Wat is de loonlijst en hoe kan je deze zo efficiënt mogelijk beheren — echte automatisering van de grootste tijdverspiller binnen HR

Het opmaken van de loonlijst, oftewel de salarisadministratie, op z'n Engels ook wel payroll genoemd, is het proces van de formalisering, berekening en uitbetaling van salarissen van je medewerkers. Dit begint bij het bijhouden van de gewerkte uren en het bereken van het nettoloon, tot de belastingaangifte voor de lonen.

Het bijhouden van een degelijke salarisadministratie is een complex verhaal.
Veel bedrijven hebben dan ook regelmatig moeite om een consistente en vooral correcte salarisuitbetaling op poten te zetten. Volgens de American Payroll Association is er gemiddeld een foutpercentage van tussen de 1 en 8% in de salarisuitbetaling van bedrijven die de loonlijst op traditionele manier beheren. Dat betekent dat door je loonlijst handmatig bij te houden, je bedrijf elk jaar duizenden euro's kwijtraakt, zelfs als je een minimaal foutpercentage weet te halen.

De voornaamste reden hiervoor is dat er allerlei verschillende regels en wetten over zijn. Elk bedrijf, onafhankelijk van locatie en grootte, heeft personeel, en heeft daarom de wettelijke verplichting een loonadministratie bij te houden en hierover te rapporteren.

De salarissen zijn de kern van de HR van je bedrijf, maar ook van je boekhouding en algehele backoffice. Om te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving en fouten te voorkomen, moet je als bedrijf goed opletten bij je loonlijst.

Een loonlijst is een belangrijke onderdeel van je hele salarisadministratie.
Hier heb je verschillende data voor nodig. Op de loonlijst staat wettelijk verplichte informatie over een bedrijf en de werknemers die er in dienst zijn, zoals namen, adressen, contactgegevens en meer. Daarnaast zijn er de afgesproken betalingstermijnen en het aantal uren dat een werknemer gewerkt heeft. Verder geeft de loonlijst informatie over het brutoloon en nettoloon dat uitbetaald is, inclusief het normale loon, bonussen, en verschillende vergoedingen.

Dure fouten
Wereldwijde statistieken laten zien dat de loonadministratie één van de lastigste processen in de backoffice van bedrijven is. Volgens het Workforce Institute, gaat 49% van de werknemers op zoek naar een nieuwe baan na slechts twee fouten met hun loonstrookje. Zelfs één kleine fout in de payroll kan een grote invloed op het welzijn van je medewerkers hebben, en daarmee op hun arbeidsproductiviteit. Iedereen wil erop kunnen vertrouwen dat hun salaris op tijd uitbetaald wordt, dus het is essentieel om je loonadministratie helemaal goed te doen.

Verschillende wet- en regelgeving
Als het gaat om salarissen zijn er verschillende autoriteiten op verschillende niveaus die allemaal verschillende, eigen regels hebben, per land en soms zelfs per provincie of staat, met heftige boetes bij fouten. Daarnaast is Europees arbeidsrecht nogal ingewikkeld, en het is lastig om altijd volledig op de hoogte te zijn van de wetgeving. Personeelszaken en juridische afdelingen zijn hier veel tijd aan kwijt en moeten aan alle verschillende eisen zien te voldoen.

Tijdrovend proces
Een andere complexiteit met loonbetalingen is dat het een tijdrovend proces is voor je HR-afdeling en dat het één van de duurste processen is voor een bedrijf. Bovenstaande onderzoek laat zien dat het gemiddelde HR-team 35% van hun tijd besteed aan de salarisuitbetaling en aan het corrigeren van fouten daarbij. Eenderde van de menskracht in je HR-afdeling wordt nu aan deze proces besteed, terwijl het ook eenvoudig uitbesteed en geautomatiseerd kan worden.

Verschillende type werknemers en contracten en ingewikkelde belasting
In de huidige moderne tijd bestaat je team niet langer uitsluitend uit voltijdswerknemers, maar ook uit allerlei zelfstandigen (digital nomads, freelancers, zzp'ers). Een ander belangrijk obstakel, met name voor ICT-bedrijven, is dat veel bedrijven tegenwoordig op afstand werken, met capaciteit over de hele wereld. Daarom moeten bedrijven een goede manier vinden om te werken met mensen van buiten hun eigen land van vestiging, en daarbij te blijven voldoen aan de relevante wetgeving. Voor je het weet ben je volledig de weg kwijt in alle regels en verschillende belastingregimes voor verschillende werknemers, die misschien wel precies hetzelfde soort werk doen. Alle bovenstaande problemen hebben effect op het salarisbeheer en zou daardoor nog een extra probleem voor je HR-afdeling kunnen worden.

Continue wijzigingen in de onderdelen van salaris
Een ander probleem is dat de salarissen, belastingen en inhoudingen van elke werknemers continu veranderen. Je kan dus niet gewoon één keer je lonen uitrekenen en die data de volgende keer gewoon weer gebruiken voor de uitbetaling. Je medewerkers kunnen bijvoorbeeld op vakantie gaan, onverwacht ziek worden, een promotie krijgen, het aantal gewerkte uren kan veranderen of ze gaan met ouderschapsverlof wat allemaal verwerkt moet worden in je loonadministratie. Voor alle bovenstaande zaken betekent het dat je loonlijst keer op keer aangepast moet worden, wat een oneindig, tijdrovend proces oplevert.

Verschillende bronnen voor data
Zoals hierboven al gezegd, om je loonlijst handmatig te kunnen verwerken, moet je een hele hoop data verzamelen van allerlei verschillende bronnen. Je moet (regelmatig) de geldigheid van arbeidsrecht controleren, de data voor je medewerkers updaten, gewerkte uren bijhouden, netto-loon berekenen, en nog veel meer. Daarnaast moet je tientallen verschillende plekken langs om informatie te verzamelen en ben je dure uren kwijt aan het opmaken van de loonlijst, zonder automatisering, vereenvoudiging, integratie of andere mooie dingen.

Bijna alle bedrijven beheren hun salarisadministratie handmatig. Onderzoek van Deloitte geeft aan dat slechts 6% van de bedrijven begonnen is met het gebruik van automatisering in hun salarisadministratie. Handmatige loonadministratie is een erg risicovolle handeling: geautomatiseerde software kan juist alle betalingen correct uitvoeren en de relevante belastingen regelen. Dit is typisch zo'n gebied waar één typfoutje een forse boete kan opleveren.

Automatisering zal alleen voordelen voor je bedrijf opleveren als je zoveel mogelijk bedrijfsprocessen stroomlijnt en samenvoegt op één plek. Het is niet efficiënt om allerlei softwareprogramma's te gebruiken zonder enige integratie. In het geval loonadministratie zou dit bijvoorbeeld perfect geïntegreerd kunnen worden met de boekhouding, om te zorgen voor eenvoudigere, snellere en betere rapportage, en uiteindelijk veel tijd te besparen.

Ons Controlepaneel kan je helpen met je HR-processen. Op dit moment kan je met onze oplossing al je boekhouding, bankzaken en facturering regelen binnen Nederland, allemaal in één abonnement, onder één bedrijfsprofiel. We zullen binnenkort onze HR-oplossing voor Nederlandse bedrijven publiceren waardoor je al deze bovenstaande problemen kan oplossen: geen eindeloze Excel en handmatige berekeningen meer, gewoon handige automatisering en een overzichtelijke interface. Blijf op de hoogte van onze releases door je aan te melden voor onze nieuwsbrief.

Onze uitgebreide HR-oplossing zal alle benodigde informatie over je werknemers verzamelen, waardoor je automatisch documenten aan kan maken, contracten, loonlijsten en belastingaangiften en de netto-lonen kan berekenen. En we verzamelen natuurlijk ook alle benodigde administratie en bewijsstukken. We kunnen nu al de uitbetaling van je salarissen regelen, dit is namelijk al onderdeel van ons Standard abonnement.

Ons doel is om bedrijven te helpen zich te focussen op de belangrijkste kernprocessen, terwijl wij alle saaie administratie in de backoffice regelen. Met dit doel voor ogen ontwikkelen we een complete oplossing waarmee je alle belangrijke backoffice-processen op één plek, binnen één abonnement kan afhandelen. Ontdek nu gratis onze oplossing met een Starter-pakket!