De loonlijst en hoe kan je deze efficiënt beheren
Wanneer je aan HR en personeelszaken denkt, zul je al snel denken aan werving en selectie. Alhoewel, HR bestaat uit het hele spectrum van personeelszaken: van het zoeken, werven en opleiden van toekomstige werknemers tot het legitimeren van je werkrelatie met hen. De loonlijst of salarisuitbetaling zijn misschien wel het meest complexe proces binnen HR. Vandaag kijken we daarom naar het belang van de loonlijst, ook wel genaamd payroll, voor elk bedrijf waar ook ter wereld.
Dit is het eerste artikel van een reeks dat zich in HR en personeelszaken verdiept. Schrijf je in voor onze nieuwsbrief om op de hoogte te blijven over de nieuwe artikelen over dit onderwerp.
Wat is de loonlijst?
Wat is de loonlijst?Het opmaken van de loonlijst, oftewel de salarisadministratie, is het proces van de formalisering, berekening en uitbetaling van salarissen van je medewerkers. Dit begint bij het bijhouden van de gewerkte uren en het bereken van het nettoloon en eindigt bij de belastingaangifte voor de lonen.
Het bijhouden van een dergelijke salarisadministratie is een complex verhaal. Veel bedrijven hebben dan ook regelmatig moeite om een consistente en vooral correcte salarisuitbetaling op poten te zetten. Volgens de American Payroll Association is er gemiddeld een foutpercentage van tussen de 1% en 8% in de salarisuitbetaling van bedrijven die de loonlijst op een traditionele manier beheren. Dat betekent dat door je loonlijst handmatig bij te houden, je bedrijf elk jaar duizenden euro’s kwijtraakt. Zelfs als met een minimaal foutpercentage.
De voornaamste reden hiervoor is dat er allerlei verschillende regels en wetten over zijn. Elk bedrijf, onafhankelijk van locatie en grootte, heeft personeel en daarom de wettelijke verplichting een loonadministratie bij te houden en hierover te rapporteren.
Salarissen zijn de kern van de HR van je bedrijf, maar ook van je boekhouding en algehele backoffice. Om te kunnen voldoen aan wet- en regelgevingen en fouten te voorkomen, moet je als bedrijf goed opletten bij je loonlijst.
Belangrijke onderdelen van de loonlijst
Een loonlijst is een belangrijk onderdeel van je algehele salarisadministratie. Voor de salarisadministratie heb je verschillende data voor nodig. Op de loonlijst staat wettelijk verplichte informatie over een bedrijf en de werknemers die er in dienst zijn, zoals namen, adressen, contactgegevens en meer. Daarnaast zijn er de afgesproken betalingstermijnen en het aantal uren dat een werknemer gewerkt heeft. Verder geeft de loonlijst informatie over het brutoloon en nettoloon dat uitbetaald is, inclusief het normale loon, bonussen en verschillende vergoedingen.
Stappenplan: Handmatig beheren van de loonlijst
Verzamel informatie over de relevante arbeidswetten, regelgeving en loonbelasting
Vraag je accountant of zoek online naar het proces voor salarisuitbetaling. Bepaal wanneer je verplicht bent een salaris te betalen, welke loonbelasting en bijdragen je moet betalen en hoe je een goede salarisadministratie kan maken.
Bepaal je betalingstermijn
Op basis van de vorige stap kan je bepalen wat je planning voor loonuitbetaling wordt. Je kan kiezen hoe vaak je werknemers betaald worden: wekelijks, tweewekelijks of maandelijks. Daarmee bepaal je ook hoeveel loonstrookjes elke werknemer krijgt, namelijk: 52, 26 of 12. Let op dat hoe vaker je uitbetaalt, hoe complexer het proces wordt. Deze complexiteit geldt zeker voor grote bedrijven. Daarom raden we je aan om maandelijks lonen uit te betalen.
Bereken het salaris van je medewerkers
De bovenstaande data geeft je genoeg informatie om het nettoloon van je medewerkers te berekenen. Hiervoor kan je eenvoudig een online nettoloon-calculators vinden, specifiek voor het land waar je moet gaan uitbetalen.
Houd alle data voor je loonadministratie georganiseerd en opgeslagen
Je weet maar nooit wanneer je oude informatie nodig hebt. Het archiveren van je loonadministratie is dus niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook gewoon slim om te doen. Daarom raden we je aan om goed te bekijken wat de vereisten zijn rondom salaris-data.
Formules voor brutoloon en nettoloon
Brutoloon = uurloon x totaal gewerkte uren over een bepaalde periode + vergoedingen + bonussen + eenmalige betalingen
Nettoloon = bruto loon - alle belastingen en inhoudingen
Lastige punten van loonadministratie
Dure fouten
Wereldwijde statistieken laten zien dat de loonadministratie één van de lastigste processen in de backoffice van bedrijven is. Volgens het Workforce Institute gaat 49% van de werknemers op zoek naar een nieuwe baan na slechts twee fouten met hun loonstrook. Zelfs één kleine fout in de payroll kan een grote invloed op het welzijn van je medewerkers hebben en daarmee op hun arbeidsproductiviteit. Iedereen wil erop kunnen vertrouwen dat hun salaris op tijd uitbetaald wordt, dus het is essentieel om je loonadministratie foutloos te doen.
Verschillende wet- en regelgeving
Als het gaat om salarissen, zijn er verschillende autoriteiten op verschillende niveaus. Deze autoriteiten hebben allemaal eigen regels die verschillen per land en soms zelfs per provincie of staat. Regels omtrent gemaakte fouten gaan soms gepaard met heftige boetes. Daarnaast is Europees arbeidsrecht nogal ingewikkeld en is het lastig om altijd volledig op de hoogte te zijn van deze wetgeving. Personeelszaken en juridische afdelingen zijn hier veel tijd aan kwijt en moeten aan alle verschillende eisen zien te voldoen.
Tijdrovend proces
Een andere complexiteit omtrent loonbetalingen is dat het een tijdrovend proces is voor je HR-afdeling en dat het één van de duurste processen voor een bedrijf. Bovenstaand onderzoek laat zien dat het gemiddelde HR-team 35% van hun tijd besteedt aan de salarisuitbetaling en het corrigeren van gemaakte fouten tijdens de salarisuitbetaling. Een derde van de je HR-afdeling wordt nu aan dit proces besteed, terwijl het ook eenvoudig uitbesteed en geautomatiseerd kan worden.
Verschillende type werknemers en contracten en ingewikkelde belasting
In de huidige moderne tijd bestaat je team niet langer uitsluitend uit voltijdswerknemers, maar ook uit allerlei zelfstandigen, zoals digital nomads, freelancers, zzp'ers. Een ander belangrijk obstakel, met name voor ICT-bedrijven, is dat veel bedrijven tegenwoordig op afstand werken, met capaciteit over de hele wereld. Daarom moeten bedrijven een balans vinden tussen het werken met mensen van buiten hun eigen land van vestiging en het voldoen aan de relevante wetgeving. Voor je het weet, ben je volledig de weg kwijt in alle regels en verschillende belastingregimes voor verschillende werknemers, die misschien wel precies hetzelfde soort werk doen. Alle bovenstaande problemen hebben effect op het salarisbeheer en zou daardoor nog een extra probleem voor je HR-afdeling kunnen worden.
Continue wijzigingen in de onderdelen van salaris
Een ander probleem is dat de salarissen, belastingen en inhoudingen van elke werknemers continu veranderen. Je kan dus niet gewoon één keer je lonen uitrekenen en die data voor de volgende uitbetaling opnieuw gebruiken. Je medewerkers kunnen bijvoorbeeld op vakantie gaan, onverwacht ziek worden, een promotie krijgen of ze gaan met ouderschapsverlof. Al deze zaken moeten opnieuw worden aangepast in de salarisadministratie en dat betekent dat het een oneindig, tijdrovend proces oplevert.
Verschillende bronnen voor data
Om je loonlijst handmatig te kunnen verwerken, moet je een hele hoop data verzamelen van allerlei verschillende bronnen. Je moet (regelmatig) de geldigheid van arbeidsrecht controleren, de data voor je medewerkers updaten, gewerkte uren bijhouden, het nettoloon berekenen en nog veel meer. Daarnaast moet je tientallen verschillende plekken langs om informatie te verzamelen en ben je dure uren kwijt aan het opmaken van de loonlijst, zonder automatisering, vereenvoudiging, integratie of andere mooie dingen.
Het automatiseren van de loonlijst
Bijna alle bedrijven beheren hun salarisadministratie handmatig. Onderzoek van Deloitte toont aan dat slechts 6% van de bedrijven begonnen is met het gebruik van automatisering in hun salarisadministratie. Handmatige loonadministratie is een erg risicovolle handeling. Geautomatiseerde software daarentegen kan juist alle betalingen correct uitvoeren en de relevante belastingen regelen. Dit is typisch zo'n gebied waar één typfoutje een forse boete kan opleveren.
Automatisering levert alleen voordelen voor je bedrijf op als je zoveel mogelijk bedrijfsprocessen stroomlijnt en samenvoegt op één plek. Het is niet efficiënt om allerlei softwareprogramma’s te gebruiken zonder enige integratie. Wat betreft loonadministratie zou dit bijvoorbeeld perfect geïntegreerd kunnen worden met de boekhouding om te zorgen voor eenvoudigere, snellere en betere rapportage en uiteindelijk veel tijd te besparen.
Ons Controlepaneel kan je helpen met je HR-processen. Op dit moment kan je met onze oplossing al je boekhouding, bankzaken en facturering regelen binnen Nederland. Allemaal in één abonnement, onder één bedrijfsprofiel. We zullen binnenkort onze HR-oplossing voor Nederlandse bedrijven publiceren, waardoor je al deze bovenstaande problemen kan oplossen. Geen eindeloze Excel en handmatige berekeningen meer, maar gewoon handige automatisering en een overzichtelijke interface. Blijf op de hoogte van onze releases door je aan te melden voor onze nieuwsbrief.
Zo gaat de HR-oplossing van Enty werken
Onze uitgebreide HR-oplossing zal alle benodigde informatie over je werknemers verzamelen. Hierdoor kan je automatisch documenten aanmaken, zoals contracten en loonlijsten en het berekenen van belastingaangifte en de nettolonen. Wij verzamelen natuurlijk ook alle benodigde administratie en bewijsstukken. We kunnen nu al de uitbetaling van je salarissen regelen, dit is namelijk al onderdeel van ons Standard abonnement.
Ons doel is om bedrijven te helpen zich te focussen op de belangrijkste kernprocessen, terwijl wij alle saaie administratie in de backoffice regelen. Met dit doel voor ogen ontwikkelen we een complete oplossing waarmee je alle belangrijke backoffice-processen op één plek, binnen één abonnement kan afhandelen. Ontdek nu gratis onze oplossing met een Starter-pakket!
