Qué es la nómina y cómo gestionarla eficazmente
Cuando se piensa en RRHH, lo primero que puede venir a la mente es la contratación. De hecho, RRHH consiste en buscar, formar, contratar a futuros empleados y legitimar las relaciones con ellos. Y las nóminas son quizá el proceso más complejo relacionado con los RRHH. Hoy abordaremos la importancia de las nóminas para cada empresa en todos los países.
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¿Qué es la nómina?
La nómina es el proceso de cálculo, formalización y pago de los salarios de los empleados. Comienza con el seguimiento de las horas de trabajo y el recuento del salario neto, y termina con la declaración de impuestos.
Conseguir una nómina de calidad es una tarea compleja. Muchas empresas experimentan dificultades para lograr una función de nóminas coherente (al menos en algún momento). Según la Asociación Americana de Nóminas, la tasa de error en las nóminas se sitúa entre el 1-8% en las empresas que gestionan las nóminas de forma tradicional. Esto significa que, al hacer las nóminas manualmente, su empresa va a perder miles de euros al año, incluso considerando una tasa de error mínima.
La razón principal son las diversas normas y reglamentos. Cada empresa, independientemente de su ubicación y tamaño, dispone de personal y, por tanto, está obligada a gestionar las nóminas por ley.
La nómina es el núcleo de los RRHH de la empresa, de los procesos contables y de la gestión administrativa en su conjunto. Para cumplir la normativa y evitar errores, una empresa debe prestar la máxima atención a las nóminas.
Partes fundamentales de la nómina
Un informe de nóminas es un documento clave en la gestión de nóminas. Este informe consta de varios datos. El informe de nóminas refleja información legal sobre una empresa y un determinado empleado: nombres, direcciones, datos de contacto, etc. Además, se destacan los periodos de pago y el número de horas trabajadas por un empleado. Asimismo, el informe de nóminas indica información sobre la cantidad bruta y neta pagada, que incluye: pagos regulares, bonificaciones y reembolsos varios.
Casilla de verificación: Gestión manual de nóminas
Recopilar información sobre la legislación laboral pertinente y la fiscalidad de las nóminas.
Pregunta a tu contable o explora fuentes en Internet sobre el proceso de gestión de nóminas. Determina cuándo estarás obligado a pagar los salarios, qué impuestos tendrás que pagar en tu país y cómo establecer correctamente el proceso de gestión de nóminas.
Establezca su calendario de nóminas
Basándose en la información obtenida en el paso anterior, establezca su calendario de nóminas. Determina cuándo cobrarán tus empleados: semanal, quincenal o mensualmente. A continuación, decida cuántas nóminas recibirá cada empleado al año: 12, 26 o 52, según corresponda. Tenga en cuenta que cuanto más cortos sean los periodos de pago, más complejo será el proceso de nómina, especialmente para las grandes empresas. Por eso aconsejamos utilizar pagos mensuales.
Calcule el salario de sus empleados
Los datos anteriores le permitirán calcular el salario neto de sus empleados. Para esta tarea, puedes utilizar las calculadoras de salario neto de tu país que puedes buscar fácilmente en Google (para la empresa estonia puedes utilizar nuestra Calculadora de impuestos sociales y salarios de Estonia).
Mantener todos los datos de las nóminas organizados y correctamente almacenados
Nunca se sabe cuándo se va a necesitar información antigua, y no es sólo una obligación gubernamental, sino también de sentido común. Por eso le aconsejamos que explore los requisitos relativos a los datos de las nóminas.
Fórmulas de retribución bruta y neta
Salariobruto = Salario por hora x Total de horas trabajadas en el periodo + Reembolsos + Primas + Pagos únicos
Salario neto = Salario bruto - Todas las retenciones y deducciones fiscales
Puntos débiles de la nómina
Errores costosos
Las estadísticas mundiales indican que las nóminas son el proceso administrativo más complicado para la mayoría de las empresas. Por ejemplo, según The Workforce Institute, el 49% de los empleados empezaría a buscar un nuevo empleo tras dos problemas con su nómina. Incluso un pequeño error en las nóminas puede afectar al bienestar de los empleados y, en última instancia, a su eficacia en el lugar de trabajo. Todo el mundo quiere que el salario se pague a tiempo, por lo que es de vital importancia para los empresarios que el proceso de nóminas sea absolutamente preciso.
Legislación diversa
En lo que respecta a las nóminas, existen autoridades federales y locales con diversas normas específicas para cada país y sanciones graves. Además, la legislación laboral europea es bastante intrincada, por lo que es bastante difícil estar al día de la ley permanentemente. Así pues, los departamentos jurídicos y de RRHH se ven atrapados en medio y tienen que cumplir todos los requisitos a diferentes niveles.
Proceso largo
Otra complejidad de las nóminas es que suponen una gran pérdida de tiempo para el departamento de RRHH y una de las operaciones más caras para una empresa. La fuente muestra que un equipo medio de RRHH dedica el 35% del tiempo a las nóminas y la corrección de errores. La tercera parte de las horas de trabajo de RR.HH. se dedica a este abrumador proceso que ahora puede externalizarse fácilmente y automatizarse en gran medida.
Diversos tipos de trabajadores por cuenta ajena y fiscalidad compleja
En la era moderna, su equipo puede estar formado no solo por empleados fijos, sino también por diferentes contratistas (nómadas digitales, autónomos). Otro obstáculo importante, específicamente para las empresas de TI, es que muchas empresas están ahora distribuidas y operan a distancia. Por lo tanto, las empresas deben encontrar la manera de trabajar con no ciudadanos y cumplir las normas en todo momento. Es fácil perderse en diferentes tipos impositivos y normas que se aplican a empleados que pueden realizar las mismas tareas. Todo lo anterior se reflejará seguramente en el proceso de gestión de nóminas y se convertirá en un quebradero de cabeza más con el que tendrá que lidiar su departamento de RRHH.
Cambios constantes en los componentes de la nómina
Otro reto es que la tarifa salarial, los impuestos y las deducciones de cada trabajador cambian constantemente. Esto significa que no puede calcular la nómina una vez y volver a utilizar los mismos datos. Es probable que sus empleados se vayan inesperadamente de vacaciones, de baja por enfermedad o por paternidad, que cambien el número de horas de trabajo o que reciban una paga extraordinaria: todo esto requiere una formalización. Todo lo anterior se refleja permanentemente en la nómina: es un proceso interminable y extremadamente laborioso.
Diversas fuentes de datos
Como marcamos anteriormente, para procesar la nómina manualmente, tendrá que agregar una enorme cantidad de datos de diferentes fuentes. Tendrá que comprobar la validez de la legislación laboral, actualizar los datos de sus empleados, realizar un seguimiento de las horas de trabajo, calcular el salario neto y mucho más. Y tendrá que visitar docenas de fuentes de información y dedicar valiosas horas a preparar la nómina: aquí no hay automatización, simplificación ni integración.
Cómo automatizar el proceso de cálculo de nóminas
Como era de esperar, casi todas las empresas gestionan sus nóminas manualmente. Como afirma Deloitte, sólo el 6% de las empresas ya ha empezado a utilizar la automatización en sus procesos de nóminas. La gestión manual de las nóminas es una operación muy arriesgada: un software automatizado calculará todos los pagos y se encargará de todos los impuestos con mayor precisión. Este es el ámbito en el que un error puede acarrear fuertes multas.
Sólo podrá beneficiarse de la automatización si el mayor número posible de procesos empresariales se racionaliza y unifica en un único lugar. No es eficiente tener docenas de soluciones de software para cada operación sin ningún rastro de integración. En el caso de las nóminas, deben fusionarse estrechamente con el proceso contable para simplificar y acelerar la elaboración de informes y, en última instancia, ahorrar tiempo para lo que más importa.
Nuestro panel de control le ayudará con los procesos de RRHH. Por ahora, nuestra solución le permite gestionar la contabilidad, las operaciones bancarias, las nóminas y utilizar docenas de otros servicios gubernamentales en Estonia, todo bajo una única suscripción y en el perfil de una empresa. Muy pronto lanzaremos nuestra solución de RRHH para empresas estonias que le permitirá olvidarse de todos los retos mencionados en este artículo: no más Excel y cálculos manuales, sólo automatización y una interfaz clara. Mantente al día de nuestros lanzamientos suscribiéndote a nuestro boletín.
Cómo funciona la solución de recursos humanos de Enty
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