Firme documentos en línea de forma rápida y segura: Firma electrónica en Enty
Firmar documentos físicamente es cosa del pasado. Además, hay tantas herramientas modernas que permiten hacerlo en línea que, de hecho, puedes olvidarte de utilizar bolígrafos.
Con esto en mente, Enty se enorgullece de presentar la función de firma electrónica. En este artículo, trataremos las distintas opciones de firma electrónica de la plataforma y cómo pueden utilizarlas tanto los creadores de documentos como los firmantes.
¿Qué es la firma electrónica?
El término se explica por sí mismo: es lo mismo que una firma húmeda real, salvo que es electrónica. En otras palabras, su finalidad es indicar la intención de una persona de aceptar el contenido del documento al que se refiere la firma. Al igual que su homóloga en tinta, la firma electrónica es un concepto jurídico que refleja la intención de quedar vinculado por los términos del documento firmado.
Las firmas electrónicas (o eSignatures) se reconocieron por primera vez en la legislación europea a través de la directiva de firma electrónica en 1999 y se rigen por el eIDAS desde 2016. Estados Unidos le siguió en el año 2000 con la Ley de Firma Electrónica.
Tipos de firma electrónica
Existen tres niveles de firma electrónica, según la definición del Reglamento eIDAS:
Una firma electrónica "simple", como una firma manuscrita escaneada o simplemente su nombre bajo un correo electrónico.
Una firma electrónica avanzada que está vinculada directamente a usted y al documento de forma segura y que hace que todos los cambios posteriores sean detectables mediante certificados y claves criptográficas.
Una firma electrónica cualificada es todo lo anterior, pero sólo puede ser creada por un dispositivo cualificado (como las tarjetas SIM, por ejemplo) y se basa en un certificado cualificado de proveedores que entregan la correspondiente clave privada cifrada.
Aunque hay situaciones en las que las firmas electrónicas simples o avanzadas funcionan mejor, sólo las cualificadas tienen el efecto legal equivalente al de las firmas manuscritas en la UE. En los Países Bajos no hay diferencia legal entre las firmas electrónicas siempre que el método que se utilice sea suficientemente seguro.
También está la cuestión de la firma digital, a veces denominada "sellar un documento", cuya finalidad es totalmente distinta. No es una firma en el sentido jurídico, sino una huella digital única para identificar un documento concreto y verificar su autenticidad en caso de litigio. Ni que decir tiene que no puede haber dos documentos con la misma firma digital.
En la mayoría de los casos, se utilizan al mismo tiempo la firma electrónica y la firma digital para garantizar la legitimidad y el efecto jurídico de un documento.
¿Cuáles son los casos de uso?
Las firmas electrónicas cualificadas se utilizan principalmente para contratos, transacciones, formularios médicos y de seguros, y otros documentos que requieren una prueba concreta de identidad. En la UE incluso es posible firmar así actos legislativos y documentos judiciales.
Bueno, nada puede sustituir al viejo lápiz y papel, ¿verdad?
Si te gusta el olor de la tinta en las yemas de los dedos, en absoluto. Pero por lo demás, en realidad es un cambio bastante agradable que supera a la forma tradicional en varios aspectos. Además de ser legalmente vinculantes, son instantáneos, fácilmente accesibles y respetuosos con el medio ambiente. Se acabó esperar a que llegue el correo o dejarlo en la oficina; se acabaron las impresoras y los faxes, por el amor de Dios. Y se acabaron los bolígrafos.
Otra ventaja importante de la firma electrónica es la seguridad. Con suficiente práctica, incluso las firmas manuscritas más complicadas pueden reproducirse lo suficientemente bien como para parecer indistinguibles al ojo medio. Mientras tanto, es imposible falsificar una firma electrónica cualificada porque la sofisticación de los algoritmos que la protegen supera su autenticidad.
Las firmas electrónicas pueden rastrearse, especialmente si se han realizado utilizando una herramienta en línea. También suelen ser mucho más fáciles de verificar que las firmas manuscritas.
Firma electrónica en Enty: Tipos de firma electrónica
Tenga en cuenta que los tipos de firma electrónica mencionados en esta sección no son los mismos que los tipos de firma electrónica definidos por el reglamento eIDAS.
Las firmas electrónicas en Enty se dividen principalmente en 2 grandes categorías:
Firma simple: en este caso, tendrá que verificar su identidad utilizando su número de móvil o su dirección de correo electrónico. Es rápida y fácil de usar, sin embargo no tiene la misma seguridad y fuerza legal que la avanzada;
Firma avanzada: el tipo avanzado requiere que verifiques tu identidad mediante uno de los documentos emitidos por el gobierno (tu DNI en la mayoría de los casos). Pero es el tipo de firma más seguro y puedes utilizarlo judicialmente.
¿Es seguro el e-sign?
Sí. La solución de firma electrónica de Enty es segura y legalmente vinculante. Proporcionamos certificados con cada firma electrónica que verifican la legitimidad de un documento.
¿Es gratis?
Sí, la firma electrónica simple está incluida en todas las suscripciones, y no cobramos ningún pago adicional. Las firmas electrónicas complejas están incluidas en nuestros planes de pago.
¿Qué tipo de firma electrónica debo elegir?
Le aconsejamos que elija un tipo avanzado; es el tipo de firma más seguro y puede utilizarlo ante un tribunal. Sin embargo, la firma simple también se utiliza en muchos casos, por ejemplo, cuando llevas mucho tiempo trabajando con el cliente y confías en él.
Métodos de firma electrónica en Enty
Vamos a ver cómo puedes firmar electrónicamente documentos en Enty.
Así, una vez que hayas creado un contrato en Enty, podrás firmarlo electrónicamente haciendo clic en el botón "Firmar electrónicamente", como se muestra a continuación.
Después de hacer clic en el botón "Firma electrónica", tendrá que elegir uno de los métodos para autenticar su firma electrónica. En primer lugar, tendrá que elegir un país. Puede basarse en su nacionalidad, ubicación o jurisdicción en la que opera su empresa.
Puede elegir el método de autenticación en función del tipo de documentos que pueda proporcionar o quizás si ya dispone de una firma electrónica.
Veamos ahora las formas más populares de crear una firma electrónica en Enty.
Firma electrónica avanzada en Enty
Residencia electrónica estonia o Smart-ID: la mejor opción para las empresas estonias
Si tiene una empresa estonia, probablemente sea inútil recordarle qué es la residencia electrónica. Otra ventaja de este documento de identidad es que también puede utilizarlo para crear una firma electrónica.
Recomendamos encarecidamente utilizar este método para las empresas estonias. Como e-residente, todo lo que tiene que hacer es insertar su DNI digital utilizando su lector de tarjetas USB, cargar los documentos y firmarlos digitalmente utilizando su PIN2 seguro. A continuación, el paquete de documentos firmado se prepara para su envío por correo electrónico a los destinatarios previstos.
DigiD, iDIN: la opción más fácil para las empresas neerlandesas
Las empresas neerlandesas pueden firmar fácilmente documentos electrónicos con la ayuda del servicio iDIN de los bancos, y los clientes pueden utilizar los procedimientos de inicio de sesión seguros y fiables de su propio banco para conectarse a otras organizaciones:
Identifíquese
inicio de sesión
Confirmar la edad
Firmar
Todo lo que tiene que hacer es iniciar sesión en su perfil DigiD y tener una firma preparada.
Verifai
Verifai simplifica la captura de datos de un documento de identidad, la comprobación de la autenticidad del documento y la comprobación de la propiedad del documento, de modo que los clientes son verificados en un abrir y cerrar de ojos.
Este método es compatible con la mayoría de los países. Todo lo que tiene que hacer es escanear su documento de identidad y hacerse un selfie para verificar su identidad.
Evrotrust
Evrotrust es una firma electrónica reconocida que se emite a distancia y es gratuita para el usuario final. Puede utilizarse en cualquier momento y lugar para firmar documentos digitales a través del teléfono móvil.
Este método sólo admite documentos de identidad expedidos dentro de la UE. Todo lo que tiene que hacer es escanear su DNI y hacerse un selfie para verificar su identidad.
Firma D-Trust
Sign-me es una solución integral basada en web para firmas remotas. Permite crear una firma reconocida. La firma se aprueba con un smsTAN o una app. La aplicación sign-me 2FA cumple los más altos requisitos de protección e integridad gracias a la autenticación de dos factores basada en push y a las avanzadas tecnologías de seguridad móvil.
Este método sólo admite documentos de identidad expedidos dentro de la UE.
Otros métodos de firma electrónica
Firma electrónica sencilla en Enty
Las firmas electrónicas simples pueden crearse mediante una simple verificación por correo electrónico/SMS o utilizando su cuenta de Google. Este tipo de firma electrónica es la forma más sencilla y rápida de firmar electrónicamente un documento.
¿Qué debe hacer mi contraparte para firmar un documento?
Una segunda parte no necesitará registrarse en Enty ni adquirir nuestra suscripción. Al facilitar la información de la contraparte, tendrás que proporcionar su correo electrónico o número de teléfono. Esta información se utilizará para enviar una invitación para firmar un documento. Una vez que haya firmado un documento, podrá cambiar su dirección de correo electrónico y el contenido de la carta que Enty le envíe.
Así es como se ve desde el lado de la contraparte
Después de que firmen un documento, recibirás una notificación por correo electrónico. Ahora el documento está listo para usar. Se almacena en Enty y puedes utilizarlo siempre que lo necesites.
Eso es todo, ahora puedes firmar fácilmente documentos electrónicos en la plataforma. No dudes en contactar con nuestro equipo si tienes alguna pregunta, ¡y empieza a usar Enty hoy mismo!
