Buchhalterische Gesundheitsroutinen für KMU: Sie brauchen 5 Minuten im Monat dafür
Wenn Sie ein Unternehmen gründen, müssen Sie sich mit den buchhalterischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten befassen, die mit dem Besitz eines Unternehmens einhergehen. Und obwohl die Buchhaltung keine wirklich aufregende Tätigkeit ist, ist es wichtig, hier ein System aufzubauen, das die "Rückseite" Ihres Unternehmens unterstützt.
Wenn Sie ein kleines Unternehmen gründen, stellen Sie normalerweise keinen Buchhalter ein, der diese Aufgaben sofort delegiert. Meistens muss Ihr kleines Unternehmen nur einen Jahresbericht einreichen, und das ist im Grunde einmal im Jahr.
Dieser Leitfaden wird Ihnen helfen, die Bücher ordnungsgemäß zu führen und diesen Termin ohne Papierprobleme und brennende Fristen einzuhalten. 5 Minuten pro Monat, das ist alles!
Checkliste für die Buchhaltungsroutine
Schritt 1. Aufzeichnung aller finanziellen Aktivitäten
Alle Ihre Einnahmen und Ausgaben sollten aufgezeichnet werden. Wenn Sie Geld erhalten oder senden, muss es ein Dokument geben, das finanzielle Informationen über die Transaktion enthält.
Das gängigste Dokument zur Aufzeichnung einer Transaktion zwischen einem Unternehmen und einem Kunden ist eine Rechnung. In Anbetracht der Alternativen wie Schecks, Quittungen und Rechnungen ist eine Rechnung in der Gesetzgebung überall vertreten und daher optimal.
Die Verwaltung von Rechnungen lässt sich mit einem Rechnungsgenerator leicht organisieren. Achten Sie nur darauf, dass das Formular alle notwendigen Informationen enthält. Achten Sie besonders auf die Nummern (müssen fortlaufend sein) und das Datum einer Rechnung. Dies ist entscheidend für die Verfolgung von Zahlungen und die Verwaltung überfälliger Rechnungen.
Schritt 2. Bewahren Sie alle Unterlagen auf
Sie müssen natürlich bis zum nächsten Berichtszeitraum aufbewahrt werden. Aber in den meisten Ländern muss ein Unternehmen alle Unterlagen 7 Jahre lang aufbewahren.
Wenn Sie einen Dienst für die Verwaltung von Rechnungen nutzen, wird die Aufgabe der Aufbewahrung einfacher, da die erstellten Dokumente in der Regel in Ihrem Profil gespeichert werden (sofern Sie nicht die kostenlose Testversion nutzen). Wenn Sie einen kostenlosen Testgenerator verwenden oder die Rechnungen manuell erstellen, müssen Sie einen Ordner anlegen, um sie aufzubewahren.
Das Gleiche gilt für Eingangsrechnungen. Da diese in der Regel per E-Mail verschickt werden, können Sie ein spezielles Postfach einrichten, um Rechnungen von Ihren Dienstleistern und Auftragnehmern an einem Ort zu empfangen. Es ist auch hilfreich, Kopien der Dokumente in einem Cloud-Speicherordner zu speichern. Sie können die Dateien so einrichten, dass sie über diese Anwendung automatisch von der Mailbox zu Google Drive übertragen werden.
Schritt 3. Analysieren Sie die Finanztransaktionen
Der Buchhaltungsprozess beginnt mit der Analyse der Finanztransaktionen. Geben Sie einfach Ihr Bankkontoprofil ein und prüfen Sie, ob Ihre Rechnungen mit Ihren Zahlungsein- und -ausgängen übereinstimmen.
Jede Transaktion sollte einen Quellbeleg als Grundlage für die Erfassung finden. Fehlen einige Belege, wenden Sie sich bei Bedarf an Ihren Vertragspartner, um die Lücke zu schließen, ohne die chronologische Reihenfolge zu unterbrechen.
Schritt 4. Herangehensweise an den Jahresbericht
Dann werden die Geschäftsvorgänge in die Journale (z. B. Verkaufsjournale) und dann in ein Hauptbuch übertragen. Sie erstellen die Bilanz, prüfen, ob die Summe der Belastungen gleich der Summe der Gutschriften ist, und erstellen einen Jahresabschluss - das nennt man Buchhaltung.
Sie können dafür eine Buchhaltungssoftware verwenden oder die einmalige Dienstleistung eines professionellen Buchhalters in Anspruch nehmen. In jedem Fall wird es ein Kinderspiel sein, einen Jahresbericht aus organisierten Rechnungen zu erstellen, die alle Transaktionen abdecken.
Mit der Buchhaltung verhält es sich ähnlich wie mit jeder anderen Gesundheitsroutine, die Sie durchführen. Stellen Sie sich vor, Sie gehen zum Zahnarzt und es handelt sich um eine regelmäßige Untersuchung. Keine zusätzlichen Kosten für Behandlungen und keine stundenlange Suche und Behebung von Problemen, die schon lange bestehen.
Wie Sie die Zeit für die Buchhaltungshygiene reduzieren können
Bei der Hygiene im Allgemeinen geht es darum, notwendige Routinen in Ihr Leben einzubauen.
Sie haben eine Dienstleistung erbracht? - Stellen Sie eine Rechnung aus
Haben Sie eine Rechnung? - Speichern Sie sie in einem bestimmten Ordner
Haben Sie das Geld erhalten? - Überprüfen Sie die Zahlen
Das ist nicht schwer zu bewältigen, zumindest solange Sie nicht über einen regen Rechnungsstellungs-Workflow verfügen (10+ Rechnungen pro Monat). Dennoch vernachlässigen viele Unternehmer die Buchhaltungshygiene, weil es Zeit kostet, sich in Ihren Rechnungsgenerator einzuloggen, dann - in Ihr mobiles Bankkonto, um eingehende Dokumente hochzuladen, und so weiter.
Enty Control Panel ist eine Lösung, die Ihnen Zeit und Energie spart. Nutzen Sie einen eingebetteten Rechnungsstellungsdienst, verbinden Sie Ihr Bankkonto mit dem Control Panel und laden Sie hier alle externen Dokumente hoch, die dann automatisch an einen Wirtschaftsprüfer geschickt werden, der in Ihrem Namen einen Jahresbericht erstellt.
0 überfällige Rechnungen, 0 verlorene Dokumente, 0 Bußgelder, 5 Minuten Ihrer Zeit pro Monat und +500 auf Ihre Managementkapazitätsrate mit einem einzigen Abonnement!
