Comment rendre les contrats plus humains
Les contrats - un mot qui fait souvent peur, bien que nous les connaissions aussi comme la pierre angulaire de la conclusion d'accords commerciaux, le ciment qui lie les partenariats et la feuille de route du succès. Pourtant, dans le labyrinthe du jargon juridique et des clauses alambiquées, de nombreuses personnes, y compris des juristes, se sentent frustrées par la complexité du langage, la lourdeur des processus et la longueur des négociations qu'impliquent les contrats.
En fait, une étude de l'IACCM a révélé que 83 % des personnes sont insatisfaites du processus contractuel. Il est temps de changer, et aujourd'hui nous allons apprendre comment rendre les contrats plus humains. En suivant ces étapes, vous pouvez améliorer l'expérience contractuelle de toutes les parties concernées, rationaliser le processus de négociation et favoriser des relations d'affaires plus solides. Plongeons dans le vif du sujet !
Adopter la clarté
Les documents juridiques sont depuis longtemps connus pour leur langage alambiqué et leur longueur excessive. Mais la simplicité et la clarté ne devraient pas être facultatives dans le processus de création des contrats. Les contrats trop longs sont souvent décourageants pour les personnes à qui l'on demande de les lire et de les comprendre. Pour éviter de submerger vos interlocuteurs et faciliter le processus de signature, essayez toujours de rédiger des contrats plus courts et plus simples.
Bien qu'il soit difficile d'éviter toute information juridique dense, il est souvent possible d'éliminer les formulations compliquées et les clauses standardisées sans sacrifier l'efficacité du contrat. En réduisant la longueur et en énonçant les conditions de manière plus concise, vous pouvez créer des contrats plus faciles à lire et à comprendre.
Une solution facile à mettre en œuvre consiste simplement à raccourcir les documents juridiques. Bien sûr, il est parfois impossible d'éviter une information juridique dense, mais le plus souvent, les formulations passe-partout et les clauses standardisées n'ajoutent aucune valeur réelle et dénigrent l'expérience contractuelle - Richard Mabey
En outre, envisagez de fournir des résumés ou des vues d'ensemble des contrats pour aider les gens à saisir les principales obligations et les principaux droits décrits dans le document. En condensant des termes juridiques complexes dans un langage clair et concis, vous pouvez améliorer la lisibilité globale et donc la rapidité de l'examen des contrats.
Adapter les modèles pour une communication efficace
Historiquement, les contrats ont été rédigés par des juristes, pour des juristes, négligeant souvent les besoins et la compréhension des personnes qu'ils sont censés servir. Pour créer des contrats vraiment efficaces, il est essentiel de tenir compte du public visé et d'adapter le contenu en conséquence. Les contrats doivent être des instruments utiles et attrayants qui expriment les relations commerciales, plutôt qu'un moyen de semer la confusion dans l'esprit de vos partenaires potentiels.
Par exemple, lors de la rédaction d'un contrat de travail pour un candidat n'ayant aucune formation juridique, il est essentiel de fournir des informations claires et simples sur ses obligations et ses droits. Des références aléatoires à la législation ou une terminologie juridique complexe peuvent entraver leur compréhension et créer une confusion inutile.
En adoptant une approche plus centrée sur l'utilisateur, vous pouvez créer des contrats accessibles à des personnes d'horizons et de niveaux de connaissances juridiques différents. Pensez à utiliser un langage simple, à définir les termes clés et à organiser le contenu de manière logique et conviviale. Cela permettra à toutes les parties de comprendre le contrat et de s'y engager plus efficacement. Heureusement, les chefs d'entreprise peuvent aujourd'hui utiliser des outils tels que le service de contrats d'Enty, qui leur permet d'obtenir un résumé rapide d'un contrat et même d'en évaluer l'efficacité.
Améliorer en permanence les modèles sur la base des données recueillies.
Dans de nombreuses organisations, les modèles de contrat sont créés par des conseillers juridiques externes, qui utilisent souvent des clauses standard qui ne répondent pas toujours aux besoins spécifiques des clients internes. Pour améliorer l'efficacité de vos modèles et rationaliser les négociations, il est essentiel de les adapter au fil du temps. Les données peuvent jouer un rôle important dans ce processus.
En analysant les données contractuelles, telles que les clauses fréquemment négociées et les points litigieux, vous pouvez identifier les possibilités d'amélioration. Vous pouvez alors affiner vos modèles et les rendre plus conformes aux besoins de votre entreprise. Cela réduira également le temps nécessaire à la révision et contribuera à des négociations plus efficaces. Cette approche garantit que vos modèles évoluent pour répondre aux demandes changeantes de votre organisation et de vos clients.
Favoriser la collaboration dans les flux de travail contractuels
Les allers-retours entre les équipes juridiques et commerciales sont depuis longtemps une source de friction dans le processus contractuel. Afin d'apaiser les tensions et d'établir de meilleures relations de travail, il est essentiel de favoriser la collaboration tout au long du processus contractuel.
La transparence est essentielle. En rendant les données contractuelles facilement accessibles à toutes les parties prenantes, vous pouvez fournir une visibilité sur l'état d'avancement des négociations contractuelles et éviter les retards inutiles. Des outils comme Enty vous permettent de gérer plus efficacement les processus liés aux contrats, en créant un environnement inclusif et collaboratif.
Pour rationaliser davantage la collaboration, intégrez les modèles de contrat aux systèmes existants utilisés par les équipes commerciales. Par exemple, si votre organisation utilise Salesforce ou Slack pour les communications internes, envisagez d'intégrer les flux de travail relatifs aux contrats à ces plateformes. En alignant la gestion des contrats sur les flux de travail existants, vous pouvez améliorer l'efficacité et assurer une collaboration transparente entre les équipes juridiques et commerciales.
Exploiter la puissance des données contractuelles structurées
L'un des plus grands défis de la gestion des contrats est le traitement des données non structurées. Les contrats contiennent généralement des informations essentielles telles que les noms des parties, les clauses, les dates de renouvellement et bien plus encore, mais l'extraction et l'utilisation efficace de ces données peut s'avérer une tâche ardue.
Pour surmonter ce défi, les organisations peuvent s'appuyer sur des outils d'automatisation pour extraire les données des contrats existants. Ces outils utilisent généralement des algorithmes d'apprentissage automatique pour identifier et catégoriser les points de données importants. Par ailleurs, les logiciels de gestion des contrats comme Enty vous permettent de structurer et d'extraire des données au fur et à mesure que les contrats sont créés. Ce passage d'un traitement manuel à des processus automatisés et axés sur les données permet aux organisations d'optimiser la gestion des contrats et de garantir une expérience plus efficace et plus transparente pour toutes les parties concernées.
Exploiter l'IA pour la création et la révision des contrats
L'intelligence artificielle (IA) peut jouer un rôle important en rendant la création et l'examen des contrats plus efficaces et plus précis.
Enty utilise l'IA pour réviser et même générer des contrats, bien que vous puissiez également bénéficier de dizaines de modèles que nous avons créés en collaboration avec des avocats professionnels. En tirant parti de la nouvelle technologie, les organisations peuvent accélérer le processus de création des contrats, réduire les erreurs et assurer la cohérence entre les différents contrats. En outre, les outils de révision des contrats alimentés par l'IA peuvent analyser les contrats à la recherche de risques potentiels, d'incohérences et de problèmes de conformité, ce qui permet aux équipes juridiques de gagner du temps et d'économiser des ressources.
En intégrant l'IA dans le flux de travail de la gestion des contrats, vous pouvez rationaliser les processus, améliorer la précision et améliorer l'expérience globale des contrats pour toutes les parties prenantes.
Élaborer des flux de travail normalisés pour les contrats
La normalisation des flux de travail relatifs aux contrats est essentielle pour garantir des processus cohérents et minimiser les erreurs ou les goulets d'étranglement. En définissant clairement les étapes, les rôles et les responsabilités au sein du processus de gestion des contrats, les organisations peuvent rationaliser leurs opérations et améliorer leur efficacité.
Envisagez de créer des flux de travail normalisés qui décrivent les étapes nécessaires depuis la création du contrat jusqu'à sa signature et au-delà. Il peut s'agir d'étapes telles que la rédaction du contrat, les révisions internes, les négociations externes et l'approbation finale. En établissant des lignes directrices claires et en automatisant les étapes du flux de travail, les organisations peuvent réduire les délais, améliorer la collaboration et augmenter la productivité globale.
Investir dans un logiciel de gestion des contrats convivial
Pour optimiser pleinement le processus de gestion des contrats, les organisations devraient investir dans un logiciel de qualité qui les aide à gérer le processus contractuel. Les plateformes telles qu'Enty offrent une série de caractéristiques et de fonctionnalités conçues pour simplifier et rationaliser les activités liées aux contrats. Par exemple, vous pouvez même découvrir quel contrat est nécessaire à votre entreprise et le créer en quelques clics.
Le service de gestion des contrats d'Enty propose des interfaces intuitives, des modèles personnalisables et de solides capacités de création de rapports. N'oubliez pas de vous assurer que le logiciel que vous choisissez s'intègre de manière transparente à d'autres outils professionnels essentiels, tels que les systèmes de gestion de la relation client (CRM) ou les plateformes de gestion de projet. Cette intégration permet un flux de travail plus cohérent et plus efficace, réduisant le besoin de saisie manuelle des données et améliorant la précision des données.
Priorité à la sécurité et à la conformité
Lorsque l'on travaille avec des contrats, la sécurité et la conformité doivent toujours être des priorités absolues. Veillez à ce que votre logiciel de gestion des contrats respecte les protocoles de sécurité standard du secteur et les meilleures pratiques en matière de protection des données. Cela inclut des fonctionnalités telles que le cryptage des données, le stockage sécurisé et les contrôles d'accès des utilisateurs.
En outre, tenez-vous au courant des réglementations et des exigences de conformité en vigueur dans votre secteur d'activité. En répondant de manière proactive aux obligations légales et réglementaires, les organisations peuvent atténuer les risques et s'assurer que leurs processus contractuels sont conformes aux lois et directives en vigueur.
Proposez des sessions de formation ou des ateliers pour familiariser les utilisateurs avec le logiciel de gestion des contrats, les flux de travail standard et les meilleures pratiques. Fournir un soutien continu et des ressources pour répondre aux questions ou aux problèmes qui peuvent survenir. En donnant aux utilisateurs les connaissances et les outils nécessaires, vous pouvez garantir une expérience de gestion des contrats harmonieuse et réussie.
Évoluer et s'adapter en permanence
Le paysage de la gestion des contrats est en constante évolution, sous l'effet des progrès technologiques et de l'évolution des besoins des entreprises. Pour garder une longueur d'avance, les organisations doivent continuellement faire évoluer et adapter leurs processus de gestion des contrats.
Examinez et évaluez régulièrement vos flux de travail, vos modèles et vos solutions logicielles. Tenez compte des commentaires des utilisateurs et exploitez les données pour identifier les domaines à améliorer. En adoptant une culture d'amélioration continue, les organisations peuvent améliorer leurs pratiques de gestion des contrats et offrir une meilleure expérience à toutes les parties prenantes concernées.
Favoriser une culture contractuelle centrée sur l'humain
En fin de compte, la création de contrats respectueux de l'être humain ne consiste pas seulement à optimiser les processus ou à tirer parti de la technologie, mais aussi à favoriser une culture contractuelle centrée sur l'être humain. Il s'agit de reconnaître l'importance des contrats en tant que points de contact cruciaux dans les relations commerciales et de donner la priorité aux besoins et aux expériences de toutes les parties concernées.
En adoptant une approche centrée sur l'utilisateur, en simplifiant le langage et en favorisant la transparence et la collaboration, les organisations peuvent créer des contrats qui améliorent la compréhension, renforcent la confiance et favorisent des relations commerciales plus solides. N'oubliez pas que les contrats ne sont pas de simples documents juridiques, mais de puissants outils de communication et de gestion des relations.
Dernières réflexions
Il est essentiel de créer des contrats juridiques conviviaux pour améliorer l'expérience contractuelle de toutes les parties concernées. En privilégiant la concision et la clarté, en adaptant les modèles pour une communication efficace et en utilisant d'autres stratégies décrites dans cet article, vous pouvez transformer les processus de gestion des contrats de votre organisation en un rien de temps.
Rationalisez le processus contractuel, améliorez la collaboration, réduisez les risques et établissez des relations plus solides et plus productives avec les clients, les fournisseurs et les employés. Il est temps de révolutionner la manière dont les contrats sont créés et gérés - Enty a tout ce qu'il faut pour faire de contrats plus efficaces une réalité !
