Comment rédiger un courrier électronique pour une facture en souffrance : modèles et meilleures pratiques
Pourquoi la facture a-t-elle traversé la route ? Pour arriver du côté "payé" !
Il s'agit peut-être d'une vieille blague, mais d'accord, nous comprenons - les retards de paiement sont un sujet sur lequel personne ne plaisante. Mais il existe des moyens de les traiter de manière amusante et stratégique. Rédiger un courrier électronique concernant une facture en souffrance ne doit pas donner l'impression de regarder de la peinture sécher ou d'être à l'affût d'une chute qui ne vient jamais. Dans une situation appropriée, il est possible de rappeler aux clients qu'ils doivent s'acquitter de leur dû sans paraître trop pressé. Nous verrons ensuite comment les courriels relatifs aux factures en souffrance peuvent être rédigés de telle sorte qu'ils incitent les emprunteurs à rédiger ces chèques en cherchant l'endroit approprié. Car, même si votre facture est bloquée sur le mauvais côté de la route, l'aventure vous attend et il est temps de la faire passer sur votre compte en banque dès que vous dites "payer".
Pourquoi est-il important d'assurer le suivi des factures en souffrance ?
Les retards de paiement peuvent avoir un effet considérable sur la santé financière de votre entreprise. Lorsque les clients ne paient pas à temps, cela a un impact direct sur votre trésorerie, ce qui limite votre croissance et vous empêche de faire face à vos dépenses opérationnelles quotidiennes. Il se peut que vous ayez du mal à payer vos propres fournisseurs et vendeurs, ce qui risque d'entraîner des pénalités de retard et de nuire aux relations avec ceux qui s'attendent à ce que vous les payiez à temps.
En outre, de telles pénuries de fonds de roulement ne permettent pas aux entreprises d'envisager d'autres possibilités, telles que le passage à de nouveaux projets et l'achat de nouveaux équipements. Dans les cas extrêmes, les entreprises peuvent avoir recours à l'emprunt pour financer le déficit, ce qui alourdit le passif et suscite la réticence des investisseurs. En outre, un propriétaire d'entreprise qui se retrouve à plusieurs reprises en défaut de paiement pour des facilités de crédit a tendance à éroder sa cote financière, ce qui rend difficile l'obtention de fonds dans un avenir proche.
Les courriels de suivi et de rappel de paiement envoyés en temps utile permettent à vos clients de savoir à quel point vous estimez votre travail et que personne ne le fait gratuitement. Cela contribue à créer un niveau de professionnalisme dans toutes vos relations d'affaires, évitant ainsi des retards inutiles. Plus important encore, un suivi rapide permet de résoudre les plaintes ou les problèmes éventuels et d'accélérer le paiement.
Éléments clés d'un bon courriel sur les factures en souffrance
Lors de la rédaction d'un courrier électronique relatif à une facture en souffrance, il est essentiel d'inclure des éléments qui le rendent à la fois personnel et efficace. Un courriel bien structuré peut augmenter vos chances d'être payé à temps tout en maintenant une relation positive avec vos clients. Examinons les éléments essentiels d'un courriel de facturation en souffrance efficace.
Meilleures pratiques en matière de ligne d'objet
Votre ligne d'objet est un facteur déterminant pour que les destinataires ouvrent ou ignorent vos courriels, car elle attire le destinataire et aborde le contenu du courriel. Par conséquent, pour préparer l'objet de votre courrier électronique relatif à une facture en souffrance, il convient de tenir compte des meilleures pratiques suivantes :
Être direct : dans l'objet d'un courriel, des expressions telles que "facture en souffrance", "en retard" ou "facture non réglée" doivent être utilisées pour rassurer le lecteur sur l'objet du courriel de facture en souffrance.
Indiquez le numéro de la facture : dans le cas d'un rappel de paiement, cela permet au destinataire de savoir rapidement de quelle facture il s'agit.
Ajoutez le nom de votre entreprise : si vous écrivez à partir d'adresses personnelles et non professionnelles, le nom de votre entreprise est un obstacle à la compréhension du contexte.
Utilisez le mot "rappel" ou un terme équivalent : dans l'objet d'un courriel, cela adoucit le ton tout en traduisant l'urgence.
Par exemple, une bonne ligne d'objet pourrait être : "Doux rappel : La facture n° 12345 est en retard de paiement"
Stratégies d'appel à l'action
Outre l'objet de l'e-mail, un appel à l'action (CTA) bien rédigé peut augmenter la probabilité d'un paiement sans délai supplémentaire. Des CTA solides ont été fournis pour les courriels de factures en souffrance :
Soyez précis : indiquez clairement l'action que le lecteur doit entreprendre.
Créez l'urgence : demandez au lecteur d'agir immédiatement ou définissez ce qui pourrait arriver si le paiement n'est pas effectué.
Offrez des options : proposez au client plusieurs façons de répondre ou d'effectuer un paiement.
Utilisez des indices visuels : incorporez un style de police pour rendre l'ATC gras ou de couleur différente.
Voici quelques phrases CTA efficaces pour les courriels concernant des factures en souffrance :
"Veuillez effectuer votre paiement avant le [date précise]"
"Cliquez ici pour payer votre facture maintenant
"Contactez-nous pour discuter des options de paiement"
"Réglez votre facture aujourd'hui pour éviter les pénalités de retard".
Gardez à l'esprit qu'il est nécessaire de stimuler l'action, tout en restant poli pour rester professionnel. En suivant ces recommandations utiles lors de l'envoi de l'e-mail de facturation, vous serez récompensé par l'amélioration des prières et de la coopération avec les clients.
Les incontournables du contenu corporel
La plupart des emprunteurs sont réticents à payer les factures en souffrance, ce qui décourage la plupart des souscripteurs. La préoccupation ici ne concerne pas seulement le paiement de la facture en souffrance, mais l'ensemble de l'hypothèque. Quoi qu'il en soit, dans la plupart des cas, le corps de l'e-mail relatif à la facture en souffrance doit être bref, précis et concis, de manière à ce que toutes les mesures pertinentes et nécessaires soient prises pour résoudre le problème en question. Voici les éléments qu'il convient d'inclure.
Salutation: adressez-vous au client dans la ligne d'ouverture par une salutation contenant son nom. Déclaration d'ouverture : commencez par des mots doux concernant le retard de paiement.
Détails de la facture : le numéro de la facture, le montant dû, la date réelle du paiement attendu et le nombre réel de jours de retard.
Options de paiement : indiquez les mesures que le client peut prendre pour payer le montant dû. Incluez des informations sur l'acceptation des paiements par le biais de sites web, de chèques, de virements bancaires ou d'autres options de paiement, afin que le client n'ait pas de restrictions lorsqu'il effectue son paiement.
Frais de retard : si des frais de retard ont déjà été imposés ou entreront en vigueur si le paiement n'est pas effectué à la date d'échéance ou avant, mentionnez-les ici.
Prochaines étapes : précisez ce qui se passera si le paiement n'est pas effectué, par exemple le blocage du compte ou l'envoi de l'affaire à une agence de recouvrement de créances.
Coordonnées : indiquez les coordonnées auxquelles le client peut vous joindre s'il a des questions ou s'il souhaite discuter des méthodes de paiement.
Trouver l'équilibre entre fermeté et politesse
Il est important de trouver le bon ton lors de l'envoi d'un courrier électronique pour des factures impayées. Vous devez être suffisamment expressif sans être agressif à l'égard du client. Commencez par une salutation amicale en vous adressant au client par son nom afin de personnaliser votre message. Ensuite, informez-le de la raison pour laquelle vous l'appelez en indiquant le numéro de la facture, le montant dû et la date limite.
Par exemple : "Bonjour [Nom du client] : "Bonjour [Nom du client], j'espère que tout va bien pour vous. Je vous écris au sujet de la facture n° 12345, d'un montant de 500 USD, dont le délai de règlement a expiré le [date d'échéance]."
Au fur et à mesure que vous progressez dans votre séquence d'e-mails de factures échues, commencez à rendre vos e-mails plus urgents tout en restant professionnels. Dans le premier courriel de rappel de paiement, adoptez un ton émotionnel. Dans les communications ultérieures concernant l'adoption du paiement, utilisez une expression logique et allez droit au but sans paraître impoli.
Meilleures pratiques pour l'envoi de factures en retard
Il est essentiel de faire preuve de précision lors de la rédaction d'un courrier électronique concernant une facture en souffrance, afin que votre client conserve sa confiance dans votre entreprise tout en se voyant rappeler que le paiement sera toujours effectué. Si vous vous trouvez dans l'obligation d'aborder votre client de manière délicate, ces bonnes pratiques vous permettront d'être payé sans sacrifier les relations de travail que vous avez développées.
Donner le bon ton pour les rappels de paiement
En ce qui concerne les modèles d'e-mails pour les factures en souffrance, le danger d'une demande de rappel de paiement trop ferme par rapport au danger d'une demande trop cordiale qui pourrait décourager le client nécessite une évaluation de la communication. Dans l'idéal, ne soyez pas impoli et ne donnez pas l'impression d'être professionnel lors de vos premiers appels. Soyez poli et cordial avec les clients tout en leur expliquant le problème. Lorsque le temps passe et que les cotisations ne sont toujours pas réglées, la persistance dans la communication est encouragée, mais la correction politique est essentielle.
N'oubliez pas tous les détails qui doivent être mentionnés dans votre courriel de rappel de paiement, tels que le numéro de la facture, le montant dû et la date d'échéance de la facture. Les conditions de paiement et les options de paiement doivent être très clairement indiquées, de même que le montant dû et les pénalités qui peuvent être imposées après la date donnée. Ces efforts supplémentaires peuvent également permettre aux clients de régler leur solde le plus rapidement possible.
Établir un calendrier de suivi cohérent
Le problème des factures en souffrance ne peut être traité correctement que par la mise en place d'une structure de comptes clients adéquate. En ce qui concerne le suivi des factures en retard, il est très important de faire preuve de cohérence. Une fois le premier rappel envoyé, il faut laisser s'instaurer un rythme de suivi régulier jusqu'à ce que le paiement soit reçu. Une action hebdomadaire au minimum doit être entreprise afin que la commande soit respectée et que la confiance du client dans la régularité du processus soit confirmée.
Exploiter plusieurs canaux de communication
Il est préférable de ne pas dépendre de la communication par courrier électronique pour envoyer des rappels. Afin d'améliorer vos perspectives de recouvrement et d'éviter l'envoi d'un avis final, essayez d'être plus proactif que d'envoyer simplement des courriels de rappel. Si vous avez envoyé un rappel par courrier électronique sans avoir reçu le paiement, téléphonez. Après la conversation téléphonique, envoyez un bref courriel de suivi concernant la discussion. Si vous ne recevez pas de réponse à la suite de ces options, vous pouvez envoyer un courrier électronique de facture due sur papier. Ces lettres sont généralement comprises par les membres de l'équipe financière ; ils n'ont pas d'autre choix que de les ouvrir et de les lire.
Mise en œuvre d'incitations au paiement anticipé
Offrir des remises pour paiement anticipé peut motiver les clients à régler leurs factures le plus rapidement possible. Envisagez d'accorder une remise statique, par exemple 2 % de réduction si la facture est réglée dans les 10 jours au lieu des 30 jours habituels. Vous pouvez également proposer une remise dégressive en fonction de la date de paiement de la facture. Les incitations au paiement anticipé peuvent conduire à des paiements plus rapides, à des flux de trésorerie plus importants et à une plus grande fidélité des clients.
Personnaliser votre approche en fonction de l'historique du client
Prenez note de la manière dont chaque e-mail de facture pour retard de paiement que vous enverrez sera différent de l'autre en fonction du client - qu'il s'agisse de l'objet de l'e-mail ou de son contenu. Ces détails incluent la probabilité que les clients paient, la fréquence ou la rareté des clients et, surtout, la proximité que vous avez avec eux.
Dans le cas de clients de longue date qui ont l'habitude de régler leurs paiements correctement, une simple communication peut suffire. Dans le cas des clients qui ont l'habitude de payer leur facture en retard, un ton arrogant peut s'avérer utile, accompagné des détails nécessaires sur l'imposition de pénalités de retard ou d'autres conséquences en cas de défaut de paiement.
Le personnel doit communiquer clairement les modalités de paiement et proposer diverses options de paiement ou un plan de paiement pour permettre aux clients d'apurer leur solde. Inclure une url pour le paiement ou les détails d'un virement bancaire afin que les clients puissent envoyer leurs paiements par l'intermédiaire de la banque sans aucun retard.
N'oubliez pas d'inclure une demande spécifique, par exemple "Veuillez cliquer ici pour effectuer votre paiement", et de proposer un numéro de téléphone ou une adresse électronique pour les réclamations, les questions ou tout autre sujet connexe. Cette stratégie montre clairement que vous n'êtes pas du tout réticent à satisfaire le client afin de régler le problème lié à l'envoi de la facture par courrier électronique.
Quand passer à l'action juridique ?
Bien qu'une action en justice ne doive être envisagée qu'en dernier recours, elle peut s'avérer nécessaire dans certaines situations. Avant de s'engager dans cette voie, il convient de peser soigneusement les coûts et les résultats potentiels. En règle générale, il est conseillé d'éviter les procédures judiciaires pour les montants inférieurs à 250 000 dollars, car les dépenses et le stress qu'elles impliquent peuvent être supérieurs aux avantages qu'elles procurent. Privilégiez plutôt la négociation, la médiation ou d'autres modes alternatifs de règlement des litiges pour résoudre les problèmes liés au paiement de la facture sans avoir recours à une procédure judiciaire.
Séquence d'e-mails pour les différentes étapes
Pour pouvoir gérer efficacement sa trésorerie, il est très important de créer une bonne séquence d'e-mails de factures impayées. Les clients réagissent différemment en fonction du retard d'une facture, et chaque groupe a besoin de ses propres modèles d'e-mails de facturation.
Modèle de retard de 30 jours
Lorsqu'une facture reste impayée pendant trente jours, la meilleure pratique consiste probablement à envoyer des courriels amicaux mais fermes sur les factures impayées. Dans ce cas, l'e-mail doit être poli et aller droit au but en ce qui concerne le problème en question. Voici un modèle d'e-mail que vous pouvez envisager :
Objet : Rappel : La facture n° [numéro] est en retard de 30 jours.
Cher [Nom du client],
Cet e-mail de rappel de paiement vous informe que le paiement de la facture n° [Numéro], d'un montant de [Montant], est échu depuis 30 jours. Nous apprécions votre clientèle et vous serions reconnaissants de bien vouloir régler ce problème dans les plus brefs délais.
Pour régler votre compte, veuillez utiliser l'une des options de paiement suivantes : [Énumérer les modes de paiement].
Si vous avez des questions ou si vous souhaitez discuter de votre compte, veuillez nous contacter à [Vos coordonnées].
Nous vous remercions de l'attention immédiate que vous porterez à cette question.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
[Votre nom].
Modèle de retard de 60 jours
Le jour est venu où les factures sont en retard de 60 jours et où vous devez traiter avec le client d'un point de vue différent. Votre courriel sur les factures en retard doit dégager un sentiment d'urgence et rappeler au client la nécessité de respecter votre politique. Utilisez le format suivant :
Objet : Urgent : La facture n° [numéro] est en retard de 60 jours.
Cher [Nom du client],
Nous vous contactons au sujet de la facture n° [numéro] pour [montant], qui est en retard de 60 jours. Cette question requiert votre attention immédiate.
Conformément à nos conditions générales, nous pouvons être amenés à facturer des frais de retard supplémentaires si le paiement n'est pas reçu rapidement. Pour éviter cela, veuillez effectuer le paiement en utilisant l'une des options suivantes : [Liste des modes de paiement]
Si vous rencontrez des difficultés, nous sommes disposés à discuter d'un plan de paiement. Veuillez nous contacter pour étudier cette option.
Nous espérons pouvoir résoudre ce problème rapidement.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
[Votre nom].
Modèle de retard de 90 jours
Il est courant qu'une fois que 90 jours se sont écoulés depuis que les factures sont en souffrance, des mesures de gestion appropriées doivent être prises. En général, votre courriel doit rappeler au client combien de fois vous avez tenté de recouvrer la dette et souligner ce qui se passera si la dette n'est pas payée. Voici un modèle possible :
Objet : Dernier avis : La facture n° [numéro] est en retard de 90 jours.
Cher [Nom du client],
Ceci est notre dernier avis concernant la facture n° [numéro] pour [montant], qui est maintenant en retard de 90 jours. Malgré nos tentatives de vous contacter, nous n'avons pas reçu de paiement.
Pour résoudre ce problème, nous vous prions de bien vouloir effectuer le paiement dès que possible en utilisant l'une des méthodes suivantes : [Liste des méthodes de paiement].
Si nous ne recevons pas votre paiement dans un délai de [nombre de jours], nous pourrons être amenés à prendre d'autres mesures, y compris la transmission de votre compte à une agence de recouvrement.
Nous attachons une grande importance à notre relation d'affaires et espérons résoudre ce problème rapidement. Veuillez nous contacter immédiatement pour en discuter ou pour mettre en place un plan de paiement.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
[Votre nom].
Comment automatiser les courriels relatifs aux factures en souffrance ?
Il a été constaté que l'envoi automatique de courriels de facturation à temps facilitait le recouvrement des créances et réduisait le temps nécessaire à l'apurement des factures des comptes en souffrance. Il convient de noter que l'utilisation de la plupart des logiciels de facturation présente de nombreux avantages, tels que la rapidité d'exécution, la réduction du nombre d'erreurs et l'amélioration de la transparence. Enty vous offre des avantages considérables en automatisant la création et la gestion de vos factures, en vous aidant à tout rationaliser, depuis les designs personnalisables et le support multidevise jusqu'à l'application automatique de la TVA et les factures récurrentes. Qu'il s'agisse d'envoyer la facture ou l'e-mail de facturation aux contreparties, de suivre les paiements ou de marquer les factures comme étant terminées, Enty rend le processus transparent et sans erreur. L'automatisation de ces tâches permet non seulement d'éviter les erreurs humaines, mais aussi de réduire considérablement le temps nécessaire à la gestion des factures, ce qui est crucial lorsqu'il s'agit d'envoyer des courriels d'échéance. De plus, avec d'autres services tels que Finances et la gestion des contrats, Enty s'assure que votre entreprise reste sur la bonne voie, même lorsqu'il s'agit de factures en souffrance. En simplifiant la gestion des factures et en offrant une suite d'outils supplémentaires, Enty vous aide à maintenir la transparence, l'efficacité et à vous concentrer sur la façon d'être payé rapidement.
Erreurs courantes à éviter dans les courriels relatifs aux factures en souffrance
Dans les courriels de factures en souffrance, il y a plusieurs erreurs qui vont à l'encontre de l'effort d'envoi des courriels. L'une de ces erreurs consiste à attendre trop longtemps avant de donner suite à la facture initiale. Les chances de recouvrer les fonds d'un client sont extrêmement élevées lorsqu'un courrier électronique de rappel de facture échue est envoyé immédiatement après l'expiration de la date d'échéance fixée.
Gérer les clients qui ne réagissent pas
Si, après avoir envoyé des courriels et passé des appels, les clients ne réagissent toujours pas, il est temps d'être un peu plus ferme. Proposez une date limite à laquelle le service sera interrompu pour faire pression, ou envoyez un avis final. Demandez poliment le paiement dans un certain délai et rappelez-le au client jusqu'à ce qu'il paie, voire introduisez des frais de retard. Veillez à ne pas donner l'impression d'être agressif, mais plutôt d'être persévérant.
Gestion des litiges et des désaccords
Lorsqu'il est nécessaire d'envoyer une facture par courrier électronique, prêtez attention à la voix du client et essayez de comprendre son point de vue. Rassemblez divers documents d'appui, tels que des contrats ou des courriers électroniques, afin de lever toute ambiguïté. N'hésitez pas à discuter ouvertement et à proposer d'autres solutions, telles qu'un changement de stratégie de paiement ou un délai plus long pour le règlement du solde, afin de réduire le problème.
Naviguer entre les différences culturelles dans les transactions internationales
Il est très difficile de recouvrer des créances auprès de clients étrangers en raison de la barrière de la langue et des différences culturelles. Pour surmonter ces obstacles, travaillez avec des partenaires locaux qui comprennent les normes et les pratiques culturelles des pays avec lesquels vous traitez. Ajustez vos stratégies de recouvrement des créances en fonction des caractéristiques de la culture, certains préférant adopter une approche plus délicate et d'autres une approche plus directe.
Comme vous le savez tous, il y a des cas où les clients sont réticents à payer les factures en souffrance ou où il y a de nombreuses heures de communication concernant les factures en souffrance. N'hésitez pas à vous adresser au client de manière professionnelle, à lui expliquer clairement ce qu'il doit faire et à lui proposer différents modes de paiement pour faciliter le traitement de sa demande.
Dernières réflexions
Bien sûr, l'objectif ultime est d'être payé, mais la rédaction d'un courriel de facturation efficace est bien plus importante. Il s'agit de préserver l'intégrité de vos relations avec vos clients, de montrer que vous accordez de l'importance au professionnalisme et de veiller à ce que votre entreprise fonctionne comme une machine bien huilée. Grâce aux conseils et aux stratégies présentés dans ce guide, vous disposez désormais des outils nécessaires pour envoyer des courriels qui ne concernent pas uniquement le paiement, mais qui favorisent la confiance et le respect à long terme. N'oubliez pas que chaque interaction est l'occasion de renforcer les valeurs de votre entreprise. Ainsi, bien que les retards de paiement soient une source de tracas, votre façon de les gérer peut transformer une situation inconfortable en une occasion de croissance, tant sur le plan financier que sur le plan relationnel.
