Finanzprüfungen: Freund oder Feind für Ihr kleines Unternehmen?
Bei dem Wort "Audit" haben Sie vielleicht das Gefühl, sich unter Ihrem Schreibtisch verkriechen zu wollen, aber warten Sie noch einen Moment. Spoiler-Alarm: Es steckt mehr dahinter, als Sie vielleicht denken. Ja, das ist kein Scherz: Audits können wirklich Ihre "besten Freunde" werden. Es ist an der Zeit, die alten Ängste zu überwinden, denn diese Einblicke in Ihre Finanzen können versteckte Potenziale aufdecken, unnötige Arbeitsabläufe beseitigen und Kosten einsparen. Wenn Sie einen Finanzüberwacher haben, dann ist er nicht nur dazu da, die Risiken zu beseitigen, sondern auch die guten Seiten zu beleuchten, damit sie Wege für Verbesserungen finden können. Sind Sie interessiert? Dann lassen Sie uns den Schleier darüber lüften, wie ein Audit das unmögliche Kunststück vollbringen kann, der unbesungene Retter Ihres Unternehmensdramas zu werden.
Verständnis von Finanzprüfungen
Einfach ausgedrückt, geht es bei einer Finanzprüfung darum, die Finanzunterlagen eines Unternehmens und die verschiedenen darin enthaltenen Transaktionen im Detail zu prüfen. Der Schwerpunkt liegt also auf der Zusammenstellung, Überprüfung oder Bewertung dieser Unterlagen. Das Hauptziel? Eine Stellungnahme dazu abzugeben, ob alle gemäß diesen Büchern erstellten Abschlüsse den Stand der Dinge im Unternehmen wahrheitsgemäß und korrekt wiedergeben.
Betrachten Sie es als einen Check-up für die Buchführung des Unternehmens. Ein unabhängiger Prüfer wird Bücher, Aufzeichnungen, Einnahmen-/Ausgabenrechnungen und interne Kontrollsysteme durchsehen. Er wird auch bestimmte Transaktionen bestätigen, um die Richtigkeit der in den Jahresabschlüssen ausgewiesenen Zahlen zu bestätigen. Diese Verfahren werden in Übereinstimmung mit den allgemein anerkannten Prüfungsgrundsätzen durchgeführt, die festlegen, was bei einer Prüfung zu tun ist.
Arten von Finanzaudits
Es ist hilfreich, mit den drei Hauptarten von Finanzprüfungen vertraut zu sein:
Interne Audits: Bei diesen Audits werden die internen Prozesse einer Organisation zur Verwaltung der internen Kontrolle, der Unternehmensführung, des Risikomanagements und der Finanzen untersucht. Sie helfen Ihnen sicherzustellen, dass Sie die Gesetze und Vorschriften einhalten, und können Bereiche aufdecken, in denen Sie möglicherweise Ressourcen verschwenden.
Externe Prüfungen: Sie werden wahrscheinlich durchgeführt, wenn ein Dritter die Glaubwürdigkeit und Richtigkeit der Finanzunterlagen beurteilen will. Obwohl dies für Kleinunternehmen in der Regel nicht vorgeschrieben ist, entscheiden sich einige Unternehmer für solche Prüfungen auf freiwilliger Basis, um das öffentliche Vertrauen zu stärken oder um die Bedingungen für Verträge oder Kredite zu erfüllen.
IRS-Prüfungen: Bei dieser Art von Prüfungen wird festgestellt, ob die Konten, Bücher und Aufzeichnungen der Organisation sowie andere Interessen für Steuerzwecke korrekt angegeben sind. Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie zitiert worden sind. Das bedeutet nicht, dass es ein Problem gibt.
Rechtliche Anforderungen
Die Notwendigkeit einer gesetzlichen Prüfung aus finanziellen Gründen kann von verschiedenen Faktoren abhängen, unter anderem von der Art der Geschäftstätigkeit und der Größe des Unternehmens. So sind beispielsweise Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 10,2 Millionen Pfund, weniger als 50 Beschäftigten und einem Vermögen von weniger als 5,1 Millionen Pfund in der Regel von der Prüfung der Jahresabschlüsse befreit. Es gibt jedoch Ausnahmen. Eine Prüfung muss durchgeführt werden, wenn 10 % der Aktionäre dies einen Monat vor Abschluss des zu prüfenden Geschäftsjahres beantragen.
Ist ein Finanzaudit das Richtige für Sie?
Sie fragen sich, warum Sie ein Finanzaudit für Ihr kleines Unternehmen benötigen? Hier eine Entscheidungshilfe: Berücksichtigen Sie Ihre Unternehmensziele, Ihre Finanzen - wie kompliziert sie sind - und das Vorhandensein einiger externer Anforderungen wie Kredite, Beziehungen zu Investoren usw. Sind Sie noch unentschlossen? Enty kann Ihnen helfen, sich mit Hilfe eines Fachmanns zu entscheiden, indem es Ihnen die Vor- und Nachteile einer jeden Option aufzeigt. Darüber hinaus kann Enty Ihnen die Prüfung erleichtern, sei es bei der Festlegung der erforderlichen Informationen oder bei der Zusammenstellung der Dokumentation in mundgerechte Stücke Papier. Ganz gleich, ob es sich um Ihr erstes Audit oder Ihr letztes handelt, Enty macht es einfacher und effizienter.
Vorbereitung Ihres Kleinunternehmens auf eine Finanzprüfung
Sind Sie bereit, Ihre Finanzprüfung zu meistern? Dann machen wir uns an die Arbeit und bringen Ihr kleines Unternehmen in Ordnung! In erster Linie geht es um Ihre Finanzunterlagen. Es reicht nicht aus, die Papiere in eine Kiste zu stopfen, um sie an einem geeigneten Ort aufzubewahren - ein gut strukturierter Plan wird die Bewunderung eines Prüfers erregen.
Organisation von Finanzunterlagen
Beginnen Sie damit, ein Ablagesystem einzurichten, das Marie Kondo stolz machen würde. Schnappen Sie sich zunächst einen Aktenordner (oder einen Satz Aktenschränke) und ordnen Sie sie ordentlich ein. Scannen Sie alle Quittungen, Rechnungen und andere Dokumente ein, die sie verbraucht haben, und achten Sie dabei besonders auf ihre Augen. Nehmen Sie uns einfach beim Wort. Wenn Sie das nicht tun, wird Ihr zukünftiges Ich Sie dafür verfluchen, dass Sie es dazu gebracht haben, auf der Suche nach diesem einen wichtigen Dokument herumzulaufen. Und warum sollten Sie sich nicht an einen Dienstleister für die Aktenführung wenden? Die nehmen Ihnen den Papierkram ab, und Sie haben im Büro Platz für die Tischtennisplatte.
Durchführung von internen Kontrollen
Jetzt können wir über interne Kontrollen sprechen. Das sind Ihre finanziellen Superhelden - sie helfen Ihnen bei der Betrugsprävention, bei der korrekten Berichterstattung und bei der Verallgemeinerung der Abläufe in Ihrem Unternehmen. Verteilen Sie die Arbeit auf Ihre Mitarbeiter, buchstabieren Sie Richtlinien und nutzen Sie die IT, um Prozesse zu standardisieren. Es gibt verschiedene Instrumente, mit denen dies erreicht werden kann. Am Ende des Tages werden Sie Ihre Dokumente gut aufbewahren können und die Zeit, die Sie für die Suche nach den Dokumenten bei Prüfungen benötigen, ganz einfach sparen. Lassen Sie sich davon berauschen, denn egal, wie gestresst Sie von den vielen Vorgängen und Dokumenten auch sein mögen, Sie sind in der Lage, das, was Sie brauchen, im Handumdrehen herauszusuchen.
Denken Sie daran: Eine Kultur der Rechtstreue ist nicht nur etwas für die Großen - sie ist Ihre Geheimwaffe für den Erfolg.
Zusammenarbeit mit Wirtschaftsprüfern
Stellen Sie sich die Zusammenarbeit mit den Prüfern wie einen Tanz vor und behandeln Sie sie wie einen solchen. Sie beginnen mit der Organisation, die Prüfer kommen mit Fragen. Sie müssen bereit sein, alle erforderlichen Unterlagen vorzulegen und sofort auf ihre Fragen einzugehen. Vernachlässigen Sie auch nicht das Treffen nach dem Audit, bei dem Sie herausfinden, wie gut alles gelaufen ist und woran Sie noch arbeiten müssen. Betrachten Sie es stattdessen als eine Gelegenheit, zu lernen und all die guten Dinge, die Sie erreicht haben, zu bestätigen. Wenn Sie diese Vorbereitungen getroffen haben, werden Sie das Finanzaudit wahrscheinlich mit Gelassenheit und vielleicht sogar mit ein wenig Selbstbewusstsein angehen.
Vorteile von Finanzaudits für kleine Unternehmen
Es lässt sich nicht leugnen, dass regelmäßige Finanzprüfungen für Ihr kleines Unternehmen einen wichtigen Wendepunkt darstellen können. Dabei geht es nicht nur um Zahlen, sondern vielmehr um die Stärkung der Position Ihres Unternehmens auf dem Markt. Machen wir uns bereit für die Finanzprüfungen, denn die Vorteile werden zahlreich sein.
Verbesserte finanzielle Genauigkeit
Kennen Sie das Gefühl, wenn Sie einen 20-Dollar-Schein in einer kaum benutzten Jeans finden? Genau so fühlt es sich an, aber dieses Mal geht es um die Finanzen Ihres Unternehmens. Regelmäßige Überprüfungen dieser Berichte tragen dazu bei, die Richtigkeit der Jahresabschlüsse zu überprüfen. Das bedeutet, dass Sie über den Finanzstatus des Unternehmens verfügen, ohne dass es Unklarheiten gibt. Sie brauchen nicht mehr zu hoffen und die Finger zu kreuzen, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Es liegen genaue Zahlen vor, so dass bei der Unternehmensführung übereilte Entscheidungen, die teuer werden könnten, vermieden werden.
Bessere Entscheidungsfindung
Haben Sie schon einmal versucht, mit verbundenen Augen durch ein Labyrinth zu gehen? Genau so wird ein Unternehmen geführt, wenn es nicht regelmäßig einer Finanzprüfung unterzogen wird. Diese Prüfungen liefern Ihnen Informationen über den finanziellen Status Ihres Unternehmens und zeigen so die Schwächen und Stärken auf, die verbessert werden müssen. Sie werden in der Lage sein, die Schwachstellen des Betriebs zu erkennen und die Verschwendung zu beseitigen, die nicht genutzt wird, und produktive Schritte für das Unternehmenswachstum zu unternehmen. Das ist so, als hätten Sie ein unterstützendes GPS im Kopf, das Ihnen hilft, zu gewinnen. Wenn Sie geglaubt haben, dass Sie mit diesem Maß an Urteilsvermögen vorgehen können und trotzdem Ihren Konkurrenten verpflichtet sind, dann irren Sie sich.
Verbesserte Glaubwürdigkeit
Möchten Sie sich den Respekt der Geschäftswelt sichern? Das ist ganz einfach: Sorgen Sie dafür, dass regelmäßige Finanzprüfungen durchgeführt werden. Sie zeigen, dass man die Absicht hat, ehrlich zu sein, und dass man es richtig anstellt. Dabei geht es nicht nur darum, Ihre Mutter stolz zu machen, sondern auch darum, Ihre Geschäftspartner, Investoren und Kreditgeber zu überzeugen. Tadellose Prüfungsberichte können dazu beitragen, bessere Finanzierungen und attraktive Kreditkonditionen zu erhalten. Im Geschäftsleben gibt es keine IT-Unterstützung, sie ist vielmehr eine nette Gefälligkeit im Geschäftsleben.
Mögliche Nachteile von Finanzprüfungen
Finanzprüfungen können zwar von großem Nutzen sein, sind aber auch nicht ohne Probleme. Werfen wir einen genaueren Blick auf einige potenzielle Nachteile, die bei der Durchführung einer Finanzprüfung für Ihr kleines Unternehmen auftreten können.
Zeit- und Ressourceneinsatz
Eine der größten Herausforderungen besteht darin, dass Finanzprüfungen viel Zeit in Anspruch nehmen können. Sie müssen einen beträchtlichen Teil Ihrer Zeit für diesen Prozess aufwenden, der zwischen zwei und vier Wochen dauern kann. Es geht nicht nur darum, ein paar Dokumente zu übergeben und Feierabend zu machen. Ihre wichtigsten Mitarbeiter, vom Finanzvorstand bis zum Vertriebsteam, müssen für Gespräche mit den Prüfern zur Verfügung stehen. Das bedeutet, dass sie weniger Zeit für ihre regulären Aufgaben haben, was Ihr Tagesgeschäft verlangsamen könnte.
Beteiligte Kosten
Lassen Sie uns über Geld reden. Finanzprüfungen sind nicht billig, vor allem nicht für kleine und mittlere Unternehmen. Je nach Größe und Komplexität Ihres Unternehmens müssen Sie mit Kosten zwischen 5.000 und 75.000 US-Dollar rechnen. Das ist eine beträchtliche Summe, die Sie möglicherweise an anderer Stelle in Ihrem Unternehmen investieren könnten. Außerdem geht es nicht nur um die Gebühren des Wirtschaftsprüfers. Sie müssen auch die internen Kosten für die Vorbereitung auf die Prüfung einkalkulieren, z. B. die Zeit und die Ressourcen Ihrer Mitarbeiter.
Potenzial zur Aufdeckung von Problemen
Hier können die Dinge ein wenig brenzlig werden. Prüfungen können Buchhaltungsprobleme aufdecken, derer Sie sich vielleicht nicht bewusst waren. Das kann zwar langfristig von Vorteil sein, kann aber auch zu unangenehmen Gesprächen oder sogar zu rechtlichen Konsequenzen führen. Es sei darauf hingewiesen, dass Audits nicht narrensicher sind. Sie bieten eine hinreichende Sicherheit, aber keine absolute Gewissheit über die Richtigkeit der Jahresabschlüsse. Sie können zwar Unregelmäßigkeiten aufdecken, sind aber nicht in erster Linie zur Aufdeckung von Betrug gedacht.
Abschließende Überlegungen
Finanzprüfungen spielen eine entscheidende Rolle für die Gesundheit und den Erfolg von Kleinunternehmen. Sie haben einen erheblichen Einfluss auf die finanzielle Genauigkeit, die Glaubwürdigkeit und die Entscheidungsprozesse. Obwohl diese Prüfungen zeit- und kostenaufwändig sein können, überwiegen ihre Vorteile oft die Nachteile, da sie wertvolle Erkenntnisse zur Verbesserung der Betriebsabläufe und zum Aufbau von Vertrauen bei den Beteiligten liefern. Um das Beste aus einem Finanzaudit herauszuholen, sollten Sie sich darauf konzentrieren, Ihre Finanzunterlagen in Ordnung zu bringen, starke interne Kontrollen einzuführen und Tools wie Enty einzusetzen. Verwandeln Sie Finanzaudits von einer beängstigenden Aufgabe in ein leistungsfähiges Instrument zur Steigerung des Unternehmenserfolgs!
