Traitement des factures : guide pour une gestion précise et efficace des factures
Si le traitement des factures était un jeu de Monopoly, sauter une étape reviendrait à atterrir sur la case "Allez directement en prison" - sans toucher 200 dollars. Mais ne vous inquiétez pas, vous n'avez pas besoin d'une carte "Sortie de prison gratuite" pour rationaliser votre processus de facturation. Dans ce guide, nous vous apprendrons à éviter les pièges les plus courants du traitement des factures et nous vous guiderons à travers chaque étape pour vous assurer que vous atterrissez toujours sur Boardwalk au lieu de l'espace Chance tant redouté. Jetez les dés sur un système plus efficace et voyez votre trésorerie s'envoler.
Qu'est-ce que le traitement des factures ?
Dans la pratique, le traitement des factures se compose de trois étapes clés et comprend l'identification, le rapprochement et le paiement des factures ainsi que la gestion des conditions y afférentes. Il peut être décrit comme la pratique consistant à traiter les factures entrantes à partir de leur réception, de leur échéance et de leur gestion en vue de l'émission de la facture à laquelle elles se rapportent. En bref, il s'agit du processus complet qui commence par la réception de la facture d'un fournisseur jusqu'au moment où les paiements sont effectués et où l'enregistrement est fait dans le grand livre.
Quelle est l'importance de ce processus ? Lorsque les factures des fournisseurs ne sont pas payées à temps, cela affecte les entrées de services, de fournitures et de matières premières en provenance des fournisseurs. Par conséquent, cela peut avoir un impact sur les activités de votre entreprise et sur vos relations avec les fournisseurs. La mise en place d'un système efficace de traitement des factures contribue au bon fonctionnement de l'entreprise et à la satisfaction des fournisseurs.
Les étapes clés du cycle de vie d'une facture
Pour vous donner une idée claire du fonctionnement des processus de facturation, nous allons les décomposer en étapes clés :
Réception de la facture : le service comptable s'assure que le bien ou le service a été livré et payé en refusant que le montant corresponde au bon de commande.
Approbation de la facture : si les informations sont correctes, la facture est envoyée pour authentification conformément aux procédures de votre organisation.
Paiement de la facture : une fois approuvée, la facture est facturée conformément à la négociation conclue avec le fournisseur.
Enregistrement : la facture est documentée dans le système et enregistrée dans les comptes en tant que passif.
Archivage : enfin, les détails de la facture et du paiement sont stockés à des fins d'audit.
Ce flux de travail pour le processus de facturation permet à votre service des comptes fournisseurs de voir quels sont les fournisseurs à qui l'on doit de l'argent, de contrôler quels paiements sont effectués et d'effectuer les paiements là où c'est possible, de manière efficace.
Rôles et responsabilités
Plusieurs rôles sont définis dans le cadre du cycle de facturation :
Les fournisseurs : Ils doivent envoyer une facture complète et correcte le plus rapidement possible et utiliser des moyens électroniques si possible. Ils doivent mentionner les numéros de bons de commande sur les factures et corriger rapidement les erreurs qui ont été commises.
Le service de la comptabilité fournisseurs : Ce groupe est au cœur du processus de facturation proprement dit. Il est chargé de recevoir les factures, de vérifier si elles sont correctes, de suivre les factures pour approbation et même d'effectuer les paiements en temps utile.
Les approbateurs : Il s'agit des responsables de département ou des directeurs de projet qui confirment que les biens ou les services ont été livrés conformément à la facture et qui sont donc responsables du traitement du paiement.
L'équipe financière : Elle est chargée de superviser l'ensemble du processus de facturation et de s'assurer qu'il est conforme aux politiques de l'entreprise et qu'il améliorera la gestion de la trésorerie de l'entreprise.
Département informatique : Dans les organisations qui disposent d'un système automatisé de traitement des factures, le service informatique participe à la maintenance et au diagnostic des erreurs du système.
En définissant ces fonctions, il est possible d'éliminer les complications liées au processus de facturation et à son paiement. Un bon système de facturation permet non seulement d'éliminer ces problèmes, mais aussi de faciliter les opérations au sein de l'entreprise et les relations avec les fournisseurs.
Étapes clés du processus de traitement des factures
Il est bien connu que le traitement des factures au sein d'une entreprise joue un rôle important dans la régularisation des activités commerciales et le respect des délais de règlement. Cette partie énumère les étapes du traitement et, en se concentrant sur celles-ci, les entreprises contribuent à minimiser les erreurs, à accélérer les paiements et à améliorer la gestion des flux de trésorerie.
Réception et saisie des données de la facture
La première étape du processus de facturation est celle de la réception et de l'enregistrement des données de la facture. Il s'agit d'une étape très importante, car elle permet un traitement plus efficace et plus rapide des factures. Il est courant de voir des factures dans des courriels, des PDF et même sur papier. Pour faciliter le traitement des factures, de plus en plus d'entreprises adoptent des technologies de capture automatisée des factures.
Ces applications utilisent la technologie OCR qui leur permet de scanner les factures et d'obtenir des informations détaillées telles que les noms des fournisseurs, les numéros de facture et de bon de commande, la date et les montants. Grâce à ces mesures, la saisie manuelle des données est moins fréquente, ce qui la rend plus rapide.
Lors de la mise en place d'un système automatisé de capture des factures, il convient de prendre en considération les différents types de factures à capturer ainsi que la manière dont le système s'intègre dans le système de comptabilité fournisseurs existant. Le traitement des factures s'en trouvera amélioré, même si le nombre de factures à traiter et la taille de l'entreprise augmentent.
Valider et faire correspondre les informations de la facture
Après avoir lu plusieurs parties de la facture, l'étape suivante consiste à minimiser les erreurs en vérifiant non seulement les détails saisis dans la facture traitée, mais aussi d'autres documents connexes. C'est là que le processus de comparaison à trois entre en jeu. Vous devrez vérifier le document traité, le bon de commande original et l'entrée de marchandises ou le rapport d'inspection.
À ce stade, vous vous assurez que les articles ou services facturés correspondent à ce qui a été commandé et reçu, et que les données traitées sont correctes. Vous vérifierez également que les conditions de prix et la quantité correspondent à celles mentionnées ci-dessus. Cela permet d'éviter les trop-perçus, les doubles paiements et d'autres erreurs coûteuses.
Au lieu de vous compliquer la tâche, envisagez d'utiliser un processus d'appariement automatisé. Ces systèmes sont moins chers, plus rapides et permettent de traiter rapidement de grandes quantités de données. Ces systèmes utilisent des capteurs télémétriques pour comparer les données de la commande avec les données de la facture et les reçus, en identifiant les détails qui ne correspondent pas et qui doivent être corrigés. Cela permet non seulement d'accélérer les choses, mais aussi de minimiser les risques d'erreur humaine.
Acheminement pour approbation
Lorsque le document est traité, les informations sont maintenant authentifiées ou vérifiées, l'étape suivante consistera à le transmettre pour le processus d'approbation de la facture. C'est là que la polyvalence d'un flux de travail automatisé devient utile. Au lieu de transporter physiquement une facture jusqu'à l'approbateur suivant, un système automatisé est en mesure de transmettre la facture aux bonnes personnes, selon des règles spécifiques.
En d'autres termes, les factures inférieures à un certain montant peuvent être traitées et considérées comme payables sans approbation, tandis que celles qui dépassent une certaine limite doivent être approuvées au moins le nombre de fois requis. Ce système permet d'impliquer en temps utile les bonnes personnes dans le processus d'approbation des factures, sans heurts inutiles. Un système d'acheminement des approbations adéquat permet d'alléger le système d'acheminement des approbations tout en permettant de savoir à quel stade de la hiérarchie se trouve chaque facture. Il permet à ces processus de révéler tous les facteurs qui causent des retards dans l'approbation et le paiement des factures.
Lorsque ces meilleures pratiques sont intégrées dans le traitement des factures, les résultats liés aux activités du service de la comptabilité fournisseurs seront bénéfiques. La capture, la validation et l'acheminement précis et efficaces des factures par le biais de solutions automatisées améliorent les processus de facturation, minimisent les erreurs et optimisent la gestion des flux de trésorerie. À long terme, cela permet non seulement de réduire les coûts et les délais, mais aussi d'améliorer les relations avec les fournisseurs, car les paiements traités sont les bons en temps voulu.
Défis courants dans le traitement des factures
Le traitement des factures pose ses propres problèmes, tels que la gestion des exceptions, la gestion des risques, l'autorisation d'accès aux données, etc. Ces problèmes doivent être résolus afin de garantir le maintien de l'efficacité et de la précision requises dans la fonction de comptabilité fournisseurs.
Traitement des exceptions et des factures non standard
Les exceptions et les factures non standard constituent l'un des plus grands défis du processus de traitement des factures. Ces exceptions peuvent entraîner des redondances dans l'automatisation et des retards dans les procédures. Les exceptions sont généralement dues à une saisie erronée des données, à des différences entre le bon de commande et la facture, ou à des informations non disponibles. Pour y parvenir, il faut déployer un système de traitement des factures qui accepte plusieurs formats de factures et peut traiter efficacement les exceptions.
L'apprentissage automatique et l'intelligence artificielle peuvent également être utilisés pour découvrir et rectifier les erreurs de manière autonome, ce qui réduit l'intervention manuelle. De cette manière, non seulement on gagne du temps, mais les processus de facturation sont également moins sujets aux erreurs. La création de règles humaines ou commerciales pour les contrôles de validation permet de s'assurer que les petits problèmes peuvent être détectés et rectifiés avant qu'ils ne se transforment en problèmes contextuels plus importants dans les flux de travail de traitement des paiements.
Gérer la résistance au changement
Cela dit, l'utilisation de nouveaux processus automatisés peut ne pas être facilement acceptée par les membres de votre équipe. C'est notamment le cas du service de la comptabilité fournisseurs qui s'appuie depuis trop longtemps sur des procédures manuelles ou des systèmes obsolètes. Les employés ont tendance à éprouver de l'appréhension lorsqu'ils doivent troquer leurs habitudes pour un nouveau logiciel qui va à l'encontre de ce à quoi ils sont habitués, ce qui engendre à son tour une anxiété liée à la redondance.
Pour résoudre ce problème, il est important d'expliquer au personnel les avantages des nouveaux processus de manière brève et précise, en mettant l'accent sur la manière dont la nouvelle technologie améliorera les performances et réduira les erreurs qui font perdre du temps, tout en permettant aux employés de se concentrer sur des activités plus bénéfiques pour l'entreprise. Veillez à accompagner votre équipe tout au long du cycle de prise de décision des processus et à la doter des outils nécessaires pour réduire au minimum les frictions lors du passage à la nouvelle technologie.
Garantir la sécurité et la conformité des données
Lorsque vous traitez des factures en vue de leur paiement, vous manipulez des informations financières sensibles. Garantir la sécurité des données et la conformité aux réglementations est une préoccupation essentielle, en particulier lorsque vous envisagez d'automatiser les processus de facturation. Le risque de violation des données ou d'accès non autorisé à vos factures numériques peut avoir de graves conséquences pour votre entreprise.
Pour relever ce défi, choisissez un système de traitement des factures qui répond aux normes industrielles en matière de sécurité des données. Recherchez des fonctionnalités telles que le cryptage, les contrôles d'accès, l'authentification multifactorielle et les contrôles d'intégrité pour protéger les données sensibles. Surveillez et mettez régulièrement à jour vos systèmes et processus de sécurité, et effectuez des contrôles de conformité pour vous assurer que vous respectez toutes les réglementations nécessaires.
La mise en œuvre d'un logiciel de traitement des factures sécurisé peut vous aider à préserver la confidentialité et l'intégrité de vos données financières. Cela permet non seulement d'améliorer les processus, de protéger votre entreprise contre les menaces potentielles, mais aussi d'instaurer un climat de confiance avec vos fournisseurs et vos partenaires.
En relevant ces défis courants du traitement des factures, vous pouvez rationaliser votre procédure de facturation, améliorer votre gestion des flux de trésorerie et renforcer l'efficacité globale de votre service de comptabilité fournisseurs. N'oubliez pas que la clé pour surmonter ces obstacles réside dans le choix des bons outils, la mise en œuvre des meilleures pratiques et la promotion d'une culture d'amélioration continue dans vos flux de travail de suivi et de traitement des factures.
Avantages de l'automatisation du traitement des factures
L'intégration de systèmes d'automatisation des factures peut modifier les processus du service des comptes fournisseurs pour le mieux, car un certain nombre de changements positifs se produisent dans l'entreprise et la rendent plus rentable. Examinons les principaux avantages qui font de l'automatisation du traitement des factures une nécessité pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.
Des délais de traitement et d'approbation plus rapides
Le temps, c'est de l'argent, et si vous disposez d'un système automatisé pour traiter vos factures, vous n'aurez besoin ni de l'un ni de l'autre. Dans certains cas, seule une poignée de factures doit passer par des processus manuels fastidieux qui peuvent durer jusqu'à deux semaines ou plus. Toutefois, la mise en œuvre de la technologie d'automatisation a un impact significatif sur la réduction du temps nécessaire à l'exécution de ces tâches. Les employés de certaines organisations, par exemple, déclarent que grâce à l'introduction de l'automatisation du flux de travail, le temps nécessaire au traitement des factures a diminué de 80 %.
Le processus complet, de la réception de la facture au paiement, est géré de manière transparente par le système automatisé. Le système transmet automatiquement les factures à payer au bon niveau d'autorité, conformément aux politiques et procédures d'approbation établies, éliminant ainsi les blocages du processus d'approbation des factures. En accélérant les paiements et en vous permettant de bénéficier de remises pour paiement anticipé, vous améliorez votre situation de trésorerie.
Précision accrue et réduction des erreurs
L'un des principaux avantages de l'automatisation du traitement des factures est la réduction considérable du nombre d'erreurs. La saisie manuelle des données est sujette aux erreurs, ce qui peut entraîner des retards de paiement, des problèmes de conformité et des relations tendues avec les fournisseurs. En mettant en œuvre des processus automatisés, vous pouvez tirer parti de technologies avancées telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) et les algorithmes de validation des données pour capturer, valider et vérifier avec précision les données des factures.
Ces systèmes automatisés peuvent détecter et signaler d'éventuels paiements en double, garantissant ainsi que vous ne payez pas deux fois la même facture. Ils recoupent également les données des factures avec celles des bons de commande et des récépissés de livraison, ce qui permet de réduire les écarts et d'améliorer la précision globale. Avec moins d'erreurs, vous consacrerez moins de temps à des corrections coûteuses et plus de temps à la planification stratégique des processus financiers.
Amélioration de la gestion des flux de trésorerie
L'automatisation du traitement des factures est directement et positivement liée à la gestion des flux de trésorerie dans une organisation. Comme vous serez désormais en mesure de suivre l'état de toutes les factures dans le système pour approbation, les paiements dus et les flux de travail liés aux calendriers d'approbation, vous serez mieux à même de gérer vos obligations de paiement. Cette visibilité permet à l'entreprise de prendre des décisions plus judicieuses concernant le calendrier des paiements, au bénéfice de la gestion du fonds de roulement.
En outre, l'automatisation vous permet d'analyser les tendances de vos dépenses et la gestion de vos fournisseurs. Le suivi des dépenses se fait sans effort. Vous prenez conscience des dépenses et de leurs tendances, ainsi que du potentiel de réduction des coûts. Ces capacités d'analyse vous permettent d'améliorer votre santé financière en prenant des décisions éclairées.
Outre le gain de temps et la réduction des erreurs, un système automatisé de traitement des factures modifie l'ensemble du processus de comptabilité fournisseurs. Tous ses avantages - amélioration de la précision, accélération des délais et amélioration des flux de trésorerie - créent des processus financiers d'entreprise plus efficaces, plus rentables et gérés de manière stratégique.
Meilleures pratiques pour améliorer l'exactitude et l'efficacité des factures
Pour rationaliser votre processus de facturation et en améliorer la précision, vous devez mettre en œuvre certaines stratégies clés. Explorons les meilleures pratiques qui peuvent transformer votre processus de facturation et améliorer l'efficacité de votre service de comptabilité fournisseurs.
Choisir la bonne solution logicielle
Le choix d'un logiciel de traitement des factures approprié est crucial pour l'optimisation de vos processus financiers. Avant de vous plonger dans les solutions potentielles, prenez le temps d'identifier les besoins spécifiques de votre service. Prenez en compte des facteurs tels que le volume de factures que vous traitez et la complexité de votre processus de facturation. Il est essentiel de choisir une solution capable d'évoluer avec votre entreprise et de gérer l'augmentation du volume et de la complexité des factures à l'avenir.
Recherchez un logiciel qui s'intègre de manière transparente à vos systèmes existants de comptabilité, d'ERP et de gestion de la relation client (CRM). Cette intégration permet aux données de circuler automatiquement entre les plateformes, ce qui réduit la nécessité de saisir manuellement les données et minimise les erreurs. Assurez-vous que le système que vous choisissez peut être personnalisé pour répondre aux exigences uniques de votre organisation et s'aligner sur vos flux de travail actuels.
Formation du personnel et gestion du changement
La première chose à faire est de doter l'équipe chargée des processus d'un ensemble de compétences adéquat. De courtes sessions d'apprentissage peuvent être incorporées dans les réunions normales. Pratiquez l'auto-apprentissage et la fixation d'objectifs lorsqu'il s'agit d'améliorer leurs compétences en matière de facturation. Cela favorise une mentalité d'amélioration continue qui peut aider votre équipe à adopter un nouveau processus avec beaucoup de facilité.
La plupart des organisations qui utilisent pour la première fois des processus de facturation automatisés seront confrontées à des conflits internes au sein de l'équipe, et pour résoudre ces conflits, il convient d'être informé des explications relatives aux processus automatisés. Il est essentiel de passer en revue les détails de la nouvelle automatisation, y compris ce qui concerne certaines des éliminations qui seront effectuées au sein de la main-d'œuvre et les domaines vers lesquels elles seront dirigées. Combinez les équipes dans le processus et administrez la formation initiale afin que les changements d'automatisation ne provoquent pas les membres de l'équipe.
Traitement des exceptions et des litiges
Les litiges concernant les processus de facturation font partie des principaux problèmes auxquels sont confrontées les petites entreprises. Essayez des approches préventives : laissez les clients déposer une plainte, mais pas si tard que le moment de la facturation arrive. En cas de litige concernant le traitement d'une facture, le premier document à consulter est le contrat signé par les parties et les conditions générales de vente. Ces documents doivent contenir des informations pertinentes telles que les conditions de paiement, les échéances et la durée.
Élaborez un système capable de traiter tous les types de factures et de résoudre facilement les exceptions. Pour les contrats erronés ou la résolution des litiges, essayez d'améliorer les processus à l'aide de l'apprentissage automatique et de l'IA afin de réduire la présence humaine dans la profession. Établissez des règles d'entreprise et des mécanismes de validation qui visent à fournir un ordre et une résolution avant que les défis dans vos flux de travail de traitement des paiements ne se développent.Récemment, l'accent a été mis de plus en plus sur les escomptes de paiement anticipé, et cette section vise à fournir au moins quelques idées sur la façon de maximiser les escomptes de paiement anticipé.
Tirer parti des remises pour paiement anticipé
Les remises pour paiement anticipé peuvent être avantageuses tant pour les acheteurs que pour les vendeurs lorsqu'elles sont abordées de manière stratégique. Pour les vendeurs, offrir ces remises peut améliorer la trésorerie en encourageant des paiements plus rapides. Les acheteurs peuvent économiser de l'argent sur leurs achats en payant dans les délais impartis. Toutefois, il est important de mettre en balance la remise et les inconvénients potentiels, tels que les contraintes de trésorerie liées au respect de la date limite de paiement anticipé.
Pour tirer efficacement parti des remises pour paiement anticipé, mettez en place un système automatisé capable de les prendre en compte lors du traitement des factures. Vous serez ainsi assuré de ne jamais manquer une opportunité de remise et d'optimiser la gestion de votre trésorerie.
Établir des hiérarchies d'approbation
Il est essentiel d'établir des hiérarchies d'approbation claires pour assurer l'efficacité des processus de facturation. Mettez en place un processus d'approbation automatisé qui achemine les factures vers les parties prenantes appropriées sur la base de règles prédéfinies, telles que le département ou les limites de dépenses. Cette approche garantit que les factures peuvent être approuvées et examinées rapidement, ce qui élimine les transferts manuels et réduit les délais.
Envisagez de mettre en place des contrôles d'accès basés sur les rôles pour restreindre l'accès aux données des factures. Seules les personnes autorisées devraient pouvoir consulter, approuver ou modifier les factures, ce qui réduit le risque de modifications non autorisées et préserve l'intégrité du processus de facturation.
En mettant en œuvre ces bonnes pratiques, vous pouvez améliorer de manière significative la précision et l'efficacité de votre processus de facturation. N'oubliez pas que la clé du succès réside dans le choix des bons outils, la formation efficace de votre équipe et l'amélioration continue de vos processus pour répondre aux besoins évolutifs de votre entreprise.
Outils et logiciels pour rationaliser le traitement des factures
À l'ère du numérique, l'utilisation d'outils et de logiciels appropriés peut considérablement améliorer le déroulement de votre processus de facturation. Ces solutions offrent une gamme de fonctionnalités conçues pour automatiser la facturation et optimiser les différents aspects du processus de facturation, de la saisie des données au traitement des paiements.
L'un des choix les plus populaires est Enty - une excellente plateforme de création et de gestion de factures, offrant des modèles personnalisables, des rappels automatisés et une intégration transparente avec d'autres outils d'entreprise. Enty garantit un traitement efficace des factures et des paiements, réduisant ainsi les erreurs manuelles et améliorant la gestion des flux de trésorerie. Mais Enty ne se limite pas à la facturation électronique automatisée - il gère également les finances, la gestion des contrats, les signatures électroniques, etc. Cette approche globale prend en charge toutes les routines de back-office, ce qui vous permet de vous concentrer sur le développement de votre entreprise.
En centralisant ces fonctions critiques, Enty simplifie votre flux de travail, ce qui vous permet de gagner du temps et d'économiser des ressources. Qu'il s'agisse de gérer des factures récurrentes, de suivre l'état des paiements ou d'automatiser les négociations contractuelles, Enty offre une solution complète aux entreprises qui cherchent à rationaliser leurs opérations et à réduire la charge administrative. Avec son design intuitif et ses fonctionnalités polyvalentes, Enty aide les entreprises de toutes tailles à maintenir l'efficacité et le contrôle sur les processus essentiels.
Dernières réflexions
Êtes-vous prêt à prendre en charge votre processus de facturation et à laisser derrière vous le chaos de la paperasserie ? En mettant en œuvre les étapes que nous avons décrites, vous pouvez transformer la façon dont votre entreprise gère les paiements. Finies les recherches frénétiques de factures perdues ou les échéances de paiement non respectées - un système qui fonctionne pour vous. Que vous soyez propriétaire d'une petite entreprise ou que vous gériez un grand service, le respect de ces meilleures pratiques en matière de facturation vous permettra de mieux contrôler vos comptes fournisseurs, d'améliorer vos flux de trésorerie et d'adopter une approche plus organisée. Votre équipe, vos fournisseurs et vos résultats financiers vous remercieront de cette transformation.
