Inicio KYC y AML: Comprobación del cumplimiento al constituir una sociedad en Estonia
Como proveedor de servicios en Estonia, debemos realizar un control de conformidad de un cliente justo antes de la constitución de su empresa. Este procedimiento es imprescindible para garantizar la seguridad básica de nuestra propia empresa, nuestros clientes y sus contratistas.
El control de cumplimiento es rápido e invisible, pero, sin embargo, los nuevos empresarios suelen tener temores sobre el control de cumplimiento en su conjunto. Por lo tanto, en este artículo, contaremos más sobre cómo se realiza la comprobación y enseñaremos cómo completarla.
La necesidad de comprobar el cumplimiento
La idea de una e-Residencia estonia puede parecer increíble a primera vista. ¿Cómo podría alguien de fuera crear una empresa en línea sin visitar Estonia ni una sola vez? El extranjero obtiene un DNI digital y acceso a los sitios web de la administración y otros servicios electrónicos (opcionalmente). También puede solicitar una cuenta bancaria europea para la empresa, etc.
Las relaciones a distancia se basan en comprobaciones y controles de conformidad. Normalmente verificamos a las personas físicas y jurídicas antes de empezar a trabajar con ellas. Al realizar una comprobación, garantizamos la incorporación digital de nuestros clientes y les damos una credibilidad inicial en el nuevo entorno.
Desde la incorporación de la empresa, usted obtiene protección en materia de responsabilidad. Como la información facilitada es correcta, no se arriesga a tasas, multas y otras sanciones. Y lo más importante, la nueva empresa no será disuelta por el Estado.
El marco legislativo se remonta sobre todo a los procedimientos AML y KYC. El procedimiento contra el blanqueo de capitales (AML) protege al país de posibles ciberdelitos financieros y ayuda a combatir los robos de documentos de identidad. Una vez superados los controles AML, se entra en una jurisdicción desde la que se puede acceder a socios fiables.
Conozca a su cliente (KYC) es otro procedimiento que surgió de la práctica de las instituciones financieras. KYC consiste en la supervisión del cumplimiento y la gestión de riesgos de la cuenta del cliente: cuál es su comportamiento económico típico, en qué destaca y por qué beneficios obtiene de uno u otro, etc.
¿Cómo se diseña el control de conformidad?
Tanto si le controlan las autoridades, los proveedores de servicios o los bancos, como si es usted quien controla a una posible contraparte, hay principios comunes a la hora de diseñar un control de cumplimiento. Tiene que ser
exhaustiva, es decir, que abarque a todas las personas afectadas y los riesgos de incumplimiento de los compromisos;
proporcional al tamaño, complejidad y naturaleza de la empresa.
Por ejemplo, cuando tengas que comprobar a un contratista de desarrollo web que dirige una pequeña o microempresa como un empresario individual, probablemente bastará con identificar la información principal sobre la entidad jurídica y una persona como firmante del contrato. En cambio, los contratistas más grandes y complejos requieren un esfuerzo mayor.
Cómo superar el control previo a la apertura
Antes de la constitución de la empresa, el control de conformidad se aplica únicamente a una persona física. La comprobación de conformidad previa a la constitución de la empresa es sencilla y se realiza a través de nuestro socio - Sum&Substance que está cualificado para llevar a cabo este procedimiento de forma totalmente segura. Es una cuestión de servicio especializado y certificado que queremos aportar a nuestro cliente final y también de automatización.
Como es muy pronto, la comprobación contiene dos puntos sencillos. Ambos son obligatorios según la normativa de la UE:
Verificación de usuarios
Básicamente, cotejamos el rostro con la foto del pasaporte u otro documento de identidad.
Listas PEP&Sanciones
Verificamos que la persona no figura en determinadas listas negras gubernamentales mundiales y de la UE. Una lista negra es una base de datos, por lo que este paso se realiza como buscar el nombre en varias de ellas para asegurarse de que el cliente no se encuentra entre quienes financian el terrorismo, son blanqueadores de dinero, o están sometidos a sanciones internacionales o son personas políticamente expuestas (PEP).
La comprobación está automatizada y no lleva más que un par de minutos. A continuación, se le da el visto bueno para proceder al Registro Mercantil electrónico.
Recordatorio rápido: la constitución de una empresa tarda 1 día laborable para los titulares de la tarjeta de residencia electrónica y entre 1 y 2 semanas a través de un notario. Puede informarse sobre cómo obtener una e-Residencia en Estonia en esta entrada del blog.
Herramientas de control del cumplimiento
Los programas informáticos de verificación del cumplimiento se consideran una solución mejor que los controles manuales. Pero cuando acabas de crear tu propia empresa, no vas a gastar dinero ni en un montón de suscripciones ni en responsables de cumplimiento en plantilla. Usted mismo hará la comprobación de cumplimiento.
Vamos a recopilar herramientas básicas de comprobación del cumplimiento a partir de la experiencia de crear una empresa con Enty:
identificar a un contratista - persona jurídica (por ejemplo, encontrar su nombre, número de registro y detalles de la actividad empresarial en el Registro de Empresas Electrónicas);
identificar a un firmante - persona física (por ejemplo, buscar en las listas negras);
realizar un seguimiento de las relaciones con una contraparte de acuerdo con KYC.
En Enty, puede controlar su historial con un socio comercial en la sección Contrapartes. Las empresas y los nombres personales suelen añadirse a sus facturas, pero también puede crear el perfil de una contraparte allí mismo y ver todas las transacciones a tiempo.
