Qué es la conciliación de facturas: definición y buenas prácticas
Tu dinero habla. ¿Le está escuchando? Cada factura que entra por su puerta tiene algo que decir: sobre sus gastos, sus relaciones con los proveedores y la salud de su tesorería. Pero sin una conciliación periódica, esos mensajes pueden perderse, dejándole preguntándose dónde ha ido a parar su dinero y por qué sus cuentas no cuadran. La conciliación de facturas es el arte de escuchar sus finanzas, descodificar el mensaje de cada factura y reconstruir una imagen financiera clara y fiable. ¿Preparado para sintonizar y encarrilar tu contabilidad con Enty?
Definición de conciliación de facturas
Los fundamentos de la gestión financiera comienzan cuando se aprenden los procesos esenciales, y los procesos de conciliación de facturas son la savia vital de una contabilidad precisa. Por lo tanto, este concepto constituye la columna vertebral de una gestión financiera sólida y garantiza que todas las transacciones coincidan perfectamente con sus registros.
Los procesos de conciliación de facturas ayudan a las empresas a verificar y cotejar sus facturas con documentos financieros que garanticen la exactitud de las transacciones. Para mantener las cuentas limpias y los registros exactos, el procedimiento modela las facturas de cuentas por pagar y por cobrar con los recibos de compra, los extractos bancarios y otros documentos. Por lo tanto, es una herramienta para mantener la exactitud de sus finanzas. El uso de importes facturados que son exactamente iguales a los entregados y pagados se garantiza mediante comprobaciones de salud financiera.
El proceso implica cruzar referencias de múltiples documentos para confirmar varios puntos clave:
Los importes cobrados coinciden con los precios acordados
Las cantidades entregadas coinciden con los pedidos realizados
Las empresas aplican correctamente las condiciones de pago
Los registros muestran los descuentos y ajustes adecuados
Tipos de procesos de conciliación de facturas
Las empresas utilizan varios métodos para conciliar las facturas, en función de sus necesidades y del volumen de transacciones. He aquí los principales tipos que debe conocer:
Cotejobidireccional: una simple comparación entre facturas y pedidos de compra.
Cotejo a tres bandas: cuenta con la verificación de los pedidos de compra, así como de las facturas y los informes de recepción.
Cotejocuádruple: añade la inspección de calidad al proceso de cotejo triple.
Conciliaciónde extractos de proveedores: coteja múltiples facturas con extractos de proveedores
Conciliación detarjetas de crédito: coteja los extractos de las tarjetas de crédito con los recibos.
Conciliaciónautomatizada: utiliza sistemas informáticos para cotejar transacciones de gran volumen.
Conciliaciónmanual: funciona mejor para empresas con un volumen de transacciones menor.
Las empresas pueden realizar los procesos de conciliación de facturas manualmente o a través de sistemas de software especializados en función de su tamaño y requisitos. El objetivo del proceso es mantener unos registros financieros precisos, coherentes y bien documentados, independientemente del método elegido.
Finalidad e importancia de la conciliación de facturas
El proceso de conciliación de facturas no se limita a las actividades de contabilidad. Según un estudio biométrico, el trabajador estadounidense medio comete 118 errores al año y el 61% de los retrasos en los pagos de los clientes se deben a errores relacionados con la facturación. Estas discrepancias casi siempre provocan déficits de tesorería y la pérdida de negocios valiosos, lo que crea la necesidad de contar con procesos adecuados de conciliación de facturas en su empresa.
Algunas de las ventajas de conciliar las facturas de forma regular y coherente son las siguientes
Mejora de la precisión financiera: dispondrá de información y estados financieros precisos que le ayudarán en la toma de decisiones y la generación de informes.
Prevención del fraude: dado que el 51% de las organizaciones han denunciado fraudes en los últimos años, los procesos de conciliación de facturas sirven como línea de defensa.
Mejores relaciones con los proveedores: los pagos puntuales y precisos ayudan a generar confianza, lo que muy probablemente conducirá a condiciones y precios favorables.
Mejora de la gestión del flujo de caja: podrá identificar los pagos excesivos con bastante facilidad, así como gestionar los pagos futuros y conservar los recursos de forma inteligente.
Cumplimiento de la normativa: dispondrá de documentos suficientes para cumplir los requisitos de auditoría, lo que evitará cualquier posibilidad de incurrir en sanciones.
Componentes clave del proceso de conciliación
Hay una serie de partes básicas que conforman el significado de toda la gama de las facturas de conmutación que directa o indirectamente se complementan entre sí en la consecución de la corrección y la integridad. El inicio del procedimiento de conciliación se explica en cierta medida por la recopilación de la documentación de forma ordenada, en la que todas las facturas, órdenes de compra pertinentes y operaciones de pago se recopilarán a la vez.
Además, el cotejo de las transacciones se produce cuando se coteja el registro de los extractos externos con el registro interno. Esta fase es muy importante para evaluar las diferencias que pueden indicar errores o incluso fraude. Por ejemplo, cuando el importe de un pago no coincide con el importe facturado, hay que averiguar en detalle si hubo reducciones o si algo salió mal y hay que arreglarlo. Hay prácticas de gestión que deben seguirse cuando hay un desequilibrio entre facturación y pago.
Un proceso de conciliación completo incluye
Calendarios de revisión coherentes
Registros claros de los ajustes
Procedimientos de resolución de errores paso a paso
Documentación detallada de la pista de auditoría
En realidad, estas son partes de un sistema de control de un extracto bancario financiero que proporciona protección a su empresa y, por tanto, mejora el desarrollo. Todo el ámbito de la conciliación de facturas va más allá de la mera coincidencia de números para contribuir a la correcta gestión de las finanzas, lo que a su vez garantiza el éxito de las empresas.
Etapas del proceso de conciliación de facturas
Exploremos paso a paso el proceso de conciliación de facturas que le ayudará a mantener unos registros financieros precisos y a garantizar el buen funcionamiento de su empresa. Comprender estos pasos del proceso de conciliación de facturas es importante para implantar un sistema de conciliación que funcione en su organización.
Recopilación y organización de facturas y registros financieros
El éxito del proceso de conciliación de facturas empieza por recopilar y organizar los documentos adecuadamente. Cree un sistema centralizado que reúna todos sus documentos importantes. Sus documentos esenciales deben incluir
Facturas (tanto enviadas como recibidas)
Órdenes de compra y recibos de entrega
Extractos bancarios y registro de pagos
Transacciones del libro mayor
Establezca un sistema de archivo digital para clasificar los documentos por fecha, número de factura, proveedor e importe. Esta organización le proporcionará una visión clara y le facilitará los pasos siguientes.
Enty simplifica y agiliza la organización de documentos y facturas. Al ofrecer una plataforma centralizada para gestionar todo el papeleo como contratos, facturas, órdenes de compra y más, Enty garantiza que todos sus documentos estén justo donde los necesita, accesibles en un momento. Esto reduce el tiempo dedicado a la búsqueda y ayuda a reducir la posibilidad de que se pierdan detalles al facturar, para que pueda centrarse en mantener sus registros financieros precisos y actualizados.
Identificación e investigación de discrepancias
Durante la fase de cotejo de facturas, también es probable que surjan errores, que suelen requerir una investigación más profunda. Puede que haya algún error en el número de artículos enviados, en los precios de los artículos o que simplemente no aparezcan determinados documentos. Esto es lo que hay que hacer cuando algo no cuadra.
Vuelve a hacer cuentas y comprueba si la discrepancia se debe al precio o a la cantidad, o si el pago se ha efectuado con unos meses de retraso. Haz siempre un registro de cada discrepancia con comentarios útiles que digan de qué se trataba y qué número de factura estaba relacionado con ella. Es probable que estos papeles zanjen los acontecimientos presentes y serán muy útiles para plantear los futuros.
Estas discrepancias no suelen ser casuales y pueden indicar un problema subyacente en los procesos de contratación o de pago. Es importante que su equipo ataje estos problemas básicos.
Cotejar las facturas con las órdenes de compra y los pagos
A todo el procedimiento de recopilación de documentos le sigue rápidamente el siguiente paso en el proceso de conciliación de facturas: el cotejo. El único aspecto difícil de esta fase de la facturación es que exige cotejar varios documentos para asegurarse de que todos los detalles están en orden. Un enfoque sistemático de la conciliación incluye
Comparar los detalles de la factura con los pedidos de compra
Cotejar los recibos de entrega con las facturas
Cotejar el registro de pagos con los extractos bancarios
Verificar las condiciones de pago y los descuentos aplicados
Confirmar las fechas y los importes de las transacciones
Consejo profesional: cree una lista de comprobación estandarizada para garantizar la coherencia y precisión del proceso de conciliación de facturas.
Resolución de problemas y actualización de registros
El último paso de este proceso de conciliación de facturas es la verificación final de los defectos y la garantía de que los aspectos financieros se realizan de forma correcta. Es aconsejable secuenciar las disparidades según el orden de su impacto y complejidad. Para cada problema, esto es lo que hay que hacer
Ponerse en contacto con las partes pertinentes (proveedores, departamentos internos) para obtener aclaraciones.
Obtenga documentación corregida cuando sea necesario
Realice los ajustes oportunos en sus registros y sistemas contables.
Documente todos los cambios y resoluciones.
Actualice su libro mayor
Importante: Mantenga una pista de auditoría clara de todos los ajustes y resoluciones. Estos documentos serán vitales para futuras referencias y auditorías; puede obtenerlos en Enty.
Las facturas en la automatización contable permiten transferir muchas rutinas relacionadas con la conciliación de facturas que reducirán las posibilidades de errores entre el personal y la pérdida de tiempo. Una regla general es, siempre que sea posible, utilizar la tecnología para facilitar todo el paso. Sin embargo, hay que tener en cuenta que la posibilidad de error debido a factores humanos es alta, de ahí la necesidad de vigilar de cerca los patrones inusuales.
Si se hace correctamente, una conciliación de cuentas no sólo evitará amenazas contra el valor de su empresa, no sólo gobernando los procesos sino también las estructuras fundamentales, y también se asegurará de que se reciban cuentas de gestión fiables y precisas. Los sistemas y procesos de la organización deben supervisarse y analizarse constantemente con el fin de desarrollar estrategias eficaces. También debe buscarse una eficiencia razonable.
Retos habituales en la conciliación de facturas
Cada vez que se siente a conciliar sus facturas, por muy bien que lleve los registros financieros, siempre tendrá que superar varios obstáculos. Una vez reconocidos, estos retos te permitirán elaborar soluciones operativas para los problemas a los que te enfrentas durante la conciliación de cuentas.
Errores en la introducción manual de datos
Las personas siguen siendo un obstáculo en el proceso de conciliación de facturas, ya que hasta el 88% de los errores de introducción de datos se atribuyen a la humanidad. Los errores humanos suelen ser costosos y, a modo de ejemplo, varias quejas sobre la introducción de datos han puesto de manifiesto la necesidad de abordarlos. Algunas de las quejas por errores en la introducción de datos son
Números e importes de facturas mal introducidos
Fechas de vencimiento o de ingreso incorrectas
Extractos bancarios o imputaciones incorrectas
Anotaciones incorrectas en el libro mayor
Volumen de facturas
El aumento de la carga de facturas para la empresa puede ser bastante alarmante. Según los estudios, el tiempo medio que se tarda en procesar una factura es de 10 días, y en una situación en la que se reciben cientos o miles de facturas de proveedores en un solo mes, la carga de trabajo tiende a ser excesiva. La situación se complica aún más, ya que el 86% de las PYME siguen utilizando el procesamiento manual de documentos y sistemas, y esta posición presenta graves limitaciones para el avance de los negocios.
Formatos de factura incoherentes
Las empresas utilizan distintos medios para enviar las facturas, lo que convierte la conciliación en una actividad engorrosa. Aún así, casi el cincuenta por ciento de las facturas se envían por correo postal, mientras que el resto se hace por correo electrónico, PDF o sistemas electrónicos. Su equipo invierte un tiempo precioso antes de que comience el procesamiento real de estos documentos para poder reclasificarlos y reestructurarlos.
Retraso en la información de los departamentos
La falta de comunicación con otros departamentos puede crear problemas no sólo en la conciliación de cuentas, sino en todo el proceso. La información no pasa libremente entre compras, recepción de mercancías y contabilidad; de ahí la lentitud en la finalización de los documentos. Este problema se pone de manifiesto cuando es necesario encontrar una orden de compra en los informes de recepción y las facturas, lo que ocurre con poca frecuencia. Si algún departamento no facilita la información a tiempo o no la facilita en absoluto, todo el procedimiento se paraliza.
Estos retos repercuten en las operaciones: el coste medio de procesar una factura manualmente es de 15 dólares, y teniendo en cuenta que el 39% de las facturas manuales son incorrectas, este coste se multiplica en un instante. Es importante comprender estos retos para idear soluciones eficaces destinadas a mejorar la conciliación eliminando los errores y el tiempo empleado en su procesamiento.
Cómo afecta la conciliación de facturas a la precisión financiera
Decir que la correcta conciliación de facturas es importante sería quedarse corto, porque las implicaciones operativas de dicho proceso van mucho más allá de la administración rutinaria de los registros contables. Unas prácticas sólidas de conciliación de facturas deberían constituir la base de su sistema de información financiera.
Su empresa no sólo se beneficia de una mayor ventaja competitiva en un mercado concreto, sino que también consigue precisión financiera. Esto se consigue mediante una conciliación de facturas coherente y detallada. Los números de sus documentos de información financiera dejan de ser meras cifras y se convierten en una herramienta útil para la gestión, ya que podrá realizar previsiones y planes con confianza. La conciliación de facturas ata el lazo en torno a todas las finanzas de su empresa, le protege de informes financieros incorrectos y garantiza la fiabilidad de cada dato.
Las prácticas de conciliación minuciosas demuestran su importancia de varias maneras:
Mejora de la confianza de las partes interesadas: las cifras que ha comunicado resultan más creíbles para los inversores y otros socios.
Mayor protección contra el fraude: podrá evitar transacciones no autorizadas con mayor rapidez.
Mejor planificación estratégica: una mejor información empresarial permite tomar mejores decisiones empresariales.
Cumplimiento normativo: los esfuerzos relacionados con el cumplimiento normativo se ven facilitados por pistas de auditoría eficaces.
Visibilidad del flujo de caja: le ofrece una visión más clara de su situación financiera.
Según las normas de cumplimiento, unos registros de conciliación meticulosos no son sólo una marca en la casilla, sino que refuerzan fundamentalmente el bienestar financiero de la empresa. Comprender la precisión de sus libros le permite comprender, prever tendencias y tomar decisiones pertinentes sobre el futuro de su empresa.
Cuando se hace con frecuencia, la conciliación regular de facturas ayuda significativamente a crear una pista de auditoría precisa que es beneficiosa en las revisiones financieras posteriores. Este papeleo ayuda a garantizar unas expectativas realistas en relación con las tareas financieras centradas en la recaudación de fondos o los procesos de diligencia debida.
No cabe duda de que la exactitud de las finanzas determina la eficacia operativa de la organización. Si las cifras son exactas, se dispone de tiempo suficiente para abordar cuestiones estratégicas, ya que la confianza y certeza en las cifras significa que no hay necesidad de perder tiempo realizando segundas y terceras comprobaciones. Esta precisión también permite a la empresa mantener mejores pagos a los proveedores, garantizando que los pagos sean correctos y se realicen a tiempo, lo que abrirá oportunidades para obtener mejores condiciones y precios.
No olvidemos que ser preciso desde el punto de vista financiero no sólo consiste en obtener las cifras correctas, sino que también ayuda a desarrollar un marco financiero fiable que fomenta las operaciones básicas de la empresa hacia el crecimiento y la sostenibilidad. La conciliación periódica de facturas aumenta la eficacia y la sostenibilidad de la actividad empresarial.
Herramientas y programas informáticos para la conciliación de facturas
La forma en que las entidades empresariales solían tratarse a sí mismas y conciliar las facturas en el pasado e incluso ahora ha cambiado gracias a la tecnología, los procesos automatizados hicieron que el procesamiento de las facturas fuera rápido y sin papeleo innecesario. Las herramientas modernas pueden mejorar la eficacia de su flujo de trabajo de conciliación.
Los sistemas automatizados de conciliación marcan el inicio de los objetivos de las estrategias de eficiencia de nuestros clientes. Estos sistemas reducen el tiempo necesario para llevar a cabo procesos manuales, ya que se centran en mejorar los niveles generales de precisión hasta en un 80%. Estos modernos sistemas también garantizan que las discrepancias se señalen automáticamente, lo que hace innecesaria la comunicación de ida y vuelta en relación con el pago de facturas. La introducción manual y la comparación de datos ya no son necesarias gracias a la automatización.
Además, la IA y el aprendizaje automático no sólo conforman el futuro, sino que el futuro de la conciliación de facturas ya se encuentra en sus formas avanzadas. Puede lograrlo mediante tecnologías inteligentes que utilizan el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y el procesamiento del lenguaje natural para categorizar las facturas con gran fidelidad. A medida que el sistema mejora aprendiendo de patrones y correcciones anteriores, el proceso de conciliación se hace cada vez más inteligente y los errores disminuyen con el tiempo.
Buenas prácticas para una conciliación eficaz de las facturas
Un proceso de conciliación de facturas claramente definido y conciso garantiza que este proceso funcional no sea un trabajo tedioso. Si se siguen según lo descrito, algunas buenas prácticas le harán ahorrar tiempo y disminuir de forma convincente los errores y mejorar sus controles organizativos.
Implantación de un procedimiento de conciliación normalizado
Un enfoque estandarizado de la conciliación de facturas conduce a la excelencia operativa. La primera tarea consiste en documentar todo el proceso, desde la recepción hasta la conciliación. Su procedimiento estandarizado debe incluir
Requisitos de documentación claros
Flujos de trabajo de aprobación específicos
Criterios de conciliación definidos
Protocolos de resolución de errores
Directrices de conservación de registros
Unas directrices uniformes para la presentación y revisión de facturas crean coherencia en todo el proceso. Su equipo comprenderá los pasos exactos necesarios, lo que evita cuellos de botella y reduce la confusión durante la conciliación.
Aprovechar las herramientas de automatización y software
Atrás quedaron los días en que la conciliación manual de facturas era una práctica habitual que podía llevar horas o incluso días. De hecho, el uso de la automatización puede reducir el tiempo de procesamiento en más de un 80% y mejorar la precisión en gran medida. Las automatizaciones deben permitir un procesamiento en vivo que se ajuste bien al contexto de sus sistemas actuales. Las herramientas de automatización actuales pueden cambiar por completo el panorama de su conciliación y tener un impacto significativo en lo siguiente
Mayor precisión con menos errores humanos
Ahorro de tiempo anual de hasta 60 horas
Mejor gestión del flujo de caja
Visibilidad financiera en tiempo real
Cotejo automatizado de las facturas con los extractos bancarios
Pistas de auditoría claras
A la hora de seleccionar un software de conciliación, hay que hacer hincapié en aquellos que ofrezcan una integración perfecta con las plataformas contables actuales y una automatización completa del flujo de trabajo. El software también debe admitir reglas de conciliación configurables, cuadros de mando en tiempo real y un sólido control de la información.
Si desea contar con un aliado eficaz para la gestión y conciliación de facturas, piense en Enty. Con sus servicios de automatización inteligentes diseñados para agilizar los procesos de back-office, la conciliación de facturas también se convierte en algo casi sin esfuerzo. Imagine reducir hasta un 80% sus tareas rutinarias con una automatización que no sólo ahorra tiempo, sino que mejora la precisión. Deje que Enty se encargue del trabajo pesado para que usted pueda centrarse en lo importante.
Calendarios de conciliación periódicos
La precisión de los registros financieros depende de importantes decisiones de calendario. El volumen y la complejidad de su empresa deben determinar el calendario de conciliación que establezca. Las conciliaciones semanales resultan eficaces para algunas organizaciones, mientras que las revisiones mensuales satisfacen las necesidades de otras empresas. Sin embargo, lo más importante es la coherencia: cualquiera que sea el calendario que establezca, debe seguirse al pie de la letra para poder identificar y rectificar los problemas a tiempo y no dejar que se acumulen.
Formación del personal y responsabilidades claras
Las personas de tu equipo determinan el éxito general en la conciliación. He aquí cómo formar adecuadamente a su personal:
Ofrezca una formación completa sobre procedimientos y herramientas
Organice sesiones periódicas de actualización
Redacte documentación detallada de los procesos
Establezca canales de asistencia claros
Cree procedimientos de escalado
Distribuya las funciones entre los miembros del equipo para garantizar el máximo control interno. El funcionario que aprueba el pago no debe ser el que concilie una factura. Esta separación hace posible detectar errores, reduce los casos de fraude y permite responsabilizar a todos.
Es fundamental mantener un registro de auditoría detallado de las actividades de conciliación. Documente cada discrepancia que encuentre, cómo la resolvió y cualquier cambio que haya realizado en el sistema. Estos registros son una excelente forma de obtener información de auditoría y detectar patrones que podrían requerir correcciones en sus procedimientos.
¿Sabía que Enty también puede proporcionar registros de auditoría para garantizar la seguridad y legitimidad de sus documentos?
Estas mejores prácticas mejorarán la precisión y crearán una base sólida para la salud financiera de su empresa. Las necesidades de su organización seguirán cambiando, así que supervise y ajuste estas prácticas para que funcionen mejor con el tiempo.
Reflexiones finales
Al final, los procesos de conciliación de facturas actúan como una red de seguridad financiera. Cada vez que concilie sus facturas, estará reforzando una red de seguridad que detecta discrepancias, errores y facturas omitidas antes de que se conviertan en problemas mayores. Cada transacción equilibrada es un paso hacia un sistema financiero más resistente y fiable que respalde el crecimiento y las ambiciones de su empresa. Con procesos diligentes de conciliación de facturas, no sólo se garantiza la precisión, sino que se establece un marco financiero que fortalece la empresa a todos los niveles. Así que tómese un momento para revisar, alinear y proteger: su éxito futuro depende de ello.
