Anforderungen an die Rechnung eines Unternehmens in Estland
Sie haben Ihr Unternehmen in Estland gegründet und potenzielle Kunden erreicht. Jetzt müssen Sie ihnen eine Rechnung schicken. Aber welche Informationen sollten Sie in dieses Dokument aufnehmen? Was sind die Anforderungen an Rechnungen in Estland?
Dieser Artikel erklärt, wie man eine Rechnung für ein Unternehmen erstellt. Er ist im Grunde ein Leitfaden dafür, welche Daten man angeben muss und wie man sie gut strukturiert. Wir haben hier erörtert, warum korrekte Rechnungen dazu beitragen, dass Sie von Ihrem Buchhalter, Ihrem Bankberater und Ihren Investoren begrüßt werden.
Estland ist das perfekte Land, um ein internationales Unternehmen zu führen, daher raten wir, ein internationales Rechnungsformat zu verwenden, das zu jedem Geschäftspartner passt. Im Folgenden wird auch auf Einzelheiten der Rechnungsausfüllung eingegangen, die für die estnische Buchführung wesentlich sind.
Angaben zu Ihrem Unternehmen (Kopfzeile)
Betrachten wir eine Rechnung als ein Stück Papier, das in drei Teile unterteilt ist. Der obere Teil (Kopfzeile) ist eine Einleitung. Ein Verkäufer oder Anbieter macht in der Regel den ersten Schritt zu einem Geschäft auf dem Markt. Sie stellen also Ihr Unternehmen vor:
Firmenname
Registriernummer
juristische Adresse des Unternehmens
Estnische Mehrwertsteuernummer (EE, gefolgt von neun Ziffern)
Kontaktperson und Telefon (optional)
Im nächsten Teil machen Sie Angaben zur Rechnung selbst. Er dient vor allem dazu, Ihren Dokumenten-Workflow zu organisieren. Dazu geben Sie die folgenden technischen Details in der Rechnung an:
Rechnungsnummer
Datum der Ausstellung
Fälligkeitsdatum
Zur Vereinfachung der Buchhaltung sollten die Rechnungsnummern eindeutig und fortlaufend sein. Es sollte sich aber nicht um einen zufälligen fortlaufenden Code handeln. Einfache Rechnungsnummern wie "1", "2", "3" usw. werden verwirrend, wenn man auf doppelte oder mehrfache Zahlen kommt. Stattdessen ist es besser, ein Nummerierungssystem zu haben. Eine Nummer könnte sich auf das Jahr, den Namen der Vereinbarung beziehen; dann kommt eine längere fortlaufende Nummer.
Es gibt einige Fristen für das Ausstellungsdatum, aber die beste Möglichkeit ist, eine Rechnung vor der Lieferung von Waren oder Dienstleistungen auszustellen.
Das Fälligkeitsdatum ist das Datum, bis zu dem Sie erwarten, dass diese Rechnung von Ihrem Kunden bezahlt wird. Sie können das Fälligkeitsdatum auf den Tag genau oder als Anzahl von Tagen angeben. Das Fälligkeitsdatum ist auch Ihr Verkaufsinstrument. Mit dem 'Fälligkeitsdatum' legen Sie das Preisangebot für Ihren Kunden fest.
Mittelteil der Rechnung
Im mittleren Teil verweisen Sie auf Ihren Kunden oder Auftraggeber und Ihr Angebot. Das heißt, Sie schreiben Rechnung an/ Versand an
den Namen dieser Person oder Firma
Adresse der Person oder des Unternehmens
eine andere identifizierende Information, z. B. ID (wenn es sich um eine Person handelt)
Registrierungsnummer und Mehrwertsteuer (bei Unternehmen)
Standardmäßig wird in Dokumenten eine juristische Adresse verwendet. Wenn Sie jedoch etwas an Ihren Kunden versenden, geben Sie die physische Adresse der Person oder des Unternehmens an.
Dann beschreiben Sie die von Ihrem Unternehmen angebotenen Waren oder Dienstleistungen:
Was ist es (Name des Produkts oder der Dienstleistung) | Menge | Stückpreis | Betrag
Unterer Teil der Rechnung
Direkt unter dem Einzelpreis und dem Betrag setzen Sie die Tabelle mit einer Berechnung des Gesamtpreises wie folgt fort:
Zwischensumme
MEHRWERTSTEUER
Fälliger Betrag
Die Zwischensumme ist ein Feld für einen Preis ohne enthaltene Steuern. Welche Steuern müssen in der Rechnung enthalten sein? Die Mehrwertsteuer, wenn Ihr Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig ist. Hier erhalten Sie eine kurze Zusammenfassung der Mehrwertsteuervorschriften in Estland, die Sie anschließend auf der offiziellen Website noch einmal überprüfen können .
Wenn Ihr estnisches Unternehmen nicht mehrwertsteuerpflichtig ist, dürfen Sie NIEMALS die Mehrwertsteuer in Rechnungen ausweisen, auch nicht bei einem Satz von 0 %.
ACHTUNG! Um Bußgelder zu vermeiden, können Sie prüfen, ob eine von Ihnen ausgeübte Geschäftstätigkeit der Mehrwertsteuer unterliegt und ob Ihr Kunde [Unternehmen] eine gültige Mehrwertsteuernummer hat.
Wenn Ihr estnisches Unternehmen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hat, weisen Sie die Mehrwertsteuer auf den Rechnungen aus. Auch wenn der Mehrwertsteuersatz 0 % beträgt, fügen Sie eine so genannte "Steuerklausel" ein, die erklärt, warum dies der Fall ist.
In der Rechnung sollten Sie die Mehrwertsteuer zunächst als Prozentsatz und dann als Geldbetrag angeben. In Estland gibt es verschiedene Mehrwertsteuersätze. Um Fehler zu vermeiden, können Sie sie auf der Website der estnischen Steuer- und Zollbehörde überprüfen oder einen Rechnungsstellungsdienst nutzen, der die Mehrwertsteuer automatisch anwendet.
Der zu zahlende Betrag ist der Gesamtpreis einschließlich Mehrwertsteuer. Normalerweise werden keine weiteren Steuern auf die Gesamtkosten erhoben. Vergessen Sie nicht, die Währung anzugeben.
Der letzte Schritt bei der Erstellung einer Rechnung ist die Angabe des Bestimmungsortes für das Geld. Die Unternehmen geben in der Regel ihre Bankverbindung an:
begünstigte Bank
IBAN
weitere Angaben wie SWIFT (bei Überweisungen außerhalb des EWR)
Sie können mehrere Kontoverbindungen angeben und Ihrem Kunden die Möglichkeit geben, eine auszuwählen. Eine Alternative zur Angabe der Bankverbindung kann in einem E-Payment-Link oder in einer Klausel bestehen, in der Sie die Bankverbindung in den Vertrag geschrieben haben.
Das war's! Prüfen Sie, ob alle Daten korrekt sind, und senden Sie die Rechnung per E-Mail an Ihren Kunden. Eigentlich ist es gar nicht so kompliziert, aber trotzdem kommt es bei der manuellen Erstellung von Rechnungen manchmal zu Fehlern. Daher ist es besser, diesen Prozess zu automatisieren und einen Rechnungsstellungsdienst zu nutzen.
Mit Enty haben Sie eine vollständig automatisierte Rechnungsstellung. Sie können Rechnungen an einem einzigen Ort aufbewahren und verwalten. Außerdem können Sie die Rechnungsstellung mit Ihren Bank- und Buchhaltungsdaten synchronisieren, die wir in voller Übereinstimmung mit den estnischen Vorschriften bereitstellen.
Probieren Sie es aus und verschwenden Sie nicht länger Ihre kostbare Zeit mit Rechnungen.
