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Transformation numérique

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Jan 24, 2025

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6 min read

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L'avantage du zéro papier : transformer l'entreprise en format numérique

Découvrez les types de transformations numériques et comment la dématérialisation rationalise les flux de travail. Utilisez également les meilleures pratiques !

Découvrez les types de transformations numériques et comment la dématérialisation rationalise les flux de travail. Utilisez également les meilleures pratiques !

Toute entreprise qui vise un succès à long terme est constamment à la recherche de moyens pour améliorer ses opérations et rester en tête de la concurrence. L'une des transformations numériques les plus importantes est le passage à un bureau sans papier. En numérisant les processus et en réduisant la dépendance à l'égard des documents physiques, les organisations peuvent rationaliser les flux de travail, améliorer l'efficacité et dégager toute une série d'avantages. Dans cet article, nous allons explorer le concept de transformation numérique, ses différents types et les avantages de la dématérialisation.

Qu'est-ce que la transformation numérique ?

La transformation numérique désigne le processus consistant à tirer parti des technologies numériques pour améliorer les processus d'entreprise, enrichir l'expérience des clients et stimuler l'innovation. Elle implique l'intégration d'outils et de stratégies numériques dans tous les aspects d'une organisation, ce qui permet d'améliorer l'efficacité, la productivité et la compétitivité. Plutôt qu'un événement ponctuel, la transformation numérique est un voyage permanent qui nécessite une adaptation continue.

Les quatre types de transformation numérique

La transformation numérique peut se manifester de différentes manières, en fonction des objectifs et des besoins spécifiques d'une organisation. Il existe quatre principaux types de transformation numérique :

Transformation des processus : ce type de transformation se concentre sur l'utilisation de la technologie pour optimiser les processus opérationnels existants, améliorer l'efficacité et réduire les coûts. Il s'agit d'automatiser les tâches répétitives, de rationaliser les flux de travail et de minimiser la saisie manuelle des données. En mettant en œuvre la transformation des processus, les organisations peuvent éliminer les goulets d'étranglement, accroître l'agilité opérationnelle et améliorer la productivité globale.

Transformation du modèle d'entreprise : la transformation du modèle d'entreprise consiste à utiliser la technologie pour changer fondamentalement la manière dont les produits ou les services sont fournis aux clients. Il peut s'agir de créer de nouvelles sources de revenus, d'explorer des canaux de distribution innovants ou de développer des produits et services numériques. En adoptant la transformation du modèle d'entreprise, les organisations peuvent s'adapter à l'évolution des préférences des clients et des tendances du marché, ce qui leur ouvre de nouvelles perspectives de croissance.

Transformation du domaine : la transformation du domaine consiste à s'étendre à de nouveaux marchés ou secteurs en tirant parti d'outils et de plateformes numériques. Elle implique l'utilisation de la technologie pour atteindre une base de clientèle plus large, cibler de nouveaux segments ou pénétrer des territoires jusqu'alors inexploités. En adoptant la transformation des domaines, les organisations peuvent étendre leur portée, améliorer l'engagement des clients et favoriser l'expansion de leurs activités.

Transformation culturelle/organisationnelle : la transformation culturelle ou organisationnelle se concentre sur l'exploitation des outils numériques pour remodeler la façon dont les gens travaillent et collaborent au sein d'une organisation. Il s'agit de favoriser une culture numérique, de promouvoir le travail à distance et de mettre en œuvre des plateformes de collaboration. En adoptant la transformation culturelle, les organisations peuvent accroître la satisfaction des employés, améliorer la communication et la collaboration et stimuler l'innovation.

Chaque type de transformation numérique offre aux entreprises des possibilités uniques d'améliorer leurs opérations, de répondre à l'évolution des demandes des clients et d'acquérir un avantage concurrentiel sur le marché.

Exemples de transformation numérique

De nombreuses marques de renom ont réussi à opérer des transformations importantes en tirant parti des nouvelles technologies :

Disney a révolutionné l'expérience client dans ses parcs et centres de villégiature avec ses bracelets numériques MagicBand, qui permettent aux clients de déverrouiller leur chambre d'hôtel, de payer leur repas et de réserver des billets.

Domino's Pizza s'est imposé comme un exemple de transformation numérique, en introduisant la commande numérique via une application mobile, la commande vocale et un système de suivi des pizzas.

Porsche se concentre sur trois domaines essentiels : les produits et les services, les clients et le commerce, et l'entreprise elle-même. La société développe un écosystème Porsche intégrant tous les services numériques, au-delà de la simple conduite. Elle se concentre également sur la numérisation des ventes et vise à disposer de lieux de travail ultramodernes et de processus efficaces.

La société Austin, qui propose des services d'architecture, d'ingénierie, de conception-construction et de gestion de la construction, avait l'habitude d'utiliser des formulaires papier pour ses inspections. Cela rallongeait le processus et laissait place à l'erreur humaine, ce qui rendait la gestion des documents difficile. L'entreprise a mis en œuvre la transformation des processus - en tirant parti de la technologie pour optimiser son processus opérationnel existant (inspections), ce qui a permis d'améliorer l'efficacité et de réduire les coûts. Le passage à un système sans papier a permis d'automatiser la saisie des données, de rationaliser le flux de travail et de minimiser les erreurs manuelles, autant d'aspects clés de la transformation des processus.

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Comment passer au zéro papier : bonnes pratiques

Comme le montre l'exemple de l'entreprise Austin ci-dessus, la dématérialisation est un aspect essentiel de la transformation des processus. Nous reviendrons sur les avantages d'une telle démarche plus loin dans cet article, mais pour l'instant, voyons comment une entreprise peut en devenir une.

Pour réussir la transition vers un bureau sans papier, une entreprise doit suivre une approche structurée et prendre en compte les meilleures pratiques suivantes.

Évaluer les processus actuels

Procéder à une évaluation approfondie des processus papier existants et identifier les domaines qui peuvent être numérisés ou rationalisés. Il s'agit notamment d'analyser les flux de documents, les besoins de stockage et les coûts associés.

Investir dans des systèmes de gestion des documents

Mettez en œuvre des systèmes ou des logiciels de gestion documentaire robustes qui permettent de stocker, de récupérer et de collaborer en toute sécurité des documents numériques. Choisissez un système qui s'aligne sur les besoins de votre entreprise, qui offre des capacités de recherche avancées et qui garantit la sécurité des données - par exemple, Enty. Il peut vous aider à gérer les principaux processus administratifs liés à la gestion des documents et des contrats, ainsi qu'à gérer les finances et le recrutement.

Numériser les documents papier existants

Numériser et convertir des documents physiques en formats numériques à l'aide de scanners de documents ou de services d'externalisation. Veiller à ce que les documents numérisés soient correctement indexés, étiquetés et organisés pour faciliter leur récupération.

Mettre en œuvre des flux de travail numériques

Numériser les flux de travail et automatiser les processus pour réduire les interventions manuelles et améliorer l'efficacité. Utilisez les outils d'automatisation des flux de travail pour rationaliser les processus d'approbation, réduire les goulets d'étranglement et améliorer la productivité.

Former les employés

Fournir aux employés une formation complète sur les outils numériques, les systèmes de gestion des documents et les meilleures pratiques pour travailler avec des documents numériques. Encourager l'adoption et répondre à toute préoccupation ou résistance au changement.

Établir des politiques de conservation des documents

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Élaborer et appliquer des politiques de conservation des documents afin de garantir la conformité avec les exigences légales et réglementaires. Déterminer les périodes de conservation des documents, établir des protocoles pour l'élimination des documents, et réviser et mettre à jour régulièrement les politiques si nécessaire.

Garantir la sécurité des données

Mettre en œuvre des mesures de sécurité solides pour protéger les documents numériques contre les accès non autorisés ou les violations de données. Ces mesures comprennent le cryptage, les contrôles d'accès, les sauvegardes sécurisées et des audits de sécurité réguliers.

Promouvoir une culture sans papier

Favoriser une culture de la numérisation et de la durabilité au sein de l'organisation. Encouragez les employés à adopter les outils numériques, découragez l'impression de documents inutiles et favorisez les pratiques respectueuses de l'environnement.

En suivant ces bonnes pratiques, les entreprises peuvent passer avec succès à un bureau sans papier et exploiter tout le potentiel de la transformation numérique.

Les avantages de la dématérialisation

Il est maintenant temps d'examiner quelques-uns des principaux avantages d'une approche sans papier.

Amélioration de l'efficacité et de la productivité

En numérisant les processus et en réduisant la dépendance à l'égard des documents papier, les organisations peuvent rationaliser les flux de travail et améliorer l'efficacité globale. Les documents numériques peuvent être facilement consultés, recherchés et partagés, ce qui permet d'économiser le temps consacré à la manipulation et à la récupération manuelles des documents. Par exemple, avec le service de gestion des contrats d'Enty, vous pouvez facilement ouvrir et partager n'importe quel document signé à n'importe quel moment, et les signer directement dans le panneau de contrôle. Les employés peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée, ce qui se traduit par une augmentation de la productivité et de l'efficacité opérationnelle.

Réduction des coûts

La dématérialisation peut permettre aux entreprises de réaliser des économies substantielles. En éliminant le besoin d'espace de stockage physique, les entreprises peuvent réduire les dépenses liées aux classeurs, aux installations de stockage et aux systèmes de gestion des documents. En outre, les coûts du papier, de l'encre, du matériel d'impression et de la maintenance sont éliminés ou considérablement réduits. Au fil du temps, ces économies peuvent être réorientées vers d'autres initiatives stratégiques ou investies dans la croissance de l'entreprise.

Amélioration de la sécurité des données et de la conformité

Les documents numériques offrent une meilleure sécurité des données et une meilleure conformité que leurs équivalents physiques. Avec un cryptage approprié, des contrôles d'accès et des mesures de sauvegarde des données, les organisations peuvent protéger les informations sensibles contre les accès non autorisés, les pertes ou les dommages. Les documents numériques facilitent également la conformité aux réglementations sur la protection des données, telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD), en permettant un stockage sécurisé, des contrôles d'accès et des pistes d'audit.

Rationalisation de la collaboration et de la communication

Les documents numériques et les outils de collaboration permettent une communication et une collaboration transparentes entre les membres de l'équipe, quel que soit leur emplacement physique. Grâce aux plateformes de stockage et de collaboration basées sur le cloud, plusieurs utilisateurs peuvent simultanément accéder à des documents, les modifier et les commenter, ce qui favorise la collaboration en temps réel et augmente la productivité. Il n'est donc plus nécessaire de transférer des documents physiques, les délais de communication sont réduits et le travail d'équipe s'en trouve amélioré.

Durabilité environnementale

Bien entendu, la dématérialisation contribue à la durabilité environnementale en réduisant la consommation de papier et en minimisant l'empreinte carbone associée. En adoptant les documents numériques, les entreprises peuvent réduire la déforestation, la consommation d'eau et d'énergie, minimisant ainsi leur impact sur l'environnement. Cette démarche s'inscrit dans le cadre des objectifs de responsabilité sociale des entreprises et renforce la réputation de la marque en tant qu'organisation soucieuse de l'environnement.

Amélioration de la reprise après sinistre et de la continuité des activités

Les documents physiques sont vulnérables à divers risques, tels que les incendies, les inondations ou les vols. En numérisant les documents et en les stockant sur des plateformes telles qu'Enty, les entreprises peuvent garantir la résilience des données et améliorer les capacités de reprise après sinistre. En cas de sinistre physique ou de perte de données, les documents numériques peuvent être facilement restaurés, ce qui minimise les temps d'arrêt et assure la continuité de l'activité.

Évolutivité et flexibilité

Les documents numériques offrent évolutivité et flexibilité aux entreprises en pleine croissance. Au fur et à mesure que les entreprises se développent, elles n'ont plus besoin d'espace de stockage physique ni de ressources supplémentaires - elles sont de plus en plus nombreuses à préférer les bureaux numériques aux bureaux physiques. Les documents numériques peuvent être facilement adaptés à l'augmentation des volumes de données sans qu'il soit nécessaire de mettre à niveau l'infrastructure physique. En outre, les documents sont accessibles de n'importe où, ce qui permet le travail à distance et facilite les modalités de travail flexibles.

Conclusion

La transformation numérique redessine le paysage des entreprises, et la dématérialisation est un aspect crucial de cette transformation. En adoptant les outils numériques et les bureaux virtuels, les organisations peuvent bénéficier d'une série d'avantages : efficacité, économies, durabilité environnementale, etc. En planifiant soigneusement et en investissant dans les bonnes technologies, vous pouvez réussir votre transition vers un bureau sans papier. Entre-temps, Enty sera toujours là pour vous soutenir dans votre démarche et vous aider à évoluer vers un avenir numérique.

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