Herausforderungen bei der Vertragsverwaltung und wie man sie überwindet
Die Verwaltung von Verträgen ist ein wesentlicher Aspekt des Geschäftsbetriebs, kann aber auch ein komplexer und schwieriger Prozess sein. Von der Aufrechterhaltung der Vertragstransparenz bis hin zum Umgang mit Lieferantenstreitigkeiten stehen Unternehmen vor verschiedenen Hürden, die sich auf ihre Effizienz und Rentabilität auswirken können. In diesem Artikel gehen wir auf die größten Herausforderungen im Vertragsmanagement ein und - was noch wichtiger ist - bieten praktische Lösungen, um sie zu überwinden und die gesamte Erfahrung zu optimieren.
Vertragsmanagement: Was kann schiefgehen?
Die Verwaltung wichtiger Dokumente, die als Verträge bekannt sind, kann oft eine entmutigende Aufgabe sein, die zu zahlreichen Herausforderungen führt, wie zum Beispiel:
Sichtbarkeit von Verträgen
Vertragsabfassung
Einhaltung von Verträgen
Verfolgung von Verträgen
Fehlende Standardisierung
e Übergabeprozesse
Fehlende Notfallpläne
Kosten- und Umfangsverschleppung
Fehlende Informationen zur Lieferantenleistung
10-15 % des Vertragswerts gehen verloren
Schauen wir uns nun jeden dieser Punkte genauer an.
Sichtbarkeit des Vertrags
Die Vertragstransparenz bezieht sich auf die Leichtigkeit, mit der Unternehmen wichtige Informationen aus ihren Verträgen finden, überprüfen, verfolgen und extrahieren können. Viele Unternehmen haben jedoch mit diesem Aspekt zu kämpfen, was zu einer ineffizienten Vertragsverwaltung führt.
Die Möglichkeit, leicht auf Vertragsinformationen zuzugreifen und diese zu verstehen, ist für ein effektives Vertragsmanagement unerlässlich. Sie ermöglicht es Unternehmen, die Einhaltung von Vorschriften zu überwachen, vertragliche Verpflichtungen zu kontrollieren und den Vertragslebenszyklus effizient zu verwalten.
Ein klarer Einblick in den Lebenszyklus eines Vertrags hilft Unternehmen beispielsweise, potenzielle Engpässe zu erkennen und diese Probleme umgehend zu lösen. Darüber hinaus kann die Vertragstransparenz wertvolle Einblicke in die Vertragsleistung liefern und Unternehmen helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Verbesserung der Vertragstransparenz mit Vertragsmanagement-Software
Eine effektive Möglichkeit zur Verbesserung der Vertragstransparenz ist der Einsatz von Vertragsmanagement-Software. Plattformen wie Enty fassen alle Verträge in einem zentralen Bereich zusammen, so dass Unternehmen leichter auf sie zugreifen und sie verwalten können. Darüber hinaus bietet diese Software erweiterte Suchfunktionen, die es den Nutzern erleichtern, bestimmte Verträge zu finden. Außerdem können Sie mit solchen Plattformen automatische Erinnerungen für Vertragsverlängerungen oder -abläufe einrichten, was die Transparenz der Verträge weiter erhöht.
Vertragsgestaltung
Das Aufsetzen von Verträgen ist eine weitere häufige Herausforderung für Unternehmen. Dabei geht es um die Erstellung eines Rechtsdokuments, das die Rechte und Pflichten aller beteiligten Parteien festlegt.
Die Ausarbeitung von Verträgen kann ein komplexer Prozess sein, der oft zu verschiedenen Problemen führt:
Uneinheitliche Formulierungen und Klauseln können Verwirrung stiften und zu Rechtsstreitigkeiten führen.
Dokumente können leicht verlegt oder veraltete Versionen verwendet werden, was zu Problemen bei der Einhaltung von Vorschriften führen kann.
Die Erstellung von Verträgen über mehrere Tools hinweg kann zu Datenverlusten führen, was es schwierig macht, Änderungen und Revisionen nachzuvollziehen.
Eine effektive Lösung für diese Herausforderungen ist die Verwendung von standardisierten Vertragsvorlagen. Enty-Vorlagen bieten eine einheitliche Struktur für Verträge und andere Arten von Dokumenten und tragen dazu bei, dass alle erforderlichen Klauseln und Bedingungen enthalten sind. Darüber hinaus können sie Zeit sparen, da nicht mehr jeder Vertrag von Grund auf neu aufgesetzt werden muss.
Vertragserfüllung
Die Einhaltung von Verträgen ist ein entscheidender Aspekt des Vertragsmanagements - sie stellt sicher, dass alle vertraglichen Verpflichtungen erfüllt werden und dass Unternehmen die einschlägigen Gesetze und Vorschriften einhalten.
Die Nichteinhaltung vertraglicher Verpflichtungen kann zu Rechtsstreitigkeiten, Geldstrafen und einer Schädigung des Rufs eines Unternehmens führen. Daher ist es für Unternehmen unerlässlich, über Verfahren zu verfügen, die die Einhaltung von Verträgen gewährleisten.
Die Wahl für ein solches Tool fällt oft auf die Implementierung von Vertragsmanagement-Software wie Enty. Diese können Compliance-Prüfungen automatisieren und potenzielle Probleme zur Überprüfung markieren. Darüber hinaus können Audits und KI-Vertragsprüfungen durchgeführt werden, so dass es für Unternehmen einfacher ist, die Einhaltung der Vorschriften bei Audits oder Gerichtsverfahren nachzuweisen.
Vertragsverfolgung
Bei der Vertragsverfolgung geht es um die Überwachung des Status von Verträgen während ihres gesamten Lebenszyklus. Eine unzureichende Vertragsverfolgung kann jedoch zu verschiedenen Problemen führen, z. B. zu einer verzögerten (oder überhaupt nicht erfolgenden) Vertragsabwicklung und einem erhöhten Risiko.
Ohne eine wirksame Vertragsverfolgung können Unternehmen Schwierigkeiten haben,:
die Vertragserfüllung zu überwachen und sicherzustellen, dass alle Parteien ihren Verpflichtungen nachkommen.
Potenzielle Probleme zu erkennen und anzugehen, bevor sie eskalieren.
Vertragsfristen einzuhalten, z. B. bei Verlängerungen oder Kündigungen.
Mit Enty können Sie Ihre Vertragsmanagement-Prozesse rationalisieren, angefangen bei der Bestimmung der für Sie geeigneten Vertragsart - durch ein kurzes Quiz - bis hin zur Vertragsgestaltung - und das alles an einem Ort mit einem praktischen Managementsystem. Dies verbessert nicht nur die Effizienz, sondern hilft Unternehmen auch, Risiken zu minimieren und die Einhaltung von Verträgen zu gewährleisten.
Mangelnde Standardisierung der Verträge
Die Standardisierung von Verträgen kann die Prozesse des Vertragsmanagements erheblich rationalisieren und den Zeitaufwand für Vertragsverhandlungen und -abwicklung verringern. Viele Unternehmen tun sich jedoch schwer mit diesem Aspekt des Vertragsmanagements.
Die Standardisierung von Verträgen kann mehrere Vorteile bieten, unter anderem:
Kürzere Verhandlungszeiten: Durch die Verwendung standardisierter Vertragsbedingungen können Unternehmen den Zeitaufwand für Verhandlungen auf ein Minimum reduzieren.
Erhöhte Effizienz: Standardisierte Verträge können den Prozess der Vertragserstellung und -ausführung vereinfachen und so die Effizienz steigern.
Geringeres Risiko: Standardisierte Verträge können dazu beitragen, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und das Risiko von Rechtsstreitigkeiten zu verringern.
Standardisierung von Verträgen
Der Vertragsmanagement-Service von Enty ist ein bequemer Weg zur Standardisierung, indem er Unternehmen anpassbare Vertragsvorlagen zur Verfügung stellt. Das spart nicht nur Zeit, sondern stellt auch sicher, dass alle Verträge ein einheitliches Format haben und alle notwendigen Bedingungen und Klauseln enthalten.
e Übergabeprozesse
Reibungslose Übergaben zwischen den verschiedenen Phasen des Vertragslebenszyklus sind für ein effektives Vertragsmanagement von entscheidender Bedeutung. Viele Unternehmen haben jedoch mit en Übergabeprozessen zu kämpfen. Dies führt zu Missverständnissen, Verzögerungen und Verwirrung hinsichtlich der Verantwortlichkeiten.
Um diese Herausforderung zu meistern, sollten Unternehmen klare Übergabeprozesse einrichten, die die Rollen und Verantwortlichkeiten der einzelnen Beteiligten beim Übergang zwischen den Vertragsphasen festlegen. Dazu gehört eine klare Definition der Übergabepunkte, der Dokumentationsanforderungen und der Kommunikationskanäle. Indem sie sicherstellen, dass alle beteiligten Parteien ihre Rollen und Verantwortlichkeiten in jeder Phase des Vertragslebenszyklus verstehen, können Unternehmen nahtlose Übergänge erleichtern, Störungen minimieren und ein hohes Maß an Vertragserfüllung aufrechterhalten.
Fehlende Notfallpläne
Das Vertragsmanagement sollte Notfall- und Risikominderungspläne umfassen, um unvorhergesehene Ereignisse oder potenzielle Risiken zu bewältigen. Viele Eigentümer versäumen es jedoch, diese Pläne in ihre Vertragsverwaltungsprozesse einzubeziehen, wodurch sie anfällig für Störungen und finanzielle Verluste werden.
Um diese Herausforderung zu meistern, sollten Unternehmen bereits in der Phase der Vertragsverhandlung und -erstellung potenzielle Risiken erkennen und Notfallpläne entwickeln. Durch die Berücksichtigung verschiedener Szenarien und die Ausarbeitung von Strategien zur Risikominderung können Unternehmen die Auswirkungen unvorhergesehener Ereignisse auf die Vertragserfüllung minimieren. Diese Pläne sollten im Vertrag klar dokumentiert und bei Bedarf regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Mit soliden Notfall- und Risikominderungsplänen können Unternehmen Unwägbarkeiten wirksam bewältigen und ihre Interessen schützen.
Kosten- und Umfangsverschleppung
Kosten- und Umfangssteigerungen können das Vertragsmanagement vor erhebliche Herausforderungen stellen. Ersteres bezieht sich auf den allmählichen Anstieg der Kosten über das ursprünglich vereinbarte Budget hinaus, während eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs ohne entsprechende Anpassungen der Vertragsbedingungen und Preise erfolgt.
Um diese Herausforderung zu bewältigen, sollten Unternehmen wirksame Änderungskontrollprozesse einführen, die eine formelle Genehmigung für alle Änderungen des Vertragsumfangs oder des Budgets erfordern. Dazu gehören die Dokumentation von Änderungswünschen, die Bewertung ihrer Auswirkungen auf den Vertrag und die Einholung der erforderlichen Genehmigungen vor der Umsetzung von Änderungen. Indem Unternehmen Änderungen genau überwachen und sicherstellen, dass sie mit den Vertragsbedingungen übereinstimmen, verhindern sie, dass Kosten und Umfang ausufern, behalten das Budget unter Kontrolle und vermeiden Streitigkeiten mit Lieferanten.
Fehlen von Informationen über die Leistung der Lieferanten
Eine weitere häufige Herausforderung beim Vertragsmanagement ist das Fehlen von Informationen über die Leistung der Lieferanten. Ohne genaue und aktuelle Daten über die Leistung der Zulieferer können Unternehmen ihre Zulieferer nur schwer bewerten und effektiv verwalten. Dies kann zu minderwertigen Leistungen, verpassten vertraglichen Verpflichtungen und erhöhten Risiken führen.
Um diese Herausforderung zu meistern, sollten Unternehmen ein robustes System für das Leistungsmanagement von Lieferanten einführen. Dieses System sollte wichtige Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) und Leistungsvereinbarungen (Service Level Agreements, SLAs) enthalten, die eng auf die Vertragsanforderungen abgestimmt sind. Durch die regelmäßige Überwachung und Bewertung der Lieferantenleistung anhand dieser Kennzahlen können Sie Bereiche mit Verbesserungspotenzial ermitteln, Probleme umgehend angehen und sicherstellen, dass die Lieferanten ihren Verpflichtungen nachkommen. Darüber hinaus kann der Einsatz von Analyse- und Berichtstools wertvolle Einblicke in Leistungstrends von Lieferanten liefern und Ihnen helfen, datengestützte Entscheidungen zu treffen.
Auftragswertverlust: 10-15%
Nicht zuletzt besteht die Herausforderung bei der Vertragsverwaltung darin, dass der Vertragswert verloren geht. Studien haben gezeigt, dass Unternehmen 10-15 % des Vertragswerts aufgrund verschiedener Faktoren wie verpasste Einsparmöglichkeiten, Nichteinhaltung von Vorschriften und Ineffizienz bei der Vertragsverwaltung verlieren können.
Um diese Herausforderung zu meistern, sollten Unternehmen eine automatisierte Vertragsverwaltungslösung einsetzen, die Vertragsprozesse rationalisiert und die Transparenz erhöht. Durch den Einsatz von Vertragsverwaltungssoftware können Sie die Vertragsleistung optimieren, potenzielle Einsparungsmöglichkeiten ermitteln und die Einhaltung von Vertragsbedingungen und -verpflichtungen sicherstellen. Dieser proaktive Ansatz ermöglicht es Unternehmen, den Verlust von Vertragswerten zu minimieren, Kosteneinsparungen zu maximieren und die betriebliche Effizienz insgesamt zu verbessern.
Wie man die Kontrolle über das Vertragsmanagement übernimmt
Um das Vertragsmanagement in den Griff zu bekommen, müssen Unternehmen ein umfassendes Konzept umsetzen, das die wichtigsten Bereiche der Vertragsverwaltung und -erfüllung abdeckt. Im Folgenden finden Sie einige praktische Schritte zur Einführung eines effektiven Vertragsmanagements:
Einrichtung einer kohärenten Überwachungsfunktion
Eine kohärente Überwachungsfunktion ist für die Verfolgung der Vertragsleistung unerlässlich. Dazu gehört die Überwachung von KPIs, SLAs, Risiken und der allgemeinen Vertragserfüllung. Durch die Einrichtung eines robusten Überwachungssystems können Unternehmen Abweichungen erkennen, Probleme umgehend angehen und sicherstellen, dass die vertraglichen Verpflichtungen eingehalten werden.
Umsetzung von Änderungs- und Konfliktmanagementfunktionen
Änderungsverwaltung und Streitbeilegung sind wichtige Bestandteile einer effektiven Vertragsverwaltung. Diese Funktionen tragen dazu bei, Verträge auf dem neuesten Stand zu halten, Änderungen effektiv zu verwalten und Streitigkeiten zeitnah beizulegen. Durch die Implementierung spezieller Änderungs- und Streitbeilegungsprozesse können Unternehmen die Vertragsintegrität wahren und Störungen minimieren.
Kategorisierung von Verträgen nach Wert und Komplexität
Die Kategorisierung von Verträgen auf der Grundlage ihres Wertes und ihrer Komplexität ermöglicht es Unternehmen, ihre Ressourcen effizient zuzuweisen. Verträge mit hohem Wert erfordern möglicherweise spezielle Ressourcen und eine genauere Überwachung, während Verträge mit geringerem Wert von Automatisierung und standardisierten Prozessen profitieren können. Durch die Kategorisierung von Verträgen können Unternehmen Prioritäten setzen und ihre Ressourcen entsprechend zuweisen.
Einführung von IT-Tools für die Vertragsverwaltung
Die Implementierung von IT-Tools speziell für das Vertragsmanagement (und den Rest Ihres Back-Office!) kann Prozesse rationalisieren und die Effizienz verbessern. Zu diesen Tools gehören Vertragsarchive, Dokumentenmanagementsysteme und automatische Benachrichtigungssysteme. Durch die Nutzung von Enty-Diensten können Unternehmen vertragsbezogene Informationen zentralisieren, Routineaufgaben automatisieren und die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten verbessern.
Kontinuierliche Verbesserung annehmen
Kontinuierliche Verbesserung ist ein Grundprinzip des effektiven Vertragsmanagements. Durch die Einführung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung fördern Organisationen Innovationen, steigern die Effizienz und verbessern die Vertragsleistung. Dazu gehören das Einholen von Feedback, die Analyse von Leistungsdaten und die Implementierung von Prozessverbesserungen zur kontinuierlichen Optimierung der Vertragsmanagementpraktiken.
Letzte Gedanken
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Vertragsmanagement Unternehmen vor verschiedene Herausforderungen stellt, die jedoch mit proaktiven Strategien und den richtigen Werkzeugen gemeistert werden können. Durch die Implementierung automatisierter Vertragsmanagementdienste wie Enty, die Einführung klarer Prozesse und die Nutzung von Technologien können Unternehmen den Wert ihrer Verträge maximieren. Darüber hinaus bietet Enty innovative Funktionen wie die KI-Vertragsprüfung sowie fortschrittliche Tools zur Rationalisierung der übrigen Back-Office-Prozesse.
