Démarrer KYC et AML : Contrôle de conformité lors de la constitution d'une société en Estonie
En tant que prestataire de services en Estonie, nous devons effectuer un contrôle de conformité d'un client juste avant la constitution de sa société. Cette procédure est indispensable pour garantir la sécurité de base de notre entreprise, de nos clients et de leurs sous-traitants.
Le contrôle de conformité est rapide et invisible, mais les nouveaux entrepreneurs ont généralement des craintes concernant le contrôle de conformité dans son ensemble. C'est pourquoi, dans cet article, nous allons en dire plus sur le déroulement du contrôle et enseigner comment l'effectuer.
Nécessité d'un contrôle de conformité
L'idée d'une e-résidence estonienne peut sembler incroyable à première vue. Comment un étranger pourrait-il créer une entreprise en ligne sans visiter l'Estonie ne serait-ce qu'une seule fois ? L'étranger reçoit une carte d'identité numérique et un accès aux sites web du gouvernement et à d'autres services électroniques (facultatif). Il peut ensuite demander un compte bancaire européen pour sa société, etc.
Les relations à distance reposent sur des contrôles de conformité et de surveillance. Nous vérifions normalement les personnes physiques et morales avant de commencer à travailler avec elles. En effectuant un contrôle, nous assurons l'intégration numérique de nos clients et leur donnons une crédibilité de départ dans le nouvel environnement.
La constitution de la société vous offre une protection en matière de responsabilité. Comme les informations fournies sont correctes, vous ne risquez pas de frais, d'amendes ou d'autres pénalités. Et surtout, la nouvelle société ne sera pas dissoute par l'État.
Le cadre législatif concerne principalement les procédures de lutte contre le blanchiment d'argent et de connaissance du client. La procédure de lutte contre le blanchiment d'argent (AML) protège le pays contre la cybercriminalité financière potentielle et aide à lutter contre les vols d'identité. En passant les contrôles AML, vous entrez dans une juridiction à partir de laquelle vous pouvez atteindre des partenaires fiables.
La connaissance du client (KYC) est une autre procédure issue des pratiques des institutions financières. Il s'agit d'un contrôle de conformité et d'une gestion des risques liés au compte du client - quel est son comportement économique habituel, qu'est-ce qui le distingue et quels sont les avantages qu'il retire de l'une ou l'autre activité, etc.
Comment le contrôle de conformité est-il conçu ?
Que vous soyez contrôlé par des autorités, des prestataires de services ou des banques, ou que ce soit vous qui contrôliez une contrepartie potentielle, il existe des principes communs à la conception d'un contrôle de conformité. Il doit être
complet, c'est-à-dire qu'il doit couvrir le nombre de personnes concernées et les risques de non-respect des engagements ;
proportionné à la taille, à la complexité et à la nature de l'entreprise.
Par exemple, si vous devez contrôler un prestataire de services de développement web qui dirige une petite entreprise ou une micro-entreprise, comme un entrepreneur individuel, il suffira probablement d'identifier les principales informations concernant l'entité juridique et une personne en tant que signataire du contrat. Par conséquent, les entrepreneurs plus importants et plus complexes nécessitent un effort plus important.
Comment réussir le contrôle de conformité avant l'ouverture
Avant la constitution de la société, le contrôle de conformité ne s'applique qu'à une personne physique. Un contrôle de conformité préalable à la création d'une entreprise est simple et effectué par notre partenaire - Sum&Substance - qui est qualifié pour mener à bien cette procédure de manière totalement sécurisée. C'est une question de service spécialisé et certifié que nous voulons apporter à notre client final et aussi d'automatisation.
Comme il est très tôt, le contrôle porte sur deux points simples. Ces deux points sont exigés par les règlements de l'UE :
Vérification de l'utilisateur
En principe, nous comparons le visage à la photo du passeport ou d'un autre document d'identité.
Listes PEP&Sanctions
Nous vérifions que la personne ne figure pas sur certaines listes noires gouvernementales mondiales et européennes. Une liste noire est une base de données ; cette étape consiste donc à rechercher le nom dans plusieurs bases de données pour s'assurer que le client ne figure pas parmi les personnes qui financent le terrorisme, qui blanchissent de l'argent, qui font l'objet de sanctions internationales ou qui sont des personnes politiquement exposées (PEP).
La vérification est automatisée et ne prend que quelques minutes. Vous recevez ensuite le feu vert pour procéder à l'inscription au registre des entreprises en ligne.
Petit rappel : la constitution d'une société prend un jour ouvrable pour les détenteurs d'une carte de résidence électronique et une à deux semaines pour les notaires. Vous pouvez apprendre comment obtenir une résidence électronique en Estonie en lisant cet article de blog.
Outils de contrôle de conformité
Les logiciels de vérification de la conformité sont considérés comme une meilleure solution que les contrôles de conformité manuels. Mais si vous venez de créer votre propre entreprise, vous n'allez pas dépenser de l'argent pour une série d'abonnements ou pour recruter des responsables de la conformité. Vous effectuerez vous-même un contrôle de conformité.
Tirons de l'expérience de la création d'une entreprise avec Enty les outils de base du contrôle de conformité :
identifier un contractant - personne morale (par exemple, trouver son nom, son numéro d'enregistrement et les détails de son activité dans le registre des entreprises en ligne) ;
identifier un signataire - une personne physique (par exemple, rechercher dans les listes noires) ;
suivre les relations avec une contrepartie selon le principe KYC.
Sur Enty, vous pouvez suivre l'historique de vos relations avec un partenaire commercial dans la section " Contreparties". Les noms des sociétés et des personnes sont généralement ajoutés à vos factures, mais vous pouvez également créer le profil d'une contrepartie à cet endroit et voir toutes les transactions au fil du temps.
