Gastos esenciales de las pequeñas empresas: lista completa
Comenzar una nueva aventura empresarial es una perspectiva apasionante, pero requiere una planificación y una preparación cuidadosas, sobre todo cuando se trata de conocer los costes de puesta en marcha. Una estimación precisa de los requisitos financieros de su plan de negocio es crucial para garantizar la financiación inicial, realizar un análisis del punto de equilibrio y asegurar la rentabilidad a largo plazo.
Desde el espacio de oficina y el equipamiento hasta los gastos de investigación de mercado y publicidad, la inversión inicial puede ser considerable. Sin embargo, con una gestión meticulosa de los costes, puede racionalizar los gastos, aprovechar las deducciones fiscales y asignar los recursos de forma eficaz para apoyar sus objetivos empresariales. Esta completa guía le guiará a través de los costes esenciales de puesta en marcha y el proceso de calcularlos para encaminar su pequeña empresa hacia el éxito.
Determinación de los costes iniciales esenciales
Antes de que su empresa abra sus puertas, tendrá facturas que pagar. Comprender e identificar con precisión los gastos de puesta en marcha es crucial para el éxito del lanzamiento. Calcular los costes de puesta en marcha te ayudará a estimar los beneficios, los ingresos de explotación, conseguir préstamos, atraer inversores y ahorrar dinero con deducciones fiscales.
Costes comunes a todos los sectores
La mayoría de las empresas pertenecen a una de estas tres categorías: negocios físicos, negocios online y proveedores de servicios. Aunque los gastos de puesta en marcha varían en función del tipo de negocio, hay costes comunes que es probable que tengas, independientemente de tu sector:
Espacio de oficina: tanto si alquilas un local físico como si instalas una oficina en casa, ten en cuenta gastos como el alquiler, los servicios públicos e Internet.
Equipos y suministros: desde ordenadores y programas informáticos hasta maquinaria de producción y materias primas, ten en cuenta todos los equipos y suministros necesarios.
Comunicaciones: presupueste las líneas telefónicas, la conexión a Internet y cualquier herramienta de comunicación que necesite su empresa.
Licencias y permisos: investiga las licencias y permisos necesarios para tu tipo de negocio y ubicación.
Seguros: calcula los costes de varias pólizas de seguros, como las de responsabilidad civil general, propiedad y responsabilidad por productos defectuosos.
Servicios profesionales: contabiliza los honorarios asociados a asesores jurídicos, contables y consultores.
Inventario: si vende productos físicos, incluya el coste del inventario inicial.
Sueldos y prestaciones de los empleados: calcule los costes de contratación y remuneración de los empleados, incluidos sueldos, impuestos sobre nóminas y prestaciones.
Marketing y publicidad: proyecte los gastos de las iniciativas de marketing, las campañas publicitarias y la creación de un sitio web profesional.
Estudios demercado: tenga en cuenta los costes de realizar estudios de mercado para conocer a su público objetivo y a la competencia.
Estimación de costes
Una vez identificados los gastos de su empresa, puede calcular sus costes reales. Algunos gastos, como los permisos y licencias, tienen costes bien definidos, mientras que otros, como los salarios de los empleados, pueden requerir investigación y estimación. Busque en Internet, consulte a mentores, vendedores y proveedores de servicios para determinar costes realistas para su zona y sector.
Categorización de gastos
Organice sus gastos en gastos únicos y recurrentes para una mejor planificación financiera:
Gastos únicos: costes iniciales como la compra de equipos importantes, el diseño del logotipo, permisos, licencias y tasas. Suelen ser deducibles de impuestos.
Gastos recurrentes: gastos corrientes como salarios, alquiler, servicios públicos y marketing. Presupueste al menos un año, pero idealmente cinco, de gastos recurrentes.
Al identificar y clasificar con precisión los costes de puesta en marcha, tendrás una idea clara del capital necesario para lanzar y mantener tu empresa con éxito.
Cálculo de gastos excepcionales y recurrentes
Los gastos únicos son los costes iniciales en los que incurrirá al poner en marcha su empresa. Suelen ser grandes inversiones que se realizan por adelantado antes de poner en marcha la empresa. Algunos de los gastos iniciales más comunes son
Costes de equipos y suministros
Adquisición de equipos esenciales como ordenadores, maquinaria, vehículos, mobiliario e inventario inicial.
Abastecerse de los suministros necesarios, como material de oficina, materias primas o materiales de embalaje.
Gastos legales y administrativos
Gastos de registro de la empresa para establecer su estructura jurídica (SRL, sociedad anónima, etc.).
Costes asociados a la obtención de las licencias y permisos necesarios para su sector.
Gastos de asesoramiento con abogados y contables para garantizar el cumplimiento de la normativa y una configuración adecuada.
Gastos de marketing y publicidad
Desarrollo de un sitio web profesional y presencia en línea
Diseño e impresión de material de marketing, como folletos, tarjetas de visita y carteles.
Campañas publicitarias iniciales para dar a conocer la marca y atraer clientes.
Los gastos puntuales suelen poder deducirse a efectos fiscales, lo que puede ayudar a reducir la carga impositiva total. Sin embargo, es fundamental llevar un registro meticuloso y consultar a un contable para asegurarse de que se aprovechan todas las deducciones.
Gastos operativos recurrentes
Además de los costes de puesta en marcha, también tendrá que presupuestar los gastos recurrentes para que su empresa funcione sin problemas. Estos gastos pueden ser mensuales, trimestrales o anuales y pueden incluir:
Pagos de alquiler o hipoteca de oficinas o locales comerciales
Facturas de servicios públicos (electricidad, agua, Internet, etc.)
Sueldos y salarios de los empleados
Primas de seguros (responsabilidad civil, propiedad, etc.)
Suscripciones y licencias de software
Gastos de marketing y publicidad (redes sociales, campañas de correo electrónico, etc.)
Material de oficina y consumibles
Servicios profesionales (contabilidad, jurídicos, etc.)
Es esencial proyectar los gastos recurrentes al menos para el primer año, pero lo ideal es hacerlo para los próximos tres a cinco años. De este modo, comprenderás mejor las necesidades financieras de tu empresa a largo plazo y podrás planificar en consecuencia. No olvides que con el servicio de finanzas de Enty, puedes obtener una visión clara de la salud financiera de tu empresa: sus costes e ingresos, así como hacer uso de herramientas avanzadas de IA.
Calculando cuidadosamente tanto los gastos puntuales como los recurrentes, tendrás una idea clara del capital que necesitarás asegurar para el éxito del lanzamiento de tu empresa y de las operaciones en curso. Esta información también será muy valiosa cuando busques financiación de inversores o prestamistas, ya que demuestra tu preparación financiera y tu comprensión de los costes reales de tu negocio.
Estimación de los costes de explotación
Las nóminas y las retribuciones de los empleados son gastos recurrentes importantes que debe tener en cuenta a la hora de estimar sus costes de explotación. Los gastos de nómina abarcan todos los costes asociados a la retribución de sus empleados, incluyendo:
Salario base (sueldos por hora, salarios, comisiones, primas).
Tiempo libre remunerado (vacaciones, baja por enfermedad, festivos)
La parte correspondiente a la empresa de los impuestos sobre la nómina (Seguridad Social, Medicare, seguro de desempleo).
Contribuciones a las prestaciones de los empleados (seguro médico, planes de jubilación)
Seguro de accidentes laborales
Costes de administración de la nómina (si se subcontrata)
Como regla general, los costes de nómina pueden ser entre 1,25 y 1,4 veces el salario base del empleado, una vez descontados los gastos adicionales antes mencionados. Por ejemplo, si el salario base de un empleado es de 30 dólares por hora, el coste total de la nómina podría oscilar entre 37,50 y 42 dólares por hora.
Además, es posible que tenga que tener en cuenta gastos como la contratación, la incorporación, la formación, el equipamiento y los uniformes de los empleados.
Oficinas y servicios
Asegurar una ubicación física para las operaciones de su empresa es otro gasto operativo importante. Esto incluye
Pagos de alquiler o hipoteca de oficinas o locales comerciales
Facturas de servicios públicos (electricidad, agua, Internet, gas)
Impuestos sobre la propiedad (si procede)
Gastos de mantenimiento y reparación
Servicios de limpieza
Si tiene previsto trabajar desde una oficina en casa, es posible que pueda deducir una parte del alquiler o la hipoteca, los servicios públicos y otros gastos relacionados con el espacio dedicado al negocio.
Tecnología y software
La mayoría de las empresas dependen en gran medida de la tecnología y el software para agilizar sus operaciones y seguir siendo competitivas. Algunos gastos comunes en tecnología y software son
Mientras que algunos de estos gastos pueden ser inversiones únicas (por ejemplo, hardware, desarrollo de sitios web), otros son costes recurrentes (por ejemplo, suscripciones de software, servicios en la nube). Es importante evaluar cuidadosamente tus necesidades tecnológicas y de software, ya que estos gastos pueden acumularse rápidamente. Considera la posibilidad de subcontratar o utilizar soluciones para reducir los costes iniciales y la sobrecarga de mantenimiento.
Una de estas soluciones es Enty, una plataforma todo en uno para gestionar la mayoría de los procesos administrativos. Ahorre su valioso dinero y tiempo en contabilidad, análisis financiero, creación de contratos, emisión de facturas, firma de documentos en línea y mucho más. No es necesario pagar por cada servicio por separado: se puede acceder a todo ello con una única suscripción. Además, también ofrecemos funciones más divertidas y avanzadas, como la revisión de contratos con IA, la clasificación del nombre de la empresa y mucho más: ¡explórelo usted mismo ahora! Lleve su negocio a un nuevo nivel con Enty.
Al estimar con precisión sus costes operativos, incluyendo nóminas, espacio de oficina, servicios públicos, tecnología y gastos de software, puede prepararse mejor para las exigencias financieras de la gestión de su pequeña empresa. Recuerde revisar y ajustar periódicamente sus estimaciones a medida que su negocio crezca y evolucione.
Garantizar la financiación inicial
Una de las formas más comunes de conseguir financiación para una startup es a través de la autofinanciación, también conocida como bootstrapping. Puedes aprovechar tus propios recursos financieros, como cuentas de ahorro, préstamos personales de familiares y amigos o incluso tus cuentas de jubilación.
Aunque la autofinanciación te permite mantener un control total sobre tu empresa, también significa que tú mismo asumirás todo el riesgo. Sea prudente a la hora de gastar más de lo que puede permitirse y extreme las precauciones si piensa utilizar fondos de jubilación, ya que puede enfrentarse a comisiones y penalizaciones costosas, o poner en peligro su capacidad para jubilarse a tiempo. Consulte con el administrador de su plan y con un asesor financiero antes de tomar una decisión de este tipo.
¿Busca una fuente de financiación alternativa? Eche un vistazo a los conceptos de crowdfunding, capital riesgo y más en nuestra guía.
Últimas reflexiones
Navegar por el panorama financiero de la puesta en marcha de una pequeña empresa puede ser todo un reto, pero con la planificación y los recursos adecuados, es factible. Un conocimiento detallado de los costes de puesta en marcha y una gestión eficaz pueden impulsar su negocio. La solución todo en uno de Enty puede agilizar sus tareas financieras y administrativas, ayudándole a centrarse en el crecimiento y el éxito. Invierta en su futuro conociendo sus costes y aprovechando las sólidas herramientas de Enty para lograr un funcionamiento más eficiente.
