Cómo hacer que los contratos sean más humanos
Contratos: una palabra que a menudo suena aterradora, aunque también los conocemos como la piedra angular para cerrar acuerdos comerciales, el pegamento que une a las asociaciones y la hoja de ruta hacia el éxito. Sin embargo, en el laberinto de la jerga jurídica y las cláusulas enrevesadas, muchas personas, incluidos los abogados, se sienten frustrados por el lenguaje complejo, los procesos engorrosos y las largas negociaciones que conllevan los contratos.
De hecho, un estudio de la IACCM reveló que un asombroso 83% de las personas están insatisfechas con el proceso contractual. Es hora de cambiar, y hoy vamos a aprender cómo hacer que los contratos sean más humanos. Siguiendo estos pasos, puede mejorar la experiencia contractual de todas las partes implicadas, agilizar el proceso de negociación y fomentar relaciones comerciales más sólidas. ¡Vamos allá!
Abrazar la claridad
Los documentos jurídicos son conocidos desde hace tiempo por su lenguaje enrevesado y su excesiva extensión. Pero la sencillez y la claridad no deben ser opcionales en el proceso de creación de un contrato. Los contratos largos suelen desanimar a las personas que tienen que leerlos y entenderlos. Para evitar abrumar a sus contrapartes y facilitar el proceso de firma, intente siempre que sus contratos sean más breves y directos.
Aunque puede resultar difícil evitar por completo la información jurídica densa, a menudo se puede eliminar la redacción complicada y las cláusulas estandarizadas sin sacrificar la eficacia del contrato. Si se reduce la extensión y se establecen las condiciones de forma más concisa, se pueden crear contratos más fáciles de leer y comprender.
Una victoria fácil es simplemente hacer más cortos los documentos legales. Por supuesto, a veces es imposible evitar la información jurídica densa, pero la mayoría de las veces, la redacción repetitiva y las cláusulas estandarizadas no añaden ningún valor real y denigran la experiencia contractual - Richard Mabey
Además, considere la posibilidad de ofrecer resúmenes o resúmenes ejecutivos de los contratos para ayudar a la gente a comprender las obligaciones y derechos clave que se describen en el documento. Al condensar términos jurídicos complejos en un lenguaje claro y conciso, puede mejorar la legibilidad general y, por tanto, la velocidad de revisión de los contratos.
Plantillas a medida para una comunicación eficaz
Históricamente, los contratos han sido redactados por abogados y para abogados, a menudo sin tener en cuenta las necesidades y la comprensión de las personas a las que deben servir. Para crear contratos realmente eficaces, es esencial tener en cuenta el público al que van dirigidos y adaptar el contenido en consecuencia. Los contratos deben ser instrumentos útiles y atractivos que expresen las relaciones comerciales, en lugar de una forma de confundir a sus socios potenciales.
Por ejemplo, al redactar un contrato de trabajo para un candidato sin formación jurídica, es fundamental ofrecer información clara y directa sobre sus obligaciones y derechos. Las referencias aleatorias a la legislación o una terminología jurídica compleja pueden dificultar su comprensión y crear una confusión innecesaria.
Si adopta un enfoque más centrado en el usuario, podrá crear contratos accesibles para personas de distintas procedencias y niveles de conocimientos jurídicos. Considere la posibilidad de utilizar un lenguaje sencillo, definir los términos clave y organizar el contenido de forma lógica y fácil de usar. De este modo, todas las partes podrán entender el contrato y comprometerse con él de forma más eficaz. Por suerte, hoy en día los empresarios pueden recurrir a herramientas como el servicio de contratos de Enty, con el que pueden obtener un resumen rápido del contrato e incluso una puntuación de su eficacia.
Mejora continua de las plantillas en función de los datos obtenidos
En muchas organizaciones, los modelos de contrato son creados por asesores externos, a menudo con cláusulas estándar que pueden no responder adecuadamente a las necesidades específicas de los clientes internos. Para mejorar la eficacia de las plantillas y agilizar las negociaciones, es fundamental perfeccionarlas con el tiempo. Los datos pueden desempeñar un papel importante en este proceso.
Analizando los datos de los contratos, como las cláusulas negociadas con más frecuencia y los puntos conflictivos, puede identificar oportunidades de mejora. Así podrá perfeccionar sus plantillas y adaptarlas mejor a las necesidades de su empresa. Esto también reducirá el tiempo necesario para la revisión y contribuirá a que las negociaciones sean más eficaces. Este enfoque garantiza que sus plantillas evolucionen para satisfacer las demandas cambiantes de su organización y sus clientes.
Fomentar la colaboración en los flujos de trabajo contractuales
Las idas y venidas entre los equipos jurídico y empresarial han sido durante mucho tiempo una fuente de fricción en el proceso contractual. Para aliviar la tensión y construir mejores relaciones de trabajo, es esencial fomentar la colaboración en todo el flujo de trabajo contractual.
La transparencia es clave. Al facilitar el acceso a los datos contractuales a todas las partes interesadas, puede ofrecer visibilidad sobre el progreso de las negociaciones contractuales y evitar retrasos innecesarios. Herramientas como Enty le permiten gestionar los procesos relacionados con los contratos de forma más eficiente, creando un entorno inclusivo y colaborativo.
Para agilizar aún más la colaboración, integre las plantillas de contratos con los sistemas existentes utilizados por los equipos empresariales. Por ejemplo, si su organización utiliza Salesforce o Slack para las comunicaciones internas, considere la posibilidad de integrar los flujos de trabajo contractuales en estas plataformas. Al alinear la gestión de contratos con los flujos de trabajo existentes, puede mejorar la eficiencia y garantizar una colaboración fluida entre los equipos jurídicos y empresariales.
Aproveche el poder de los datos contractuales estructurados
Uno de los mayores retos de la gestión de contratos es tratar con datos no estructurados. Los contratos suelen contener información esencial como nombres de las partes, cláusulas, fechas de renovación, etc., pero extraer y utilizar estos datos de forma eficiente puede ser una tarea desalentadora.
Para superar este reto, las organizaciones pueden aprovechar las herramientas de automatización para extraer datos de los contratos existentes. Estas herramientas suelen utilizar algoritmos de aprendizaje automático para identificar y clasificar los datos importantes. Alternativamente, un software de gestión de contratos como Enty permite estructurar y extraer datos a medida que se crean los contratos. Este cambio del procesamiento manual a procesos automatizados basados en datos permite a las organizaciones optimizar la gestión de contratos y garantizar una experiencia más eficiente y transparente para todas las partes implicadas.
Aprovechar la IA para la creación y revisión de contratos
La inteligencia artificial (IA) puede desempeñar un papel importante para que la creación y revisión de contratos sea más eficaz y precisa.
Enty utiliza IA para revisar e incluso generar contratos, aunque también puede beneficiarse de decenas de plantillas que hemos creado junto con abogados profesionales. Al aprovechar la nueva tecnología, las organizaciones pueden agilizar el proceso de creación de contratos, reducir errores y garantizar la coherencia entre varios contratos. Además, las herramientas de revisión de contratos basadas en IA pueden analizar los contratos para detectar posibles riesgos, incoherencias y problemas de cumplimiento, ahorrando tiempo y recursos a los equipos jurídicos.
Al incorporar la IA en el flujo de trabajo de gestión de contratos, puede agilizar los procesos, mejorar la precisión y mejorar la experiencia general del contrato para todas las partes interesadas.
Desarrollar flujos de trabajo contractuales normalizados
La estandarización de los flujos de trabajo contractuales es esencial para garantizar la coherencia de los procesos y minimizar los errores o los cuellos de botella. Al definir pasos, funciones y responsabilidades claros dentro del proceso de gestión de contratos, las organizaciones pueden agilizar las operaciones y mejorar la eficiencia.
Considere la posibilidad de crear flujos de trabajo estandarizados que describan los pasos necesarios desde la creación del contrato hasta su firma y más allá. Esto puede incluir etapas como la redacción del contrato, las revisiones internas, las negociaciones externas y la aprobación final. Al establecer directrices claras y automatizar los pasos del flujo de trabajo, las organizaciones pueden reducir los retrasos, mejorar la colaboración y aumentar la productividad general.
Invierta en un software de gestión de contratos fácil de usar
Para optimizar al máximo el proceso de gestión de contratos, las organizaciones deben invertir en software de calidad que ayude a gestionar el proceso contractual. Plataformas como Enty ofrecen una serie de características y funcionalidades diseñadas para simplificar y agilizar las actividades relacionadas con los contratos. Por ejemplo, puede incluso averiguar qué contrato necesita su empresa y crearlo con unos pocos clics.
El servicio de gestión de contratos Enty ofrece interfaces intuitivas, plantillas personalizables y sólidas funciones de elaboración de informes. No olvide asegurarse de que el software que elija se integra perfectamente con otras herramientas empresariales esenciales, como sistemas CRM o plataformas de gestión de proyectos. Esta integración permite un flujo de trabajo más cohesivo y eficiente, reduciendo la necesidad de introducir datos manualmente y mejorando la precisión de los datos.
Dar prioridad a la seguridad y el cumplimiento
Cuando se trabaja con contratos, la seguridad y el cumplimiento de la normativa deben ser siempre las máximas prioridades. Asegúrese de que su software de gestión de contratos se adhiere a los protocolos de seguridad estándar del sector y sigue las mejores prácticas para la protección de datos. Esto incluye funciones como el cifrado de datos, el almacenamiento seguro y los controles de acceso de los usuarios.
Además, manténgase al día de las normativas pertinentes y de los requisitos de cumplimiento de su sector. Al abordar de forma proactiva las obligaciones legales y reglamentarias, las organizaciones pueden mitigar los riesgos y garantizar que sus procesos contractuales se ajustan a las leyes y directrices aplicables.
Ofrezca sesiones de formación o talleres para familiarizar a los usuarios con el software de gestión de contratos, los flujos de trabajo estándar y las mejores prácticas. Proporcione asistencia y recursos continuos para responder a cualquier pregunta o problema que pueda surgir. Al dotar a los usuarios de los conocimientos y herramientas necesarios, puede garantizar una experiencia de gestión de contratos fluida y satisfactoria.
Evolucionar y adaptarse continuamente
El panorama de la gestión de contratos evoluciona constantemente, impulsado por los avances tecnológicos y los cambios en las necesidades empresariales. Para mantenerse a la vanguardia, las organizaciones deben evolucionar y adaptar continuamente sus procesos de gestión de contratos.
Revise y evalúe periódicamente sus flujos de trabajo, plantillas y soluciones de software. Acepte los comentarios de los usuarios y aproveche los datos para identificar áreas de mejora. Al adoptar una cultura de mejora continua, las organizaciones pueden mejorar sus prácticas de gestión de contratos y ofrecer una mejor experiencia a todas las partes interesadas.
Fomentar una cultura contractual centrada en el ser humano
En última instancia, crear contratos respetuosos con las personas no consiste solo en optimizar los procesos o aprovechar la tecnología, sino en fomentar una cultura contractual centrada en las personas. Esto implica reconocer la importancia de los contratos como puntos de contacto cruciales en las relaciones comerciales y dar prioridad a las necesidades y experiencias de todas las partes implicadas.
Al adoptar un enfoque centrado en el usuario, simplificar el lenguaje y adoptar la transparencia y la colaboración, las organizaciones pueden crear contratos que mejoren la comprensión, generen confianza y fomenten relaciones empresariales más sólidas. Recuerde que los contratos no son solo documentos legales: son poderosas herramientas para una comunicación y una gestión de las relaciones eficaces.
Últimas reflexiones
Crear contratos legales adaptados a las personas es esencial para mejorar la experiencia contractual de todas las partes implicadas. Adoptando la brevedad y la claridad, adaptando las plantillas para una comunicación eficaz y empleando otras estrategias descritas en este artículo, puede transformar los procesos de gestión de contratos de una organización en muy poco tiempo.
Agilice el proceso contractual, mejore la colaboración, reduzca los riesgos y establezca relaciones más sólidas y productivas con clientes, proveedores y empleados. Es hora de revolucionar la forma en que se crean y gestionan los contratos: ¡Enty tiene todo lo necesario para hacer realidad contratos más eficaces!
