Les défis de la gestion des contrats et la manière de les surmonter
La gestion des contrats est un aspect essentiel des opérations commerciales, mais elle peut aussi être un processus complexe et difficile. Du maintien de la visibilité des contrats à la gestion des litiges avec les fournisseurs, les entreprises sont confrontées à divers obstacles qui peuvent avoir un impact sur leur efficacité et leur rentabilité. Dans cet article, nous allons explorer les principaux défis de la gestion des contrats et, ce qui est encore plus important, fournir des solutions pratiques pour les surmonter et rationaliser l'expérience globale.
Gestion des contrats : quels sont les problèmes ?
La gestion des documents essentiels que sont les contrats peut souvent s'avérer une tâche ardue, entraînant de nombreux défis tels que :
la visibilité du contrat
la rédaction du contrat
la conformité des contrats
le suivi des contrats
Manque de normalisation
Processus de transfert non définis
Absence de plans d'urgence
Augmentation des coûts et du champ d'application
Manque d'informations sur les performances des fournisseurs
10 à 15 % de la valeur du contrat est perdue
Examinons maintenant chacun de ces points plus en détail.
Visibilité du contrat
La visibilité des contrats fait référence à la facilité avec laquelle les entreprises peuvent trouver, examiner, suivre et extraire des informations cruciales de leurs contrats. Cependant, de nombreuses entreprises éprouvent des difficultés à cet égard, ce qui se traduit par une gestion inefficace des contrats.
La capacité à accéder facilement aux informations contractuelles et à les comprendre est essentielle pour une gestion efficace des contrats. Elle permet aux entreprises de rester au fait des exigences de conformité, de contrôler les obligations contractuelles et de gérer efficacement le cycle de vie des contrats.
Par exemple, une visibilité claire du cycle de vie d'un contrat aide les entreprises à identifier les goulets d'étranglement potentiels et à traiter ces problèmes rapidement. En outre, la visibilité des contrats peut fournir des informations précieuses sur les performances des contrats, ce qui aide les entreprises à prendre des décisions éclairées.
Améliorer la visibilité des contrats grâce à un logiciel de gestion des contrats
L'utilisation d'un logiciel de gestion des contrats est un moyen efficace d'améliorer la visibilité des contrats. Des plateformes telles qu'Enty regroupent tous les contrats dans un panneau central, ce qui facilite leur accès et leur gestion par les entreprises. En outre, ces logiciels offrent des capacités de recherche avancées, ce qui permet aux utilisateurs de localiser plus facilement des contrats spécifiques. En outre, ces plateformes vous permettent d'établir des rappels automatiques pour les renouvellements ou les expirations de contrats, ce qui améliore encore la visibilité des contrats.
Rédaction de contrats
La rédaction de contrats est un autre défi commun aux entreprises. Ce processus implique la création d'un document juridique qui définit les droits et les responsabilités de toutes les parties concernées.
La rédaction d'un contrat peut être un processus complexe, conduisant souvent à plusieurs problèmes potentiels :
Le manque de cohérence dans le langage et les clauses peut être source de confusion et conduire à d'éventuels litiges.
Les documents peuvent facilement être égarés ou des versions obsolètes peuvent être utilisées, ce qui peut entraîner des problèmes de conformité.
La rédaction de contrats à l'aide de plusieurs outils peut entraîner une perte de données, ce qui complique le suivi des changements et des révisions.
Une solution efficace à ces problèmes est l'utilisation de modèles de contrats standardisés. Ces modèles fournissent une structure cohérente pour les contrats et d'autres types de documents, ce qui permet de s'assurer que toutes les clauses et tous les termes nécessaires sont inclus. En outre, ils permettent de gagner du temps en éliminant la nécessité de rédiger chaque contrat à partir de zéro.
Respect des contrats
La conformité est un aspect crucial de la gestion des contrats : elle garantit que toutes les obligations contractuelles sont respectées et que les entreprises se conforment aux lois et réglementations en vigueur.
Le non-respect des obligations contractuelles peut entraîner des litiges juridiques, des sanctions financières et une atteinte à la réputation de l'entreprise. Il est donc essentiel que les entreprises disposent de procédures garantissant le respect des contrats.
Le choix d'un tel outil se porte souvent sur la mise en œuvre d'un logiciel de gestion des contrats tel qu'Enty. Ceux-ci peuvent automatiser les contrôles de conformité, en signalant tout problème potentiel à examiner. En outre, il peut fournir des audits et des révisions de contrats AI, ce qui permet aux entreprises de démontrer plus facilement leur conformité lors d'audits ou de procédures judiciaires.
Suivi des contrats
Le suivi des contrats consiste à surveiller l'état des contrats tout au long de leur cycle de vie. Cependant, un mauvais suivi des contrats peut entraîner divers problèmes, notamment un retard dans l'exécution des contrats (ou l'absence d'exécution) et une augmentation des risques.
Sans un suivi efficace des contrats, les entreprises peuvent avoir des difficultés à
Contrôler l'exécution du contrat et s'assurer que toutes les parties respectent leurs obligations.
Identifier et traiter les problèmes potentiels avant qu'ils ne s'aggravent.
Respecter les échéances contractuelles, telles que les renouvellements ou les résiliations.
Avec Enty, vous pouvez rationaliser les processus de gestion des contrats, en commençant par déterminer le type de contrat qui vous convient - en répondant à un questionnaire rapide, et en terminant par leur signature - le tout en un seul endroit grâce à un système de gestion pratique. Cela permet non seulement d'améliorer l'efficacité, mais aussi d'aider les entreprises à réduire les risques et à garantir la conformité des contrats.
Absence de normalisation des contrats
La normalisation des contrats permet de rationaliser considérablement les processus de gestion des contrats, en réduisant le temps consacré aux négociations et à l'exécution des contrats. Cependant, de nombreuses entreprises se heurtent à cet aspect de la gestion des contrats.
La normalisation des contrats peut offrir plusieurs avantages, notamment
Réduction des délais de négociation : L'utilisation de clauses contractuelles normalisées permet aux entreprises de réduire le temps consacré aux négociations.
Efficacité accrue : Les contrats normalisés peuvent simplifier les processus de création et d'exécution des contrats, ce qui améliore l'efficacité.
Diminution des risques : Les contrats normalisés peuvent contribuer à garantir la conformité et à réduire le risque de litiges juridiques.
Standardisation des contrats
Le service de gestion des contrats proposé par Enty est un moyen pratique de parvenir à la normalisation, en fournissant aux entreprises des modèles de contrats personnalisables. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de s'assurer que tous les contrats respectent un format cohérent et incluent tous les termes et clauses nécessaires.
Processus de transfert non définis
Pour une gestion efficace des contrats, il est essentiel que les transferts entre les différentes étapes du cycle de vie du contrat se fassent sans heurts. Cependant, de nombreuses organisations sont confrontées à des processus de transfert non définis. Il en résulte une mauvaise communication, des retards et une confusion au niveau des responsabilités.
Pour surmonter ce problème, les organisations doivent établir des processus de transfert clairs qui définissent les rôles et les responsabilités de chaque partie prenante au cours de la transition entre les phases du contrat. Il s'agit notamment de définir clairement les points de transfert, les exigences en matière de documentation et les canaux de communication. En s'assurant que toutes les parties concernées comprennent leurs rôles et responsabilités à chaque étape du cycle de vie du contrat, les organisations peuvent faciliter des transitions sans heurts, minimiser les perturbations et maintenir des niveaux élevés d'exécution du contrat.
Absence de plans d'urgence
La gestion des contrats doit inclure des plans d'urgence et d'atténuation des risques pour faire face aux événements imprévus ou aux risques potentiels. Cependant, de nombreux propriétaires ne parviennent pas à intégrer ces plans dans leurs processus de gestion des contrats, ce qui les rend vulnérables aux perturbations et aux pertes financières.
Pour surmonter ce problème, les organisations devraient identifier de manière proactive les risques potentiels et élaborer des plans d'urgence pendant la phase de négociation et de rédaction du contrat. En envisageant divers scénarios et en définissant des stratégies d'atténuation, les organisations peuvent minimiser l'impact des événements imprévus sur l'exécution du contrat. Ces plans doivent être clairement documentés dans le contrat et régulièrement revus et mis à jour si nécessaire. En mettant en place de solides plans d'urgence et d'atténuation des risques, les entreprises peuvent gérer efficacement les incertitudes et protéger leurs intérêts.
Augmentation des coûts et du champ d'application
L'augmentation des coûts et l'élargissement du champ d'application peuvent constituer des défis importants pour la gestion des contrats. La première désigne l'augmentation progressive des coûts au-delà du budget initialement convenu, tandis que la seconde implique l'élargissement du champ d'application du projet sans que les conditions et le prix du contrat ne soient adaptés en conséquence.
Pour surmonter ces difficultés, les organisations doivent mettre en œuvre des processus efficaces de contrôle des changements qui requièrent une approbation formelle pour toute modification de la portée ou du budget du contrat. Il s'agit notamment de documenter les demandes de changement, d'évaluer leur impact sur le contrat et d'obtenir les approbations nécessaires avant de mettre en œuvre tout changement. En gérant étroitement les changements et en veillant à ce qu'ils soient conformes aux termes du contrat, les entreprises évitent les dérives en termes de coûts et de portée, maintiennent le contrôle du budget et évitent les litiges avec les fournisseurs.
Manque d'informations sur les performances des fournisseurs
Le manque d'informations sur les performances des fournisseurs est un autre problème courant dans la gestion des contrats. En l'absence de données précises et actualisées sur les performances des fournisseurs, les entreprises peuvent avoir du mal à évaluer et à gérer efficacement leurs fournisseurs. Cela peut conduire à des performances médiocres, à des obligations contractuelles non respectées et à des risques accrus.
Pour relever ce défi, les organisations doivent mettre en place un système solide de gestion des performances des fournisseurs. Ce système doit comprendre des indicateurs clés de performance (ICP) et des accords de niveau de service (ANS) étroitement alignés sur les exigences contractuelles. En contrôlant et en évaluant régulièrement les performances des fournisseurs par rapport à ces paramètres, vous pouvez identifier les domaines susceptibles d'être améliorés, résoudre rapidement les problèmes et veiller à ce que les fournisseurs respectent leurs obligations. En outre, l'utilisation d'outils d'analyse et de reporting peut fournir des informations précieuses sur les tendances en matière de performances des fournisseurs et vous aider à prendre des décisions fondées sur des données.
Perte de valeur du contrat : 10-15%.
Enfin, le défi de la gestion des contrats est la perte de valeur des contrats. Des études ont montré que les organisations peuvent perdre 10 à 15 % de la valeur du contrat en raison de divers facteurs tels que les opportunités d'économies manquées, la non-conformité et l'inefficacité de l'administration des contrats.
Pour relever ce défi, les entreprises devraient adopter une solution automatisée de gestion des contrats qui rationalise les processus contractuels et améliore la visibilité. En tirant parti d'un logiciel de gestion des contrats, vous pouvez optimiser l'exécution des contrats, identifier les opportunités d'économies potentielles et garantir le respect des conditions et obligations contractuelles. Cette approche proactive permet aux organisations de minimiser la perte de valeur des contrats, de maximiser les économies et d'améliorer l'efficacité opérationnelle globale.
Comment prendre le contrôle de la gestion des contrats
Pour prendre le contrôle de la gestion des contrats, les organisations doivent mettre en œuvre une approche globale qui aborde les domaines clés de l'administration et de la performance des contrats. Voici quelques étapes pratiques pour mettre en place une gestion efficace des contrats :
Mettre en place une fonction de contrôle cohérente
Une fonction de contrôle cohérente est essentielle pour suivre l'exécution du contrat. Il s'agit notamment de contrôler les indicateurs clés de performance, les accords de niveau de service, les risques et la conformité globale du contrat. En mettant en place un système de suivi solide, les entreprises peuvent identifier les écarts, traiter les problèmes rapidement et s'assurer que les obligations contractuelles sont respectées.
Mettre en œuvre des fonctions de gestion du changement et des litiges
La gestion des changements et la résolution des litiges sont des éléments essentiels d'une gestion efficace des contrats. Ces fonctions permettent de maintenir les contrats à jour, de gérer efficacement les changements et de résoudre les litiges en temps voulu. En mettant en place des processus dédiés à la gestion des changements et des litiges, les organisations peuvent maintenir l'intégrité des contrats et minimiser les perturbations.
Classer les contrats en fonction de leur valeur et de leur complexité
Le classement des contrats en fonction de leur valeur et de leur complexité permet aux organisations d'allouer les ressources de manière efficace. Les contrats de grande valeur peuvent nécessiter des ressources dédiées et un suivi plus étroit, tandis que les contrats de moindre valeur peuvent bénéficier de l'automatisation et de processus standardisés. En classant les contrats par catégories, les organisations peuvent hiérarchiser leurs efforts et allouer leurs ressources en conséquence.
Mise en œuvre d'outils informatiques pour la gestion des contrats
La mise en œuvre d'outils informatiques spécifiques à la gestion des contrats (et au reste de votre back-office !) peut rationaliser les processus et améliorer l'efficacité. Ces outils peuvent inclure des référentiels de contrats, des systèmes de gestion de documents et des systèmes de notification automatisés. En s'appuyant sur les services d'Enty, les organisations peuvent centraliser les informations relatives aux contrats, automatiser les tâches de routine et améliorer la collaboration entre les parties prenantes.
Adopter l'amélioration continue
L'amélioration continue est un principe fondamental d'une gestion efficace des contrats. En adoptant une culture de l'amélioration continue, les organisations encouragent l'innovation, stimulent l'efficacité et améliorent la performance des contrats. Cela implique de rechercher un retour d'information, d'analyser les données relatives aux performances et de mettre en œuvre des améliorations de processus afin d'optimiser en permanence les pratiques de gestion des contrats.
Dernières réflexions
En conclusion, la gestion des contrats pose de nombreux défis aux organisations, mais avec des stratégies proactives et les bons outils, ces défis peuvent être surmontés. En mettant en œuvre des services automatisés de gestion des contrats comme Enty, en établissant des processus clairs et en tirant parti de la technologie, les organisations peuvent maximiser la valeur dérivée de leurs contrats. En outre, Enty offre des fonctionnalités innovantes telles que la révision des contrats par l'IA, ainsi que des outils avancés pour rationaliser le reste de vos processus de back-office.
