel für Steuern und sonstige Abzüge abgezogen wurde und welchen Betrag der Mitarbeiter als Nettolohn erhält) mit einem genauen Nettolohn (Betrag, den ein Mitarbeiter nach allen Abzügen tatsächlich erhält) zu erstellen. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, erhalten Sie eine Benachrichtigung in Ihrem Enty-Konto und in Ihrer E-Mail.
Schritt 5. Bezahlen Sie Ihre Mitarbeiter
Nun, da Sie den zu zahlenden Betrag festgelegt haben, können Sie mit der Auszahlung fortfahren. Überweisen Sie das Geld auf der Grundlage der Gehaltsabrechnung und des berechneten Nettogehalts auf die Bankkonten Ihrer Mitarbeiter und Vorstandsmitglieder.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "IBAN kopieren" im Abschnitt "Abrechnungsdetails", um die Eingabe zu erleichtern. Wir werden die IBAN verwenden, die Sie in Schritt 1 ermittelt haben.
Hier können Sie Ihrem Mitarbeiter/Vorstandsmitglied auch die Gehaltsabrechnung für diesen Zahlungszeitraum per E-Mail direkt von Enty aus zusenden.
Wenn alle Zahlungen erfolgt sind, klicken Sie auf die Schaltfläche "Zahlung bestätigen" am oberen Rand des Bildschirms.
Schritt 6. Hochladen des monatlichen Kontoauszugs
Bis zum 3. eines jeden Monats müssen Sie einen Kontoauszug mit allen Transaktionen des vergangenen Monats hochladen. Der Kontoauszug muss monatlich hochgeladen werden, auch wenn Sie einen jährlichen Buchhaltungsplan haben.
Um diesen Prozess zu vereinfachen, können Sie Ihr Bankkonto mit Enty verbinden und wir werden den Kontoauszug automatisch erstellen.
Schritt 7. Der Buchhalter erklärt die Steuern
Bis zum 10. des Folgemonats erklärt und zahlt der Buchhalter die Steuern im Namen des Arbeitgebers. Dies geschieht auf der Grundlage des Lohnberichts und des Kontoauszugs, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben.
Schritt 8. Pflegen Sie die Lohnunterlagen
Enty ermöglicht es Arbeitgebern und Buchhaltern, genaue Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu führen, einschließlich Mitarbeiterinformationen, geleistete Arbeitsstunden, Lohnsätze und alle Lohn- und Gehaltstransaktionen in einer Form des Archivs im HR-Service.
Diese Aufzeichnungen sind für Steuerzwecke sehr wichtig und müssen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden, wie es das Gesetz vorschreibt. Wenn Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung für einen bestimmten Zahlungszeitraum noch nicht abgeschlossen haben, können Sie sie jederzeit im Bereich Archiv ausfüllen und wir kümmern uns nach Ablauf der Frist gesondert darum.
Das war's, Chef! So können Sie die Lohnabrechnung mit Enty erledigen. Wir werden den Prozess in Zukunft noch weiter verbessern, damit Sie sich auf Ihr Geschäft konzentrieren können und nicht auf den Papierkram. Machen Sie es gut!
