Dominar la gestión de riesgos con un plan de contingencias eficaz
¿Alguna vez has tenido la sensación de que la Ley de Murphy tiene una venganza personal contra tu empresa? En un momento todo va como la seda y al siguiente, ¡pum!, aparece una bola curva de la nada. ¿Un desastre natural? ¿Una repentina caída del mercado? ¿Un colapso tecnológico? Sea cual sea la crisis, parece que el universo te está poniendo a prueba. Pero la buena noticia es que, con un plan de contingencia sólido, puedes ser más listo que esos desafíos inesperados y mantener tu negocio estable. Veamos cómo un poco de gestión de riesgos puede ayudarte a acabar con el caos y recuperar el control, pase lo que pase.
Comprender la gestión de riesgos y la planificación de contingencias
Todos los días, en el entorno empresarial actual, se producen situaciones inesperadas que pueden alterar el funcionamiento normal de su organización. El riesgo es una de esas cosas que siempre ocurren mientras uno está vivo, y para que una empresa tenga éxito, necesita hacerse cargo de esos riesgos. Para evitar cualquier amenaza eventual a su causa, debe aprender a planificar adecuadamente los riesgos y a idear un plan B.
La gestión de riesgos puede describirse como la gestión de las pérdidas potenciales para una empresa, que incluye la identificación de amenazas, la evaluación del nivel de dichas amenazas y la preparación para los peores escenarios. Se trata de ser proactivo para garantizar que, si se producen acontecimientos inesperados, sus consecuencias sean las menores posibles. Al poder predecir los tipos de riesgo que pueden producirse en un futuro próximo, tendrá la oportunidad de planificar medidas para reducir las posibles consecuencias negativas de tales riesgos desde el punto de vista financiero, operativo o de la reputación.
El papel de los planes de emergencia
Una estrategia para la incertidumbre futura es parte integrante del proceso de gestión de riesgos. Esta vez se trata de un plan para superar algún riesgo de alto impacto, el llamado "Plan B", que en realidad es un plan de acción orientado a la eficacia del proceso de gestión de riesgos. Una red de seguridad para cada una de las empresas que asegura que hay pasos a seguir cuando surgen dificultades imprevistas.
Ventajas de unos planes de contingencia eficaces
Un plan de contingencia preparado es un "poder de caracol" para su organización. He aquí algunas ventajas que conlleva dicha planificación:
Menor grado de catástrofes operativas: si se adoptan las medidas necesarias para mantener las operaciones empresariales con eficacia incluso durante la crisis y justo después de ella, es más probable que se conserven los ingresos.
Mejor evaluación: se trata del proceso de planificación en el que cada organización debe hacer una evaluación realista de sus capacidades: lo bueno, lo malo y las realidades.
Menos confusión: unos procedimientos precisos ayudan a la dirección de una organización a atender una crisis sin perder recursos cruciales y a tiempo.
Mejora de la reputación: una preparación aporta garantías a las partes interesadas, lo que puede evitar un posible deterioro de la reputación.
Mayor disponibilidad de crédito y seguros: los planes de contingencia, cuando se ponen por escrito, pueden ayudar mucho a demostrar a bancos y aseguradoras que su empresa es un "buen riesgo" para ellos.
Componentes clave de un plan de contingencia sólido
Hay ciertos elementos cruciales en los que concentrarse cuando se quiere desarrollar un plan de contingencia. Estos elementos le ayudarán a anticiparse a los riesgos y a tomar medidas correctivas cuando surjan dificultades.
Identificación y evaluación de riesgos
Como ocurre con cualquier plan de contingencia bien elaborado, es esencial empezar por comprender y evaluar adecuadamente los riesgos existentes. En este caso, habrá que enumerar los riesgos que amenazan la continuidad de las operaciones de la organización. Este procedimiento incluye la estimación de la probabilidad de que se produzcan y la magnitud de los daños que podría causar ese riesgo. Al hacerlo, le ayudará a racionalizar las estrategias de respuesta y los recursos para que se utilicen de forma adecuada y óptima.
Estrategias de respuesta
Una vez identificados y evaluados los riesgos, la siguiente fase se ocupa de las estrategias de respuesta. Se trata de medidas de respuesta que esbozan cómo resolverá una organización cualquiera de esos retos que se han previsto como potenciales. Proporcionan opciones de respuesta tanto tácticas como estratégicas, e incorporan flexibilidad para el cambio. Una vez más, tenga en cuenta que el plan de acción es susceptible del grado de riesgo en sí y del posible impacto de ese riesgo en la organización.
Asignación de recursos
Para garantizar que el plan de contingencia se lleva a cabo sin contratiempos, es importante utilizar una asignación de recursos adecuada. Identifique los recursos que serán necesarios, como personal, herramientas y presupuestos, para ejecutar las estrategias de respuesta. Para cada asignación de recursos con respecto a una estrategia específica encargada, es importante tener en cuenta el nivel de prioridad del proyecto y el estado del equipo. Esto ayuda a evitar situaciones de exceso de trabajo, que contribuyen al agotamiento, al tiempo que garantiza que no se queden sin los activos necesarios para hacer frente al riesgo.
Protocolos de comunicación
Toda crisis requiere estrategias eficaces de comunicación y educación. Establezca los protocolos de comunicación a seguir, detallando la estrategia que se utilizará para actualizar e informar a todas las partes interesadas sobre los cambios durante el periodo de reestructuración. Esto puede incluir la creación de algunos hitos y listas de comprobación, el diseño de una estructura de comunicación y/o la creación/utilización de un sistema para notificar a las partes interesadas. Poner estas políticas por escrito reducirá el caos dentro de una organización y permitirá actuar con rapidez en caso de necesidad.
Desarrollar y aplicar su plan de contingencia
La única forma de proteger a su empresa de una serie de peligros es crear y aplicar un plan de contingencias competente. Esta es la parte más difícil, pero extremadamente importante. En él se describen los pasos concretos que le ayudarán a hacer frente a esas situaciones cuando surjan.
Evaluación de riesgos
Haga una lista de posibilidades para empezar a identificar las amenazas potenciales para la empresa y todos sus activos. Esto incluye cualquier tipo de técnica de gestión de riesgos empresariales para determinar qué riesgos y cuál es su exposición e impactos. Haga hincapié en la identificación y categorización de los riesgos para su empresa en función de la probabilidad y gravedad de sus impactos para la organización.
Creación de estrategias de respuesta
Una vez que haya evaluado la presencia de cualquier riesgo, el siguiente paso es formular estrategias de respuesta para cada riesgo crítico. Su estrategia de respuesta debe especificar lo que debe hacerse durante un plan de contingencia y puede incluir las acciones y actividades actuales, así como las previstas en el futuro. Al planificar, hay que sopesar factores como la probabilidad de que se produzca el suceso y la cantidad de esfuerzo dedicado a la ejecución de la estrategia. Debe tener en cuenta que su planteamiento puede diferir en función del apetito de riesgo de su empresa y de la naturaleza de las amenazas imperantes.
Asignación de funciones y responsabilidades
Los planes de contingencia eficaces siempre incorporan los conceptos de funciones y responsabilidades. Describa las funciones del personal y las partes interesadas en la ejecución de actividades específicas, de modo que todas las partes implicadas conozcan bien sus responsabilidades en la ejecución del plan. Este paso es especialmente importante si su organización está geográficamente dispersa. Puede que desee considerar el uso de una matriz RACI para ayudar a documentar quién es responsable, quién debe rendir cuentas, quién debe ser consultado y quién debe ser informado sobre los diferentes elementos del plan.
Probar y perfeccionar el plan
Para que su plan de contingencia consiga los resultados deseados, es necesario probarlo y mejorarlo. Planifique y ponga en marcha programas de respuesta a riesgos, como ejercicios de formación y ensayos basados en los escenarios de riesgo críticos. Esto ayudará a demostrar la utilidad real del plan y a aumentar la capacidad de respuesta de su equipo. Después de cada ensayo, recoja información sobre las respuestas y las futuras líneas de actuación que puedan adoptarse. Esto hará que los ciclos de dependencia e interdependencia sean continuos.
Seguimiento y actualización de su plan de contingencia
Su plan de contingencia no es un documento único, aburrido y seco. Más bien, tiene que haber una evolución de este documento en cuanto al tratamiento de las actividades empresariales nuevas y modificadas. Ahora, centrémonos en las medidas que puede tomar para garantizar que su plan siga siendo siempre eficaz, afilado y listo para el combate.
Procesos de revisión periódica
Establezca un periodo específico dentro del cual deba revisarse el plan de contingencia. No se trata simplemente de marcar una casilla, sino de asegurarse de que el plan está al día dentro de las ajetreadas interacciones empresariales. Es de esperar que se revise el plan al menos una o dos veces al año. Para estas revisiones, obtenga y revise cómo de reales son los riesgos en la actualidad y si el plan actual sigue siendo el plan de acción óptimo.
Se produjeron transformaciones en el personal y los servicios de la organización a medida que integraban importantes aportaciones de los nuevos sistemas hospitalarios implantados.
Adaptación a entornos empresariales cambiantes
El panorama empresarial es dinámico, por lo que su plan de contingencia también debe incluir los cambios. Analice los problemas de los centros e instalaciones que existen para curar y restablecer la salud del estado individual. Investigue y correlacione qué tipos de riesgos están relacionados con los altibajos de la economía, los cambios en la normativa o las necesidades de sus clientes. No tema modificar sus estrategias para hacer frente a los cambios en sus amenazas y oportunidades externas.
Para mantener la agilidad de su plan, fomente una cultura de adaptabilidad en su equipo. Fomente el aprendizaje continuo y esté abierto a nuevas ideas. Si se mantiene ágil, estará mejor preparado para afrontar cualquier obstáculo que se le presente.
Incorporar la experiencia adquirida
De vez en cuando surge alguna pista sobre si se debe o no incluir a los empleados afectados/heridos basándose en argumentos claros. Después de que se haya utilizado cada plan de respuesta a emergencias o se haya realizado un simulacro, el equipo del proyecto debe reunirse para una reunión informativa. Los miembros del equipo del proyecto deben responder positivamente, por lo que el plan se encuentra en un estado de gran apatía, o si es por preocupación y pena, ese plan se descuidó porque no se utilizó en los niveles de tolerancia. Mejor actuar que prepararse y esperar una emergencia.
Reflexiones finales
Es importante poner en práctica las habilidades de gestión de riesgos mediante una buena planificación de contingencias para proteger a su empresa de imprevistos. Por eso tiene sentido elaborar un plan lo más detallado posible sobre los riesgos e idear las respuestas adecuadas, al tiempo que se definen claramente estas normas para todos los miembros de la organización. Los ejercicios periódicos asociados a la ejecución del plan y las revisiones del mismo garantizan la actualidad del plan y ayudan a la organización a prepararse para los riesgos que puedan surgir en el futuro. No olvide que sigue contando con el plan de contingencias adoptado. Se ha abordado el refuerzo de la evolución de los planes parciales en la estrategia. Pero no lo olvide: Enty también está aquí para ayudarle a gestionar los riesgos del balance, proporcionarle herramientas de automatización de back office y liberar recursos. ¡Que no cunda el pánico!
