Ihr KMU-Leitfaden zum Schutz sensibler Finanzdaten
Früher hätte der Verlust des Portemonnaies vielleicht ein paar Stunden bei der Zulassungsstelle und eine kleine Peinlichkeit bedeutet. Heute ist das Risiko viel, viel höher. Seien wir ehrlich: Wenn es darum geht, narrensichere Finanzinformationen über Ihre KMU aufzubewahren, gibt es keinen Grund, um den heißen Brei herumzureden. Heutzutage, wo der Verlust einer Kontonummer oder einer Steuernummer Ihr KMU in einen Wirbelsturm stürzen kann, ist es eine Notwendigkeit, sich um den Schutz seiner Umgebung zu kümmern. Aber keine Sorge, wir vermeiden unter allen Umständen einfach taktische Reaktionen auf die drohenden Gefahren, sondern sind jeder Bedrohung 10 Schritte voraus. Betrachten Sie diesen Bericht als Ihr Schutzschild im weiten Spektrum des Cyberspace, um Ihre Werte wie ein High-Tech-Datenverwalter zu verteidigen.
Verständnis für sensible Finanzinformationen
Zu den Finanzdaten gehören sensible Details, die nicht in großem Umfang an die Öffentlichkeit gelangen sollten, da sie sonst Risiken oder Missbrauch ausgesetzt wären. Für KMU gehören dazu Bankkontodaten, Kreditkartendaten, Steuerinformationen, Finanzunterlagen usw. Sind solche Daten erst einmal in die Hände von Unternehmen gelangt, sind sie ein Problem, denn sie verhindern den Vertrauensverlust bei den Kunden, die Umgehung von Gesetzen und den Schutz der finanziellen Stabilität des Unternehmens.
Für kleine Unternehmen ist die Sicherung sensibler Informationen von größter Bedeutung. Wenn solche Informationen nach außen dringen, kann dies zu großen finanziellen Verlusten, Rufschädigung und sogar zu rechtlichen Schritten führen. Im Jahr 2021 gingen einmal über vier Millionen Dollar durch eine Datenpanne verloren; diese Zahlen zeigen, wie wichtig der Datenschutz für werdende KMU ist, um in Zukunft sehr teure Kosten zu vermeiden.
Malware-Infektionen, Ransomware-Angriffe und Phishing gehören zu den Sicherheitsbedrohungen, denen KMU ausgesetzt sind. Da die menschliche Komponente bei der Datenverwaltung immer eine Rolle spielt, sind auch Fehler von Mitarbeitern und schwache Passwörter als Datenschutzverletzungen zu betrachten. Daher ist es notwendig, sich mit den potenziellen Risiken zu befassen und Wege zu finden, sie wirksam zu bekämpfen.
Durch die Durchführung von Hochsicherheitsaudits werden Schwachstellen und Anfälligkeiten in den Systemen und den eingesetzten Verfahren aufgedeckt. Bei der Durchführung von Sicherheitsaudits oder Überprüfungen müssen die bestehenden Kontrollmaßnahmen auf ihre Effizienz hin bewertet, Unzulänglichkeiten aufgezeigt und Vorschläge für bessere Maßnahmen gemacht werden. Die jährliche oder halbjährliche Durchführung dieser Audits ist hilfreich, wenn es darum geht, mögliche Bedrohungen bei der Datierung und beim Schutz sensibler Finanzdaten zu verhindern.
Identifizierung der sensiblen Finanzdaten Ihres KMU
Um sensible Daten wirksam zu schützen, müssen Sie wissen, welche Informationen geschützt werden müssen. Für KMU bedeutet dies, verschiedene Arten von Finanzdaten zu erkennen, die anfällig für Bedrohungen sein könnten. Wenn Sie diese wichtigen Informationen identifizieren, können Sie gezielte Sicherheitsmaßnahmen ergreifen, um ihre Vertraulichkeit und Integrität zu gewährleisten.
Im Folgenden finden Sie eine Aufschlüsselung der wichtigsten Arten und Beispiele von Finanzdaten, die geschützt werden müssen.
Bankdaten: Dazu gehören Kontodaten, z. B. Routing-Nummern, sowie Kredit-/Debitkartendaten. Zur Veranschaulichung: Ein Unternehmen verfügt über die Daten der Bankkonten von Verbrauchern, um Lastschriftzahlungen zu erleichtern.
Transaktionsdetails: Hier werden die verschiedenen Konten, auf denen eine Finanztransaktion stattgefunden hat, in Bezug auf den Betrag, den Zeitpunkt und den Händler aufgeführt. Dabei kann es sich um den Zahlungsverlauf bei Online-Shops handeln oder um die Verwendung einer Kreditkarte in Geschäften.
Einkommens- und Steuerunterlagen: Hier werden alle Gehaltsinformationen sowie Steuererklärungen und Finanzdokumente aufbewahrt. Zum Beispiel werden die Steuerformulare der Mitarbeiter für die Gehaltsabrechnung aufbewahrt.
Informationen über Investitionen: Dazu gehören Aktienanlagen, Pensionen und andere finanzielle Vermögenswerte. Dies können Informationen über selbstverwaltete Konten und andere, die von Beratern verwaltet werden, sein.
Finanzielle Informationen über Kunden
Die Finanzdaten Ihrer Kunden gehören zu den vertraulichsten Informationen, mit denen Sie zu tun haben. Dazu gehören Kreditkartendaten, Sozialversicherungsnummern und Kontonummern. Um diesen Verpflichtungen nachzukommen, müssen Sie unbedingt sicherstellen, dass sensible Informationen geschützt werden. Setzen Sie mehrschichtige Datenschutztaktiken in Form von Verschlüsselung, Tokenisierung und anderen Maßnahmen ein, um den Datenmissbrauch durch Kunden zu verringern.
Interne Finanzunterlagen
Auch die Finanzdaten Ihres Unternehmens, wie z. B. Buchhaltungsunterlagen und steuerliche Angaben, fallen unter die Vertraulichkeit sensibler Informationen. Diese Dokumente geben Aufschluss über die Gewinne, Verluste und die allgemeine Finanzlage Ihres Unternehmens. Schränken Sie den Zugang zu diesen Unterlagen ein und führen Sie Datensicherheitsmaßnahmen ein, um ein Durchsickern solcher Informationen zu verhindern. Legen Sie fest, welches Personal Zugang zu diesen Informationen hat, und ändern Sie den Zugang, wenn nötig.
Daten zur Zahlungsabwicklung
Zahlungsdaten und andere damit zusammenhängende Informationen oder Aktionen dieser Art müssen speziell behandelt werden. Dazu gehören Dokumente wie Kaufbelege, Informationen über den Verkäufer und Informationen über den Käufer, die während der beiden Zeugen einer Transaktion erfasst werden. Um solche sensiblen Informationen zu schützen, sollten Sie Zahlungsverarbeitungsunternehmen einschalten, verschiedene PCI DSS-Strategien anwenden und Ihre Systeme kontinuierlich auf anormales Verhalten überprüfen. Wenn Sie diese Maßnahmen ergreifen, wird das Risiko von Straftaten und Informationsverlusten minimiert.
Umsetzung strenger Datensicherheitsmaßnahmen
Beginnen Sie damit, eine solide Grundlage für Ihre Sicherheitsstrategie mit robusten Schutzmechanismen zu schaffen. Hier erfahren Sie, wie Sie einen umfassenden Datenschutz gewährleisten können.
Klassifizierung und Handhabung von Daten
Klassifizieren Sie zunächst alle Ihre Daten nach ihrer Sensibilität und ihrem Risiko. Dies hilft bei der Optimierung der Sicherheitsmaßnahmen und bei der Anpassung der Maßnahmen an die verschiedenen Klassen von finanziellen und nicht-finanziellen Informationen. So sollten beispielsweise Bankdaten von Kunden, die hochsensibel sind, strenger geregelt werden als normale Arbeitsinformationen.
Verschlüsselung und Zugangskontrollen
Implementieren Sie sichere Methoden zur Sicherung von Daten, unabhängig davon, ob sie sich im Standby-Modus befinden oder verschoben werden. Wenn Sie sicherstellen, dass vertrauliche Daten verschlüsselt werden, können Sie verhindern, dass systemische Vereinbarungen gefährdet werden. Dazu gehören u. a. die Verwendung komplexer Passwörter, die Erteilung von Berechtigungen entsprechend den Aufgaben des Personals und die Verwendung einer zweistufigen Verifizierung.
Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter
Eine regelmäßige Schulung der Mitarbeiter zu den bestehenden Cyber-Bedrohungen und zum sicheren Umgang mit Informationen ist notwendig. Um dies zu erreichen, sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter Phishing-Übungen unterziehen, sie über die Verwendung von Passwörtern und deren Missbrauch schulen und sie über die Meldung von Sicherheitsvorfällen aufklären.
Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)
Machen Sie die Aktivierung der Multi-Faktor-Authentifizierung für alle Benutzerkonten zur Pflicht. Sie schreibt einen oder mehrere zusätzliche Überprüfungsfaktoren vor, die es den Nutzern erschweren, ein Konto zu übernehmen, selbst wenn sie das richtige Passwort haben.
Sichere Netzwerke und Firewalls
Sichern Sie Ihr Netz mit einer Firewall oder anderen Zugangskontrollmechanismen, die den Datenverkehr von unbefugten Benutzern herausfiltern können. Achten Sie darauf, Firewall-Systeme rechtzeitig zu patchen und das Netzwerk auf missbräuchliche Nutzung des Datenverkehrs zu überprüfen. Sorgfältig konfigurierte Firewalls sind das erste von vielen Werkzeugen, mit denen man einen Cyberangriff vereiteln kann.
Mit Enty ist alles sicher: Wenn es um den Schutz Ihrer sensiblen Finanzdaten geht, sind Sie mit Enty bestens abgesichert. Mit sicherem Dokumentenmanagement, automatisierten Vertragsworkflows und End-to-End-Verschlüsselung stellt Enty sicher, dass die kritischen Informationen Ihres Unternehmens bei jedem Schritt vollständig geschützt sind. Die Plattform ist so konzipiert, dass Ihre Daten unter Verschluss gehalten werden, so dass Sie sich in einer Welt der sich ständig weiterentwickelnden Bedrohungen keine Sorgen machen müssen. Ihre Dokumente, Verträge und Finanzunterlagen sind im digitalen Tresor von Enty sicher, organisiert und geschützt.
Einhaltung der Vorschriften für Finanzdaten
Um solche Daten zu sichern, müssen KMU eine Reihe von Beschränkungen beachten, darunter auch finanzielle. Die wichtigsten Gesetze sind der Gramm-Leach-Bliley Act GLB für den Finanzsektor, der Health Insurance Portability and Accountability Act HIPAA für die Medizinbranche und der Sarbanes Oxley Act SOX für Unternehmen. Zu den Zwecken einer solchen rechtlichen Isolierung gehören der Schutz der Vertraulichkeit von Informationen und der finanziellen Integrität, die Sicherheit vor Datenlecks und der Schutz von Unternehmenseigentum.
Schritte zur Gewährleistung der Einhaltung
Um die Vorschriften einzuhalten, wird von den KMU erwartet, dass sie häufiger Risikobewertungen durchführen, wirksame Datenverschlüsselungstechniken anwenden und die zweistufige Authentifizierung nutzen. In Verbindung mit einer angemessenen Mitarbeiterschulung ist auch die Erstellung eines gut dokumentierten Notfallplans und eines Plans zur Reaktion auf Zwischenfälle sehr wichtig. Darüber hinaus müssen die Mitarbeiter über Cyber-Bedrohungen und den richtigen Umgang mit den erhaltenen Daten aufgeklärt werden. Der Einsatz von Techniken wie Prüfprotokollen, Datenmaskierung und Tokenisierung bietet zusätzlichen Schutz für sensible Daten.
Sanktionen bei Nichteinhaltung
Die Nichteinhaltung der Vorschriften hat ebenfalls ernste Konsequenzen. Bei Verstößen gegen GLBA können Geldbußen von bis zu 100.000 $ pro Fall für Institutionen verhängt werden, während Führungskräfte im Durchschnitt mit 10.000 $ bestraft werden. Ein Unternehmen, das gegen das SOX-Gesetz verstößt, kann mit einer Geldstrafe von bis zu 5.000.000 $ belegt werden, und den Führungskräften drohen maximal 1.000.000 $ und möglicherweise Gefängnisstrafen. Diese und andere Strafen verdeutlichen die Notwendigkeit, solche Informationen sicher aufzubewahren und keine ORPRECATED-Maßnahmen zur Vermeidung von Informationsverlusten zu ergreifen.
Aufbau einer Kultur des Datenschutzes
Für den wirksamen Schutz von Informationen ist es sehr wichtig, eine Organisationskultur zu pflegen, die den Schutz von Daten unterstützt. Nachfolgend sind die Schritte aufgeführt, die zu unternehmen sind, um sicherzustellen, dass die Themen Datenschutz und Sicherheit gut in alle Geschäftsabläufe integriert sind.
Engagement als Führungskraft
Beginnen Sie bei der Führung. Die Führungskräfte sind einflussreich genug, um die Einstellung der Mitarbeiter zum Datenschutz im gesamten Unternehmen zu ändern. Wenn das Führungsteam den Datenschutz als Geschäftspraxis anerkennt und schätzt, dann wird es den Mitarbeitern mit gutem Beispiel vorangehen. Es ist wichtig, dass die Beteiligten, in diesem Fall die Führungskräfte, bei der Umsetzung und Finanzierung von Datenschutzprogrammen helfen, die die Last des Datenschutzes von einer einzelnen Ebene der Organisationsstruktur abnehmen.
Fortlaufende Mitarbeiterschulung
Alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens müssen kontinuierlich über Cybersicherheit und Praktiken im Umgang mit Daten geschult werden. Erstellen Sie ein interaktives Programm, das Fragen des Schutzes der Privatsphäre, Datenschutzbestimmungen und andere spezifische Cybersicherheitsbedrohungen wie Phishing oder andere Viren bis hin zu Dumping-Sites, die Sie als Ransomware bezeichnen möchten, umfasst. Nutzen Sie verschiedene Modalitäten, um sicherzustellen, dass das Bewusstsein aufrechterhalten wird, angefangen von Vorträgen über webbasierte Bildungsprogramme bis hin zu Ausstellungspostern. Stellen Sie sicher, dass das Verständnis für potenzielle Bedrohungen und beabsichtigte Maßnahmen zur Erkennung potenzieller Bedrohungen für die Sicherheit der Informationen effektiv geschult wird und dass aktiv nach Verbesserungen der Schulung gesucht wird.
Vorbereitung auf und Reaktion auf Datenschutzverletzungen
Kein Unternehmen ist gegen Datenschutzverletzungen gefeit, aber wer vorbereitet ist, kann den Schaden minimieren. Die Umsetzung eines umfassenden Plans zur Reaktion auf Vorfälle ist der Schlüssel zum Schutz sensibler Daten und zur Aufrechterhaltung der Unternehmensintegrität.
Planung der Reaktion auf Vorfälle
Rechnen Sie mit dem Schlimmsten und erstellen Sie einen detaillierten Reaktionsplan für mögliche Zwischenfälle. Geben Sie den Mitarbeitern eine Reihe von Verfahren an die Hand, die sie bei der Aufdeckung und Minimierung der Verbreitung ungesicherter Informationen befolgen können. Entwickeln Sie Ersatzverfahren und Kommunikationssysteme, die hilfreich sind, wenn die üblichen Verfahren nicht mehr greifen, und erstellen Sie Pläne für die Reaktion Ihrer Mitarbeiter auf einen tatsächlichen oder versuchten Einbruch. Führen Sie Verfahren für die regelmäßige Prüfung des Plans sowie für seine Bewertung und Änderung ein.
Rechtliche und regulatorische Verpflichtungen
Die Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien ist ein Erfordernis, und um dieses Erfordernis zu erfüllen, müssen bestimmte Gesetze, Regulierungsstandards und Regierungsrichtlinien verstanden und beachtet werden. Es ist sehr gut möglich, dass einige Organisationen nicht automatisch über Schulungen zu den Datenschutzbestimmungen verfügen, die für ihr Unternehmen relevant sein könnten, wie z. B. die GPDR oder die Gesetze einzelner Bundesstaaten. Solche Gesetze sehen in der Regel Zeitvorgaben für die Benachrichtigung der Betroffenen und der Behörden vor, da ihre Dienste beeinträchtigt werden könnten. Die potenziellen Geldstrafen für diejenigen, die gegen solche Vorschriften verstoßen, können immer noch hoch sein; daher ist es unbedingt erforderlich, genau zu wissen, was unter diesen Umständen zu tun ist, und dies auch zu tun.
Wiederherstellung des Kundenvertrauens nach einem Datenschutzverstoß
Nach einer Datenpanne ist die Wiederherstellung des Kundenvertrauens eine der größten Herausforderungen, denen sich ein Unternehmen stellen muss. Seien Sie transparent, was den Vorfall betrifft, und informieren Sie die betroffenen Personen innerhalb einer angemessenen Frist. Bieten Sie zusätzliche Dienste wie Kreditüberwachung an, um die Gefahr weiterer Schäden zu verringern. Zeigen Sie Ihre Absicht, personenbezogene Daten zu schützen, indem Sie angemessene Sicherheitsmaßnahmen ergreifen und über die laufenden Maßnahmen berichten, die entweder frühere Aktionen ergänzen oder andere verhindern. Ruhige und korrekte Informationen, zusammen mit rechtzeitigen Sicherheitsmaßnahmen, bieten in der Regel die Möglichkeit, das Vertrauen in das Unternehmen wiederherzustellen.
Abschließende Überlegungen
Wenn es um die Finanzdaten Ihres KMU geht, kann man nicht vorsichtig genug sein. Deshalb ist es notwendig, Ressourcen in eine angemessene Sicherheit zu investieren und das Bewusstsein zu stärken. Natürlich gibt es bei der Erfüllung dieser Aufgabe gewisse Einschränkungen, denn selbst die am besten vorbereiteten Unternehmen haben ihre Grenzen. Sicher, es gibt Verschlüsselung/ausgewählte sichere Netzwerke und die regelmäßige Zusammenarbeit mit Ihren Mitarbeitern; jede andere einzelne Sache, die Sie heute tun, könnte entweder den Status des "Business as usual" verändern oder wir sind gehackt worden. Beginnen Sie also sofort mit dem Aufbau Ihrer Sicherheitsbarriere, denn Sie können es sich nicht leisten, in Sachen Sicherheit zu spät zu kommen.
