Comment commencer à suivre les dépenses professionnelles comme un pro
Qu'ont en commun les super-héros et les chefs d'entreprise avisés ? Tous deux ont besoin d'une arme secrète pour relever leurs défis !
Pour les chefs d'entreprise, le secret dont ils ont besoin est de savoir comment suivre habilement leurs dépenses. Cela permet d'éviter les pièges de la gestion financière, car vous êtes désormais armé des connaissances nécessaires. N'importe quel autre chef d'entreprise serait prêt à enfiler sa casquette et à commencer à gérer son budget. Ce guide vous aidera à suivre ces dépenses comme un pro et fera de vous le super-héros financier que votre entreprise souhaite être. Vous découvrirez comment gérer correctement vos mouvements de trésorerie de bas en haut, optimiser la paperasserie et convertir pratiquement chaque papier en un actif valable. Insufflez en vous la connaissance de la bonne histoire à la grisaille, le sentiment d'être un individu est le vôtre.
Les principes fondamentaux du suivi des frais professionnels
Il est très important de documenter les dépenses de l'entreprise et de ses propriétaires pour s'assurer qu'il y a une responsabilité sur les ressources utilisées et pour permettre au propriétaire de prendre de bonnes décisions en connaissance de cause. Examinons d'abord la question et les choses simples que vous devez savoir si vous voulez gérer les finances d'une petite entreprise comme vous l'entendez.
Les frais professionnels sont les coûts que l'on encourt dans le cadre normal de la gestion de l'entreprise. Ils comprennent des éléments tels que l'achat de matériel de bureau ou des services juridiques. Il est essentiel de savoir ce qui est considéré comme une dépense professionnelle et comment l'utiliser correctement pour gérer ses finances. En général, ce qui est commun et obligatoire pour l'homme d'affaires moyen dans la conduite de ses affaires peut être considéré comme des dépenses professionnelles.
Implications juridiques et fiscales
L'intégration de certains principes de gestion des frais juridiques a des conséquences et des avantages sur le plan comptable. La reconnaissance active des dépenses permet, par exemple, de respecter les obligations fiscales de manière minimale. Néanmoins, il existe des dépenses qui ne peuvent pas être considérées comme déductibles fiscalement et qui doivent être comprises à des fins de conformité, notamment les dépenses personnelles et les dépenses illégales.
Les pièges à éviter
Au lieu de suivre toutes leurs dépenses professionnelles, de nombreux propriétaires de petites entreprises retombent dans les pièges les plus courants. Il s'agit notamment du report, d'une mauvaise catégorisation et du mélange des dépenses professionnelles avec les dépenses personnelles. Pour éviter ces problèmes, il faut mettre en place un système d'enregistrement immédiat des dépenses, les classer correctement et ne pas mélanger les dépenses professionnelles et personnelles.
C'est pourquoi le suivi des dépenses est efficace pour la préparation du budget, la gestion des flux de trésorerie et l'établissement de prévisions financières solides. Il permet d'analyser la structure des dépenses, de comprendre où les coûts inutiles peuvent être réduits et de prendre des décisions financières fondées sur des preuves. Le suivi systématique des dépenses permet également de réduire les efforts nécessaires en fin d'année pour préparer les déclarations fiscales, ce qui peut s'avérer utile si vous souhaitez obtenir un financement de la part de créanciers ou d'investisseurs.
Établir une base solide pour le suivi des dépenses
Pour commencer à suivre les dépenses de l'entreprise, il faut partir sur de bonnes bases. Il s'agit de choisir les instruments adéquats et d'organiser les processus qui vous feront gagner du temps et de l'énergie par la suite. Examinons les aspects clés d'une bonne mise en route de ce processus afin de ne pas commettre d'erreurs inutiles.
Choisir un logiciel de comptabilité
Il est essentiel de choisir le bon logiciel de comptabilité qui facilitera le suivi de toutes les dépenses. La réponse consiste à trouver une solution qui s'associe aux autres outils disponibles dans votre entreprise et qui présente des caractéristiques importantes pour votre entreprise. L'un de ces outils est Enty's et son service Finance, qui vous aide à tout regrouper en un seul endroit, de la déclaration des dépenses à la gestion des reçus, ce qui permet d'accélérer le processus et de réduire les erreurs de comptabilité. Mais qu'y a-t-il de mieux ? Tout ce que vous aurez à faire est de nous fournir un lien vers votre site, et nous lancerons la construction de votre tableau de bord en un rien de temps.
Mais ce n'est pas tout : Enty permet également la signature électronique pour accélérer le processus d'approbation de la documentation, des factures préparées individuellement pour répondre aux spécificités de l'entreprise dans les meilleurs délais, et propose même un comptable personnel. Enty est une solution efficace qui ne se contente pas de prendre en charge les dépenses de votre entreprise, mais qui s'occupe de tous les processus de back-office, ce qui vous permet de vous concentrer sur ce qui compte vraiment : le développement de votre entreprise. Ne passez pas à côté d'une solution qui répond aux besoins de votre entreprise !
Ouverture d'un compte bancaire professionnel
Le principe fondamental de l'organisation des finances d'une entreprise est la création d'un compte bancaire professionnel dédié. Cette démarcation entre les dépenses personnelles et professionnelles est nécessaire pour un mécanisme comptable adéquat ainsi que pour le système fiscal. Un compte professionnel permet également d'obtenir une image plus précise des activités en question, des mouvements de trésorerie et, par conséquent, des états financiers. En outre, il apporte un facteur de formalité supplémentaire dans les relations avec les clients et les fournisseurs.
Saviez-vous que vous pouvez gérer vos finances encore plus efficacement ? Il vous suffit d'ouvrir un compte bancaire chez Enty grâce à notre partenariat avec Revolut.
Définition des catégories de dépenses
Il est très important de créer des catégories spécifiques de dépenses pour suivre les sorties d'argent. Chaque entreprise a quelques types de dépenses de base, comme les salaires, les frais de bureau, les frais de marketing et les déplacements, qu'il convient de répertorier en premier lieu. Ensuite, créez ces catégories dans votre système comptable. L'avantage de cet ordre est que vous serez en mesure d'établir un budget plus précis, de repérer toute tendance inhabituelle dans vos dépenses et de prendre des décisions rationnelles sur certaines questions financières. N'oubliez pas que ces catégories bien structurées sont également très utiles pendant la période des impôts !
Utiliser le suivi des dépenses pour améliorer la gestion des flux de trésorerie
La documentation des dépenses de l'entreprise ne se limite pas aux reçus de la chute, c'est un moyen plus sophistiqué d'améliorer et de contrôler les flux de trésorerie de l'entreprise et de prendre des décisions intelligentes. L'établissement de rapports financiers peut vous aider à comprendre l'aspect financier de votre entreprise. Ces rapports peuvent également modifier la façon dont vous positionnez vos recettes et vos dépenses, ce qui vous permet de détecter les changements et les variations afin de dégager des marges de croissance.
Générer des rapports financiers
Tant que le bon logiciel de comptabilité est utilisé, il permet de préparer des états financiers précis et attrayants. Ces rapports mettent en évidence les chiffres les plus importants, ce qui permet de prendre les décisions appropriées concernant les finances de la petite entreprise. La meilleure pratique consiste toujours à vérifier régulièrement ces rapports afin de gérer vos niveaux de trésorerie et de prendre les mesures qui s'imposent en cas de changement.
Prévision des dépenses futures
Prévoir votre situation financière future est essentiel pour contrôler les flux de trésorerie de vos ressources. Le fait est qu'il existe un certain nombre d'outils qui peuvent vous aider à prévoir les dépenses sur la base de ce qui s'est passé dans le passé, ce qui permet d'éviter les problèmes de trésorerie. C'est ce type de prévision qui permet de prendre des décisions appropriées et opportunes concernant la manière dont l'argent sera dépensé et budgétisé, ce qui permet à l'entreprise de rester active.
Identifier les possibilités de réduction des coûts
Vous devez examiner vos schémas de dépenses et vous assurer que vous pouvez les utiliser pour dériver des facteurs qui régiront l'efficacité et réduiront les dépenses inutiles et inconsidérées. Vous pouvez ainsi réduire les dépenses en permettant aux employés de mettre en commun leur pouvoir d'achat et d'obtenir des tarifs de gros auprès des fournisseurs ou en demandant aux employés de faire appel à des fournisseurs qui ont conclu des contrats d'achat à prix préférentiels.
Rationalisation du processus d'enregistrement des dépenses
Vous avez posé les bases, il est maintenant temps de faire du suivi des dépenses professionnelles un jeu d'enfant ! Sans plus attendre, nous allons vous présenter quelques solutions intéressantes pour faire en sorte que les dépenses ne vous prennent pas autant de temps et d'énergie qu'elles ne le prévoient.
Numérisation des reçus et des factures
Conservez-vous encore des reçus froissés dans vos portefeuilles ? C'est dépassé ! Avec la technologie actuelle, on peut prendre des photos de ses factures à l'aide d'un téléphone portable, par exemple. Fini le travail manuel de numérisation des documents à la recherche de caractères importants - tout est fait par des technologies OCR intelligentes ! Désormais, il suffit de prendre des photos et de scanner, et il n'y a plus rien à faire.
Automatiser les importations de dépenses
La saisie des données reste un cauchemar pour les utilisateurs, car chaque dépense doit être déclarée individuellement. C'est là que le bât blesse. Plusieurs applications de gestion des dépenses permettent à l'utilisateur de joindre ses cartes et comptes bancaires, ce qui lui permet de récupérer les données de ses comptes par voie électronique. Ce n'est pas seulement une commodité, c'est aussi une nécessité professionnelle de premier ordre. Encore mieux ? Enty est l'un de ces outils pour lequel il vous suffit de coller un lien sur votre site web et toutes les autres informations financières importantes seront téléchargées de la manière la plus simple qui soit. De la magie ? Magique !
Intégration des flux bancaires et des cartes de crédit
Allez-y ! Pourquoi ne pas intégrer automatiquement vos flux bancaires à votre logiciel comptable ? Cela élimine la nécessité d'effectuer des comptes manuels, ce qui permet d'avoir un accès immédiat à la situation de la trésorerie. En outre, le processus de réconciliation des éléments bancaires est beaucoup plus facile qu'auparavant, ce qui permet d'éviter bien des maux de tête chaque mois ! Ouah ! C'est ce qu'on appelle un point de vue factuel.
Applications mobiles pour un suivi en déplacement
Les applications mobiles ne sont plus un luxe, ni même une nouveauté. Ces applications vous permettent de suivre vos dépenses, de prendre des photos de vos reçus et même de produire un rapport directement à partir de votre appareil mobile. Vous n'aurez plus à vous excuser de ne pas avoir enregistré le déjeuner de la réunion ou les frais de taxi utilisés.
Transformer les données sur les dépenses en informations exploitables
Vous avez rassemblé tous les détails de vos dépenses, et maintenant ? Il est grand temps de vous atteler à l'analyse de ces chiffres et de les utiliser en vue d'améliorer la viabilité financière de votre petite entreprise. Passons maintenant aux méthodes constructives qui vous permettront de transformer une telle montagne d'informations en profits et de rester dans la course.
Principaux ratios financiers à surveiller
Pour avoir une idée précise de votre stabilité financière, il est essentiel de surveiller ces ratios essentiels :
Ratios de liquidité : ils indiquent dans quelle mesure vous pouvez rembourser vos dettes à court terme. Le ratio de liquidité générale (actif à court terme / passif à court terme) est un bon point de départ.
Ratios d'endettement : ils mesurent le niveau d'endettement de l'entreprise. Le ratio dettes/capitaux propres (total des dettes/capitaux propres) est un indicateur clé.
Ratios d'efficacité : ils révèlent dans quelle mesure vous utilisez vos ressources. Examinez des indicateurs tels que la rotation des stocks ou la rotation des comptes clients.
Ratios de rentabilité : Ils indiquent votre capacité à gagner de l'argent. Surveillez votre marge bénéficiaire brute et votre marge bénéficiaire nette.
Analyse comparative par rapport aux normes du secteur
Ne vous contentez pas de regarder vos propres chiffres isolément. Comparez vos ratios financiers aux moyennes du secteur pour savoir où vous vous situez. Ce processus d'analyse comparative peut vous aider à
identifier les domaines dans lesquels vos performances sont supérieures à celles de vos concurrents
repérer les points faibles à améliorer
fixer des objectifs réalistes pour votre entreprise
Utiliser les données pour prendre des décisions commerciales
Maintenant que vous disposez d'informations, il est temps de les mettre à profit :
Optimiser les dépenses : utilisez les modèles de dépenses pour identifier les domaines dans lesquels vous pouvez réduire les coûts sans sacrifier la qualité.
Améliorer les flux de trésorerie : analysez vos ratios de liquidité pour vous assurer que vous disposez toujours de suffisamment de liquidités.
Planifier la croissance : Utilisez les tendances en matière de rentabilité pour prendre des décisions éclairées concernant l'expansion de votre entreprise.
N'oubliez pas que le suivi des dépenses d'entreprise ne consiste pas seulement à conserver les reçus, mais aussi à utiliser ces données pour faire des choix judicieux qui aideront votre petite entreprise à prospérer. Alors, plongez dans ces chiffres et commencez dès aujourd'hui à transformer vos données sur les dépenses en informations exploitables !
Dernières réflexions
Félicitations ! Vous êtes maintenant en mesure de transformer ces banals reçus en puissants outils de réussite. Lorsque vous faites le suivi de vos dépenses d'entreprise, n'oubliez pas que chaque information est une clé qui vous permettra d'exploiter le véritable potentiel de votre entreprise. Utilisez ces connaissances pour prendre des décisions stratégiques qui favorisent la croissance, rationalisent les opérations et maximisent les profits. Plongez dans vos données financières en toute confiance, faites des choix éclairés et voyez votre entreprise prospérer comme jamais auparavant, car le meilleur est à venir !