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Plantilla de factura para alquilar un local de negocios: requisitos y guía práctica
Alquilar un local de negocios conlleva responsabilidades fiscales tanto para el arrendador como para el arrendatario. La emisión de una factura correcta no solo cumple con las normativas legales, sino que también asegura la transparencia y facilita la gestión contable. En esta guía, explicamos los elementos clave para emitir una factura y las obligaciones fiscales asociadas, así como cómo Enty.io puede simplificar este proceso.
¿Es necesaria una plantilla de factura para alquilar un local de negocios?
La respuesta es sí. Cuando un propietario alquila un local a un autónomo o una empresa, está proporcionando un servicio sujeto a IVA, lo que hace obligatorio emitir una factura. Antes de hacerlo, es necesario:
Darse de alta como arrendador: Registrar la actividad rellenando el modelo 037 e incluir el epígrafe 861 del Impuesto sobre Actividades Profesionales.
Cumplir con las normativas fiscales: Asegurarse de que la factura incluya todos los elementos exigidos por ley.
Este documento certifica la transacción y permite al arrendatario registrar el alquiler como gasto deducible en su negocio.
Elementos esenciales de una factura para alquiler de locales
1. Número de factura
Cada factura debe tener un número único, correlativo y sin saltos en la numeración. Por ejemplo, si la factura de septiembre es la número 22, la de octubre debe ser la 23.
2. Datos del arrendatario
La factura debe incluir:
Nombre o razón social.
NIF (para autónomos) o CIF (para empresas).
Dirección fiscal completa.
3. Descripción del servicio
Especificar que se trata del alquiler de un inmueble y añadir la dirección del local arrendado.
Componentes fiscales clave
1. IVA
El alquiler de locales de negocio está sujeto a un IVA del 21%. Este importe debe estar claramente desglosado en la factura, indicando la base imponible (precio antes de impuestos) y la cuota tributaria.
2. IRPF
Las retenciones del IRPF son del 19% sobre la base imponible. Esta retención solo se aplica cuando el arrendatario es un autónomo o empresa, salvo en casos específicos como alquileres anuales menores de 900 € o inmuebles rústicos.
Obligaciones fiscales del arrendador
Los propietarios de locales arrendados deben cumplir con ciertas responsabilidades fiscales:
Declaración trimestral del IVA: Presentar el modelo 303 para reportar el IVA cobrado.
Resumen anual del IVA: Rellenar el modelo 390 al finalizar el año fiscal.
Conservación de facturas: Guardar copias de las facturas durante al menos cuatro años para inspecciones fiscales.
Beneficios fiscales para el arrendatario
Para los autónomos y empresas, las facturas de alquiler son un gasto deducible que contribuye a reducir su carga fiscal. Además, el IVA incluido en la factura puede ser deducido en su declaración de impuestos, mientras que el IRPF retenido se ingresa a Hacienda como parte de sus obligaciones fiscales.
¿Cómo puede ayudar Enty.io con la facturación de alquileres?
Enty.io es una plataforma diseñada para optimizar la emisión y gestión de facturas, incluyendo las de alquiler de locales de negocios. Entre sus principales beneficios destacan:
Automatización de la facturación: Genera facturas profesionales con todos los elementos obligatorios, incluyendo IVA e IRPF, asegurando el cumplimiento normativo.
Gestión sencilla de series de facturas: Permite numerar las facturas de forma correlativa sin errores ni saltos.
Almacenamiento seguro en la nube: Garantiza la conservación de las facturas durante el tiempo necesario para inspecciones fiscales.
Análisis y reportes financieros: Ofrece herramientas para entender y optimizar los ingresos generados por el arrendamiento.
Accesibilidad total: La plataforma basada en la nube permite emitir facturas desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar.
Con Enty.io, tanto arrendadores como arrendatarios pueden simplificar sus procesos fiscales, ahorrar tiempo y garantizar la conformidad con las normativas legales.