Was ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung und wie kann man sie effizient verwalten?
Wenn Sie an die Personalabteilung denken, kommt Ihnen vielleicht als erstes die Personalbeschaffung in den Sinn. Tatsächlich besteht die Personalabteilung aus der Suche, Ausbildung und Einstellung künftiger Mitarbeiter sowie der Legitimierung der Beziehungen zu ihnen. Und die Gehaltsabrechnung ist vielleicht der komplexeste Prozess im Zusammenhang mit der Personalabteilung. Heute werden wir uns mit der Bedeutung der Gehaltsabrechnung für jedes Unternehmen in allen Ländern befassen.
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Was ist Gehaltsabrechnung?
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist der Prozess der Berechnung, Formalisierung und Auszahlung der Gehälter der Mitarbeiter. Er beginnt mit der Erfassung der Arbeitsstunden und der Zählung des Nettogehalts und endet mit der Steuererklärung.
Eine qualitativ hochwertige Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erstellen, ist eine komplexe Aufgabe. Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten, eine konsistente Lohn- und Gehaltsabrechnung (zumindest zu einem bestimmten Zeitpunkt) durchzuführen. Nach Angaben der American Payroll Association liegt die Fehlerquote bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Unternehmen, die die Lohn- und Gehaltsabrechnung traditionell durchführen, zwischen 1-8 %. Das bedeutet, dass Ihr Unternehmen durch die manuelle Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung selbst bei einer minimalen Fehlerquote jährlich Tausende von Euro verlieren wird.
Der Hauptgrund dafür sind die verschiedenen Regeln und Vorschriften. Jedes Unternehmen, unabhängig von Standort und Größe, verfügt über Personal und ist daher gesetzlich verpflichtet, die Lohn- und Gehaltsabrechnung durchzuführen.
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist das Herzstück der Personalabteilung, der Buchhaltung und des gesamten Back-Office-Managements eines Unternehmens. Um die Vorschriften einzuhalten und Fehler zu vermeiden, muss ein Unternehmen der Gehaltsabrechnung größte Aufmerksamkeit schenken.
Hauptbestandteile der Gehaltsabrechnung
Ein Gehaltsabrechnungsbericht ist ein Schlüsseldokument in der Lohn- und Gehaltsverwaltung. Dieser Bericht besteht aus verschiedenen Daten. Der Gehaltsabrechnungsbericht enthält rechtliche Informationen über ein Unternehmen und einen bestimmten Mitarbeiter: Namen, Adressen, Kontaktdaten und so weiter. Außerdem werden Zahlungsfristen und die Anzahl der von einem Mitarbeiter geleisteten Arbeitsstunden hervorgehoben. Der Gehaltsabrechnungsbericht enthält auch Informationen über die gezahlten Brutto- und Nettobeträge, wie z. B. regelmäßige Zahlungen, Boni und verschiedene Erstattungen.
Kontrollkästchen: Manuelle Verwaltung der Gehaltsabrechnung
Sammeln von Informationen über das einschlägige Arbeitsrecht und die Lohnsummenbesteuerung
Fragen Sie Ihren Buchhalter oder informieren Sie sich im Internet über den Prozess der Gehaltsabrechnung. Ermitteln Sie, wann Sie zur Zahlung von Gehältern verpflichtet sind, welche Steuern Sie in Ihrem Land zahlen müssen und wie Sie die Gehaltsabrechnung ordnungsgemäß einrichten.
Erstellen Sie Ihren Gehaltsabrechnungsplan
Legen Sie auf der Grundlage der Erkenntnisse aus dem vorangegangenen Schritt Ihren Gehaltsabrechnungsplan fest. Legen Sie fest, wann Ihre Mitarbeiter bezahlt werden sollen: wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich. Legen Sie dann fest, wie viele Gehaltsschecks jeder Mitarbeiter pro Jahr erhalten soll: 12, 26 oder 52 entsprechend. Beachten Sie, dass je kürzer die Zahlungsfristen sind, desto komplexer ist der Lohnabrechnungsprozess, insbesondere für große Unternehmen. Deshalb raten wir zu monatlichen Zahlungen.
Berechnen Sie das Gehalt Ihrer Mitarbeiter
Mit den obigen Daten können Sie das Nettogehalt Ihrer Mitarbeiter berechnen. Für diese Aufgabe können Sie Nettolohnrechner für Ihr Land verwenden, die Sie leicht googeln können (für ein estnisches Unternehmen können Sie unseren estnischen Sozialsteuer- und Gehaltsrechner verwenden).
Organisation und ordnungsgemäße Speicherung aller Gehaltsabrechnungsdaten
Man weiß nie, wann man alte Informationen benötigt, und das ist nicht nur eine behördliche Verpflichtung, sondern auch gesunder Menschenverstand. Deshalb raten wir Ihnen, die Anforderungen an Gehaltsabrechnungsdaten zu prüfen.
Brutto- und Nettolohnformeln
Bruttolohn = Stundensatz x Gesamtzahl der im Zeitraum geleisteten Arbeitsstunden + Rückerstattungen + Prämien + Einmalzahlungen
Nettolohn = Bruttolohn - Alle Steuereinbehalte und Abzüge
Die wunden Punkte der Gehaltsabrechnung
Kostspielige Fehler
Weltweite Statistiken zeigen, dass die Gehaltsabrechnung für die meisten Unternehmen der schwierigste Back-Office-Prozess ist. Laut The Workforce Institute würden sich beispielsweise 49 % der Arbeitnehmer nach zwei Problemen mit ihrer Gehaltsabrechnung nach einem neuen Arbeitsplatz umsehen. Schon ein kleiner Fehler bei der Gehaltsabrechnung kann das Wohlbefinden der Mitarbeiter und letztlich ihre Effizienz am Arbeitsplatz beeinträchtigen. Jeder möchte, dass sein Gehalt pünktlich gezahlt wird, daher ist es für Arbeitgeber von größter Bedeutung, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung absolut korrekt erfolgt.
Vielfältige Gesetzgebung
Wenn es um die Lohn- und Gehaltsabrechnung geht, gibt es föderale und lokale Behörden mit unterschiedlichen, länderspezifischen Vorschriften und empfindlichen Strafen. Außerdem ist das europäische Arbeitsrecht recht kompliziert - es ist ziemlich schwierig, ständig auf dem Laufenden zu bleiben. Die Personal- und Rechtsabteilungen sitzen also in der Zwickmühle und müssen alle Anforderungen auf verschiedenen Ebenen erfüllen.
Zeitaufwändiger Prozess
Eine weitere Schwierigkeit bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung besteht darin, dass sie ein großer Zeitfresser für die Personalabteilung und einer der teuersten Vorgänge für ein Unternehmen ist. Aus der Quelle geht hervor, dass ein durchschnittliches HR-Team 35 % der Zeit für die Gehaltsabrechnung und die Korrektur von Fehlern aufwendet. Ein Drittel der Arbeitszeit der Personalabteilung wird für diesen überwältigenden Prozess aufgewendet, der heute leicht ausgelagert und weitgehend automatisiert werden kann.
Verschiedene Arten von Arbeitnehmern und komplizierte Besteuerung
In der heutigen Zeit besteht Ihr Team möglicherweise nicht nur aus festen Mitarbeitern, sondern auch aus verschiedenen Auftragnehmern (digitale Nomaden, Freiberufler). Eine weitere große Hürde, insbesondere für IT-Unternehmen, ist die Tatsache, dass viele Unternehmen heute dezentral und aus der Ferne tätig sind. Daher müssen die Unternehmen einen Weg finden, mit Nicht-Staatsbürgern zusammenzuarbeiten und dabei die Vorschriften einzuhalten. Es ist leicht, sich in den unterschiedlichen Steuersätzen und Vorschriften zu verlieren, die für Mitarbeiter gelten, die möglicherweise dieselben Aufgaben ausführen. All dies wird sich mit Sicherheit auf den Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung auswirken und Ihrer Personalabteilung weitere Kopfschmerzen bereiten.
Ständige Änderungen der Abrechnungsbestandteile
Eine weitere Herausforderung besteht darin, dass sich die Gehaltssätze, Steuern und Abzüge der einzelnen Arbeitnehmer ständig ändern. Das bedeutet, dass Sie die Gehaltsabrechnung nicht einmal berechnen und dann dieselben Daten wieder verwenden können. Es ist wahrscheinlich, dass Ihre Mitarbeiter unerwartet in Urlaub gehen, krank werden oder Elternzeit nehmen, die Anzahl der Arbeitsstunden ändern oder eine Gehaltserhöhung erhalten - all dies erfordert eine Formalisierung. Alles oben Genannte schlägt sich permanent in der Lohn- und Gehaltsabrechnung nieder - ein nicht endender und äußerst arbeitsintensiver Prozess.
Verschiedene Datenquellen
Wie bereits erwähnt, müssen Sie für die manuelle Bearbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung eine große Menge an Daten aus verschiedenen Quellen zusammenstellen. Sie müssen die Gültigkeit des Arbeitsrechts prüfen, die Daten Ihrer Mitarbeiter aktualisieren, die Arbeitszeiten nachverfolgen, den Nettolohn berechnen und vieles mehr. Und Sie müssen Dutzende von Informationsquellen aufsuchen und wertvolle Stunden mit der Vorbereitung der Gehaltsabrechnung verbringen - hier gibt es keine Automatisierung, Vereinfachung oder Integration.
Automatisierung der Gehaltsabrechnung
Es überrascht nicht, dass fast alle Unternehmen ihre Gehaltsabrechnung manuell verwalten. Wie Deloitte feststellt, haben nur 6 % der Unternehmen bereits mit der Automatisierung ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung begonnen. Die manuelle Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein höchst riskantes Unterfangen - eine automatisierte Software berechnet alle Zahlungen und kümmert sich um alle Steuern mit größerer Genauigkeit. In diesem Bereich kann ein einziger Fehler zu hohen Geldstrafen führen.
Sie können nur dann von der Automatisierung profitieren, wenn so viele Geschäftsprozesse wie möglich gestrafft und an einem Ort vereint werden. Es ist nicht effizient, für jeden Vorgang Dutzende von Softwarelösungen ohne eine Spur von Integration zu haben. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung sollte eng mit der Buchhaltung verzahnt werden, um die Berichterstattung zu vereinfachen und zu beschleunigen und letztlich Zeit für das Wesentliche zu sparen.
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Wie die HR-Lösung von Enty funktioniert
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