Cómo enviar una factura: pasos sencillos para facturar a los clientes
Imagínese que las facturas tuvieran un botón de "Por favor, págueme"... Alerta de spoiler: ¡prácticamente pueden! Cuando mucha gente piensa en cómo facturar, simplemente lo considera una función útil que se realiza con regularidad. Sin embargo, el objetivo de enviar una factura no es sólo solicitar el pago, sino también hacer que el proceso de recepción del dinero sea lo más rápido y eficaz posible. De hecho, existe un botón de pago que aparece directamente en algunas facturas enviadas con Enty. Si piensas así, es hora de que cambies por completo tu punto de vista sobre el envío de facturas. En esta guía, describiremos cómo crear facturas de tal manera que no sólo soliciten el pago, sino que también lo reciban. Así que no espere más: mejore su eficacia, elimine tensiones y consiga resultados tangibles. ¿Listo para enviar sus facturas, ahorrar tiempo, reducir el estrés e impulsar el flujo de caja?
Preparación de la factura
Para emitir una factura con eficacia, hay que elaborar un documento eficaz y práctico que incorpore todos los requisitos necesarios. Crear un documento de este tipo es esencial no sólo porque mejorará las posibilidades de recibir el pago a tiempo, sino, lo que es más importante, porque ayudará a mantener la profesionalidad. A continuación le explicamos cómo preparar un documento de este tipo.
Incluya toda la información necesaria
Su procedimiento de cobro durante la fase de facturación debe tener el máximo potencial de minimización del tiempo. Para empezar a enviar una factura o solicitar pagos, hay que facilitar por adelantado toda la información necesaria. Por ejemplo, proporcionar el membrete de la empresa firmado en la parte superior de la página que contenga su nombre y contacto, un logotipo, la dirección, el teléfono y el correo electrónico. Esta información ayudará a los clientes a reconocerte rápidamente y a hacer un seguimiento con preguntas si las hay.
A continuación, procede a dar los datos del cliente, que son el nombre de la empresa y la persona de contacto que se ocupa de tu cuenta, así como la dirección de facturación. Asegúrate de crear un número de factura e indicar con conocimiento de causa la fecha en que la enviaste.
Haz una lista exhaustiva de los servicios prestados o del producto o servicio vendido de la mejor manera. Evita los por favor, y haz declaraciones sobre por qué estás emitiendo un cargo, ya sea por un proyecto específico o por el tiempo dedicado a trabajar en el proyecto. Por ejemplo, en lugar de decir "diseño" diga "diseño de sitio web estático de tres páginas para departamento de artículos deportivos".
Utilice un diseño claro y organizado
Una factura que no sea complicada y tenga toda la información en una sola zona facilita las cosas a los clientes. Cree un cuadro con la descripción del servicio, la cantidad u horas trabajadas, la tarifa y el subtotal de los costes incurridos. La adopción de esta estructura clara evita confusiones y permite reducir las posibilidades de retrasos en la tramitación de los pagos.
Deduce todos los impuestos cuando sea necesario e indica el importe del saldo y la fecha en que debe efectuarse el pago. Detalla en tus instrucciones de pago los métodos de pago utilizados y si hay retrasos en el pago o comisiones bancarias. Esta información ayuda a aclarar las cosas en lo que respecta a las expectativas y promueve el pago al día.
Añada sus elementos de marca
La factura debe ser llamativa y armonizar con el resto de materiales utilizados por la empresa, ya que constituye parte de su branding. Utilice el logotipo de su empresa, los colores de la marca y los tipos de letra seleccionados para reforzar su imagen de marca. Esta atención al detalle demuestra su preocupación por la profesionalidad en todos los ámbitos empresariales.
Elegir el método de facturación adecuado
¿Era evidente la relevancia de este factor determinante en el proceso de facturación? Puede que tenga uno o varios objetivos a la hora de facturar a su cliente. Por ejemplo, puede que desee cobrar su producto o servicio a tiempo, o minimizar el tiempo necesario para facturar a los clientes.
Software de facturación en línea
Optar por un software de facturación online ayuda a simplificar la facturación de manera significativa. Algunas de las funciones automatizadas incluyen el seguimiento de los pagos, el servicio de recordatorio por parte de la plataforma y el uso de plantillas ya hechas. Otros programas ofrecen asistencia en la contabilidad, lo que facilita la supervisión de las operaciones. Además, la facturación en línea a alguien a través de Enty permite a los clientes pagar inmediatamente, reduciendo el intervalo antes de la finalización.
Una información clara es esencial para cobrar con prontitud. El sistema de facturación de Enty permite personalizar los campos e incluir detalles relevantes para cada cliente. Con plantillas de factura personalizadas, se refuerza la identidad de su marca al tiempo que se garantiza que cada factura sea clara, completa y profesional.
Facturas por correo electrónico
En principio, la facturación por correo electrónico debería ser sencilla. Muchas empresas han adoptado este método. Todo ello ahorra tiempo. Los empleados de la empresa pueden preparar facturas profesionales, guardarlas como PDF y enviarlas como archivos adjuntos a correos electrónicos, que luego introducen. Esto facilita increíblemente el seguimiento. Sin embargo, de vez en cuando un correo electrónico de factura puede caer en las bandejas de spam, así que tenga cuidado y NO haga la vista gorda si no recibe respuesta. Haga un seguimiento.
Correo tradicional
En la actualidad, este tipo de facturación se utiliza menos, pero otras empresas siguen optando por enviar facturas en papel a través del servicio postal. Este método tiene sus ventajas y es adecuado para los clientes que necesitan copias físicas de los documentos o cuando hay problemas de ancho de banda. Por el contrario, hay que tener más en cuenta que la impresión, el franqueo y la entrega suponen un coste y un tiempo adicionales.
Facturas electrónicas
Las facturas electrónicas o e-facturas son archivos electrónicos formateados que pueden ser procesados automáticamente por un software de facturación especializado. Esta opción de facturación es bastante favorable hoy en día, especialmente en las relaciones B2B. Enviar la factura de esta forma ayuda, por ejemplo, a reducir las posibilidades de error, a acortar el tiempo de procesamiento de las facturas y, en general, a optimizar todo el ciclo de facturación.
Información clave que debe incluirse en la factura
Es aconsejable enviar una factura junto con los documentos justificativos del pago. Empiece marcando claramente ese documento concreto como "Factura". Esto permite a tu cliente entender el documento de un vistazo.
La información de tu empresa, como el nombre y el contacto de la empresa, la dirección, el número de teléfono y de factura y el correo electrónico, debe ser fácil de encontrar. Si tienes un logotipo, adjúntalo para que se reconozca tu marca. A continuación, facilita los datos de tu cliente, que incluyen el nombre de la empresa, la dirección a la que enviar la factura y la persona de contacto.
Desarrolle un sistema para asignar un número de factura correcto, cada una con una secuencia única de números, de modo que cada documento pueda ser firmado por una persona diferente. Esto le permitirá a usted y a su cliente cruzar las referencias de la transacción concreta en el futuro y cobrar más fácilmente. Otros datos que es necesario facilitar son la fecha de la factura. Esto es necesario para emitir facturas y predecir lo que suele ocurrir con la gestión del dinero.
Siéntese y escriba sus condiciones de pago, la fecha de vencimiento de la factura, las bonificaciones por pagar pronto, las penalizaciones por retrasarse y los métodos que se pueden utilizar para pagar. Esto reduce la confusión y aumenta la probabilidad de recibir los pagos a tiempo.
Indique qué producto o servicio se factura. Indique también su descripción, la cantidad o las horas empleadas en cada artículo, el precio por cada artículo y el coste total de cada artículo. Esto reduce los malentendidos y posiblemente diferentes conflictos.
Cuente primero el subtotal sin impuestos ni otros cargos incidentales. Siga con cualquier cantidad de impuestos por ventas, valor añadido, cualquier gasto de envío o descuento si lo hubiera. Por último, incluya la cantidad a pagar junto con todos los detalles, que es la cantidad bruta que le debe su cliente.
También puede incluir una sección de notas que puede incluir agradecimientos, recordatorios o información adicional. Si añade todos estos aspectos significativos, conseguirá una factura convincente que facilitará el proceso de trabajo y le permitirá recibir los pagos a tiempo.
Cómo enviar una factura por correo electrónico
Para aquellos que se preguntan por qué o cómo enviar una factura por correo electrónico - esto se hace a menudo para facilitar la obtención de los pagos por los bienes y servicios se prestaron. Siga estas directrices para evitar retrasos en la recepción y tramitación de su factura por correo electrónico.
Escriba un asunto conciso
El asunto del correo electrónico debe indicar claramente que se trata de una factura e incluir los detalles pertinentes. Por ejemplo, "Factura nº 1234 para [nombre de tu empresa]" o "Factura nº 1234 con vencimiento en [fecha]". Una línea de asunto clara ayuda al cliente a identificar rápidamente el propósito de la factura y a priorizarla en consecuencia.
Redactar un mensaje de correo electrónico educado y claro
Cuando elabore su correo electrónico de facturación, empiece con un saludo amistoso y exprese su gratitud por el negocio del cliente. Por ejemplo, si envías el correo electrónico de la factura sobre facturación, explica cuánto se debe y la fecha de vencimiento del pago, y sé breve y profesional. Mantenga un lenguaje sencillo y responda específicamente a las preguntas formuladas. Sé educado, pero no dejes lugar a temas innecesarios en la conversación.
Utilizar una dirección de correo electrónico profesional
Sin embargo, las cosas no acaban con tener un asunto pegadizo. Si quieres mantener una imagen profesional y ganarte la confianza de tus clientes, es aconsejable que utilices una dirección de correo electrónico comercial cuando emitas facturas. No emita facturas a través de cuentas de correo electrónico como "[email protected]", sino abra una dirección de correo electrónico relacionada con su dominio, por ejemplo, "[email protected]". De este modo, aumentará la credibilidad de sus mensajes y evitará que los clientes tengan dudas sobre la autenticidad de su empresa.
Asegúrese de que la factura sea fácilmente accesible
Cuando envíe facturas, no olvide que una de las formas más adecuadas de enviar una factura es como documento PDF. Este formato es apto para todos los dispositivos y clientes de correo electrónico y ayuda a mantener el formato original de la factura. Además, para mayor comodidad, puede ser útil que los clientes faciliten los saldos pendientes totales y otros detalles pertinentes en los correos electrónicos. Esto evitará tener que revisar correos electrónicos y archivos adjuntos para obtener las cifras clave que no son difíciles de recordar.
Cumplir todas las directrices ayuda a que los procedimientos de facturación sean eficaces y garantiza que los pagos se reciban a tiempo. Asegúrese de que sus interacciones sean profesionales y de que sus clientes no tengan problemas para pagarle.
Utilización de programas o plataformas de facturación
Los procesos de facturación en las empresas han cambiado radicalmente gracias al software de facturación. Es una función útil que también le ayudará a reducir el tiempo necesario para completar sus procesos de facturación e incluso los errores. Con el software de facturación adecuado, la facturación se realiza sin problemas, las facturas periódicas son fáciles de configurar y los cobros se pueden seguir fácilmente.
La gestión de la facturación, que es uno de los principales procesos en cualquier empresa, se hace más organizada y estructurada a través del software de facturación. En lugar de dedicar horas a la tediosa introducción manual de datos, se pueden preparar y distribuir facturas sin esfuerzo en cuestión de minutos. La mayoría de las plataformas tienen una gama de plantillas que permiten a los usuarios cargar el logotipo de su empresa y estrategias de marca para mejorar la apariencia profesional.
Un buen software de facturación también ofrece funciones complementarias de informes y análisis. Gracias a estas funciones, podrá comprender mejor las finanzas de su pequeña empresa. Se puede hacer un seguimiento de los ingresos obtenidos, los pagos recibidos, los clientes más y menos rentables y los servicios prestados a la empresa. Esa información le ayudará a elaborar estrategias para el crecimiento de su negocio.
Una de estas plataformas es Enty, un completo conjunto de herramientas que comienza con las finanzas o la facturación y termina con la creación de contratos: todo lo que necesitas para estar al tanto de tu back-office. Con Enty, la facturación se convierte en una parte integral de las operaciones de su empresa. Le permite crear y enviar facturas de marca en cuestión de minutos, configurar recordatorios de pago automáticos y realizar un seguimiento de los pagos, todo desde un mismo lugar. La plataforma de Enty va más allá de lo básico, ofreciendo múltiples formas de enviar una factura, opciones de personalización intuitivas que te permiten añadir el logotipo de tu empresa, elegir métodos de pago para cobrar e incluso programar facturas recurrentes para clientes habituales. Para cualquier pequeña empresa que busque ahorrar tiempo y aumentar el flujo de caja, las herramientas de facturación de Enty ofrecen una solución sencilla y eficaz para cobrar y mejorar tanto la profesionalidad como la rentabilidad.
Buenas prácticas para el pago puntual
No basta con que emita una factura; debe hacer un seguimiento con las medidas adecuadas diseñadas para garantizar que le paguen a tiempo. Estas son algunas de las prácticas más adecuadas para conseguir que los clientes paguen sus facturas a tiempo.
Ofrecer múltiples opciones de pago
Disponer de diferentes métodos de pago simplifica a los clientes la liquidación rápida de sus facturas. Esto puede incluir tarjetas de crédito, transferencias bancarias, PayPal y otros monederos digitales. Al ser flexible, elimina cualquier motivo que pueda causar un retraso en los pagos. Esto no sólo ayuda a avanzar en el flujo de caja, sino que también mejora la satisfacción del cliente.
Considerar incentivos por pronto pago
Cuando se ofrecen descuentos por pronto pago, también se realizan pagos puntuales. Por ejemplo, se puede fomentar el pago puntual ofreciendo un descuento del 2% si el pago se realiza en un plazo de diez días. Esta estrategia puede aumentar el flujo de caja y reducir aún más el tiempo de persecución de todos los clientes. Asegúrese, no obstante, de que el descuento ofrecido no comprometa el margen de beneficios de una factura con un gran margen.
Establezca recordatorios de pago automáticos
Esta idea funcionaría muy bien con respecto al problema que se ha esbozado: hay más posibilidades de que los pagos se reciban íntegramente a tiempo, mediante recordatorios automáticos. Éstos deberían enviarse unos días antes de la fecha de vencimiento del pago, ese mismo día y un par más si aún no se ha efectuado el pago. Estos recordatorios de pago periódicos ayudan a que los clientes se acuerden de la factura y no tengan que molestarse con un recordatorio manual.
Numere las facturas secuencialmente
Sus facturas deben estar equipadas con un número de factura independiente y constante. Esto facilita el seguimiento de los pagos y el orden en los informes. Además, te hace más profesional y creíble, lo que podría ser una ventaja en caso de cualquier auditoría. Utilice cualquier número de factura para empezar, pero el resto deben considerarse lógicamente en el mismo orden cronológico.
Consejo profesional: ¿Quieres saber más sobre cómo gestionar un número de factura complicado? Consulta esta guía.
Seguimiento tras el envío de la factura
Una vez enviado el recibo de una factura, la responsabilidad no recae únicamente en el cliente. El aspecto más significativo es que el seguimiento con los clientes en relación con las facturas es esencial para asegurarse de que los pagos se realizan a tiempo y de que el flujo de caja en las pequeñas empresas se mantiene dentro de unos límites saludables. Así es como se revitaliza el procedimiento de seguimiento.
Establezca recordatorios de facturas impagadas
Para mantener las estanterías de facturas no escritas, desarrolle un formato unificado de registro de las que aún no se han escrito. También bastaría con programar una serie de controles para marcar con un círculo las fechas de vencimiento de las facturas. Utilice una columna de pagos para esperar a ver si se ha efectuado un pago con respecto a una fecha establecida. Por último, envíese una alerta para ver en qué punto se encuentra un pago. Esta es una mejor manera que puede permitir la pronta resolución de posibles amenazas y permitir a la empresa cobrar antes de que las facturas estén muy atrasadas.
Planifique con antelación el seguimiento de las facturas impagadas. Un par de días antes de que venza el plazo, envíe un recordatorio amable del próximo vencimiento de la factura. Una vez vencida la fecha de vencimiento y si la factura no se ha pagado, no dudes en ponerte en contacto amablemente por correo electrónico o por teléfono. Recuerde mencionar todos los datos importantes, como los detalles de la factura relativos a su número y al importe del pago. Poco a poco, puede que tengas que aumentar la frecuencia de los recordatorios y la agresividad del tono a medida que pase el tiempo.
Cuando se emita una factura, asegúrate de comprobar siempre su estado: si sigue emitida, si se ha realizado un pago parcial o si no se ha realizado ningún pago y está vencida. Te ayudará a centrarte en el próximo cobrador y en la mejor manera de tratar con él. El estado de los pagos te ahorra tiempo, ya que el software de facturación actualiza el estado de los pagos automáticamente.
La utilización de estas estrategias puede contribuir en gran medida a garantizar que los pagos se realicen a tiempo sin alienar a los clientes. El aspecto más crucial a la hora de conseguir pagos es el seguimiento y el momento oportuno para enviar la factura. El seguimiento es más una cuestión de coherencia y profesionalidad. Y también de paciencia.
Reflexiones finales
Desde la marca de su factura hasta los métodos de pago que ofrece, todos los aspectos de la facturación contribuyen a una experiencia de pago más fluida y fiable. Si es capaz de asimilar con éxito estas especificidades del negocio y dominar el arte de enviar una factura, es probable que su estructura organizativa sea avanzada y reciba flujos de caja constantes, así como relaciones sólidas con los clientes. En cualquier caso, las recomendaciones contenidas en esta breve guía le ayudarán a avanzar en la dirección correcta. No se trata sólo de realizar el trabajo de enviar la factura, estas recomendaciones también servirán para reforzar su posición y mejorar su rentabilidad. No dejes que tus facturas languidezcan más, actúa ahora con el software de facturación Enty y verás una gran diferencia en tu rentabilidad.
