Facturas electrónicas: ventajas y prácticas para la gestión de facturas
"¡Alexa, envía mis facturas!".
En un mundo en el que Alexa puede ponerte unas melodías, apagarte las luces e incluso encargarte tu próxima comida, ¿cómo es posible que las empresas sigan imprimiendo, enviando y manejando facturas en papel como si estuviéramos en 1999? Si eres una de esas personas que en algún momento pensó para sí por favor: "¡Tiene que haber una forma mejor!". - ¡la hay y se llama facturación electrónica! Las facturas electrónicas son tan sencillas como preguntarle a tu dispositivo inteligente qué tiempo hace fuera, ya que contienen toda la información sobre las facturas generadas anteriormente, los pagos realizados con cargo a esas facturas y los importes que quedan pendientes. Por fin, su departamento financiero recibe la actualización tecnológica que estaba esperando sin tener que ampliar sus recursos humanos. Así que hay esperanza, y así es como su sistema de facturación puede transformarse. Siga leyendo hasta el final y sabrá cómo la facturación electrónica no sólo automatizará sus finanzas, sino que también le proporcionará muchas ventajas competitivas en el mercado.
¿Qué es una factura electrónica?
La pregunta más importante: ¿qué es una factura electrónica? También conocida como factura electrónica, es un documento de facturación que sustituye a los documentos tradicionales en papel. Se trata de información de facturación en un formato electrónico estándar que puede enviarse y recibirse entre proveedores y clientes. Esto permite que el proceso de cuentas por cobrar esté totalmente automatizado y estrechamente integrado en sus aplicaciones de contabilidad o sistemas ERP, haciendo que sus métodos de facturación y procesos de pago sean más eficientes y precisos.
Componentes clave de una factura electrónica
Como ocurre con cualquier documento en papel, las facturas electrónicas llevarán los mismos datos básicos pertinentes que una factura en papel, aunque toda esta información se presentará en formato electrónico. Se trata del nombre y los datos de contacto del proveedor y el cliente, el número de factura, los bienes y servicios prestados, el importe a pagar, las condiciones de pago, etc. La principal diferencia es que las facturas electrónicas emplean formatos de datos estándar como XML (Extensible Markup Language) o EDI (Electronic Data Interchange), lo que permite procesar la facturación electrónica sin la intervención de una persona.
Tipos de sistemas de facturación electrónica
Existen múltiples sistemas de facturación electrónica para satisfacer las necesidades de las distintas empresas:
B2B (Business-to-Business): facilita el uso de la interfaz de facturación electrónica relativa al intercambio de facturas entre empresas.
B2G (Business-to-Government): permite a las empresas presentar facturas electrónicas a los departamentos gubernamentales.
B2C (Business-to-Consumer): se refiere a la emisión de facturas electrónicas a consumidores individuales.
Sistemas híbridos: Combinan formatos legibles por el ser humano (como PDF) con datos legibles por la máquina (como XML), ofreciendo flexibilidad en la transición a la facturación electrónica completa.
Principales diferencias entre las facturas en papel y las electrónicas
Como podrá observar, la factura digital se diferencia de las facturas en papel en su estructura, eficacia y modo de procesamiento. Las facturas en papel son los anticuados trozos de papel tangibles que hay que imprimir, manipular y entregar a los clientes. Pueden ser leídas por las personas, pero siguen siendo más difíciles de enviar electrónicamente. En cambio, las facturas electrónicas, más conocidas como facturas electrónicas, se crean y transmiten entre ordenadores en formatos electrónicos como XML o EDI.
La eficacia de los dos métodos mencionados contrasta notablemente entre sí. El uso de facturas en papel implica operaciones manuales, que incluyen la generación, impresión, distribución, revisión y conciliación. La intervención humana en el procedimiento hace que el ejercicio sea susceptible de errores y retrasos. Los pasos del proceso implicados en la facturación electrónica son más eficientes, reduciendo así los gastos asociados a las cuentas por cobrar. Incluye ventajas como el control del tráfico, la administración fiscal y una pista de auditoría automatizada.
Las facturas electrónicas destacan en la introducción de datos, así como en la fiabilidad de los datos facilitados. Las facturas en papel pueden requerir la introducción manual de los datos en el ordenador, lo que puede dar lugar a imprecisiones y a la necesidad de tiempo adicional para garantizar que los datos son correctos. En el caso de las facturas electrónicas, ya existen formatos estándar que facilitan la introducción manual de datos y convierten los formularios estándar en productos reales, al tiempo que se centran en la exactitud de los datos introducidos. En el ámbito empresarial, sin embargo, gracias a esta normalización son fáciles de suministrar a todos los organismos.
La transmisión y el almacenamiento son esenciales para determinar los resultados. Las facturas en papel suelen enviarse por correo y es inevitable que surjan múltiples problemas, como retrasos, pérdidas y extravíos. No son tan eficaces como los medios electrónicos a la hora de transmitir información. Las facturas por correo electrónico se envían de forma más rápida, fiable, cómoda y barata. Esto acelera el tiempo de procesamiento, reduce el ciclo de pago, mejora la eficiencia operativa y proporciona un almacenamiento y recuperación de datos eficaz.
La implantación de la facturación electrónica brinda la oportunidad de ahorrar costes, reducir errores y hacer un mejor uso de la gestión de tesorería. Se trata de un paso fundamental, ya que ayuda a transformar los sistemas tradicionales y a adaptarse a los nuevos tiempos en el competitivo entorno empresarial actual, dominado por Internet.
Ventajas de la factura electrónica
Las facturas electrónicas aportan muchas ventajas a la empresa, entre las que destacan la reducción de costes y el buen plazo de pago. Así es como la facturación electrónica puede ayudar a las empresas a mejorar la eficiencia de las operaciones y los ciclos de cobro.
Ahorro de costes y aumento de la eficacia
Con la implantación de las facturas electrónicas se registrarán mejoras de costes y productividad. Se calcula que al evitar el uso de papel, los costes de impresión y el envío de facturas, el coste de generar facturas electrónicas puede reducirse entre un 60 y un 80%. Esta automatización de los procesos de facturación contribuye a aumentar el rendimiento de la inversión al permitir a la empresa reorientar sus recursos hacia actividades más importantes. También será rentable en el sentido de que ya no será necesario almacenar copias impresas de las facturas electrónicas.
Mayor precisión y reducción de errores
La facturación electrónica minimiza el riesgo de error humano asociado a la introducción manual de datos. Con la captura y validación automatizada de datos, puede asegurarse de que toda la información se registra con precisión. Esta mayor precisión reduce el número de litigios y agiliza los pagos. Los formatos estandarizados utilizados en la facturación electrónica también eliminan las discrepancias y los errores de interpretación, mejorando aún más la fiabilidad de sus registros financieros.
Plazos de tramitación y pago más rápidos
Una de las ventajas más notables de la facturación electrónica ha sido la mejora de los ciclos de pago. La gran diferencia de las facturas de pago electrónico es que no hay que esperar a que se envíe una factura electrónica y se envíe por correo electrónico. Tal vez la desventaja más adagio de las facturas de pago electrónico es cómo a menudo vienen con sus propios desafíos de aprobación. Sin embargo, gracias a los procesos automatizados, se minimizan en gran medida los retrasos en la aprobación, así como las horas extraordinarias de procesamiento de pagos necesarias a lo largo de todo el ciclo de pago. Estas capacidades han demostrado ser beneficiosas para la mayoría de las empresas, permitiéndoles reducir los costes operativos. Un menor número de litigios también agiliza los plazos de pago, ya que la relación con los clientes es más fluida.
Análisis de datos e informes mejorados
La facturación electrónica permite el acceso instantáneo a la información de las cuentas por cobrar, lo que ayuda a gestionar mejor la tesorería y a tomar decisiones. El formato digital se adapta fácilmente a sus sistemas ERP o a cualquier software de contabilidad, garantizando así la consolidación de todos los análisis financieros. Puede preparar informes y conciliaciones en poco tiempo, controlar los plazos de pago, así como reconocer patrones o anomalías en sus tendencias de facturación. Esta información le permite planificar los flujos financieros y tomar decisiones empresariales razonables y bien fundadas.
Cómo funciona la facturación electrónica
La facturación electrónica, o e-factura, es una herramienta que permite gestionar el flujo de trabajo de las facturas, incluidos los procesos de generación, entrega y pago de las mismas. Esta herramienta del método de facturación elimina prácticamente mucho trabajo porque permite un flujo de trabajo electrónico sin fisuras. ¿Cómo funciona?
El proceso comienza con la generación de la factura. Usted crea una factura electrónica utilizando su sistema ERP o plataforma de facturación electrónica. Este documento digital contiene toda la información necesaria, como los datos de la empresa, la información del cliente, la lista detallada de bienes o servicios y las condiciones de pago. Si utiliza Enty, tendrá acceso a potentes métodos de facturación que no sólo le ayudarán a generar y personalizar facturas electrónicas, sino que también se integrarán perfectamente con sus otros sistemas y herramientas financieras.
Unavez generada, la factura electrónica se transmite a su cliente a través de una solución segura e integrada. Al transmitir la factura electrónica, se hace en un formato electrónico bien estructurado que preserva la precisión y los aspectos integrales de la facturación electrónica. Antes de ser enviada al cliente, la factura transmitida electrónicamente se somete a controles automatizados para comprobar si cumple todos los umbrales legales y reglamentarios.
Unavez validada, la factura electrónica se envía en la forma deseada por el destinatario. Este tipo de personalización responde a las diversas necesidades de la emisión de facturas, ya que contribuye a la realización rápida y eficaz de las transacciones. Dado que las facturas electrónicas están estructuradas, pueden integrarse directamente en la aplicación financiera o el sistema ERP del destinatario, lo que evita la introducción de estos recibos a través del teclado.
En el extremo receptor, el proceso de cuentas por pagar comienza cuando se recibe la factura electrónica. El sistema procesará automáticamente los detalles de la factura y permitirá que se realice una auditoría interna. Esta revisión y evaluación automatizadas proporcionan una garantía adicional de que se han respetado las normas definidas, contribuyendo así a mejorar la integridad y visibilidad de la transacción.
Una vez validados, los datos de las facturas se integran en el sistema financiero. Esto implica revisar los subsistemas de cuentas por pagar y preparar la factura para el pago, completando así todo el ciclo de las transacciones. Todo el procedimiento, desde la creación hasta el pago, es más eficiente y requiere menos tiempo en comparación con el método tradicional de facturación por correo o mediante facturas impresas en papel.
Además, la facturación electrónica permite una mejor gestión de la tesorería. Es factible mejorar el capital circulante gracias a la agilización de los plazos de tramitación y pago. Además, el formato electrónico de las facturas electrónicas permite un seguimiento más sencillo de los pagos realizados y la notificación automática de las facturas vencidas.
Consideraciones jurídicas y de conformidad para la facturación electrónica
Al pasar de la facturación en papel a la electrónica, hay que tener en cuenta una serie de cuestiones legales y de cumplimiento de la normativa. En cualquier transacción comercial, la seguridad, el cumplimiento y el mantenimiento adecuado de los registros son requisitos necesarios para que los procesos sean fluidos.
Implantación de firmas digitales y cifrado
Uno de los aspectos más significativos que permiten el cumplimiento de la facturación electrónica es la firma digital, mediante la cual la firma facilita la identificación del remitente y actúa como un sello que constituye una prueba de los cambios que se han realizado en la factura en caso de que se produzcan alteraciones después de la firma. El Servicio de Firma Digital basado en la nube le permite utilizar firmas electrónicas avanzadas como parte de sus soluciones de facturación electrónica sin tener que pasar por un largo o costoso proceso de programación o adquisición de hardware.
Cumplir la normativa específica del sector
Los distintos sectores tienen niveles muy diferentes de exposición al cumplimiento de la normativa en materia de facturación electrónica. Una de estas disposiciones para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido se encuentra en la Directiva del IVA de la Unión Europea. Para estar en conformidad, estos requisitos deben cumplirse y actualizarse según sea necesario. En algunos casos, puede implicar el uso de tecnología de firma electrónica avanzada u otros métodos específicos diseñados para garantizar la autenticidad e integridad de las facturas.
Garantizar la protección de datos y la privacidad
La protección y privacidad de los datos de las facturas debe ser una preocupación para cualquier empresa que desee implantar la facturación electrónica. También incluye el cifrado de datos sensibles mediante TLS para los datos transmitidos a través de la interfaz API y AES para los datos almacenados en diversas bases de datos. También deben aplicarse medidas eficaces para restringir el acceso no autorizado a la plataforma de facturación electrónica. También debe haber periodos de actualizaciones periódicas del software y los sistemas de seguridad para ayudar a cerrar los agujeros de seguridad, ayudar a las cuentas por pagar y mantener una protección activa contra nuevos ataques.
Mantenimiento de registros de auditoría
Además, debe existir una pista de auditoría exhaustiva para garantizar el cumplimiento de los requisitos de una factura. Los auditores pueden comprender los compromisos de las empresas a través de las actividades financieras, rastrear a dónde se envió el dinero y asegurarse de que no hay declaraciones erróneas en relación con las transacciones comerciales. Por cada actividad de facturación electrónica realizada, es necesario disponer de registros para informar de que se cumplen las políticas, los principios contables y las normativas legales pertinentes. Esta pista de auditoría se convierte en otra fuente potencial para la obtención de pruebas y la persecución del fraude en los procesos de Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar.
Buenas prácticas para implantar un sistema de facturación electrónica
Para empezar, a la hora de adquirir un software de facturación electrónica, hay que hacer un examen de las necesidades de la empresa. Antes de embarcarse en esta transformación digital, piense en lo que quiere, ya sea simplemente la capacidad de facturar u otras funciones como una facturación más profunda o herramientas de gestión de proyectos. Piense también en cómo el software puede crecer con su empresa y con la creciente necesidad de facturación. Y, por último, asegúrese de que el nuevo sistema de facturación funcionará con las herramientas de contabilidad y CRM ya existentes en la organización para facilitar las operaciones de la misma.
Utilizar la facturación electrónica de Enty es un gran paso adelante para todo su sistema financiero, aporta una transformación digital sin precedentes y oportunidades de mejora integral a cada componente de la plataforma. Cobre rápidamente gestionando todos los elementos de la facturación, desde la emisión de plantillas coherentes con la marca hasta la gestión del ciclo de vida del pago de principio a fin. La cuenta de un cliente puede tener los detalles de cualquier divisa o tipo de pago y tiempo personalizados. Enty es una plataforma increíble para simplificar el procesamiento de facturas. Tiene todo lo que necesitas (o no sabías que necesitabas) en términos de gestión de facturas y mucho más.
Evaluar su actual proceso de facturación
Antes de que una organización cambie a un sistema de facturación electrónica, debe llevar a cabo un análisis del flujo de trabajo de facturación actual para determinar sus puntos débiles e ineficiencias. Colabore con el departamento de cuentas por pagar para recopilar detalles relevantes que documenten el proceso actual para identificar aquellos que pueden automatizarse. Este análisis le ayudará a conocer las capacidades de integración que ofrece el software de facturación electrónica, así como la correspondencia en tres direcciones, que ayuda a evitar los pagos en exceso.
Normalización de los formatos y datos de las facturas
Tiene que haber un nivel de coherencia con todos los formatos y datos de las facturas en toda la organización para favorecer el cumplimiento y las sinergias. Utilice los formatos de factura solicitados, como documentos XML o PDF, y asegúrese de que los datos pertinentes, como el número de factura, la fecha, los nombres del vendedor y el comprador, el catálogo de bienes o servicios prestados y los impuestos, están completos. La normalización de estas prácticas facilita a las empresas y organismos el intercambio de información, el seguimiento de las cuentas por pagar, la mejora de la integridad de los datos y la reducción al mínimo de las imprecisiones en el sistema financiero.
Automatización de los flujos de trabajo de procesamiento de facturas
Establezca flujos de trabajo automatizados para mejorar la eficiencia del procesamiento de facturas de su organización. Establezca rutas de flujo de trabajo preaprobadas para que no haya retrasos en el envío de la factura al funcionario al que le corresponde su aprobación. La automatización de una tarea ahorra tiempo durante el procesamiento, disminuye las posibilidades de que se produzcan errores humanos durante el curso de la acción y optimiza la eficacia del departamento de cuentas por pagar de su organización. Al mismo tiempo, permite una gestión más ágil de las posiciones de tesorería, ya que el usuario puede seguir el estado de las facturas en tiempo real.
Garantizar el cumplimiento de la normativa
Manténgase siempre informado sobre los nuevos requisitos de facturación electrónica en las jurisdicciones en las que opera. Además, aplique protocolos estrictos de seguridad de datos, como el cifrado y la restricción de acceso, para proteger la información confidencial. Asegúrese de que se mantiene una gestión precisa de los registros de auditoría para proporcionar pruebas del cumplimiento de las políticas de la organización, así como de las leyes reguladoras. Esto no sólo garantiza el cumplimiento de los requisitos legales, sino que también mejora la seguridad y la fiabilidad del sistema de facturación electrónica.
Tendencias futuras de la facturación electrónica
La IA y el ML influyen en las prácticas de las empresas en el ámbito de las facturas electrónicas, haciéndolas más productivas y precisas. Estas tecnologías tienen la capacidad de desarrollar el flujo de caja, perseguir investigaciones históricas o incluso capitalizar las condiciones de pago en función del ritmo del mercado pertinente. Esto significa que las empresas pueden cambiar con flexibilidad el calendario de pagos, optimizando así el capital circulante y nutriendo a los proveedores.
Principales ventajas de la IA y el ML en la facturación electrónica:
La captura automatizada de datos de facturas simplifica el proceso y conduce a menos errores
Planificación financiera que incorpora las mejores prácticas de las empresas basadas en IA
Mejora de los procesos empresariales mediante el acceso a información crítica a medida que se actualiza
Las tecnologías móviles están ganando cada vez más terreno, lo que permite que el ecosistema del comercio electrónico gravite hacia la facturación móvil. El uso de aplicaciones móviles permite a los usuarios crear facturas, enviarlas al destinatario previsto y comprobar el estado de una factura, facilitando así la aprobación y la recepción del pago con mayor rapidez, lo que impulsa el flujo de caja.
¿Cuál es la razón de ser de la facturación móvil y por qué es necesaria?
Tiene el potencial de permitir aprobaciones sobre la marcha.
Los pagos se realizan rápidamente, lo que ayuda a reducir los retrasos.
Posibilidad de pagar facturas electrónicas incluso desde una ubicación remota.
Reflexiones finales
Aunque la adopción de la facturación electrónica pueda parecer una mejora de los procesos, se trata más bien de una evolución de una empresa o, mejor dicho, de un negocio. Menos pilas de papeleo, un sinfín de retrasos en el cobro de los pagos y se acabaron las entradas manuales de datos, ya que todas las transacciones estarán automatizadas. La facturación electrónica permite a los equipos financieros pasar de los antiguos procesos de facturación que arrastraban las organizaciones a nuevas formas más competitivas que aceleran la entrada de pagos, rediseñan los procesos básicos y permiten al equipo concentrarse en lo que realmente importa: el crecimiento de la organización. En realidad, se trata de acabar con muchas incomodidades de la gestión financiera moderna. La cuestión no es si se debe hacer la transformación digital, sino cuándo se puede empezar.
