Auditorías financieras: ¿amigas o enemigas de su pequeña empresa?
Puede que la palabra "auditoría" le dé ganas de meterse debajo de la mesa, pero espere un momento. Alerta: son más de lo que cree. Sí, no es una broma: las auditorías pueden convertirse en sus "mejores amigas". Es hora de acabar con los viejos temores, porque estas inmersiones en sus finanzas podrían descubrir potenciales ocultos, eliminar flujos de trabajo innecesarios y recortar costes. Si tienes un vigilante financiero, no sólo está ahí para eliminar los riesgos, sino también para poner de relieve el lado bueno y que puedan encontrar vías de mejora. ¿Le interesa? Bueno, vamos a levantar el velo sobre cómo una auditoría puede lograr la hazaña imposible de convertirse en el salvador anónimo de su drama empresarial.
Comprender las auditorías financieras
En pocas palabras, una auditoría financiera consiste en examinar detalladamente los registros financieros de la empresa y las diversas transacciones realizadas en ella. Por tanto, la atención se centra en la recopilación, revisión o valoración de dichos registros. ¿El objetivo principal? Emitir un dictamen sobre si todos los estados financieros elaborados con arreglo a dichas cuentas reflejan fiel y correctamente el estado de los asuntos de la empresa.
Considérelo como un chequeo de las cuentas de la empresa. Un auditor independiente revisará los libros, registros, estados de ingresos/gastos y sistemas de control interno. También corroborará determinadas transacciones para afirmar la exactitud de las cifras presentadas en los estados financieros. Estos procedimientos se llevan a cabo de acuerdo con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, que establecen lo que debe hacerse en una auditoría.
Tipos de auditorías financieras
Resulta útil estar familiarizado con los tres tipos principales de auditorías financieras:
Auditorías internas: consisten en examinar los procesos internos de una organización para gestionar el control interno, la gobernanza, la gestión de riesgos y las finanzas. Ayudan a garantizar el cumplimiento de las leyes y normativas y pueden descubrir áreas en las que se estén malgastando recursos.
Auditorías externas: es probable que se realicen si un tercero pretende evaluar la credibilidad y exactitud de los documentos financieros. Aunque normalmente no se exigen a las pequeñas empresas, algunos empresarios optan por realizar este tipo de auditorías de forma voluntaria para aumentar la confianza pública o para ajustarse a las estipulaciones de contratos o préstamos.
Auditorías del IRS: este tipo de auditorías determinan si las cuentas, libros y registros de la organización y otros intereses están declarados con exactitud a efectos fiscales. No se preocupe si le han citado. No significa que haya un problema.
Requisitos legales
La necesidad de una auditoría legal por motivos financieros puede depender de varios factores, entre otros, la naturaleza de las actividades empresariales y el tamaño de la empresa. Por ejemplo, las empresas con una facturación anual inferior a 10,2 millones de libras esterlinas, menos de 50 empleados y activos inferiores a 5,1 millones de libras esterlinas suelen estar exentas de la auditoría de los estados financieros. Sin embargo, existen excepciones. Debe realizarse una auditoría si el 10% de los accionistas así lo solicitan un mes antes del cierre del ejercicio fiscal que se pretende auditar.
¿Le conviene una auditoría financiera?
¿Se pregunta por qué necesita una auditoría financiera para su pequeña empresa? He aquí cómo decidirlo: considere sus objetivos empresariales, sus finanzas -lo complicadas que son- y la existencia de algunas necesidades externas como préstamos, relaciones con inversores, etc. ¿Sigues indeciso? Enty puede guiarte para que un profesional te ayude a decidirte, proporcionándote los pros y los contras de cualquier opción. Además, Enty puede hacer que una auditoría sea más manejable, ya sea determinando qué información se requiere al principio o sintetizando la documentación en trozos de papel del tamaño de un bocado. Tanto si se trata de su primera auditoría como de la última, Enty se la hace más fácil y eficaz.
Preparar su pequeña empresa para una auditoría financiera
¿Listo para superar su auditoría financiera? Pongamos manos a la obra para poner su pequeña empresa en orden. Lo primero y más importante son los documentos financieros. No se trata simplemente de meter los papeles en una caja para guardarlos en un lugar conveniente: es un plan bien estructurado lo que despertará la admiración de un auditor.
Organizar los registros financieros
Empieza por crear un sistema de archivo que enorgullecería a Marie Kondo. Para empezar, hazte con un organizador de archivos doméstico (o con un juego de archivadores) y colócalos ordenadamente. Escanea todos los recibos, facturas que hayan gastado y otros documentos similares, haciendo especial hincapié en sus ojos. Créanos. Si no lo hace, su futuro yo le maldecirá por hacerle correr de un lado a otro buscando ese documento tan importante. Y vamos, ¿por qué no recurrir a un proveedor de mantenimiento de registros? Te quitarán el papeleo y tendrás espacio libre en la oficina para esa mesa de ping pong.
Implantación de controles internos
Ahora podemos hablar de los controles internos. Estos son sus capuchones de superhéroe financiero: le ayudarán a prevenir el fraude, a elaborar informes correctos y a generalizar las operaciones de su empresa. Divida el trabajo entre su personal, deletree políticas y utilice las TI para estandarizar los procesos. Efectivamente, existen diferentes herramientas que pueden utilizarse para conseguirlo. Al final del día, serás un buen guardián de los documentos de la tienda y ahorrarás el tiempo empleado en buscarlos durante las auditorías de forma bastante sencilla. Intoxícate porque, por muy estresado que estés con montones de transacciones y documentos, serás capaz de ordenar lo que necesites en un santiamén.
Recuerde, una cultura de cumplimiento no es sólo para los grandes: es su arma secreta para el éxito.
Trabajar con auditores
Cuando trabajes con los auditores, imagínatelo y trátalo como un baile. Tú empiezas con la organización y ellos hacen preguntas. Hay que estar preparado para presentar todos los documentos necesarios y responder inmediatamente a sus preguntas. Además, no hay que pasar por alto la reunión "posterior a la auditoría"; aquí es donde se averigua lo bien que han ido las cosas y en qué hay que trabajar. Piense en ella como una oportunidad para aprender y validar todo lo bueno que ha conseguido. Siguiendo estos pocos preparativos, es probable que te enfrentes a la auditoría financiera con serenidad y quizás con un poco de arrogancia.
Ventajas de las auditorías financieras para las pequeñas empresas
No se puede negar que las auditorías financieras periódicas pueden ser un punto de inflexión importante para su pequeña empresa. No se trata sólo de hacer números, sino de reforzar la posición de su empresa en el mercado. Preparémonos para aceptar las auditorías financieras, ya que los beneficios serán abundantes.
Mayor precisión financiera
¿Conoces esa sensación cuando encuentras un billete de 20 dólares en unos vaqueros apenas usados? Así es como se siente, pero esta vez se trata de las finanzas de su empresa. Las revisiones rutinarias de estos informes ayudan a comprobar la exactitud de los estados financieros. Lo que significa que tendrás el estado financiero de la empresa sin áreas imprecisas. Se acabaron las esperanzas y los dedos cruzados antes de poner un pie en la toma de cualquier decisión. Se dispone de cifras precisas y, por tanto, en la gestión de la empresa se evitan decisiones precipitadas que pueden salir caras.
Mejor toma de decisiones
¿Ha intentado alguna vez caminar por un laberinto con los ojos vendados? Así es exactamente como funciona una empresa sin las ventajas de las auditorías financieras periódicas. Estas auditorías le proporcionan información sobre la situación financiera de su empresa, identificando así los puntos débiles y los puntos fuertes que deben mejorarse. Podrá identificar los puntos débiles de las operaciones y recortar los desperdicios que no se estén utilizando, tomando medidas productivas para el crecimiento de la empresa. Es como tener un GPS de apoyo en la cabeza que te ayude a ganar. Si pensabas que ibas a hacer movimientos con ese nivel de discernimiento y seguir en deuda con tus competidores, piénsalo otra vez.
Mayor credibilidad
¿Desea ganarse el respeto de los empresarios? Es fácil, sólo tiene que asegurarse de que se realizan auditorías financieras periódicas. Indican que se está en el intento y el empleo adecuado de la honradez. No se trata simplemente de intentar que su madre se sienta orgullosa; se trata de ganarse a sus socios comerciales, inversores y empresas de crédito. Unos informes de auditoría impecables pueden ayudar a conseguir mejor financiación y condiciones atractivas para los acreedores. No hay soporte informático en los negocios; es más bien una cortesía muy agradable de hacer negocios.
Posibles inconvenientes de las auditorías financieras
Aunque las auditorías financieras pueden ser increíblemente beneficiosas, no están exentas de dificultades. Echemos un vistazo más de cerca a algunos posibles inconvenientes a los que podría enfrentarse al realizar una auditoría financiera para su pequeña empresa.
Compromiso de tiempo y recursos
Uno de los principales retos es que las auditorías financieras pueden consumir mucho tiempo. Tendrá que dedicar una parte importante de su agenda a este proceso, que puede durar entre dos y cuatro semanas. No se trata sólo de entregar unos documentos y dar por terminado el proceso. Su personal clave, desde el Director Financiero hasta el equipo de ventas, tendrá que estar disponible para charlar con los auditores. Esto significa menos tiempo para sus tareas habituales, lo que podría ralentizar sus operaciones cotidianas.
Costes
Hablemos de dinero. Las auditorías financieras no son baratas, especialmente para las pequeñas y medianas empresas. El precio oscila entre 5.000 y 75.000 dólares, dependiendo del tamaño y la complejidad de la empresa. Es una suma considerable que podría invertirse en otras áreas de su empresa. Además, no se trata sólo de los honorarios del auditor. También tendrá que tener en cuenta los costes internos de preparación de la auditoría, como el tiempo y los recursos del personal.
Potencial para descubrir problemas
Aquí es donde las cosas pueden ponerse un poco complicadas. Las auditorías pueden sacar a la luz problemas contables de los que quizá no era consciente. Aunque esto puede ser beneficioso a largo plazo, puede dar lugar a algunas conversaciones incómodas o incluso a consecuencias normativas. Vale la pena señalar que las auditorías no son infalibles. Proporcionan una garantía razonable, no una certeza absoluta, sobre la exactitud de sus estados financieros. Por tanto, aunque pueden detectar irregularidades, no están diseñadas principalmente para descubrir fraudes.
Reflexiones finales
Las auditorías financieras desempeñan un papel crucial en la salud y el éxito de las pequeñas empresas. Tienen un impacto significativo en la exactitud financiera, la credibilidad y los procesos de toma de decisiones. Aunque estas auditorías pueden llevar mucho tiempo y ser costosas, sus beneficios suelen compensar los inconvenientes, ya que proporcionan información valiosa para mejorar las operaciones y generar confianza con las partes interesadas. Para sacar el máximo partido de una auditoría financiera, debe centrarse en poner en orden los registros financieros, aplicar controles internos sólidos y herramientas como Enty. Haga que las auditorías financieras dejen de ser una tarea desalentadora y se conviertan en una poderosa herramienta para impulsar el éxito empresarial.