Cómo procesar nóminas con Enty: Guía completa
Así pues, su empresa creció hasta el punto de contratar a alguien y empezar a pagar salarios. Todo debería estar bastante claro; su empresa recibió un servicio y pagó a los empleados a cambio, eso es todo, ¿verdad? Pues no. Gestionar las nóminas de tu empresa es un proceso complejo que debe tratarse con cautela; por suerte, Enty puede ayudarte a facilitar este proceso. Repasemos cómo puedes gestionar tus nóminas con nosotros.
¿Qué es la nómina?
La nómina es el proceso de cálculo, formalización y pago de los salarios de los empleados. Comienza con el seguimiento de las horas de trabajo y el recuento del salario neto, y termina con la declaración de impuestos.
Conseguir una nómina de calidad es una tarea compleja. Muchas empresas experimentan dificultades para lograr una función de nóminas coherente (al menos en algún momento). Según la Asociación Americana de Nóminas, la tasa de error en las nóminas oscila entre el 1-8% en las empresas que gestionan las nóminas de forma tradicional. Esto significa que, al hacer las nóminas manualmente, su empresa va a perder miles de euros al año, incluso considerando una tasa de error mínima.
Las nóminas se compilan para todos los que reciben pagos: tanto en virtud de un contrato de trabajo como de un acuerdo entre miembros del consejo de administración. Sin embargo, si dirige una empresa en solitario y sólo recibe dividendos, no tendrá que preocuparse por ello.
Por qué es importante la nómina
Principalmente, las nóminas son importantes debido a diversas normas y reglamentos. Todas las empresas, independientemente de su ubicación y tamaño, tienen personal y, por tanto, están obligadas a gestionar las nóminas por ley.
Las nóminas son el núcleo de los RRHH, los procesos contables y la gestión administrativa de la empresa. Para cumplir la normativa y evitar errores, una empresa debe prestar mucha atención a las nóminas.
Repasemos ahora el proceso de gestión de nóminas con Enty.
Cómo gestionar la nómina en Enty
Etapa 1 Rellene los datos del empleado o miembro del consejo de administración
Como primer paso, tendrás que añadir a tus empleados a Enty.
Si acabas de contratar a alguien nuevo, podrás crear un acuerdo con tu nuevo empleado directamente en la plataforma.
En primer lugar, tendrás que ir a la sección "Trabajadores" y rellenar la información sobre tu empleado.
Y después, tendrá que facilitar información sobre las condiciones de empleo. Asegúrate de que has facilitado la información correcta, ya que se utilizará para el acuerdo con tu empleado.
De nuevo, si sólo estás contratando a un empleado, puedes generar automáticamente un contrato basado en la información que has proporcionado. El contrato entonces debe ser enviado a tu contraparte, puedes hacerlo directamente desde la plataforma o descargarlo.
El empleado tendrá que firmar el contrato y enviártelo de vuelta. En un futuro próximo, añadiremos la posibilidad de firmar contratos directamente en Enty.
Si estás añadiendo un empleado existente, sólo tendrás que subir el contrato de trabajo a Enty.
Paso 2. Seguimiento de las horas de los empleados
Para que las nóminas sean correctas, la empresa debe hacer un seguimiento de las horas trabajadas por cada empleado, incluidas las horas ordinarias y extraordinarias, las vacaciones, los días de baja por enfermedad y cualquier otro tiempo libre remunerado.
Paso 3. Confirmar el salario bruto y los datos de la nómina
Cuando llegue el periodo de pago, tendrá que ir a la sección de RRHH y comprobar los detalles relativos a los pagos a sus empleados.
¿Qué es un periodo de pago?
Es un periodo en el que la empresa calcula el salario bruto del empleado, los impuestos y otras retenciones y, a continuación, emite un pago al empleado. Por ejemplo, si contrata a un empleado el 25 de abril, trabajará durante un mes y espera recibir su salario el 25 de mayo. Su período de pago para este salario se abrirá el 10 de mayo, y las declaraciones de impuestos sobre la nómina serán presentadas por los contables a las autoridades fiscales el 10 de junio.
Enty calcula el pago automáticamente basándose en la información que has proporcionado al añadir un empleado durante el paso 1.
Pero sabemos que muchas veces, el número real de horas trabajadas no coincide con la información indicada en el contrato, por lo que puede identificar la cantidad real de horas trabajadas. También tendrá que especificar las bajas médicas, las vacaciones, las horas extra y las bonificaciones. Puede hacerlo fácilmente pulsando el botón "Editar".
También puede eliminar a un empleado de este periodo de pago, si es necesario, pulsando el botón que se muestra en la imagen inferior.
En cuanto compruebe que la información del pago es correcta, pulse el botón "Enviar a Contable" en la parte superior de la pantalla. Después de eso, ya puede relajarse, el contable se encargará de las nóminas a partir de este momento.
Paso 4. La magia del contable
Vale, quizá trabajo duro sea un término mejor que magia, pero desde luego es un milagro cuando no tienes que hacerlo todo tú solo.
El contable calcula los impuestos y otras deducciones que hay que retener de la nómina de cada empleado y tiene en cuenta cualquier información adicional sobre pagas extra para emitir una nómina (un documento que muestra cuánto dinero ha ganado el empleado, cuánto se le ha deducido en concepto de impuestos y otras deducciones, y la cantidad que recibirá el empleado como salario neto) con un salario neto preciso (cantidad que un empleado recibe realmente después de todas las deducciones). Cuando esté hecho, recibirás una notificación en tu cuenta Enty y en tu correo electrónico.
Paso 5. Pague a sus empleados
Ahora, como ya ha determinado la cantidad a pagar, puede proceder al pago. Basándote en la nómina y el Net Pay calculado transfiere el dinero a las cuentas bancarias de tus empleados y miembros del consejo de administración.
Para su comodidad, haga clic en el botón "Copiar IBAN" en la sección Detalles de la nómina. Utilizaremos el IBAN que ha identificado durante el Paso 1.
Aquí, también puede enviar a su empleado/miembro de la junta directiva la nómina de este periodo de pago por correo electrónico directamente desde Enty.
Cuando se hayan realizado todos los pagos, haga clic en el botón "Confirmar pago" en la parte superior de la pantalla.
Paso 6. Cargar el extracto bancario mensual
Antes del día 3 de cada mes, deberá cargar un extracto bancario con todas las transacciones del mes anterior. El extracto bancario debe cargarse mensualmente, incluso si tiene un plan contable anual.
Para facilitar este proceso, puede conectar su cuenta bancaria a Enty y generaremos el extracto bancario automáticamente.
Paso 7. El contable declara los impuestos
Antes del día 10 del mes siguiente, el contable declara y paga los impuestos en nombre del empresario. Esto se hace basándose en el informe de nóminas y el extracto bancario que nos has facilitado.
Paso 8. Mantener los registros de nóminas
Enty permite al empresario y al contable mantener registros precisos de las nóminas, incluida la información de los empleados, las horas trabajadas, las tarifas salariales y todas las transacciones de nóminas en un formulario del servicio Archivo en RRHH.
Estos registros son muy importantes a efectos fiscales y deben conservarse durante un determinado periodo de tiempo, tal y como exige la ley. Si no ha completado la nómina para un determinado periodo de pago, siempre puede completarla en la sección Archivo y nosotros nos ocuparemos de ella después de la fecha límite por separado.
Eso es todo, ¡jefe! Así es como puedes ocuparte de las nóminas con Enty. En el futuro mejoraremos aún más el proceso para ayudarte a centrarte en tu negocio y no en el papeleo. ¡Cuídate!
