¿Es la externalización de las operaciones administrativas adecuada para su empresa?
¿Siente que su back office tiene secuestrada a su empresa? Reconozcámoslo: nadie sueña con tener que ocuparse de las finanzas, las declaraciones, las nóminas o la gestión de documentos. Sin embargo, en la gestión de una empresa no todo son "grandes ideas" y altos niveles de creatividad, ya que también hay una carga administrativa de la que hay que ocuparse constantemente. Pedir ayuda a otra persona para las tareas aliviará la profundidad de las mismas, y todos los jefes quedarán libres para dedicar su tiempo y recursos a otras áreas. Pero, ¿funciona así en absoluto? Acompáñenos a ver si inducir la administración de sus operaciones a la externalización le resultará ventajoso o le planteará algunos retos que no había previsto.
Áreas clave para la externalización de back-office
Le gustaría reducir gastos innecesarios, y posiblemente la externalización del back office sea la solución. Ahora me centraré en las principales razones por las que la externalización puede ser beneficiosa.
Finanzas y contabilidad
¿Quiere ahorrar mucho dinero? No busque más y contrate algunas funciones financieras y contables. Sólo pagará por lo necesario y se librará de los gastos excesivos que conllevan los empleados a tiempo completo que atienden sus necesidades contables. Además, seguro que se beneficiará de unas competencias encomiables y una tecnología sofisticada, y economizará mucho. En definitiva, la subcontratación puede ayudarle a aumentar su capacidad sin el molesto reto de gestionar los recursos humanos, ya sea la contabilidad o el presupuesto.
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Recursos humanos
La externalización de RR.HH. ya no es una opción; se ha convertido en la nueva norma. Aliviarle de la administración de las nóminas de los empleados, de los procedimientos de beneficios sociales y del mantenimiento de las relaciones con los empleados le permite dedicar su atención a las cosas que cuentan: hacer crecer su negocio. Hay centros de llamadas que trabajan las veinticuatro horas del día para realizar todas las tareas de RRHH: contratación, gestión de empleados, gestión del cumplimiento normativo e incluso gestión del rendimiento.
Apoyo informático y gestión de datos
Uno de los aspectos más importantes en el mundo moderno es el departamento de TI. La deslocalización de la función de servicio de asistencia informática garantizará que los servicios estén disponibles las veinticuatro horas del día, que se disponga de personal cualificado de todo el mundo y que los rápidos cambios tecnológicos no supongan un reto. En la actualidad, los datos se gestionan más que se recopilan. La externalización puede seguir el ritmo del creciente volumen de datos asegurándose de que el sistema de gestión de datos sea eficaz y seguro.
Ventajas de externalizar las tareas administrativas
¿Listo para potenciar su empresa? Externalizar las funciones administrativas de una empresa es una de las ideas más brillantes. Es como tener un arma secreta en reserva. Vamos a echar un vistazo a las ventajas únicas que le harán preguntarse por qué no se ha subido antes a este tren.
Reducción de costes: tómese un minuto y visualice cómo puede reducir sus gastos generales en una décima parte del tiempo que tarda un ninja Katana. Eso es más o menos lo que implica la externalización. Ganará mucho dinero en lo que respecta a salarios, prestaciones de los empleados e incluso espacio de oficina. Además, los gastos serán por los servicios prestados, durante el tiempo que se necesiten. Es similar a un patio de comidas, en el que sólo se paga por los pocos artículos que se desean.
Acceso a profesionales cualificados: con la misma cantidad de dinero contratada, la ayuda aumenta la productividad en un mismo lugar de trabajo. La externalización invertida le permite emplear a un conjunto de expertos, en lugar de a un "chatarrero". En cada uno de esos equipos va una plétora de defensores de oficio, suficientes para cada función y estructura. Si sus tareas se han externalizado, tenga la seguridad de que estos esponjas localizarán los recursos allí donde se encuentren para establecer cómo debe realizarse una tarea.
Mayor eficacia de las operaciones: esta vez, sus empleados no tienen que hacer tareas aburridas, sino que pueden dedicarse a lo importante, es decir, a desarrollar su negocio. La externalización le permite volver a centrarse en las actividades que generan ingresos más rápido de lo que se tarda en decir "ka-ching", también como forma de eliminar actividades innecesarias. Y después, funcionará como una máquina que funciona a la perfección, con procesos y tecnología avanzada.
Inconvenientes de la externalización del back-office
Por mucho que la externalización de las funciones de back office sea la respuesta para todas las empresas, hay algunos contratiempos en el camino. Veamos algunas posibles desventajas con las que hay que tener cuidado.
Problemas de control de calidad: si alguna vez te has encontrado en una situación así, sabrás que no tiene por qué gustarte. En la mayoría de los casos, cuando se envía un proyecto sin ninguna supervisión, acaba ejecutándose mal, si es que se ejecuta. Para evitar que esto ocurra, es preferible utilizar KPI específicos y desarrollar una mentalidad orientada a la calidad con su empresa de externalización. Aquí es donde entran en juego la comprensión y el número de puntos de contacto.
Riesgos para la privacidad de los datos: la invasión de datos ha sido uno de los graves problemas de seguridad en la actual era digital. Cuando externalizas, estás cediendo información sensible a otra parte que no es parte de los datos originales. Esta fuga interna o externa de información privada puede provocar piratería informática, filtraciones, problemas de cumplimiento y otros problemas habituales. Para salvaguardar los marcos y la información de su empresa, elija siempre socios que tengan normas de seguridad bien conocidas y apliquen políticas como la autenticación multifactor y el seguimiento de la actividad.
Tomar la decisión: ¿le conviene?
¿Preparado para dar el salto a la externalización del back office? ¡Tranquilo! El exceso de comunicación también tiene su lugar, pero una vez que entiendas el concepto de negocio y tengas algunas preguntas en la cabeza: lo primero es lo primero, ¿cuál es el resultado final que persigues? ¿Quieres disminuir tus gastos, aumentar tu productividad u obtener una especialización estrecha? Una vez clasificados los objetivos más importantes, es hora de arremangarse y prepararse para investigar de verdad.
Evaluar las necesidades de su empresa
Para empezar, reúna a su equipo y organice una lluvia de ideas sobre las tareas que le gustaría externalizar. Céntrese en las funciones que le exigen más tiempo y recursos. Recuerde que no todas las funciones administrativas son susceptibles de externalización. Determine qué funciones pueden externalizarse y cuáles es mejor conservar. Este paso es muy importante porque ahorrará costes innecesarios y garantizará que mantenga su atención.
Evaluación de posibles proveedores
Ahora, abordemos cómo buscar el socio de externalización más idóneo. Es un error de novato buscar simplemente la opción menos cara. Busque una empresa que comprenda y comparta sus aspiraciones, además de tener experiencia con su tipo de negocio. Pregunte por su capacidad para gestionar proyectos, cómo garantizan la calidad y qué tipos de tecnologías utilizan. Y aquí va un consejo profesional: pida un portafolio o estudios de casos como pista en lugar de hacer suposiciones.
Aplicación de un plan de transición
Cuando hayas decidido quiénes serán los miembros de tu dream team, el siguiente paso es "ponerlo en blanco y negro". Pero espere: tenga en cuenta todas las precauciones y disponga de un plan de transición concreto antes de firmar el acuerdo. Este plan debe incluir la elaboración de estrategias para la transferencia de conocimientos y la formación del personal, así como el establecimiento de líneas de comunicación. Sin embargo, debes comprender que esa capacidad es fundamental para reducir los efectos negativos de los procesos de cambio y, mejor aún, para lanzar la empresa de externalización con la mentalidad adecuada.
Superar los retos de la externalización
¿Listo para afrontar los obstáculos de la externalización? Venga, vamos a enfrentarnos a las dificultades de la externalización. Pongamos las tácticas restantes que facilitarían la asociación tan suave como el golpe de la máquina.
Estrategias de comunicación eficaces
En caso de duda sobre los puntos fuertes o débiles del adversario, recuerde que el que calla otorga. En este caso, identifique los métodos adecuados para evitar o poner fin a los conflictos identificados. Desarrolle una buena estructura de informes para construir y ejecutar la estrategia de comunicación. Implementa sistemas colaborativos incluso entre los miembros del equipo, como Slack o Trello. Además, no olvides que la comunicación no es solo hablar, sino también recibir información. Es necesario crear feedback y resolver dudas lo antes posible.
Control del rendimiento
Prestar atención al rendimiento de la empresa dice mucho de la organización. Identificar y especificar indicadores de rendimiento concretos, objetivos y cuantificables que estén en consonancia con los objetivos de la empresa. Las actualizaciones de los progresos se presentan mediante el uso de cuadros de mando visuales para facilitar el seguimiento y la elaboración de informes. Céntrese también en los indicadores de rendimiento, pero no sólo en las cifras, sino también en los procesos de los clientes y la eficiencia de los procesos. Sí, si no puedes medirlo, no esperes gestionarlo y rendirlo.
Crear asociaciones sólidas
Cuando decimos que la relación está construida, tenemos que tener fe y seguridad en que, con o sin proyecto, la relación seguirá existiendo. Hacer hincapié en la honestidad y en una cultura de apertura. Tomar la iniciativa para comprender la diversidad cultural y encontrar formas de superarla. Las actualizaciones ocasionales mediante sesiones virtuales y videollamadas entre los socios pueden hacer maravillas. Recuerde que no se trata sólo de cumplir con la sencillez, sino de avanzar juntos.
Reflexiones finales
Reflexiones finales
La externalización de las operaciones administrativas puede reducir costes de forma significativa, mejorar la eficiencia y proporcionar acceso a conocimientos especializados. Sin embargo, el éxito depende de una evaluación exhaustiva de las necesidades de su empresa, de la selección de los socios adecuados y de la aplicación de un plan de transición fluido. La flexibilidad, una comunicación clara y la creación de alianzas sólidas son fundamentales para superar los retos. Que la externalización sea la opción adecuada para usted depende de su situación particular, pero puede ser una poderosa herramienta de crecimiento.
¿Cómo? Explore Enty y descubra cómo su empresa puede llegar a ser más eficiente a través de la externalización del back-office.
