Comment envoyer une facture : étapes simples pour facturer les clients
Imaginez que les factures soient assorties d'un bouton "Payez-moi s'il vous plaît"... Attention : c'est pratiquement possible ! Lorsque de nombreuses personnes réfléchissent à la manière d'établir une facture, elles considèrent simplement qu'il s'agit d'une fonction utile et régulière. Cependant, l'objectif de l'envoi d'une facture n'est pas seulement de demander un paiement, mais aussi de rendre le processus de réception de l'argent aussi rapide et efficace que possible. Il existe d'ailleurs un bouton de paiement qui figure directement sur certaines factures envoyées avec Enty. Si vous avez de telles pensées, il est temps de changer de point de vue sur l'envoi de la facture. Dans ce guide, nous allons vous expliquer comment créer des factures de manière à ce qu'elles ne se contentent pas de demander un paiement, mais qu'elles le reçoivent également. Alors, n'attendez plus, améliorez votre efficacité, éliminez les contraintes, obtenez des résultats tangibles. Prêt à envoyer vos factures, à gagner du temps, à réduire le stress et à augmenter votre trésorerie ?
Préparation de la facture
Pour émettre une facture de manière efficace, vous devez produire un document puissant et pratique qui intègre toutes les exigences nécessaires. La création d'un tel document est essentielle, non seulement parce qu'elle améliore les chances de recevoir le paiement dans les délais, mais surtout parce qu'elle contribue à maintenir le professionnalisme. Voici donc comment préparer un tel document.
Inclure toutes les informations nécessaires
Votre procédure de recouvrement au stade de la facturation doit permettre de minimiser au maximum le temps nécessaire. Pour commencer à envoyer une facture ou à demander des paiements, toutes les informations nécessaires doivent être fournies d'emblée. Il s'agit par exemple de fournir le papier à en-tête signé de l'entreprise en haut de la page, qui contient votre nom et votre contact, un logo, l'adresse, le téléphone et l'adresse électronique. Ces informations aideront les clients à vous reconnaître rapidement et à répondre à leurs questions éventuelles.
Passez ensuite aux coordonnées du client, c'est-à-dire le nom de l'entreprise du client et la personne de contact qui s'occupe de votre compte, ainsi que l'adresse de facturation. Veillez à créer un numéro de facture et à indiquer judicieusement la date d'envoi de la facture.
Dressez une liste exhaustive des services rendus ou des produits ou services vendus. Évitez les slogans et indiquez ce pour quoi vous facturez, qu'il s'agisse d'un projet spécifique ou du temps passé à travailler sur le projet. Par exemple, au lieu de dire "conception", dites "conception d'un site web statique de trois pages pour un département d'articles de sport".
Utiliser une présentation claire et organisée
Une facture qui n'est pas compliquée et qui contient toutes les informations en un seul endroit facilite la tâche des clients. Créez un tableau avec une description du service, la quantité ou les heures travaillées, le taux et le sous-total des coûts encourus. L'adoption de cette structure claire évite toute confusion et réduit les risques de retard dans le traitement des paiements.
Déduisez toutes les taxes si nécessaire et indiquez le montant du solde et la date à laquelle le paiement est censé être effectué. Détaillez vos instructions de paiement en ce qui concerne les méthodes de paiement utilisées et indiquez s'il y a des retards de paiement ou des frais bancaires. Ces informations permettent de clarifier les choses en ce qui concerne les attentes et de promouvoir un paiement à jour.
Ajoutez vos éléments de marque
La facture doit attirer l'attention et s'harmoniser avec les autres documents utilisés par l'entreprise, car elle fait partie de son image de marque. Utilisez le logo, les couleurs et les polices de caractères de votre entreprise pour renforcer votre image de marque. Une telle attention aux détails témoigne de votre souci de professionnalisme dans tous les domaines d'activité.
Choisir la bonne méthode de facturation
La pertinence de ce déterminant dans le processus de facturation était-elle évidente ? Vous pouvez avoir un ou plusieurs objectifs lorsque vous facturez votre client. Par exemple, vous pouvez souhaiter être payé pour votre produit ou service dans les délais impartis, ou minimiser le temps nécessaire à la facturation des clients.
Logiciel de facturation en ligne
Opter pour un logiciel de facturation en ligne permet de simplifier considérablement la facturation. Parmi les fonctions automatisées, citons le suivi des paiements, le service de rappel de la plateforme et l'utilisation de modèles déjà établis. D'autres programmes offrent une assistance en matière de comptabilité, ce qui facilite la supervision des opérations. En outre, la facturation en ligne à quelqu'un via Enty permet aux clients de payer immédiatement, réduisant ainsi l'intervalle de temps avant l'achèvement de la tâche.
Des informations claires sont essentielles pour être payé rapidement. Le système de facturation d'Enty vous permet de personnaliser les champs et d'inclure des détails pertinents pour chaque client. Avec des modèles de facture personnalisés, vous renforcez l'identité de votre marque tout en vous assurant que chaque facture est claire, complète et professionnelle.
Factures par courriel
La facturation par courrier électronique devrait être simple en principe. De nombreuses entreprises ont adopté cette méthode. Cela permet de gagner du temps. Les employés de l'entreprise peuvent préparer des factures professionnelles, les enregistrer au format PDF et les envoyer sous forme de pièces jointes à des courriels qu'ils saisissent ensuite. Le suivi s'en trouve grandement facilité. Toutefois, il peut arriver qu'un courriel de facturation tombe dans une boîte de courrier indésirable, alors soyez prudent et ne fermez pas les yeux si vous ne recevez pas de réponse. Assurez le suivi.
Courrier traditionnel
Ce type de facturation est moins utilisé actuellement, mais d'autres entreprises choisissent encore d'envoyer des factures papier par le biais des services postaux. Cette approche présente des avantages et convient aux clients qui ont besoin de copies physiques des documents ou lorsqu'il y a un problème de bande passante. En revanche, il faut tenir compte du fait que l'impression, l'affranchissement et la livraison entraînent des coûts et des délais supplémentaires.
Factures électroniques
Les factures électroniques sont des fichiers électroniques formatés qui peuvent être traités automatiquement par des logiciels de facturation spécialisés. Cette option de facturation est aujourd'hui très appréciée, en particulier dans les relations B2B. L'envoi de la facture de cette manière permet, par exemple, de réduire les risques d'erreurs, de raccourcir le temps de traitement des factures et, d'une manière générale, d'optimiser l'ensemble du cycle de facturation.
Informations clés à inclure dans la facture
Il est conseillé d'envoyer une facture accompagnée des documents justifiant le paiement. Commencez par indiquer clairement qu'il s'agit d'une "facture". Cela permet à votre client de comprendre le document d'un seul coup d'œil.
Les informations relatives à votre entreprise, telles que le nom et le contact de l'entreprise, l'adresse, le numéro de téléphone, le numéro de la facture et l'adresse électronique doivent être faciles à trouver. Si vous avez un logo, joignez-le pour que votre marque soit reconnue. Ensuite, indiquez les coordonnées de votre client, à savoir le nom de l'entreprise, l'adresse d'envoi de la facture et la personne à contacter.
Mettez au point un système permettant d'attribuer un numéro de facture correct, chaque facture comportant une séquence unique de numéros, de sorte que chaque document puisse être signé par une personne différente. Cela vous permet, à vous et à votre client, de faire des références croisées sur une transaction particulière à l'avenir et de vous faire payer plus facilement. Parmi les autres informations à fournir, citons la date de la facture. Elle est nécessaire pour l'émission des factures et pour prévoir les problèmes de gestion de l'argent.
Prenez le temps de rédiger vos conditions de paiement, la date d'échéance de la facture, les primes en cas de paiement anticipé, les pénalités en cas de retard et les méthodes de paiement. Cela réduit la confusion et augmente la probabilité de recevoir les paiements à temps.
Indiquez les produits ou les services qui font l'objet de la facture. Donnez également leur description, le nombre d'heures passées sur chaque article, le prix de chaque article et le coût total de chaque article. Cela permet d'éviter les malentendus et les conflits éventuels.
Comptez d'abord le sous-total sans les taxes ou autres frais accessoires. Ensuite, indiquez le montant des taxes sur les ventes, la valeur ajoutée, les frais d'expédition ou les remises éventuelles. Enfin, indiquez le montant à payer avec tous les détails, c'est-à-dire le montant brut que vous doit votre client.
Une section "notes" peut également être prévue, qui peut contenir des remerciements, des rappels ou des informations supplémentaires. En ajoutant tous ces éléments importants, vous obtiendrez une facture convaincante qui facilitera le processus de travail et vous permettra d'obtenir vos paiements à temps.
Comment envoyer une facture par courrier électronique
Les personnes qui se demandent pourquoi ou comment envoyer une facture par courrier électronique le font souvent pour faciliter le paiement des biens et services fournis. Suivez ces conseils pour éviter les retards dans la réception et le traitement de votre facture par courrier électronique.
Rédiger un objet concis
L'objet de votre courriel doit indiquer clairement qu'il s'agit d'une facture et inclure les détails pertinents. Par exemple, "Facture n° 1234 pour [Nom de votre entreprise]" ou "Facture n° 1234 à échéance [Date]". Une ligne d'objet claire permet à votre client d'identifier rapidement l'objet de l'e-mail de facturation et de le classer par ordre de priorité.
Rédiger un message électronique de facturation clair et poli
Lorsque vous rédigez votre courriel de facturation, commencez par une salutation amicale et exprimez votre gratitude à l'égard du client. Par exemple, si vous envoyez un courriel de facturation, expliquez le montant dû et la date d'échéance du paiement, et soyez bref et professionnel. Utilisez un langage simple et répondez spécifiquement aux questions posées. Soyez poli, mais ne laissez pas de place aux sujets inutiles dans la conversation.
Utiliser une adresse électronique professionnelle
Cependant, l'objet du message ne suffit pas à lui seul à attirer l'attention. Si vous souhaitez conserver une image professionnelle et gagner la confiance de vos clients, il est conseillé d'utiliser une adresse électronique professionnelle pour l'émission des factures. N'envoyez pas de factures via des comptes de messagerie tels que "[email protected]", mais ouvrez une adresse de messagerie liée à votre domaine, par exemple "[email protected]". Cette approche renforce la crédibilité de vos messages et empêche les clients de douter de l'authenticité de votre entreprise.
Veiller à ce que la facture soit facilement accessible
Lorsque vous envoyez des factures, n'oubliez pas que l'un des meilleurs moyens d'envoyer une facture est le document PDF. Ce format convient à tous les appareils et clients de messagerie et permet de conserver le format original de votre facture. Par ailleurs, pour des raisons de commodité, il peut être utile pour les clients de fournir le total des soldes impayés et d'autres détails pertinents dans les courriels. Il n'est ainsi plus nécessaire de parcourir les courriels et les pièces jointes pour obtenir les chiffres clés, qui ne sont pas difficiles à mémoriser.
Le respect de toutes les lignes directrices contribue à rendre les procédures de facturation efficaces et à garantir que les paiements sont reçus à temps. Veillez à ce que vos interactions soient de nature professionnelle et que vos clients n'aient aucun problème à vous payer.
Utilisation de logiciels ou de plateformes de facturation
Les processus de facturation dans les entreprises ont été radicalement modifiés grâce au logiciel de facturation. Il s'agit d'une fonction utile qui permet de réduire le temps nécessaire à la réalisation des processus de facturation et même les erreurs. Avec le bon logiciel de facturation, la facturation est transparente, les factures récurrentes sont faciles à mettre en place et les encaissements peuvent être suivis facilement.
La gestion de la facturation, qui est l'un des principaux processus de toute entreprise commerciale, est mieux organisée et structurée grâce à un logiciel de facturation. Au lieu de passer des heures à saisir manuellement des données fastidieuses, vous pouvez préparer et distribuer des factures en quelques minutes. La plupart des plateformes proposent une série de modèles qui permettent aux utilisateurs de télécharger le logo de leur entreprise et des stratégies de marque pour une meilleure image professionnelle.
Un bon logiciel de facturation offre également des fonctions supplémentaires de reporting et d'analyse. Ces fonctions vous permettent de mieux comprendre les finances de votre petite entreprise. Les revenus générés, les paiements reçus, les clients les plus rentables et les moins rentables, ainsi que les services rendus à votre entreprise peuvent être suivis. Ces informations vous aideront à élaborer une stratégie de croissance pour votre entreprise.
Enty est l'une de ces plateformes. Il s'agit d'une suite complète d'outils allant des finances ou de la facturation à la création de contrats - tout ce dont vous avez besoin pour garder le contrôle de votre back-office. Avec Enty, la facturation devient une partie intégrante des opérations de votre entreprise. Enty vous permet de créer et d'envoyer des factures de marque en quelques minutes, de mettre en place des rappels de paiement automatiques et de suivre les paiements, le tout à partir d'un seul endroit. La plateforme d'Enty va au-delà de l'essentiel, offrant de multiples façons d'envoyer une facture, des options de personnalisation intuitives qui vous permettent d'ajouter le logo de votre entreprise, de choisir des méthodes de paiement pour être payé, et même de programmer des factures récurrentes pour les clients réguliers. Pour toutes les petites entreprises qui cherchent à gagner du temps et à augmenter leur trésorerie, les outils de facturation d'Enty offrent une solution simple et efficace pour se faire payer et améliorer à la fois leur professionnalisme et leur rentabilité.
Meilleures pratiques pour des paiements dans les délais
Il ne suffit pas d'émettre une facture, il faut la suivre en prenant les bonnes mesures pour être payé à temps. Voici quelques-unes des pratiques les mieux adaptées pour amener les clients à payer leurs factures en temps voulu.
Proposer plusieurs options de paiement
Le fait de disposer de différentes méthodes de paiement permet aux clients de régler plus facilement et rapidement leurs factures. Il peut s'agir de cartes de crédit, de virements bancaires, de PayPal et d'autres portefeuilles numériques. En faisant preuve de souplesse, vous éliminez toute raison susceptible d'entraîner un retard dans les paiements. Cela permet non seulement de faire progresser la trésorerie, mais aussi d'améliorer la satisfaction des clients.
Envisager des incitations au paiement anticipé
Lorsque des remises sont proposées pour les paiements anticipés, les paiements sont également effectués rapidement. Par exemple, il est possible d'encourager les paiements rapides en offrant une réduction de 2 % si le paiement est effectué dans un délai de dix jours. Cette stratégie peut stimuler votre trésorerie et réduire les délais de traitement pour tous les clients. Veillez toutefois à ce que l'escompte offert ne compromette pas la marge bénéficiaire d'un grand nombre de factures.
Mettre en place des rappels de paiement automatisés
Cette idée fonctionnerait très bien en ce qui concerne le problème qui a été souligné - il y a plus de chances que les paiements soient entièrement reçus à temps, grâce à des rappels automatisés. Ceux-ci devraient être envoyés quelques jours avant la date d'échéance du paiement, le jour même et quelques jours supplémentaires si le paiement n'a pas encore été effectué. Ces rappels de paiement périodiques permettent de s'assurer que les clients se souviennent de la facture et n'ont pas à subir les inconvénients d'un rappel manuel.
Numéroter les factures de manière séquentielle
Vos factures doivent être dotées d'un numéro de facture indépendant et constant. Ce travail facile permet de suivre les paiements et de mettre de l'ordre dans les rapports. En outre, cela vous rend plus professionnel et crédible, ce qui peut être un avantage en cas d'audit. Utilisez n'importe quel numéro de facture pour commencer, mais tous les autres doivent logiquement être considérés comme étant dans le même ordre chronologique.
Conseil de pro : vous voulez en savoir plus sur la manière de gérer un numéro de facture compliqué ? Consultez ce guide !
Suivi après l'envoi de la facture
Une fois que vous avez envoyé un reçu pour une facture, la responsabilité n'incombe pas uniquement au client. L'aspect le plus important est que le suivi des factures avec les clients est essentiel pour s'assurer que les paiements sont effectués à temps et que le flux de trésorerie des petites entreprises reste dans des limites saines. Voici comment redynamiser votre procédure de suivi.
Fixer des rappels pour les factures impayées
Pour conserver les étagères de factures non écrites, il convient de mettre au point un format unifié d'enregistrement de celles qui n'ont pas encore été écrites. Il suffirait également de programmer une série de contrôles pour encercler les dates d'échéance des factures. Utilisez une colonne de paiement pour attendre de voir si un paiement a été effectué par rapport à une date donnée. Enfin, envoyez-vous une alerte pour savoir où en est un paiement. Il s'agit d'une meilleure façon de résoudre rapidement les menaces potentielles et de permettre à l'entreprise d'être payée avant que les factures ne soient échues depuis longtemps.
Planifiez à l'avance le suivi des factures impayées. Quelques jours avant l'expiration de la date d'échéance, envoyez un petit rappel de la date d'échéance de la facture. Lorsque la date d'échéance est dépassée et que la facture n'a pas été payée, n'hésitez pas à prendre contact avec l'entreprise par courrier électronique ou par téléphone. N'oubliez pas de mentionner tous les éléments importants, tels que le numéro de la facture et le montant du paiement. Progressivement, vous devrez peut-être augmenter la fréquence des rappels et l'agressivité du ton au fur et à mesure que le temps passe.
Lorsqu'une facture est émise, veillez à toujours vérifier son statut : si elle est toujours émise, si un paiement partiel a été effectué ou si aucun paiement n'a été effectué et qu'elle est en souffrance. Cela vous aide à vous concentrer sur le prochain collecteur de paiements et sur la meilleure façon de traiter avec lui. L'état des paiements n'a pas pris de temps, car le logiciel de facturation met automatiquement à jour l'état des paiements.
L'utilisation de ces stratégies peut grandement contribuer à garantir que les paiements sont effectués à temps sans aliéner les clients. L'aspect le plus crucial pour obtenir des paiements est le suivi et le bon moment pour envoyer la facture. Le suivi est davantage une question de cohérence et de professionnalisme. Et aussi de patience.
Dernières réflexions
De l'image de marque de votre facture aux méthodes de paiement que vous proposez, chaque aspect de la facturation contribue à une expérience de paiement plus fluide et plus fiable. Si vous parvenez à assimiler ces spécificités de l'entreprise et à maîtriser l'art d'envoyer une facture, votre structure organisationnelle a toutes les chances d'être avancée et de bénéficier de flux de trésorerie réguliers ainsi que de relations solides avec vos clients. Dans un cas comme dans l'autre, les recommandations contenues dans ce bref guide vous aideront à avancer dans la bonne direction. Il ne s'agit pas seulement d'envoyer la facture, ces recommandations serviront également à renforcer votre position et à améliorer votre rentabilité. Ne laissez plus vos factures languir, agissez dès maintenant avec le logiciel de facturation Enty et vous verrez une grande différence dans votre rentabilité.
