Cómo empezar a controlar los gastos de la empresa como un profesional
¿Qué tienen en común los superhéroes y los empresarios expertos? Ambos necesitan un arma secreta para superar sus retos.
En el caso de los empresarios, el secreto que necesitan es saber llevar un registro de sus gastos. Esto ayuda a evitar las trampas de la gestión financiera, ya que ahora estás armado con los conocimientos necesarios. Cualquier otro empresario estaría listo para ponerse la capa y empezar a gestionar sus presupuestos. Esta guía le ayudará a controlar los gastos como un profesional y le convertirá en el superhéroe financiero que su empresa desea ser. Descubrirá cómo gestionar correctamente sus movimientos de tesorería desde la base, optimizar el papeleo y convertir cada papel en un activo que merezca la pena. Inculcar en uno mismo el conocimiento de la buena historia a la grisura, la sensación de ser un individuo es suya.
Fundamentos del seguimiento de los gastos empresariales
Documentar los gastos de la empresa y de sus propietarios es muy importante para garantizar que se rinden cuentas de los recursos utilizados y para que el propietario pueda tomar decisiones con conocimiento de causa. Veamos primero el asunto y las cosas sencillas que hay que saber para gestionar las finanzas de una pequeña empresa como es debido.
Los gastos empresariales son los costes en los que se incurre en el transcurso normal de la gestión de la empresa. Esto incluye elementos como la compra de material de oficina y servicios jurídicos. Saber qué se considera un gasto empresarial y cómo utilizarlo correctamente es esencial para tener unas finanzas manejables. En general, lo que es común y obligatorio para el empresario medio para llevar a cabo su negocio puede decirse que son gastos empresariales.
Implicaciones jurídicas y fiscales
La incorporación de determinados principios de gestión de los gastos jurídicos tiene consecuencias y ventajas desde el punto de vista contable. El reconocimiento activo de los gastos permite, por ejemplo, cumplir mínimamente con las obligaciones fiscales. No obstante, hay gastos que no pueden considerarse fiscalmente deducibles y que deben entenderse a efectos de cumplimiento, entre los que se incluyen los gastos personales y los gastos ilegales.
Errores comunes que hay que evitar
En lugar de hacer un seguimiento de todos sus gastos empresariales, muchos propietarios de pequeñas empresas vuelven a caer en trampas populares. Tales son el aplazamiento, la mala categorización y la mezcla de gastos empresariales con gastos personales. Para evitar estos problemas, establezca un sistema de registro inmediato de los gastos, categorícelos de forma adecuada y no mezcle los gastos empresariales con los personales.
Por ello, el seguimiento de los gastos es eficaz para elaborar presupuestos, gestionar el flujo de caja y hacer previsiones financieras sólidas y adecuadas. Les permite analizar el patrón de gasto, comprender dónde se pueden recortar los gastos innecesarios y tomar decisiones financieras basadas en pruebas. El seguimiento sistemático de los gastos también reduce el esfuerzo necesario a final de año para preparar las declaraciones fiscales, lo que puede ser beneficioso si se pretende obtener financiación de acreedores o inversores.
Establecer una base sólida para el seguimiento de los gastos
Para empezar con el seguimiento de los gastos de la empresa hay que establecer un comienzo sólido. Esto significa elegir los instrumentos correctos y la organización de los procesos que le ahorrarán tiempo y nervios más adelante. Veamos los aspectos clave de cómo iniciarse correctamente en este proceso para no cometer errores innecesarios.
Selección de programas de contabilidad
Es esencial seleccionar el software de contabilidad adecuado que facilite el seguimiento de todos los gastos. La respuesta está en encontrar una solución que se combine con otras herramientas disponibles en su empresa y que tenga funciones que serán importantes para su negocio. Una de estas herramientas es Enty y su servicio Finanzas, que te ayuda a tenerlo todo en un mismo sitio, desde el informe de gastos hasta la gestión de recibos, agilizando y reduciendo los errores en la contabilidad. Pero, ¿qué es aún mejor? Todo lo que tendrá que hacer es proporcionarnos un enlace a su sitio web, y nosotros nos encargamos de la construcción de su cuadro de mandos en un abrir y cerrar de ojos.
Pero eso no es todo: Enty también permite la firma electrónica para agilizar el proceso de aprobación de la documentación, las facturas se preparan individualmente para adaptarse a las particularidades de la empresa en el momento oportuno e incluso ofrece un contable personal. Como solución de referencia para la eficiencia, Enty se ocupa de mucho más que de los gastos de su empresa; en su lugar, gestiona todos los procesos administrativos, permitiéndole centrarse en lo que realmente importa: hacer crecer su negocio. No se pierda la solución que mejor se adapta a las necesidades de su empresa.
Abrir una cuenta bancaria de empresa
La premisa fundamental a la hora de organizar las finanzas de una empresa es crear una cuenta bancaria dedicada al negocio. Esta delimitación entre gastos personales y empresariales es necesaria para un mecanismo contable adecuado, así como para el sistema fiscal. Una cuenta comercial también ayuda a tener una imagen más sólida de las actividades en cuestión: el movimiento de efectivo y, por tanto, los estados financieros. Además, aporta un factor adicional de formalidad a la hora de interactuar con clientes y proveedores.
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Establecer categorías de gastos
Crear categorías específicas de gastos es muy importante para hacer un seguimiento de las salidas de dinero. Toda empresa tiene unos cuantos tipos básicos de gastos, como salarios, gastos de oficina, gastos de marketing y viajes, que deben enumerarse en primer lugar. A continuación, cree estas categorías en su sistema contable. La ventaja de este orden es que podrás presupuestar con mayor precisión, hacer un seguimiento de cualquier patrón inusual en tus gastos y tomar decisiones racionales sobre algunas cuestiones financieras. No olvides que estas categorías bien estructuradas también son muy beneficiosas durante la temporada de impuestos.
Utilizar el seguimiento de los gastos para mejorar la gestión de la tesorería
Documentar los gastos de la empresa no consiste sólo en tirar recibos, sino que es una forma más sofisticada de mejorar y controlar el flujo de caja de la empresa y tomar decisiones inteligentes. La elaboración de informes financieros puede ayudarle a comprender el aspecto financiero de la empresa. También puede ver cómo estos informes cambian la forma de situar sus ingresos y salidas de gastos, lo que permite detectar cambios y variaciones para tener margen de crecimiento.
Generación de informes financieros
Siempre que se utilice el software de contabilidad adecuado, se conseguirá preparar estados financieros precisos y atractivos. Y estos informes destacan las cifras más críticas, lo que permite aplicar las decisiones adecuadas relativas a las finanzas de la pequeña empresa. Siempre es una buena práctica comprobar rutinariamente estos informes para gestionar los niveles de tesorería y hacer lo que corresponda si algo cambia.
Previsión de gastos futuros
Predecir su situación financiera futura es clave para controlar el flujo de tesorería de sus recursos. El hecho es que hay una serie de herramientas que pueden ayudarle a prever los gastos basándose en lo que ha sucedido en el pasado, y eso ayuda a evitar problemas de tesorería. Este tipo de previsión ayuda a tomar decisiones adecuadas y oportunas sobre cómo se gastará y presupuestará el dinero y, de este modo, la empresa se mantiene activa.
Identificación de oportunidades de ahorro
Hay que analizar los patrones de gasto y asegurarse de que se pueden utilizar para derivar factores que regirán la eficiencia, así como recortar los gastos indiscriminados innecesarios. En este caso, puede reducir los gastos dejando que los empleados pongan en común su poder adquisitivo y obtengan tarifas por volumen de los proveedores, o haciendo que los empleados recurran a proveedores que tengan en vigor contratos de compra a precio de saldo.
Racionalización del proceso de registro de gastos
Ya has sentado las bases, ¡ahora es el momento de hacer que el seguimiento de los gastos de la empresa sea pan comido! Así que, sin más preámbulos, vamos a entrar en algunas soluciones interesantes sobre cómo asegurarse de que los gastos no toman tanto de su tiempo y energía como planean hacer.
Digitalización de recibos y facturas
¿Siguen guardando recibos arrugados en sus carteras? ¡Muy anticuado! Con la tecnología actual, uno puede hacer fotos de sus facturas utilizando un teléfono móvil, por ejemplo. Se acabó el trabajo manual de escanear documentos en busca de caracteres importantes: ¡todo se hace con tecnologías OCR inteligentes! Ahora, basta con hacer fotos y escanear, y no habrá más.
Automatización de la importación de gastos
La introducción de datos sigue siendo una pesadilla para los usuarios, ya que cada gasto debe notificarse individualmente. Aquí viene la parte buena. Varias aplicaciones de gestión de gastos permiten al usuario adjuntar sus tarjetas y cuentas bancarias, lo que les permite obtener datos de sus cuentas electrónicamente. No es sólo una comodidad, es también una necesidad empresarial de primer orden. ¿Y lo mejor? Enty es una de esas herramientas para las que sólo tienes que pegar un enlace en tu sitio web y toda la información financiera importante se cargará de la forma más obscenamente fácil. ¿Magia? Mágico.
Integración de datos bancarios y tarjetas de crédito
Adelante. ¿Qué le parece la integración automática de sus datos bancarios con su paquete contable? Esto elimina la necesidad de realizar contabilizaciones manuales, lo que ayuda a tener un acceso inmediato a la posición de tesorería. Además, hace que el proceso de conciliación de las partidas bancarias sea mucho más fácil que antes. ¡se ha ahorrado un montón de quebraderos de cabeza cada mes! ¡Vaya! Esto es lo que se llama "fact point".
Aplicaciones móviles para el seguimiento sobre la marcha
Las aplicaciones móviles ya no son un lujo, ni siquiera una novedad. Estas aplicaciones permiten hacer un seguimiento de los gastos, fotografiar los recibos e incluso elaborar un informe directamente desde el dispositivo móvil. Se acabaron las excusas de por qué no anotó ese almuerzo de reunión o el registro de la tarifa de taxi utilizada.
Convertir los datos de gastos en información práctica
Ya has recopilado todos los detalles de tus gastos, ¿y ahora qué? Ya es hora de que te pongas a analizar esas cifras y a sacarles partido con vistas a mejorar la viabilidad financiera de tu pequeña empresa. Pasemos ahora a las formas constructivas en las que puedes convertir semejante montaña de información en beneficios y mantenerte en la vía rápida.
Ratios financieros clave a controlar
Para lograr una comprensión completa de su estabilidad financiera, es esencial controlar estos ratios críticos:
Ratiosde liquidez: muestran la capacidad de pago de las deudas a corto plazo. El ratio corriente (activo corriente / pasivo corriente) es un buen punto de partida.
Ratios de apalancamiento: miden el nivel de endeudamiento. El ratio de endeudamiento (pasivo total / fondos propios) es un indicador clave.
Ratios de eficiencia: revelan lo bien que se utilizan los recursos. Fíjese en parámetros como la rotación de inventario o la rotación de cuentas por cobrar.
Ratios de rentabilidad: Muestran lo bien que ganas dinero. Controle su margen de beneficio bruto y su margen de beneficio neto.
Comparación con las normas del sector
No se limite a analizar sus propias cifras de forma aislada. Compare sus ratios financieros con las medias del sector para ver en qué situación se encuentra. Este proceso de evaluación comparativa puede ayudarle a
Identificar las áreas en las que está superando a sus competidores.
Detectar los puntos débiles que deben mejorarse
Fijar objetivos realistas para su empresa
Utilizar los datos para tomar decisiones empresariales
Ahora que ya dispone de información, es hora de ponerla en práctica:
Optimice el gasto: utilice patrones de gasto para identificar áreas en las que puede reducir costes sin sacrificar la calidad.
Mejore el flujo de caja: analice sus ratios de liquidez para asegurarse de que siempre tiene suficiente efectivo a mano.
Planificar el crecimiento: Utilice las tendencias de rentabilidad para tomar decisiones informadas sobre la expansión de su negocio.
Recuerde que el seguimiento de los gastos de la empresa no consiste sólo en guardar recibos, sino en utilizar esos datos para tomar decisiones inteligentes que ayuden a su pequeña empresa a prosperar. Así que, ¡sumérgete en esos números y empieza a convertir tus datos de gastos en información práctica hoy mismo!
Reflexiones finales
Enhorabuena. Ahora está preparado para convertir esos recibos mundanos en poderosas herramientas para el éxito. Cuando realice el seguimiento de los gastos de su empresa, recuerde que cada dato es una clave para descubrir el verdadero potencial de su negocio. Utilice estos conocimientos para tomar decisiones estratégicas que fomenten el crecimiento, agilicen las operaciones y maximicen los beneficios. Sumérjase en sus finanzas con confianza, tome decisiones con conocimiento de causa y vea cómo su empresa prospera como nunca, porque lo mejor está por llegar.
